減少打印成本的十條軍規(guī)

吳景祥

整個世界從來沒有像今天這樣關(guān)心環(huán)保,關(guān)心可持續(xù)發(fā)展。面對這一潮流和趨勢,致力于綠色環(huán)保,打造可持續(xù)性社會,已經(jīng)成為企業(yè)的必然選擇。事實上,越來越多的公司已經(jīng)或正在進(jìn)行這方面的創(chuàng)新,包括減少碳排放量,加強(qiáng)環(huán)境保護(hù),減少污染,回收再利用,贊助公益事業(yè),科技創(chuàng)新等等。

然而,這些選擇當(dāng)中很多效果并不明顯,有的因為和企業(yè)自身利益、發(fā)展不夠契合,還難以為繼。而打印似乎是一個例外。通過創(chuàng)新的打印,可以減少紙張消耗,節(jié)省成本及減輕對環(huán)境的壓力,實現(xiàn)企業(yè)、客戶、社會共贏?？此坪唵蔚拇蛴?里面卻大有乾坤,具有很多您想象不到的節(jié)約和創(chuàng)新空間。下面列舉了十個技巧可以幫助企業(yè)減少打印成本。

減少打印量

這點看似非常簡單。但如果一味減少打印量而影響業(yè)務(wù),就舍本逐末了。其實還有很多方法可以減少打印量。比如雙面打印,最多節(jié)省一半紙量。但不使用標(biāo)題頁可節(jié)省高達(dá) 20% 的打印消耗,您就不一定知道了。另外,盡量采用復(fù)印,也是必知的竅門——生產(chǎn)一張紙所耗費的能源是在紙上復(fù)印一張圖所耗能源的10倍。通過這些小竅門,您會發(fā)現(xiàn),成本的節(jié)省會立竿見影。

管理供應(yīng)商

根據(jù)InfoPrint Solutions Company(以下簡稱InfoPrint)的統(tǒng)計,在InfoPrint 回收的碳粉組件材料中,有多達(dá) 90% 的材料可以再利用或回收到新的產(chǎn)品中。因此,通過管理供應(yīng)商計劃,將用過的碳粉組件回收,將大大減少對環(huán)境的壓力,同時也會帶來顯著的成本節(jié)約。

根據(jù)埃森哲調(diào)查,在財富1000 強(qiáng)企業(yè)的CEO中,有87% 的人認(rèn)為,可持續(xù)性是公司贏利的重要因素。73% 的 CEO 相信,可持續(xù)性有助于節(jié)省成本。

因此,有必要向當(dāng)前及潛在供應(yīng)商詢問在他們的打印機(jī)中含有多少回收材料。審查其環(huán)保政策和 ISO 14001 認(rèn)證。因為這都是構(gòu)成可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵指標(biāo)。

購買合規(guī)設(shè)備

根據(jù) www.energystar.gov 網(wǎng)站的調(diào)查,滿足最新圖像設(shè)備規(guī)范的 ENERGY STAR合格圖像設(shè)備比傳統(tǒng)型號的效率高出 25%。因此,要實現(xiàn)打印時節(jié)約能源及成本,需要購買 ENERGY STAR合規(guī)設(shè)備。而激活打印機(jī)的生態(tài)(環(huán)保)模式功能,就可以節(jié)約能源并減少設(shè)備的碳排放量。

有選擇性地購買紙張

據(jù) Sustainable Forestry Initiative 調(diào)查,全球僅有 10% 的森林得到認(rèn)證“進(jìn)行可持續(xù)性管理”。對于來自沒有認(rèn)證的森林的紙張,其污染、環(huán)境等風(fēng)險顯然要大得多。因此,Green Seal提倡使用含有至少 30% 消費后物質(zhì),且沒有經(jīng)過氯或其衍生物進(jìn)行氯漂白或脫墨的回收紙張。另外,購買從進(jìn)行可持續(xù)性管理的森林中取材、具有一系列保管憑證的紙張。

整合設(shè)備

很多企業(yè)可能混用了多種缺乏管理的舊式打印機(jī)。如果這些打印機(jī)來自不同的制造商且包含多種型號,情況可能會變得更加復(fù)雜。而整合設(shè)備則會在管理、能耗、成本上帶來顯著節(jié)約。統(tǒng)計顯示,一臺多功能打印機(jī)(MFP)所使用的能源,要少于一臺復(fù)印機(jī)加一臺打印機(jī)和一臺傳真機(jī)的能源使用量。因此,有必要將功能單一的桌面打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)更換為共享 MFP。

以電子形式分發(fā)信息

企業(yè)在郵寄信件、雜志、DM廣告時,傳統(tǒng)的做法是,一家總部在北京的企業(yè),需要總部把制作的廣告宣傳資料郵寄給分公司。而現(xiàn)在大可不必。企業(yè)可以通過整合設(shè)備MFP 將文檔掃描保存至電子郵件、FTP、共享文件夾或 USB 閃存驅(qū)動器,創(chuàng)建電子文檔庫和在線內(nèi)容管理系統(tǒng);通過互聯(lián)網(wǎng)把廣告樣板傳到分公司,打印出同樣效果的廣告宣傳資料,從而減少郵寄成本。

另外,以電子形式分發(fā)信息,可以實現(xiàn)按需打印,節(jié)省成本并提升客戶服務(wù)。比如,在過去,如果一期雜志賣光了,讀者想買就很難了,因為傳統(tǒng)印刷一印就是上萬本,不可能因為一本而專門印刷。而現(xiàn)在,通過電子形式,就可以大大縮短書籍的印制流程,可以少量、多樣化地印制書籍,實現(xiàn)從細(xì)分到個性化服務(wù)。

控制工作組打印環(huán)境

一般情況下,只有 10% 的辦公文檔承擔(dān)與設(shè)備、供應(yīng)商和服務(wù)費用相關(guān)的成本。在設(shè)備、供應(yīng)商和服務(wù)上每花費 1 美元,在其他成本分擔(dān)項上就要花費 9 美元。這些成本分擔(dān)項包括 IT 支持和基礎(chǔ)架構(gòu)、采購和設(shè)備成本、最終用戶交互時間以及文檔管理支出。這些成本分布于企業(yè)范圍內(nèi)的各項預(yù)算和流程中。因此控制工作組打印環(huán)境有其必要性。

進(jìn)行優(yōu)化評估

設(shè)定并執(zhí)行改變最終用戶打印行為的政策。利用文檔設(shè)計、打印管理、多渠道文檔分發(fā)、文檔索引和歸檔以及檢索存儲于公司任意位置的文檔,簡化通信流程。

實施賬單營銷

www.41pounds.org 的調(diào)查顯示,每名成人平均每年收到 41 磅的垃圾郵件。其中有 44% 未經(jīng)拆閱便被丟掉。但是,將個性化的消息、優(yōu)惠券或特惠產(chǎn)品作為插印內(nèi)容,添加到發(fā)票、單據(jù)、收據(jù)、訂單確認(rèn)、銷售點資料和其他面向客戶的單據(jù)中,效果就大為不同。一般人都會認(rèn)真看,這就是賬單營銷。

賬單營銷直接將促銷信息印刷在賬單空白處,例如,推薦商品、打折卡、優(yōu)惠券、禮品券等。其最大優(yōu)點是在不增加成本的基礎(chǔ)上,對直接客戶進(jìn)行有針對性的宣傳。在小小的水費、電費賬單上為企業(yè)做廣告,這在歐美很普遍。打印提供商可通過數(shù)據(jù)驅(qū)動的相關(guān)信息和促銷活動提高產(chǎn)出方面的投資回報率 (ROI)。

實施負(fù)責(zé)的設(shè)備生命周期管理

據(jù)環(huán)境保護(hù)局調(diào)查,美國是全球生產(chǎn)電子垃圾最多的國家。2000年,有超過 460 萬噸的郵件進(jìn)入到美國的堆填場,預(yù)計這一數(shù)據(jù)在未來幾年內(nèi)還會再翻兩番。

我們建議企業(yè)采用生命周期結(jié)束回收計劃,如 WEEE 和 GARS,采取行動,向可持續(xù)社會再邁進(jìn)一步。

在實現(xiàn)節(jié)省成本的同時,實現(xiàn)綠色、環(huán)保,助力可持續(xù)社會的打造,保護(hù)和建設(shè)我們綠色的地球。工作組打印解決方案告訴我們,只要敢于創(chuàng)新,這種企業(yè)和客戶,和社會環(huán)境的和諧關(guān)系,及可持續(xù)的發(fā)展,就在我們腳下。