中小企業(yè)郵件歸檔：外包還是內(nèi)部歸檔

張　磊

對于大多數(shù)企業(yè)來說,電子郵件都是十分關(guān)鍵的應(yīng)用。如果用戶不能獲得其電子郵件,包括以往的電子郵件信息記錄,那么很多重要的信息就可能丟失。因此,圍繞電子郵件產(chǎn)生了許多合規(guī)性的要求和訴訟條款。企業(yè)間的每筆交易記錄都有可能成為關(guān)鍵證據(jù)。在這種情況下,電子郵件歸檔的重要性日益凸顯。如果在電子郵件歸檔過程中出現(xiàn)錯誤或者無法查找到全部相關(guān)信息,企業(yè)在相關(guān)訴訟中就可能面臨敗訴的結(jié)果,甚至被判高額罰款。

美國馬薩諸塞州米爾福德市企業(yè)策略(Enterprise Strategy)公司資深分析師Brian Babineau表示:“人們最初對電子郵件進行歸檔,使用的是Microsoft Exchange或Outlook文件夾。后來,人們發(fā)現(xiàn)需要更好的電子郵件歸檔方式。”使用文件夾歸檔要求用戶執(zhí)行很多手動操作,用戶很難把這些事情做得很好,而且也不應(yīng)該要求用戶做這些工作。很多用戶常常發(fā)現(xiàn)找不到所需的信息,或者把本來應(yīng)該存儲的信息刪除了。使用Exchange歸檔郵件還有其他問題。Brian Babineau表示:“用戶希望采用其他方法而不是Exchange對信息進行歸檔。如果用Exchange進行歸檔,當(dāng)電子郵件文件夾增長到一定程度時,系統(tǒng)的處理性能會降低,而且必須采用更多昂貴的存儲系統(tǒng)。如果采用其他的電子郵件歸檔系統(tǒng),企業(yè)就可以利用那些低成本的硬盤,減少Exchange所需的存儲,同時提高性能?！?/p>

企業(yè)在進行郵件歸檔時可以有兩個選擇:采用在線歸檔服務(wù)或是在企業(yè)內(nèi)部自行部署歸檔軟件。在線歸檔服務(wù)很容易獲得,而自行部署歸檔軟件則要求企業(yè)購買歸檔服務(wù)器和存儲,并進行管理和備份。Brian Babineau表示:“如果企業(yè)擁有的電子郵箱不足1000個,那么企業(yè)可以選擇在線歸檔服務(wù)模式。但是,如果企業(yè)的電子郵箱超過1000個,最好還是自行部署歸檔軟件?！?/p>

Barbara Jeans是一家小型海鮮連鎖餐廳,位于美國佛羅里達州的杰克遜維爾。該餐廳為應(yīng)對訴訟需求必須對電子郵件進行歸檔。該餐廳財務(wù)副總裁Tilbrook介紹說:“很多訴訟案件都與電子郵件有關(guān)。我們需要電子郵件歸檔系統(tǒng)來保護自己的數(shù)據(jù)?！痹摬蛷d大約有25個Exchange郵箱,提供給公司總部和餐廳經(jīng)理使用。在進行仔細(xì)考察之后,該餐廳選擇了LiveOffice在線郵件歸檔產(chǎn)品。

Tilbrook表示:“我們有一個兼職的信息技術(shù)人員。他傾向于建立企業(yè)內(nèi)部的電子郵件歸檔系統(tǒng)。但是,他要求的薪水超過了我們同意支付給LiveOffice的服務(wù)費用?！盠iveOffice在線郵件歸檔的服務(wù)費起點是每月每個用戶8美元,用戶數(shù)越多服務(wù)費越便宜。此外,LiveOffice在線郵件歸檔服務(wù)除了能提供歸檔功能以外,還能提供備份、搜尋和電子發(fā)現(xiàn)等功能。

佛羅里達州的Palm Beach County是一家中型企業(yè)。該公司自行部署了按需配置的歸檔軟件。該公司信息支持服務(wù)部門的服務(wù)經(jīng)理Santhosh Samuel表示:“我們在2007年采用了Microsoft Exchange,同時安裝了一個電子郵件歸檔系統(tǒng)。在此之前,我們一直使用Novell Groupwise來處理郵件,但是其歸檔能力有限,還要求大量的人工操作?！?/p>

Palm Beach County公司曾經(jīng)拒絕采用在線郵件歸檔服務(wù)。Santhosh Samuel解釋說:“出于保密的要求,所有的數(shù)據(jù)處理工作必須在公司內(nèi)部完成。在與EMC、Symantec、CommVault等知名公司接觸以后,我們最終選擇了Mimosa公司的NearPoint產(chǎn)品。在NearPoint上線運行后,公司用于電子發(fā)現(xiàn)的時間減少一半。”

一些小企業(yè)正在使用的電子郵件歸檔功能可能是免費的,但是這種通過人工方式來管理信息文件夾的方式,增加了電子郵件歸檔的復(fù)雜度,不僅要付出一定的成本,而且要冒一定風(fēng)險。在眾多在線歸檔產(chǎn)品和按需配置的歸檔軟件中,中小型企業(yè)一定可以找到既適合自身需求又價格低廉的電子郵件歸檔產(chǎn)品。