同仁堂健康藥業(yè)：6個(gè)月成功實(shí)施兩個(gè)系統(tǒng)

邱燕娜

人員缺乏,經(jīng)驗(yàn)匱乏,同仁堂健康藥業(yè)卻在半年時(shí)間成功上線了ERP和POS系統(tǒng)。做到這一點(diǎn),與同仁堂健康藥業(yè)采用四個(gè)有效的策略不無關(guān)系。

在位于北京中環(huán)世貿(mào)古色古香的北京同仁堂健康藥業(yè)股份有限公司(簡稱同仁堂健康藥業(yè))總部,董事兼總經(jīng)理俞俊的辦公室更是將古典發(fā)揮到了極致——辦公家具古樸雅致,還有不少古董。而在俞俊的辦公室門口,用的是人臉識別系統(tǒng);在他辦公桌邊典雅的雕花盒子里,裝的是網(wǎng)線等高科技相關(guān)的東西;在他的電腦里,可以看到上千家銷售終端的實(shí)時(shí)監(jiān)控錄像。

同仁堂健康藥業(yè)是百年老店同仁堂科技創(chuàng)新的一個(gè)典范,而在2009年實(shí)施的ERP和POS系統(tǒng),更是讓同仁堂健康藥業(yè)邁開了智能管理的步伐。

ERP開啟二次創(chuàng)業(yè)之旅

同仁堂健康藥業(yè)是北京同仁堂(集團(tuán))有限公司所屬的十大公司之一,也是集團(tuán)三大支柱公司之一。同仁堂健康藥業(yè)是以高新技術(shù)為主導(dǎo),全方位發(fā)展的現(xiàn)代化企業(yè),研發(fā)、生產(chǎn)、銷售傳統(tǒng)中成藥、參茸飲片、滋補(bǔ)類保健食品、普通營養(yǎng)食品等產(chǎn)品。

得益于良好的研發(fā)和市場建設(shè),以及對產(chǎn)品品質(zhì)的追求,同仁堂健康藥業(yè)于2003年4月注冊成立,到現(xiàn)在只有短短的6年多時(shí)間,營業(yè)額從3.2億元增長到30億元,擁有上千家零售終端。但是,俞俊卻面臨很大的管理壓力。

他介紹說:“我們在產(chǎn)品研發(fā)方面有很好的研發(fā)隊(duì)伍,每年都有30多個(gè)新品種推出來。在市場方面,我們建立了上千家不同形式的門店。可見,我們的產(chǎn)品研發(fā)和市場都沒有問題,最大的挑戰(zhàn)就是管理?！?/p>

之所以做出如此結(jié)論,是因?yàn)樵谶^去的發(fā)展過程中,同仁堂健康藥業(yè)和我國幾乎所有傳統(tǒng)藥業(yè)企業(yè)一樣,采用的是比較傳統(tǒng)的人工管理方式,只是在日常管理中應(yīng)用了一個(gè)已經(jīng)應(yīng)用了9年的定制的功能比較簡單的進(jìn)銷存軟件。

盡管同仁堂健康藥業(yè)不斷對系統(tǒng)進(jìn)行完善,但是隨著企業(yè)的飛速發(fā)展,系統(tǒng)已經(jīng)不能支撐業(yè)務(wù)發(fā)展,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也受到考驗(yàn)。業(yè)務(wù)部門亟待擁有一個(gè)能夠提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)平臺。2008年底,同仁堂健康藥業(yè)已經(jīng)擁有900多個(gè)零售終端,如果依舊采用傳統(tǒng)的手工作業(yè),很難對所有這些終端進(jìn)行很好的控制。

談到以往同仁堂健康的管理狀態(tài),俞俊說:“我們不缺資源,但是依靠手工作業(yè)我們沒法把各種數(shù)據(jù)整合起來?！币虼?信息化已經(jīng)成為同仁堂健康藥業(yè)的必然選擇。

為此,同仁堂健康藥業(yè)將2009年定為基礎(chǔ)管理年,希望建立以人才、科技為支撐的智能管理體系。俞俊將ERP系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用作為同仁堂健康藥業(yè)進(jìn)行二次創(chuàng)業(yè)的重要舉措,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)前端高效、后端有序的管理。他指出:“要建立這個(gè)體系,就要以ERP為基礎(chǔ)。有了這個(gè)基礎(chǔ),我們宏偉的規(guī)劃才能得以實(shí)現(xiàn)。只有這個(gè)規(guī)劃得到實(shí)現(xiàn),我們在傳統(tǒng)行業(yè)中運(yùn)用現(xiàn)代科技手段來運(yùn)營的理念才能得到實(shí)現(xiàn)?！?/p>

四招保證系統(tǒng)平穩(wěn)上線

2007年,首席信息官俞睿璇來到同仁堂健康藥業(yè)時(shí),IT部門只有5個(gè)人?！拔覀兊男畔⒒旧蠌牧汩_始?！庇犷ｈ榻B說。而在2009年3月至9月,同仁堂健康藥業(yè)用短短的半年時(shí)間就成功上線ERP和POS系統(tǒng),其中ERP系統(tǒng)包含了財(cái)務(wù)、分銷和制造。之所以能做到這樣,主要取決于同仁堂健康藥業(yè)在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)采用的四個(gè)有效策略。

策略一:軟件選型 磨刀不誤砍柴功

在2008年初,同仁堂健康藥業(yè)開始從價(jià)格、軟件與管理現(xiàn)狀的匹配度和實(shí)施難度幾個(gè)角度對ERP產(chǎn)品進(jìn)行海選。他們把當(dāng)前的ERP產(chǎn)品分成三類:國際化廠商的產(chǎn)品,如SAP、Oracle;國內(nèi)知名廠商的產(chǎn)品,如用友、金蝶;國內(nèi)區(qū)域性/行業(yè)性軟件廠商的產(chǎn)品。為了保證能夠選擇到合適的ERP產(chǎn)品,俞睿璇帶領(lǐng)選型小組每個(gè)月都出去看產(chǎn)品、看案例。

盡管俞睿璇已經(jīng)想好同仁堂健康藥業(yè)最終要用成熟的國際化廠商的ERP產(chǎn)品,但是考慮到當(dāng)時(shí)企業(yè)需求最緊迫的是零售管理,她希望先選一個(gè)中型的國內(nèi)ERP產(chǎn)品以短平快地解決當(dāng)務(wù)之急。后來,考慮到如果采用這種做法,在一年后可能還要面對選型的問題,無論是IT部門還是業(yè)務(wù)部門,壓力都會很大,同仁堂健康藥業(yè)最終決定一步到位。

與此同時(shí),考慮到同仁堂健康藥業(yè)的零售終端都是自有門店,對門店管控的需求較高,同仁堂健康藥業(yè)決定在上ERP系統(tǒng)的同時(shí)再上一套POS系統(tǒng)。

2008年8月,當(dāng)某國際廠商的ERP產(chǎn)品走入對自身需求已經(jīng)非常明確的同仁堂健康藥業(yè)的選型組時(shí),所有人都認(rèn)為該產(chǎn)品與同仁堂健康藥業(yè)的實(shí)際情況非常匹配,特別是在看到該產(chǎn)品在化妝品企業(yè)雅詩蘭黛的實(shí)際應(yīng)用之后。

策略二:系統(tǒng)實(shí)施 借船出海

同仁堂健康藥業(yè)深諳“三分軟件,七分實(shí)施”的道理。值得一提的是,在同仁堂健康藥業(yè)的信息中心,除了一個(gè)員工參與過ERP項(xiàng)目以外,其他員工都沒有ERP項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。所以,對他們來說,選擇一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的實(shí)施合作伙伴更加重要。

正因?yàn)槿绱?同仁堂健康藥業(yè)選擇了在實(shí)施方面具有豐富經(jīng)驗(yàn)的IBM作為其戰(zhàn)略合作伙伴。“他們有一整套的方法論,不用我去想太多?！庇犷ｈJ(rèn)為,IBM的經(jīng)驗(yàn)可以彌補(bǔ)她在ERP項(xiàng)目實(shí)施上經(jīng)驗(yàn)不足的缺憾。與此同時(shí),俞睿璇還在簽約時(shí)特別強(qiáng)調(diào)要求經(jīng)驗(yàn)豐富的顧問劉運(yùn)霞作為IBM方的項(xiàng)目經(jīng)理。

俞睿璇認(rèn)為,事實(shí)證明這種做法是正確的。在項(xiàng)目的籌備和實(shí)施過程中,IBM不僅為同仁堂健康藥業(yè)帶來了先進(jìn)的管理理念,更幫助他們實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。俞睿璇透露,同仁堂健康藥業(yè)在實(shí)施ERP過程中,對200多個(gè)流程進(jìn)行了重新梳理,劉運(yùn)霞在此過程中起到了非常關(guān)鍵的作用。

策略三:系統(tǒng)上線 寧推遲不倉促

2009年8月,系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)施完畢。但是考慮到POS系統(tǒng)與門店的銷售密切相關(guān),一旦系統(tǒng)出現(xiàn)任何問題,就可能直接影響銷售業(yè)績,俞睿璇在模擬測試問題不大的情況下還是頂著壓力決定推遲上線。

與此同時(shí),項(xiàng)目組在IBM的幫助下用了74天在系統(tǒng)正式上線前搶出來一個(gè)信息中心幫助臺,并在上線前做了演練。幫助臺匹配了呼叫中心,除了接線員,項(xiàng)目支持人員還作為二線人員來協(xié)助幫助臺處理問題;二線人員不能解決的問題,內(nèi)部顧問還作為呼叫中心的三線專家來處理。有了這個(gè)幫助臺,ERP用戶一旦在應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)任何問題,都可以在第一時(shí)間通過幫助臺來得到解決。相關(guān)人員將這些問題進(jìn)行完整的記錄以供以后的業(yè)務(wù)參考。

2009年9月1日,經(jīng)歷6個(gè)多月努力,同仁堂健康藥業(yè)的ERP和POS系統(tǒng)終于正式上線。因?yàn)槁犝f過很多企業(yè)在ERP上線切換時(shí)問題層出不窮而提心吊膽的俞睿璇,與IBM的實(shí)施團(tuán)隊(duì)一起走訪了總部以及試點(diǎn)實(shí)施的門店。結(jié)果讓她非常滿意:財(cái)務(wù)沒有出現(xiàn)問題,業(yè)務(wù)也沒有出現(xiàn)問題,一切風(fēng)平浪靜。

2009年的“十一”長假期間,同仁堂健康藥業(yè)的業(yè)務(wù)狀況非常喜人,營業(yè)額達(dá)到了當(dāng)年春節(jié)的量。但是這種狀態(tài)卻讓項(xiàng)目組的員工非常緊張,他們都在擔(dān)心系統(tǒng)能否通過這樣大業(yè)務(wù)量的挑戰(zhàn)。最后,系統(tǒng)順利度過了這個(gè)應(yīng)用高峰期。

“我們提出了運(yùn)維提前的做法,打了一個(gè)有準(zhǔn)備的仗?！碧岬较到y(tǒng)平穩(wěn)上線的原因,俞睿璇如是說。

策略四:人才培養(yǎng) 實(shí)戰(zhàn)練兵

盡管在系統(tǒng)實(shí)施過程中,同仁堂健康藥業(yè)充分借助合作伙伴的力量,但是他們并不是完全依賴IBM。“我們是邊實(shí)施邊建設(shè)團(tuán)隊(duì)。”俞睿璇說。

在項(xiàng)目實(shí)施之初,同仁堂健康藥業(yè)信息中心的力量比較薄弱。為了保證系統(tǒng)的成功實(shí)施,同仁堂健康藥業(yè)充分利用信息中心以外的資源,對ERP和POS項(xiàng)目在內(nèi)部進(jìn)行了總動員,并且成立了由各部門主管組成的進(jìn)度督導(dǎo)小組。同時(shí),他們還將員工對項(xiàng)目的支持情況作為績效考核指標(biāo)之一。

在系統(tǒng)上線前,對最終用戶的培訓(xùn)是同仁堂健康藥業(yè)項(xiàng)目組的一項(xiàng)非常重要的工作。同仁堂健康藥業(yè)的很多業(yè)務(wù)部門的工作方式從沒有系統(tǒng)支持到依賴系統(tǒng)來工作,很多員工都很難改變原來的工作習(xí)慣去適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變。面對這個(gè)問題,項(xiàng)目組最有效的做法就是加強(qiáng)培訓(xùn)。他們首先對18個(gè)關(guān)鍵用戶進(jìn)行一對一的培訓(xùn),然后再讓這些關(guān)鍵用戶回到工作崗位后對本部門的最終用戶進(jìn)行培訓(xùn)。

“這些關(guān)鍵用戶,已經(jīng)成為我們企業(yè)人才的第三梯隊(duì),也就是我們的中堅(jiān)力量?！庇犷ｈ嘎?。值得一提的是,不但很多關(guān)鍵用戶已經(jīng)成為業(yè)務(wù)部門的骨干,還有一些關(guān)鍵用戶被吸收成為信息中心成員,成為原來人才力量較弱的信息中心的重要補(bǔ)充。

到目前為止,同仁堂健康藥業(yè)的信息中心已經(jīng)從原來的5人壯大到今天的52人。俞睿璇說,同仁堂健康藥業(yè)還要培養(yǎng)內(nèi)部顧問,因?yàn)槠髽I(yè)正處于快速擴(kuò)張時(shí)期,他們要為新門店成立后進(jìn)行系統(tǒng)的快速復(fù)制做好準(zhǔn)備。

向智能管理邁出第一步

到記者采訪時(shí)為止, ERP和POS系統(tǒng)已經(jīng)在同仁堂健康藥業(yè)順利運(yùn)行兩個(gè)半月。俞睿璇認(rèn)為,ERP的成功上線,標(biāo)志著同仁堂健康藥業(yè)向智能化管理體系戰(zhàn)略目標(biāo)邁出了第一步,是傳統(tǒng)中醫(yī)藥行業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的一次有益探索。

系統(tǒng)首先幫助同仁堂健康藥業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息流、物流、資金流和數(shù)據(jù)流四流合一,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的一體化;其次,幫助同仁堂健康藥業(yè)消除了信息孤島,實(shí)現(xiàn)了資源的統(tǒng)一調(diào)配;最后,系統(tǒng)促進(jìn)了同仁堂健康藥業(yè)經(jīng)營模式的轉(zhuǎn)變,從以往的以產(chǎn)定銷轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的以銷定產(chǎn)。

同仁堂健康藥業(yè)財(cái)務(wù)總監(jiān)何瓊認(rèn)為,上ERP系統(tǒng)后,受益最大的是財(cái)務(wù)部門。這主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。第一,ERP幫助同仁堂健康藥業(yè)的財(cái)務(wù)管理從核算型向管理型轉(zhuǎn)變。她分析說,同仁堂健康藥業(yè)業(yè)務(wù)飛速發(fā)展,如果仍然采用原來的手工作業(yè),工作量之大不可想象,現(xiàn)在通過ERP系統(tǒng)自動處理數(shù)據(jù),財(cái)務(wù)人員不用再埋頭記錄數(shù)據(jù),轉(zhuǎn)而關(guān)注數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性。第二,財(cái)務(wù)管理更加縱深化,因?yàn)橥侍媒】邓帢I(yè)的業(yè)務(wù)包含從生產(chǎn)到物流,再到多種銷售終端、電子商務(wù)等內(nèi)容,財(cái)務(wù)工作從單一維度的分析記錄要轉(zhuǎn)化為多維度的分析,從粗線條管理轉(zhuǎn)化為細(xì)節(jié)化管理,這靠手工作業(yè)是無法實(shí)現(xiàn)的。ERP給財(cái)務(wù)部門一個(gè)很好的財(cái)務(wù)核算工具,使財(cái)務(wù)工作更加細(xì)致、多元化。第三,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的一體化,使得所有數(shù)據(jù)都可以整合共享,提高財(cái)務(wù)管理水平。

將ERP系統(tǒng)和POS系統(tǒng)打通,讓同仁堂健康藥業(yè)市場部對門店的管理更加高效、可控。市場部的關(guān)鍵用戶介紹說:“我們可以從系統(tǒng)實(shí)時(shí)看到各個(gè)銷售終端的銷售、庫存數(shù)據(jù)。如果發(fā)現(xiàn)他們的庫存不足,我們就會提醒他們及時(shí)補(bǔ)貨。如果我們發(fā)現(xiàn)某款產(chǎn)品的銷售額特別低甚至為零,我們就會和門店的負(fù)責(zé)人一起討論到底是什么原因,商量相應(yīng)的對策。”以前,門店一個(gè)星期給市場部傳真一次手工統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù),但是這些數(shù)據(jù)有可能跟實(shí)際的數(shù)據(jù)不一樣,市場部的工作人員經(jīng)常要去門店核查數(shù)據(jù)。

采購部門的工作也有了很大的提升。相關(guān)人員可以從ERP系統(tǒng)上直接導(dǎo)入物料需求計(jì)劃,結(jié)合庫存情況生成采購訂單,而且每個(gè)產(chǎn)品都會顯示其可選擇的供應(yīng)商。

俞俊認(rèn)為,ERP是同仁堂健康藥業(yè)規(guī)劃的基礎(chǔ),ERP的成功上線保證了企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃得以實(shí)現(xiàn)。他評價(jià)說:“現(xiàn)在我們的每個(gè)數(shù)字都是準(zhǔn)確的,財(cái)務(wù)是垂直管理的,上千家零售店是可控的。我們的經(jīng)驗(yàn)告訴同行的兄弟們,傳統(tǒng)藥業(yè)也可以實(shí)現(xiàn)信息化管理?！?/p>

期待再次起航

信息中心幫助臺不但為同仁堂健康藥業(yè)ERP和POS系統(tǒng)的上線保駕護(hù)航,還能幫助信息中心在系統(tǒng)上線后為最終用戶提供統(tǒng)一、規(guī)范的服務(wù)。俞睿璇透露,系統(tǒng)上線后幫助臺還陸續(xù)收到來自一線的應(yīng)用問題。值得慶幸的是,這些問題都是些操作、使用和需求問題,而沒有根本性的大問題。

到目前為止,信息中心幫助臺已經(jīng)收到了1000多個(gè)問題,但是收到問題的頻率變得越來越小,而提出需求的比重越來越大。俞睿璇指出,目前是同仁堂健康藥業(yè)ERP項(xiàng)目的休整期,信息中心正在對這些問題進(jìn)行歸納、整理,并將這些問題匯總到高管層,由他們對問題進(jìn)行再跟蹤,助力管理升華。他們還將在ERP二期工程啟動的時(shí)候著手解決這些問題。

完善ERP系統(tǒng)只是同仁堂健康藥業(yè)未來五年信息化建設(shè)的一部分。在信息共享中心的規(guī)劃中,他們還將郵件系統(tǒng)、統(tǒng)一通信、工作流、審批流等內(nèi)容整合到統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)中,在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)無紙化的智能辦公。與此同時(shí),為了更好地利用ERP系統(tǒng)所提供的數(shù)據(jù),他們還將為管理層實(shí)施BI(商業(yè)智能)系統(tǒng)。

與此同時(shí),在建的北京亦莊開發(fā)區(qū)同仁堂健康藥業(yè)新的辦公大樓已經(jīng)規(guī)劃部署了新的數(shù)據(jù)中心。這為同仁堂健康藥業(yè)未來的信息化建設(shè)解除了后顧之憂。