會計電算化的開發(fā)和應用

汪小玲

一、手工會計信息系統(tǒng)對會計信息的處理表現(xiàn)特征

1.復雜性

(1)信息關(guān)系復雜。會計信息主要包括資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、成本和損益幾大部分的信息,這些信息有著相互依存、相互制約的緊密關(guān)系。

(2)信息接口復雜。會計信息是以貨幣形式綜合地反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動,其信息的源頭和終點觸及產(chǎn)、供、銷每個環(huán)節(jié)以及人、財、物每個部門或單位。

(3)信息計算復雜。會計信息的處理自始至終離不開各種計算方法,如固定資產(chǎn)折舊有直線法、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法等;存貨計價則有移動加權(quán)平均法、先進先出法,產(chǎn)品成本計算的品種法、分批法、分步法等。

2.有序性

會計系統(tǒng)對經(jīng)濟活動的反映與監(jiān)督是根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序連續(xù)不斷進行的,期間,涉及會計信息的判斷、確認、分類、計算、組合、復核、記錄等多個技術(shù)環(huán)節(jié)來生成對外會計報表和對內(nèi)的財務(wù)報告,開始下一個會計期間的循環(huán)。這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、循序漸進、不得隨意打亂如跳躍。

3.規(guī)范性

會計信息處理具有一整套系統(tǒng),完整的程序和方法,必須遵循“企業(yè)會計準則”、“企業(yè)財務(wù)通則”,會計信息的收集、處理、交換均必須以有形的實物為載體,如出庫單、發(fā)票等原始憑證,活頁式、訂本式的帳薄,具有一定格式的會計報表等,對于每一環(huán)節(jié)的處理結(jié)果都具有可驗證性,并可追溯其來龍去脈,提供清晰的審計線索。

4.分散性

由于會計信息系統(tǒng)綜合、系統(tǒng)地反映企業(yè)經(jīng)濟活動的全貌,使得會計信息處理的工作量很大,需要多名會計人員分工協(xié)作才能完成。為避免人工在任何環(huán)節(jié)與任何時候都可能出現(xiàn)的計算、記錄等方面的差錯,根據(jù)復式記帳原理,環(huán)環(huán)檢查、平行登記、帳帳核對、試算平衡等技術(shù)要貫穿于整個處理過程。

5.單一性

(1)會計主體單一。會計信息系統(tǒng)僅收集、處理和交換與主體直接相關(guān)的經(jīng)濟事項的信息。

(2)會計期間單一。會計系統(tǒng)只能以“月 ”作為最小會計期間來提供會計信息,不能提供更小單位期間的信息,另外,還有貨幣計量單一、核算方法單一、信息確認單一。

二、電算化會計信息系統(tǒng)對會計信息的處理表現(xiàn)特征

電算化會計信息系統(tǒng)在保持原有共性(規(guī)范性)的基礎(chǔ)上,與手工操作比又具有如下特征:

1.集中性

(1)信息處理的集中,會計電算化后,原需由多人不同崗位分別完成的記帳、算帳、報帳工作往往只需一、二臺計算機即可實現(xiàn),尤其在網(wǎng)絡(luò)或多用戶的環(huán)境下,同一信息組可以被不同的用戶共享、信息處理集中化的特征更加明顯。

(2)信息存儲的集中,在電算化條件下,系統(tǒng)信息是集中連續(xù)存儲的,只要計算機有存儲空間,可跨年度存儲和利用會計信息。

2.自動性

由于電子計算機具有強大的運算功能。系統(tǒng)由計算機來執(zhí)行從會計憑證到財務(wù)報告全過程的信息處理,人工干預大大減少,客觀上消除了手工方式下信息處理過程的諸多環(huán)節(jié),再者,計算機又承擔其計提折舊,存貨計價和成本計算等復雜的核算工作。

3.多元性

(1)收集信息的多元化,在企業(yè)管理信息系統(tǒng)電算化的基礎(chǔ)上,會計系統(tǒng)通過對各個部門的信息接口轉(zhuǎn)換,接受貨幣形態(tài)的信息,亦可接受非貨幣形態(tài)的相關(guān)信息,其信息渠道更加寬敞。

(2)提供信息時間的多元化,在電算化會計系統(tǒng)終端,會計期間已不再是提供會計信息的約束條件,不僅可以按照現(xiàn)定的月、季、年來披露會計信息,且可以隨機快速地生成所需信息。

(3)處理信息方法的多元化,電算化會計信息系統(tǒng)在主體認定的計算方法的同時,如果需要亦可選用其他備選方法。

三、計算機引入會計工作的作用

(一)提高會計核算的質(zhì)量和效益

1.實現(xiàn)會計電算化,大量的會計核算工作由計算機自動完成,大大減輕了會計人員手工勞動的強度,提高了會計核算工作的效率,同時可以避免很多限于人的處理能力而不可避免的錯誤。

2.很多手要難以使用的科學而復雜的核算方法得以引入日常的核算工作,使得會計核算更準確、更真實可靠的反映企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。

3.核算所需要的原始數(shù)據(jù)可以直接從生產(chǎn)、經(jīng)營活動的過程中提取,從企業(yè)的成本核算可以準確核算到每一工序甚至一個人,避免了手工處理攤銷人為任意性。

(二)增強了提供信息的能力,為加強管理、提高經(jīng)濟效益創(chuàng)造條件

1.企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各種經(jīng)濟信息細化到每一工序甚至個人,使領(lǐng)導者可以隨時了解生產(chǎn)情況;可以及時采取措施調(diào)整和控制生產(chǎn)進程。會計的事前、事中控制得到了實施。

2.企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的信息全面及時反映,使企業(yè)可以利用各種經(jīng)濟活動分析方法對這些信息進行科學的分析、處理,為企業(yè)進行宏觀管理提供了確實可為基礎(chǔ)。