檔案服務(wù)職能建設(shè)新特點(diǎn)

周　勐

1實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理是提高檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)的最佳途徑

進(jìn)入新時(shí)期，為了使檔案工作更好地為黨的建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，檔案人員必須增強(qiáng)責(zé)任感、緊迫感和使命感，拿出更多的時(shí)間和精力，認(rèn)真研究實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，采用計(jì)算機(jī)管理，逐步實(shí)現(xiàn)文件形成電子化、資料傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文字圖片存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案管理動(dòng)態(tài)化的現(xiàn)代化管理模式，大大提高檔案信息收集、開(kāi)發(fā)、傳遞的速度和質(zhì)量，以適應(yīng)目前信息社會(huì)對(duì)檔案工作所提出的新要求，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。目前，檔案管理現(xiàn)代化從總體上看仍處于由文件處理向信息管理的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。當(dāng)前若能把數(shù)據(jù)庫(kù)完善提高和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)鏈接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將大大提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

2更新管理職能是提升檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)的必要保證

檔案工作管理職能是指檔案工作參與所在機(jī)構(gòu)的管理活動(dòng)。這是檔案工作的主要職能。由于歷史的原因，長(zhǎng)期以來(lái)檔案人員只關(guān)心檔案的收集、保存而不關(guān)心檔案如何形成，文件形成者只注重文件的現(xiàn)行目的與作用而不關(guān)心檔案和檔案工作的特殊關(guān)系。在機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)管理中，只注重文件管理與檔案管理的界線而忽視兩者之間的內(nèi)在聯(lián)系，使文件管理和檔案管理脫節(jié)，檔案管理一直處于被動(dòng)、滯后和封閉、半封閉的狀態(tài)，有許多地方不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求。為了提高工作效率和能力，全面履行檔案管理的職能，為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)，必須更新管理理念。檔案部門不僅要對(duì)歸檔工作檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，也應(yīng)該對(duì)文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、清退和保密工作進(jìn)行監(jiān)督，真正實(shí)行文檔一體化的全程管理，特別是把管理的職能向前推移，在文件形成時(shí)及時(shí)介入，變被動(dòng)為主動(dòng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也為實(shí)現(xiàn)前期控制和全程管理的現(xiàn)代理念提供了可操作的平臺(tái)，更有利于提高行政管理水平。目前，檔案職能的改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把檔案繁重的任務(wù)和現(xiàn)代化管理結(jié)合起來(lái)，正確的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過(guò)程的民主化，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析，集思廣益才能避免失誤。總之，要加強(qiáng)檔案管理職能更新建設(shè)的協(xié)調(diào)工作。提出長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針，審定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施方案，這為提高行政決策水平建立了制度保證。

3彰顯科學(xué)勞動(dòng)價(jià)值是推進(jìn)檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)的必然要求

經(jīng)濟(jì)學(xué)者指出，凡是直接生產(chǎn)有形和無(wú)形的物質(zhì)產(chǎn)品、精神產(chǎn)品的勞動(dòng)，以及直接為勞動(dòng)力商品的生產(chǎn)和再生產(chǎn)服務(wù)的勞動(dòng)，都是創(chuàng)造價(jià)值的勞動(dòng)。檔案人員是為社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案信息資源服務(wù)的勞動(dòng)者，其勞動(dòng)也是科學(xué)勞動(dòng)的一部分。檔案工作以一定的人力、物力、財(cái)力的收入為基礎(chǔ)。通過(guò)收集、積累和貯存反映歷史上某一時(shí)期的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治、文化諸方面豐富而寶貴的知識(shí)、技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)并向社會(huì)方面提供利用，使檔案信息得以順利進(jìn)入社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)生活、政治生活、文化生活所利用，它可以使后人站在前人的基礎(chǔ)上，創(chuàng)造出新的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)生活的和諧發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)，社會(huì)通過(guò)檔案工作獲得的價(jià)值則遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)檔案人員自身在工作中創(chuàng)造的勞動(dòng)價(jià)值。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，這要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者應(yīng)該涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，認(rèn)識(shí)到檔案工作創(chuàng)造的重要的勞動(dòng)價(jià)值，以高度負(fù)責(zé)和樂(lè)于奉獻(xiàn)的使命感做好新時(shí)期的檔案管理工作。

隨著推進(jìn)檔案服務(wù)職能建設(shè)工作的不斷深入，檔案工作正由手工操作型向信息化、現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變；從封閉、半封閉向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變；檔案工作者正從檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變，這是檔案工作的新要求和新特點(diǎn)。我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到這些特點(diǎn)，圍繞服務(wù)這一主題，緊密聯(lián)系檔案工作的實(shí)際。創(chuàng)新、匯聚、構(gòu)筑整個(gè)服務(wù)機(jī)制的大平臺(tái)，這樣才能深化對(duì)檔案工作價(jià)值的認(rèn)識(shí)，并在實(shí)踐中不斷地加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作，推進(jìn)檔案服務(wù)職能建設(shè)，做到全方位、多層次、多角度地為黨的建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)提供更及時(shí)更有效的服務(wù)，使檔案服務(wù)職能建設(shè)更上一層樓。

(作者單位：鄭州市規(guī)劃勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院來(lái)稿日期：2009-06-20)