加強英語教學檔案管理的措施

張巧紅　高誠嘉

教學檔案是高校檔案的主體、核心和重點，是教學工作的重要組成部分，科學、系統(tǒng)、規(guī)范，的教學檔案，對強化教學管理、促進教學改革和提高培養(yǎng)人才質量有著至關重要的作用。因此，加強英語教學檔案管理的工作應從如下幾個方面人手：

1加強隊伍建設，提高全員檔案信息意識

由于檔案管理工作專業(yè)性較強，教學管理信息又復雜多樣，檔案人員需要具有較強的業(yè)務能力和管理技術。高校應當有計劃、有步驟、有針對性地對各級、各層次專兼職檔案員進行多種形式的教育、培訓和指導，促使他們系統(tǒng)學習和掌握檔案業(yè)務的知識、規(guī)律和方法，并實現(xiàn)工作理念、知識結構和工作技能的同步更新，不斷增強對檔案現(xiàn)代化管理的適應性，同時要加強監(jiān)管力度，定期檢查或抽查各部門檔案工作開展的情況，制定檔案工作的等級標準和對個人考核標準。建立獎懲制度，激發(fā)責任心，調動工作的主動性和積極性。此外，各級領導應該認識到檔案在學校發(fā)展建設中具有舉足輕重的作用，組織廣大師生認真學習《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案規(guī)范》，利用各種媒介進行宣傳和指導，提高對教學檔案價值的認識。只有通過學習真正上下統(tǒng)一思想，才能真正重視教學文件資料的平時積累，堅決杜絕關鍵時刻臨時突擊、被動應付的現(xiàn)象。

2完善管理體制，做好教學檔案的收集和整理工作

國家教委、國家檔案局發(fā)布的《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》和《歸檔文件整理規(guī)則》是制定規(guī)章制度的重要依據(jù)。教學檔案管理工作作為一種動態(tài)的存在方式，要實現(xiàn)教學檔案的科學管理。必須以管理科學的原理為指導、方便利用為目標。結合高校教育實踐的有關特性，確立“教學檔案一體化管理”新理念，制定和完善教學檔案管理工作的各項規(guī)章制度。規(guī)章制度的建立由校檔案館具體牽頭草擬制定，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學性。在收集整理各類有關部門教學資料時，嚴格按歸檔范圍歸檔立卷，做到完整、準確、精練、規(guī)范。并及時進行編目、統(tǒng)計，根據(jù)檔案著錄格式編制檢索工具，以便提供利用。教學檔案的收集工作應同計劃管理相結合，納入到各級管理人員的崗位責任。要求下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步，檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步。同時，鑒于高校教學工作的連續(xù)性和長期性，可抓住每學期開學、期中和期末三個關鍵時期定期收集整理。把教學檔案的歸檔立卷工作納入經(jīng)?；⒅贫然驼?guī)化的軌道。

3重視編研，提高教學檔案的服務水平

隨著高等教育改革的不斷深入和發(fā)展，開發(fā)高校教學檔案信息資源，挖掘檔案利用功能，充分發(fā)揮檔案的作用，已成為高校檔案工作的重要部分。首先是深入開展編研工作。開發(fā)深層次的編研成果，是對教學檔案信息的濃縮加工，是教學檔案的精華所在，是教學檔案開發(fā)利用的重要手段。高校檔案編研工作是以學校館藏為主要對象，在研究檔案內容的基礎上，按照一定的專題，對檔案材料進行分析研究、選排和編輯，進行科學的研究，從而開發(fā)出具有一定學術價值、使用價值的和有針對性的編纂和資料匯編。高校教學檔案編研選題應注意現(xiàn)實性和迫切性，以需求為出發(fā)點，圍繞學校當前的重點、難點工作和熱點問題，利用網(wǎng)絡資源，對優(yōu)秀的教案、課件、先進的教學方法與經(jīng)驗、考試分析、教研成果等進行編研。有選擇、有目的地傳遞給校園網(wǎng)，實現(xiàn)網(wǎng)上專題匯編資料的傳送。其次充分發(fā)揮檔案的服務功能。要認真組織教學檔案信息的交流，主動了解各部門和師生對教學檔案的利用需求，采取上門服務、咨詢服務、跟蹤服務、預約服務和網(wǎng)上服務等方式，充分發(fā)揮教學檔案的作用。運用簡報、校園網(wǎng)絡等各種手段，及時對教學檔案信息進行收集和加工，把靜態(tài)的檔案轉化為動態(tài)的信息，向全校廣大師生及時反饋。同時要及時收集各部門利用教學檔案的反饋信息，不斷調整和改進教學檔案管理工作。

4開拓創(chuàng)新，不斷推進教學檔案的信息化建設

隨著辦公自動化的逐步普及，積極推進教學檔案資源信息化建設、檔案管理現(xiàn)代化建設。檔案管理信息化是將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡化的方式互相鏈接，從而更好地促進用戶和信息資源的緊密聯(lián)系和有效結合，提高教學檔案管理信息資源共享率。要養(yǎng)成在紙質文檔生成和歸檔時同時生成和遞交電子文檔的習慣，并制定計劃對過去紙質文檔進行數(shù)字化處理。應安排專項經(jīng)費搭建檔案管理信息系統(tǒng)的平臺，要有熟悉計算機系統(tǒng)開發(fā)的專業(yè)人員參與教學檔案的系統(tǒng)管理、檔案網(wǎng)站建設、電子文檔規(guī)范化體系建設。能夠利用計算機管理系統(tǒng)進行教學檔案的查詢檢索、輔助立卷、編制目錄、數(shù)據(jù)處理等業(yè)務。真正做到部門立卷，實現(xiàn)文檔一體化，使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、完整、合理的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)；使文件與檔案管理緊密銜接，避免文件歸檔不齊全、檔案利用困難等；使檔案更規(guī)范化、標準化，達到充分利用網(wǎng)絡環(huán)境，快速、準確、廣泛地為英語教學、科研、教學管理等工作服務的目的。

(作者單位：洛陽理工學院來稿日期：2009-06-20)