如何做好油田境外項目檔案工作

田巧玲

1加強境外項目檔案規(guī)章制度建設。由于境外項目與國內主管單位相隔較遠，信息交流不便，我們在國內一些常用的指導、監(jiān)督方法不適合用到境外項目上。因此，針對油田日趨增多的境外項目，我們在借鑒國內檔案管理的基礎上，兼顧項目所在國具體情況，制定一套詳細、規(guī)范、可操作性強的境外項目檔案管理辦法，但還要做到具體情況具體對待，不能要求過分統(tǒng)一。

2制定境外項目歸檔范圍及考核辦法。用《檔案法》和《檔案監(jiān)督辦法》來約束項目責任人和責任單位；對油田境外項目的檔案管理機構、人員、體制及項目綜合管理等方面，提出檔案管理方面的要求，明確各職能部門的責任。在境外項目中實行集中統(tǒng)一管理、分級負責的原則，由國內主管單位統(tǒng)一管理，各項目管理體系保持一致。

3加強境外項目的指導監(jiān)督和考核。首先，檔案管理部門要及時指導，對歸檔的文件材料嚴格把關，盡到監(jiān)督的職責。要善于運用國際施工標準。作為國際承包工程，雙方往來資料、談判記錄、傳真等都是憑證和依據，這部分資源對境外項目日后工作起著非常大的作用，這部分項目工程的檔案資料要做到齊全完整，必須與國際質量管理體系保持一致。其次，檔案管理部門要做好項目歸檔文件材料的檢查驗收工作：對境外項目如何運作、產生的資料如何管理，要制定境外項目檔案歸檔管理考核辦法。以考核機制來約束境外項目的歸檔情況。如，各境外項目必須指定一名技術負責人負責項目文件材料的收集、整理和移交歸檔，項目經理為第一責任人，將項目檔案歸檔情況與項目經理工作業(yè)績和經濟效益掛鉤，項目技術負責人(也就是檔案兼管人)負責對項目檔案工作統(tǒng)籌安排并進行協(xié)調、督促和檢查，擔負整個項目檔案的具體協(xié)調指導工作。再次，將境外項目檔案工作納入國內各主管單位和相關部門的工作計劃、經營考核和年度考核范圍，及時組織項目主管單位和檔案部門進行相關的業(yè)務指導，檔案管理部門定期進行監(jiān)督和檢查。境外項目產生的項目檔案在不方便帶回時，可以按年度向國內主管部門移交當年歸檔目錄，同時上報電子文件目錄，如所在國不同意帶回的，應將復印件或備份件報國內主管部門統(tǒng)一備案后移交歸檔。對油田境外項目因工作需要，項目產生的檔案資料無法帶回國的，應做好歸檔檔案的存放和備份工作，在條件允許的情況下保存一份電子文件帶回國內歸檔保存：針對境外項目產生的各門類檔案，要根據所在國家(地區(qū))的具體要求，適當延長或縮短檔案在所在國的滯留時間。

4運用現(xiàn)代化信息管理，做好境外項目服務工作。通過檔案專欄、網絡進行信息發(fā)布，讓國內和境外檔案人員都可以很方便地了解到各方面的信息。利用網絡技術服務于境外項目，油田境外項目的檔案工作要以為境外市場服務為中心，建立境外項目網上服務系統(tǒng)，為境外項目提供咨詢服務，使境外工程項目能方便快捷、準確地獲得相關的檔案服務，為境外項目提供重要的信息資源。建立境外項目聯(lián)系機制，通過網絡等現(xiàn)代化管理設備，做好協(xié)調歸檔工作。

5加強境外項目培訓。根據境外項目的自身特點。建立境外項目培訓體系，將檔案工作列入境外項目國內主管單位舉辦的境外項目管理人員培訓內容，由項目經理指定一名專職檔案員進行出國前的培訓，以此提高境外檔案人員的業(yè)務素質、語言素質及思想素質，提高境外項。目各級管理人員的檔案意識和綜合專業(yè)能力。

6提高境外專兼職檔案員素質。境外項目專兼職檔案員要有很高的思想素質，能維護國家和企業(yè)的利益。有著良好的保密觀念和習慣，懂得如何保證境外檔案的安全，確保商業(yè)機密。境外項目檔案工作者，要具備一定的語言表達能力，懂得項目所在國語言。

7檔案管理部門要擔負起歸檔審查的責任。油田檔案管理部門，要在境外項目出國前。采取多種形式舉辦境外項目檔案管理專題講座，向境外項目人員傳播檔案專業(yè)知識，通過多種渠道對境外項目形成的檔案進行業(yè)務指導；認真把好項目跟蹤、預算、投標和合同簽訂等關口。堅持把制度貫穿于決策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)。

8加大境外項目檔案設施方面的投入。加大境外項目檔案部分的資金投入，對境外企業(yè)(項目)服務的設施設備進行更新。

9實行歸檔控制，統(tǒng)一管理模式。為保證境外項目歸檔的時效，對境外項目歸檔范圍和歸檔時間進行統(tǒng)一控制，凡項目產生的具有查考價值的各種文件材料、投標文件、合同協(xié)議、電子文件、聲像、實物、工程施工、竣工文件都應該按規(guī)定統(tǒng)一歸檔保存。根據實際工作需要，采取相對集中、分級管理的形式。

境外項目部要將日常收發(fā)文、傳真、工程管理等全部納入控制管理，對于涉及油田和企業(yè)商業(yè)秘密的檔案指定專人管理、專人歸檔。電子文件均使用加密硬盤備份后帶回國內歸檔。建立電子臺賬和文書檔案、科技檔案數(shù)據庫，項目設置兼職檔案員，集中統(tǒng)一管理該單位境外項目所形成的所有檔案并進行分類組卷，改變以資料管理方式管理檔案的混亂狀態(tài)。

(作者單位：中原油田檔案管理處來稿日期：2009-06-19)