我國(guó)人事檔案信息的管理公開化

曹敏暉

1現(xiàn)行人事檔案管理信息工作的特點(diǎn)

當(dāng)前人事檔案管理是以1991年中共中央組織部、國(guó)家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》為標(biāo)準(zhǔn)而進(jìn)行工作的。該條例、規(guī)定雖然發(fā)布于已經(jīng)改革開放的1991年和1996年，可依然保留了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的遺風(fēng)。因此，人事檔案的管理現(xiàn)狀就不可避免地表現(xiàn)出以下特點(diǎn)：

1．1統(tǒng)一的管理方式。無(wú)論黨政機(jī)關(guān)工作人員，還是企事業(yè)單位的管理人員、技術(shù)人員，科研單位的研究人員，無(wú)論是軍人、工人、學(xué)生，還是流動(dòng)人員，所有人員的檔案都用統(tǒng)一的方式、統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的分類、統(tǒng)一的保管來(lái)進(jìn)行管理。

1．2檔案終身制。傳統(tǒng)人事檔案制度以控制人、制約人為出發(fā)點(diǎn)，一人一生必須有一份人事檔案，形成的人事檔案是終身的，一生形影相隨。

1．3管理制度初步建立，但不健全。我國(guó)國(guó)家檔案行政主管部門和人事行政主管部門已初步建立了人事檔案管理制度體系，下發(fā)了《干部檔案工作條例》和《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等文件。但其所管理權(quán)限已不能涵蓋現(xiàn)階段我國(guó)各階層各領(lǐng)域的人員情況，依其規(guī)定建立的人事檔案材料也無(wú)法滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的人事管理工作的需要。

1．4所有人事檔案管理都是封閉式、內(nèi)向型管理模式。這種模式是指人事檔案由單位內(nèi)部的組織、人事檔案部門實(shí)行封閉式管理，人事檔案主要供領(lǐng)導(dǎo)或組織上使用，一般不對(duì)外，特別是“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。

2人事檔案信息管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

現(xiàn)行人事檔案管理的混亂而且制度不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，主要表現(xiàn)為：

2．1分級(jí)管理變?yōu)槎囝^管理。雖然《干部檔案工作條例》和《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中已明確了人事檔案管理的機(jī)構(gòu)，但由于歷史和體制的原因，很多部門都在擅自管理人事檔案，除人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)外，勞動(dòng)部門、失業(yè)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、一些社會(huì)團(tuán)體也在管理；國(guó)家企業(yè)在管，一些私人企業(yè)也在管，一些民辦中介機(jī)構(gòu)利用各種名目也在管，甚至把保管檔案當(dāng)成了牟利的手段，并不擇手段惡意競(jìng)爭(zhēng)。眾多部門管理檔案，混淆了視聽(tīng)，令許多人茫然。人事檔案“多頭分散”管理的同時(shí)，又存在都不管的問(wèn)題，所做的只是檔案的收發(fā)手續(xù)，至于檔案材料的收集鑒別與整理等重要環(huán)節(jié)，卻又無(wú)人監(jiān)督管理。有的管理部門進(jìn)出的人事檔案，連檔案封口都不開。

2．2管理水平不高。其表現(xiàn)為：一是檔案工作的硬件環(huán)境差。有的不具備保管檔案最基本的條件，如。通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等要求被忽略，造成了極大隱患。二是人事檔案管理手段落后?，F(xiàn)代化管理手段缺乏，雖然已有人事檔案管理軟件，但沒(méi)有普及使用，多種軟件版本標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)無(wú)法匯總，建庫(kù)軟件雖幾經(jīng)更換，但信息資源不能共享，軟件之間不能相互兼容，整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)工作無(wú)法形成合力，導(dǎo)致建庫(kù)與業(yè)務(wù)結(jié)合不緊，不能相互促進(jìn)。三是管理混亂，保管手續(xù)不嚴(yán)格。一些管理單位，尤其是那些私自保管檔案的單位，檔案材料隨處散放，私自抽取、涂改、銷毀有關(guān)憑證材料，使假學(xué)歷、假經(jīng)歷、假身份合法化，違反規(guī)定出具假證明，使檔案失去了信用和價(jià)值。

2．3管理人員少，素質(zhì)低。人事檔案工作是檔案事業(yè)的重要組成部分，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，應(yīng)該由專業(yè)人員從事。可現(xiàn)實(shí)中一些管理人員未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的業(yè)務(wù)知識(shí)，不掌握現(xiàn)代化管理手段，對(duì)檔案工作缺乏責(zé)任感，甚至有的管理人員竟然分不清大專學(xué)歷和本科學(xué)歷的不同，更無(wú)法鑒定真假檔案材料。

2．4管理法規(guī)內(nèi)容滯后，制度不健全?！叭魏蝹€(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定侵犯了個(gè)人知情權(quán)，違背現(xiàn)代民主法制精神。實(shí)行封閉式管理造成當(dāng)個(gè)人對(duì)人事檔案與組織有異議時(shí)沒(méi)有針對(duì)性的法規(guī)依據(jù)去有效地處理。

2．5人事檔案管理人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。目前人事檔案管理人員大多不是從檔案專業(yè)畢業(yè)的科班人員，而且工作超負(fù)荷，身兼數(shù)職，不以人事檔案管理工作為主業(yè)，故在工作中僅僅滿足“看好門、守好攤、不丟失”的現(xiàn)狀，常常以“保密”為由拒絕利用者的要求，缺少主動(dòng)開發(fā)利用人事檔案信息的熱情。

3人事檔案信息公開的前提與保障

政務(wù)信息公開所產(chǎn)生的巨大沖擊波必將打開人事檔案信息禁錮的壁壘，“傳統(tǒng)的人事檔案正走向終結(jié)”正說(shuō)明了人事檔案管理工作的發(fā)展如同所有事物一樣，在不斷運(yùn)動(dòng)、變化，其中始終有某些東西在產(chǎn)生和發(fā)展，有某種東西在破壞、在衰退。新事物在不斷產(chǎn)生，舊事物不斷滅亡，新事物不斷戰(zhàn)勝舊事物。這正是人事檔案信息公開可行性的原因所在。

3．1解決檔案法律、法規(guī)與《條例》不一致的問(wèn)題。法律、法規(guī)是人事檔案信息公開的根本保障。現(xiàn)行的檔案法律、法規(guī)中關(guān)于檔案公開利用的條款大多是在上個(gè)世紀(jì)制定實(shí)施的，限于當(dāng)時(shí)的社會(huì)環(huán)境和檔案的社會(huì)意識(shí)，這些條款對(duì)于公民的知情權(quán)保障等方面考慮不多。例如中組部《干部檔案工作條例》的第31條規(guī)定“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。這樣的規(guī)定與《條例》及現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)是相悖的。因此首先要解決《條例》與檔案法律、法規(guī)相抵觸問(wèn)題。并樹立全國(guó)“一盤棋”的思想，除了干部檔案，各類各層次人員的檔案工作都應(yīng)在法律的有效范圍之內(nèi)。通過(guò)立法、執(zhí)法。建立信用檔案的規(guī)范管理和失信懲罰機(jī)制，同時(shí)對(duì)檔案管理行業(yè)進(jìn)行監(jiān)督和管理，保證檔案信息公開法律、法規(guī)的一致性和有效性。

3．2建立一種社會(huì)化的開放式人事檔案管理模式。針對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理體制的種種弊端，學(xué)者們?cè)谒伎贾母锏某雎罚骸叭绻⑷耸聶n案社會(huì)化開放式管理模式，每個(gè)人是社會(huì)人而不只是單位人，每個(gè)人的人事檔案由社會(huì)化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運(yùn)行。那么許多問(wèn)題都會(huì)迎刃而解。可見(jiàn)，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，建立一種社會(huì)化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的?！边@種新的管理模式是可行的。這種管理模式的建立，將促進(jìn)人事檔案事業(yè)的發(fā)展。

3．3加快人事檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)已成為現(xiàn)代化技術(shù)的核心。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、查找，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理工作研究的重要課題。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是人事檔案提供利用與開放的基礎(chǔ)和前提。隨著人事制度改革的不斷深入及人事代理制的實(shí)行，人員逐步由“單位人”向“社會(huì)人”轉(zhuǎn)變，人員流動(dòng)日趨頻繁。因此，建議建立全國(guó)通用可靠的人事檔案信息網(wǎng)，為今后實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化、信息載體多樣化、信息共享整體化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)大型掃描儀把利用頻率高、利用

價(jià)值高而易磨損的檔案材料傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，檔案使用部門和個(gè)人可根據(jù)需要從全文數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出有關(guān)內(nèi)容，通過(guò)屏幕查閱并根據(jù)需要進(jìn)行摘錄、打印等。努力做到人事檔案信息資源的共享，既方便了使用者，又大大提高人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息公開化和現(xiàn)代化管理。

3．4完善人事檔案信息，夯實(shí)人事檔案信息公開的基礎(chǔ)。要做好人事檔案信息公開，需從人事檔案的基礎(chǔ)工作抓起。根據(jù)人事工作的發(fā)展，廣泛、及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整地收集人事檔案材料，開拓檔案新形式，不斷豐富檔案信息，完整、客觀、真實(shí)地反映檔案當(dāng)事人的情況。減少信息老化、避免信息失落，是檔案信息公開的基礎(chǔ)。優(yōu)質(zhì)的檔案信息、先進(jìn)的管理工作、高素質(zhì)的檔案工作者，是檔案信息公開的重要保障。

3．5加強(qiáng)輿論宣傳，增進(jìn)社會(huì)檔案意識(shí)。重視發(fā)布人事檔案的開放信息。為利用者提供服務(wù)，重視信息利用，也賦予民眾在檔案利用中享有更大的自由，在全國(guó)上下創(chuàng)造一種利用檔案的良好氛圍，激發(fā)公民利用檔案的熱情。

4建立人事檔案信息公開制的對(duì)策

4．1全面貫徹實(shí)施《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》，提高思想認(rèn)識(shí)，明確創(chuàng)新觀念。觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)和思想觀念是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開制的基礎(chǔ)。因此，要?jiǎng)?chuàng)建人事檔案信息公開制就必須認(rèn)真貫徹落實(shí)《條例》，讓社會(huì)的檔案意識(shí)和思想觀念更新，確立人事檔案信息公開原則。要對(duì)權(quán)利享有人——信息利用者進(jìn)行宣傳教育，提高他們的民主法制意識(shí)，提升他們參與管理以及維護(hù)自身合法權(quán)益的能力。

4．2立足公開、規(guī)范先行，努力完善人事檔案管理制度，首先要立法，通過(guò)修改有關(guān)的人事檔案管理規(guī)范、管理制度，刪除以往的不合理規(guī)定。通過(guò)立法、執(zhí)法、建立信用檔案的規(guī)范管理和失信懲罰機(jī)制，同時(shí)對(duì)檔案管理行業(yè)進(jìn)行監(jiān)督和管理。其次，明確規(guī)定人事檔案的相對(duì)人可以通過(guò)授權(quán)方式，查看本人的人事檔案信息內(nèi)容。變革傳統(tǒng)的人事檔案控制理念，給人事檔案的相對(duì)人以必要的知情權(quán)，并要保護(hù)好個(gè)人隱私權(quán)。

4．3構(gòu)建適應(yīng)信息化要求的人事檔案管理模式。為了改變現(xiàn)行人事檔案管理體制的弊端，發(fā)揮人事檔案在新時(shí)期的信息作用，就必須積極適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展要求，構(gòu)建較為先進(jìn)的人事檔案管理模式。建議建立全國(guó)通用可靠的人事檔案信息網(wǎng)和人事檔案管理中心，采用各種現(xiàn)代的信息設(shè)施使人才信息共享，減少不必要的管理成本，讓公民通過(guò)更便捷的途徑獲得高效滿意的服務(wù)，從而提高人事檔案存在的價(jià)值。要建立人事檔案信息的快速互動(dòng)回應(yīng)機(jī)制，提高人事檔案管理效率。

4．4建立違法責(zé)任追究制，對(duì)應(yīng)當(dāng)公開而不予公開、應(yīng)當(dāng)保密卻公開的有關(guān)責(zé)任人追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。通過(guò)主動(dòng)接受公民的舉報(bào)、投訴，向社會(huì)公布檔案行政執(zhí)法的監(jiān)督電話，設(shè)立舉報(bào)箱，建立各種監(jiān)督檢查組。杜絕侵犯?jìng)€(gè)人隱私權(quán)，保護(hù)公民知情權(quán)，提高人事檔案管理水平。

4．5培養(yǎng)建設(shè)復(fù)合型人事檔案管理隊(duì)伍，社會(huì)的迅猛發(fā)展、科技的不斷更新，使人事檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式等都有了巨大的變化。人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，離不開檔案管理工作者的自身素質(zhì)建設(shè)。目前人事檔案的管理隊(duì)伍專業(yè)化不強(qiáng)，學(xué)歷層次和專業(yè)理論水平都有待提高。因此，培養(yǎng)建設(shè)復(fù)合型人事檔案管理隊(duì)伍，是加速人事工作和人事檔案管理工作進(jìn)步、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

(作者單位：鄭州輕工業(yè)學(xué)院法政系來(lái)稿日期：2009-06-04)