印刷企業(yè)如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理

易　海

如何管理應(yīng)收賬款，防范由此帶來的風(fēng)險(xiǎn)，成為企業(yè)管理中不容回避的一個(gè)重要課題。本文結(jié)合印刷企業(yè)特點(diǎn)并依托數(shù)字化管理系統(tǒng)(ERP)平臺(tái)就應(yīng)收賬款的管理進(jìn)行探討。

一、應(yīng)收賬款管理的目標(biāo)和原則

應(yīng)收賬款管理的目標(biāo)是，制定科學(xué)合理的應(yīng)收賬款信用政策，并在運(yùn)用政策所增加的銷售盈利和采用這種政策預(yù)計(jì)要擔(dān)負(fù)的成本之間做出權(quán)衡。只有當(dāng)所增加的銷售盈利超過運(yùn)用此政策所增加的成本時(shí)，才能實(shí)施這種信用政策。同時(shí)，應(yīng)收賬款管理還包括企業(yè)未來銷售前景和市場情況的預(yù)測和判斷，以及對應(yīng)收賬款安全性的調(diào)查。應(yīng)收賬款管理的重點(diǎn)是。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營情況和客戶的信譽(yù)情況制定企業(yè)合理的信用政策。

對應(yīng)收賬款管理應(yīng)實(shí)行“職責(zé)分明、部門配合、信用授權(quán)、實(shí)時(shí)監(jiān)控、獎(jiǎng)懲分明”的原則。職責(zé)分明：企業(yè)銷售部門和財(cái)務(wù)部門職責(zé)分明，銷售部負(fù)責(zé)執(zhí)行銷售政策、收款政策、信用政策，并催收貨款；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定信用政策，對客戶進(jìn)行賒銷批準(zhǔn)，監(jiān)督信用政策執(zhí)行。部門配合：銷售、財(cái)務(wù)各部門對應(yīng)收賬款的整個(gè)過程經(jīng)常溝通，密切配合，確?？铐?xiàng)的收回。信用授權(quán)：財(cái)務(wù)部對客戶進(jìn)行信用分析并進(jìn)行賒銷批準(zhǔn)，避免銷售人員為擴(kuò)大銷售而使公司承受不適當(dāng)?shù)男庞蔑L(fēng)險(xiǎn)。實(shí)時(shí)監(jiān)控：銷售部門對客戶及銷售合同進(jìn)行審核，根據(jù)財(cái)務(wù)部提供的客戶信用等級實(shí)施不同的收賬策略；財(cái)務(wù)部進(jìn)行回款記錄、編制應(yīng)收賬款明細(xì)賬、形成定期的與客戶對賬制度，定期進(jìn)行賬齡分析。銷售部是應(yīng)收賬款追收的直接責(zé)任人，對拖欠賬款的催收，要采用多種方法清繳，催收賬款責(zé)任到人；財(cái)務(wù)部對已形成的壞賬負(fù)責(zé)報(bào)批核銷。獎(jiǎng)懲分明：對三年以下的債權(quán)的催收，按債權(quán)收回部分的比例給予獎(jiǎng)勵(lì)；對銷售人員違反應(yīng)收賬款管理的規(guī)定而形成新的應(yīng)收賬款或壞賬，要與個(gè)人績效考核相結(jié)合。

二、應(yīng)收賬款的控制措施

1成立企業(yè)應(yīng)收賬款管理機(jī)構(gòu)，設(shè)立應(yīng)收賬款管理委員會(huì)，由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，相關(guān)部門和人員組成。定期召開會(huì)議，商討、協(xié)調(diào)應(yīng)收賬款管理中出現(xiàn)的問題。

2企業(yè)制定信用政策，對客戶進(jìn)行賒銷批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部應(yīng)充分了解和考慮客戶的信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等有關(guān)情況，制定信用政策，監(jiān)督信用政策的執(zhí)行，加強(qiáng)對賒銷業(yè)務(wù)的管理。對客戶的信用進(jìn)行評價(jià)是管理應(yīng)收賬款的重要內(nèi)容。在發(fā)生賒銷行為之前，要對購貨方進(jìn)行嚴(yán)格的資信調(diào)查，科學(xué)地對其信用進(jìn)行評估。以客戶的類別、欠款額、欠款比例、賬齡、信用期等指標(biāo)，將客戶信用評定為A、B、C三級。代印報(bào)刊、代印雜件長期客戶欠款額在信用期內(nèi)為A級，代印報(bào)刊、代印雜件長期客戶欠款額超過信用期且賬齡在1年以上、代印雜件臨時(shí)客戶每票合同金額在1萬元以上為B級。不符合以上條件的賒銷客戶為C級。對A類客戶可以不預(yù)付款，對B類客戶必須預(yù)付一部分貨款，對C類客戶必須預(yù)付全部貨款。A、B類客戶在簽定合同時(shí)規(guī)定其付款方式及信用期。每年底對代印報(bào)刊、代印雜件長期客戶進(jìn)行信用評級。代印雜件臨時(shí)客戶在合同簽定前進(jìn)行信用評級。一般來說，在本企業(yè)無信用資料或未取得銀行等部門信用證明的客戶，評定為C類客戶。財(cái)務(wù)部對客戶信用評級后，授權(quán)銷售部對客戶的賒銷金額及信用期根據(jù)銷售計(jì)劃確定執(zhí)行。

3銷售部門遵循規(guī)定的銷售政策和信用政策。銷售部建立適合本公司特點(diǎn)的銷售定價(jià)控制制度，制定價(jià)目表、折扣及折讓、退回、收款政策等，報(bào)批準(zhǔn)后予以執(zhí)行。在選擇客戶時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)財(cái)務(wù)部制定的信用政策適當(dāng)選擇客戶，降低賬款回收中的風(fēng)險(xiǎn)。對符合賒銷條件的客戶，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理賒銷業(yè)務(wù)；超出銷售政策和信用政策規(guī)定的賒銷業(yè)務(wù)，由應(yīng)收賬款管理委員會(huì)決策審批。對于小客戶、不經(jīng)常發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶印刷雜件一般要求填制現(xiàn)銷批準(zhǔn)書，預(yù)付印刷費(fèi)，提貨時(shí)付清全額；代印雜件每票合同金額在1萬元以上，根據(jù)信用等級，采用不同的預(yù)付金及信用期，并填制賒銷批準(zhǔn)書，由財(cái)務(wù)部審核批準(zhǔn)：代印報(bào)刊在簽定合同時(shí)規(guī)定其付款方式及信用期。

4企業(yè)按照規(guī)定的程序辦理銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)。銷售人員就銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項(xiàng)與客戶進(jìn)行談判。并以合同的形式確認(rèn)。銷售部應(yīng)當(dāng)建立健全銷售合同審批制度。審批人員應(yīng)對銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴(yán)格把關(guān)。對長期業(yè)務(wù)在開機(jī)前都要簽定法律上認(rèn)可的合同或協(xié)議：對臨時(shí)客戶在開機(jī)前也要客戶簽字認(rèn)可其結(jié)算金額。

5銷售部建立銷售折扣及折讓、退回管理制度。確定付現(xiàn)折扣率和折扣期限時(shí)，必須衡量信用條件對企業(yè)銷貨和經(jīng)營利潤的影響程度。銷售折扣及折讓、退回必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行。由于特殊原因，客戶不能按已審核的計(jì)價(jià)單付款時(shí)，折讓金額占計(jì)價(jià)金額5％以內(nèi)或1000元以下由銷售部長審批，折讓金額占計(jì)價(jià)金額5％以上10％以內(nèi)或1000元以上10000元以下由企業(yè)分管副總審批，折讓金額占計(jì)價(jià)金額10％以上或在10000元以上由企業(yè)總經(jīng)理審批。銷售部填制ERP折讓單，由財(cái)務(wù)部審核。對于銷售退回，財(cái)務(wù)部應(yīng)對檢驗(yàn)證明、退貨接收報(bào)告以及退貨方出具的退貨憑證等進(jìn)行審核后辦理相應(yīng)的退款事宜。

6企業(yè)根據(jù)客戶不同的信用等級實(shí)施不同的收賬策略，并進(jìn)行貨款的跟蹤和收款。銷售部設(shè)置銷售臺(tái)賬，在ERP上對應(yīng)客戶做定單計(jì)價(jià)、定單審核、定單收款登記。財(cái)務(wù)部應(yīng)將銷售收入及時(shí)人賬，并在ERP上對應(yīng)客戶和定單審核每筆收款，真實(shí)完整地反映應(yīng)收賬款的收回。財(cái)務(wù)人員每日及時(shí)對完工定單做內(nèi)部銷貨處理，準(zhǔn)確反映應(yīng)收賬款余額。還要將內(nèi)部完工定單與報(bào)收定單相核對，及時(shí)監(jiān)督完工定單有沒有未報(bào)收情況。銷售部負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收，并責(zé)任到人。對催收無效的逾期應(yīng)收賬款可通過法律程序予以解決。對于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)報(bào)告應(yīng)收賬款管理委員會(huì)，由其進(jìn)行審查，確定是否確認(rèn)為壞賬。

7加強(qiáng)應(yīng)收賬款的日常管理。建立客戶信用檔案，進(jìn)行有效的信用評估和跟蹤記錄。客戶信用資料由銷售部負(fù)責(zé)收集并填制信用資料卡。信用資料卡包括：公司名稱、法人代表、地址、聯(lián)系方式、開始往來日期等基本信息。對于組織管理、經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄、行業(yè)分析等信息，能獲悉的也要?dú)w檔，以便對客戶信用做出全面的分析和判斷。

財(cái)務(wù)部定期向大額往來賒銷客戶寄發(fā)“客戶月末對賬單”。單上應(yīng)注明應(yīng)收賬款期初余額、本期銷貨業(yè)務(wù)金額、本期已收到的貨款、各項(xiàng)折讓及退回金額、本期余額，由對方簽字認(rèn)可并寄回。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按客戶設(shè)置應(yīng)收賬款明細(xì)賬，根據(jù)結(jié)算的訂單、收款憑證和銷售折扣及折讓、退回明細(xì)賬按月登記每一客戶賒銷、回款、銷售折扣及折讓、退回，應(yīng)收賬款余額增減變動(dòng)情況和信用額度使用情況。并與銷售臺(tái)賬相核對。建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度，對應(yīng)收賬款進(jìn)行清理，并根據(jù)合同、信用等級及其規(guī)定進(jìn)行應(yīng)收賬款賬齡分析，對拖欠貨款(超過信用期的1／3)理出清單。

8應(yīng)收賬款壞賬控制。應(yīng)收賬款不可避免地會(huì)發(fā)生壞賬損失，因此要根據(jù)客戶的財(cái)務(wù)狀況正確估計(jì)應(yīng)收賬款的壞賬風(fēng)險(xiǎn)，建立壞賬準(zhǔn)備金制度及壞賬損失審批核銷制度。根據(jù)企業(yè)的具體情況選擇恰當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)政策處理已形成的壞賬損失。注銷的壞賬應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備查登記，做到賬銷案存。已注銷的壞賬又收回時(shí)，所有收回的債權(quán)資金及抵債物資一律進(jìn)財(cái)務(wù)賬，不得私自截留，挪作他用。