談?dòng)?jì)算機(jī)信息技術(shù)在高職院校教務(wù)管理中的運(yùn)用

李 祺

摘要高職院校的教學(xué)工作有別于普通高校,教務(wù)管理的面相對(duì)來說要復(fù)雜一些。加強(qiáng)高職院校的教務(wù)管理,提高教育教學(xué)質(zhì)量,是提升高職院校辦學(xué)水平的重要環(huán)節(jié)。文章從教務(wù)管理中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)輔助教務(wù)管理得到一些體會(huì),從而指出發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)的必要性。

關(guān)鍵詞高職院校教務(wù)管理信息技術(shù)計(jì)算機(jī)應(yīng)用

中圖分類號(hào):G434文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

在高校,教學(xué)管理是學(xué)校運(yùn)作的中心樞紐,教學(xué)管理的質(zhì)量直接關(guān)系到一所高校在當(dāng)代社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中的地位甚至生存與發(fā)展。當(dāng)今時(shí)代,計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用,為高校教學(xué)管理提供了有力手段。一所高等學(xué)校,尤其是我院這樣一所高職院校,要走在時(shí)代的先進(jìn)行列,實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化,其關(guān)鍵就在于要運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立計(jì)算機(jī)教學(xué)管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)管理的電腦化。

1 高職院校教務(wù)管理需要引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理

高等職業(yè)教育經(jīng)過近20年的發(fā)展,辦學(xué)規(guī)模迅速壯大。截止2008年底,獨(dú)立設(shè)置的高職學(xué)校數(shù)量為1300多所;高職院校招生人數(shù)超過了普通本科招生人數(shù);在校生人數(shù)已達(dá)到普通本科在校生人數(shù)。加強(qiáng)高職院校內(nèi)涵建設(shè),提高辦學(xué)質(zhì)量刻不容緩。在衡量一所高職院校辦學(xué)水平的指標(biāo)體系中,教務(wù)管理是其中最重要的一環(huán)。

在當(dāng)前的形勢(shì)下,隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展,教育的現(xiàn)代化、規(guī)范化和管理現(xiàn)代化的步伐也不斷加快。教育的現(xiàn)代化要求教務(wù)工作也應(yīng)當(dāng)現(xiàn)代化、規(guī)范化。管理現(xiàn)代化既包括管理思想、管理體制的現(xiàn)代化,也包括管理方法、管理手段的現(xiàn)代化。管理手段現(xiàn)代化主要是指計(jì)算機(jī)在管理中的應(yīng)用。

由于近幾年來高職院校教學(xué)管理體制和學(xué)生培育機(jī)制的不斷改革和調(diào)整,辦學(xué)形式更加多樣化,高職院校的教務(wù)部門對(duì)各種教學(xué)信息的處理與分析工作越來越繁重和復(fù)雜,傳統(tǒng)的教務(wù)管理方式已不能適應(yīng)高職院校教育管理形勢(shì)的發(fā)展和工作的需要。因此,必須運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),摸索出一條高職院校教務(wù)管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化的模式。

在教務(wù)管理中引入現(xiàn)代信息技術(shù)輔助管理,可以提高管理質(zhì)量,規(guī)范管理行為,大大節(jié)約管理成本,減少人為的失誤。引入現(xiàn)代信息技術(shù)輔助管理的要求:構(gòu)建校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),建立教務(wù)管理信息動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫,普及計(jì)算機(jī)并與互聯(lián)網(wǎng)連接,教務(wù)管理軟件的運(yùn)用與開發(fā)。

高職院校教務(wù)管理的內(nèi)容主要涵蓋:教學(xué)管理制度與運(yùn)行管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的構(gòu)建。具體管理范圍為:教師教學(xué)業(yè)務(wù)的管理(包括教學(xué)任務(wù)的下達(dá)、教學(xué)常規(guī)管理、排課、教材教輔預(yù)定與下發(fā))、教學(xué)督導(dǎo)、教學(xué)資源的共享、教材管理、學(xué)生選修與重修、考試與補(bǔ)考、學(xué)生學(xué)業(yè)成績、證書考試報(bào)名及發(fā)證、教學(xué)資料管理等方面的工作。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在教務(wù)管理工作的應(yīng)用

隨著高職院校教學(xué)工作的巨大變革,教務(wù)管理手段必須有相應(yīng)的突破,才能適應(yīng)新形勢(shì)下教學(xué)管理工作的發(fā)展。高職院校應(yīng)依托計(jì)算機(jī)建立教務(wù)管理系統(tǒng),對(duì)各種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、客觀、全面、實(shí)時(shí)的定性分析。

計(jì)算機(jī)在教務(wù)管理應(yīng)用的表現(xiàn)就是教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建立。這個(gè)大的教務(wù)管理信息系統(tǒng)包括教學(xué)教務(wù)管理中計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建立和教學(xué)研究管理工作中的計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)的建立。

教學(xué)教務(wù)管理中的計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng),包括招生信息管理系統(tǒng)、學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)、課表編排與選課管理、教材信息與建設(shè)管理系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)與設(shè)備管理系統(tǒng)、考試安排與管理系統(tǒng)與學(xué)生成績管理系統(tǒng)等等。這些系統(tǒng)可以將教務(wù)管理中的各項(xiàng)基本工作納入計(jì)算機(jī)管理,這是實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理計(jì)算機(jī)化的最基本、最重要一步。

教學(xué)研究管理工作中的計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng),有教學(xué)計(jì)劃管理系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評(píng)估系統(tǒng)、課程建設(shè)質(zhì)量評(píng)估系統(tǒng)、專業(yè)辦學(xué)水平評(píng)估系統(tǒng)、試題庫建設(shè)與管理系統(tǒng)、試題質(zhì)量分析系統(tǒng)等,這是教務(wù)管理的重要輔助,也是教務(wù)管理質(zhì)量的保證與監(jiān)督機(jī)制。將這些系統(tǒng)輔以計(jì)算機(jī)管理,能大大提高教學(xué)管理的質(zhì)量和水平,是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)管理的更高層次的形式。

在大力提倡計(jì)算機(jī)技術(shù)服務(wù)于教務(wù)管理工作之前,我們必須對(duì)教務(wù)管理信息系統(tǒng)有全面的正確的認(rèn)識(shí),而正確的認(rèn)識(shí)則首先來自于對(duì)管理信息系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。教務(wù)管理就是合理協(xié)調(diào)利用現(xiàn)有的辦學(xué)資源,達(dá)到既定的人才培育目標(biāo),實(shí)現(xiàn)預(yù)期的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

3 運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段輔助師生工作與學(xué)習(xí)

3.1教師教學(xué)常規(guī)及教學(xué)過程管理

學(xué)期中期,教務(wù)部門將教師下一學(xué)期的教學(xué)任務(wù)下達(dá),利用綜合教務(wù)管理系統(tǒng)以系部為單位公布在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上,教師自行下載。教師通過網(wǎng)絡(luò)定教材、教輔資料。學(xué)期末,公布課程具體安排表。同時(shí),教師的課程授課計(jì)劃、課程教案、課程PPT、課程實(shí)訓(xùn)實(shí)作計(jì)劃等文件,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)通過網(wǎng)絡(luò)上傳至教務(wù)處網(wǎng)頁上的專門文件柜。超過時(shí)限,數(shù)據(jù)庫自行關(guān)閉。教師在學(xué)期中因病(事)需要課程調(diào)換,須部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,做出調(diào)整,發(fā)布到綜合教務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)上。教師參加教研活動(dòng)情況、進(jìn)修情況、發(fā)表學(xué)術(shù)論文及課題研究、重點(diǎn)專業(yè)申報(bào)及建設(shè)、課程改革、教師參與市場(chǎng)或行業(yè)調(diào)研等方面的情況均可以記錄在教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫中。綜合教務(wù)管理系統(tǒng)與圖書館、科研圖情處、相關(guān)教學(xué)資料查詢網(wǎng)站鏈接,為教師提供較為豐富的教學(xué)信息資源,為教師提供資料查詢的廣闊平臺(tái)。

3.2教學(xué)輔助管理

教務(wù)管理人員將教師上傳的課程授課計(jì)劃、課程教案、課程PPT、教師課堂教學(xué)錄像按專業(yè)大類,分課程公布在綜合教務(wù)管理系統(tǒng)上。學(xué)生利用學(xué)號(hào)和密碼進(jìn)入系統(tǒng)查閱觀看。對(duì)于在校外參加教學(xué)實(shí)習(xí)的畢業(yè)班級(jí)學(xué)生更具有現(xiàn)實(shí)作用。

高職院校的教材管理難度較大,教材種類繁多,涉及到技能指導(dǎo)類、實(shí)習(xí)實(shí)作類輔導(dǎo)資料多,一部分指導(dǎo)類書籍由任課教師編寫,教務(wù)處還要負(fù)責(zé)聯(lián)系出版社、印刷廠。同時(shí),由于選修課程的存在,學(xué)生領(lǐng)書情況千差萬別,給經(jīng)費(fèi)結(jié)算帶來影響。引入現(xiàn)代信息技術(shù)手段輔助后可減輕負(fù)擔(dān)。學(xué)生書費(fèi)由教務(wù)綜合系統(tǒng)提供學(xué)年總成績表所列科目,進(jìn)行個(gè)人結(jié)算。

3.3學(xué)生個(gè)人信息平臺(tái)構(gòu)建

3.3.1學(xué)生錄取進(jìn)校后,圖像、家庭住址、家庭成員、家庭經(jīng)濟(jì)情況及家長聯(lián)系電話、個(gè)人聯(lián)系電話、學(xué)業(yè)檔案均進(jìn)入數(shù)據(jù)庫。在大學(xué)階段的表現(xiàn)情況、個(gè)人獎(jiǎng)懲情況等及時(shí)掃描、錄入數(shù)據(jù)庫。學(xué)生在申請(qǐng)國家助學(xué)金、貸款、畢業(yè)工作推薦等方面可以調(diào)閱參考。畢業(yè)后將相關(guān)情況匯總至學(xué)生個(gè)人檔案。

3.3.2學(xué)生選課。學(xué)院開設(shè)了全院公選、專業(yè)選修共幾百門的選修課程。學(xué)生可以在綜合教務(wù)系統(tǒng)上了解到選修課程介紹、學(xué)分設(shè)置、主講教師情況。學(xué)生根據(jù)需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)選課、選任課教師。

3.3.3學(xué)習(xí)成績查詢。學(xué)期末,教師將學(xué)生考試考查成績提交至綜合教務(wù)管理系統(tǒng)。學(xué)生自行查詢考試結(jié)果。若學(xué)期考試不合格,在綜合教務(wù)系統(tǒng)報(bào)名參加下一學(xué)期初的補(bǔ)考。若考試仍不合格,則報(bào)名參加該門課程的重修。系統(tǒng)提供學(xué)生學(xué)分獲得的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和學(xué)年成績總表,包括實(shí)習(xí)成績、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)成績等。若有疑問,可提出書面申請(qǐng)備查。

3.3.4學(xué)生學(xué)年獎(jiǎng)學(xué)金的發(fā)放,主要以數(shù)據(jù)庫中學(xué)生的成績數(shù)據(jù)和學(xué)生管理系統(tǒng)出具的德育學(xué)分相結(jié)合,列出獲獎(jiǎng)名單。

3.3.5證書報(bào)名及考試。學(xué)生在校期間要求取得計(jì)算機(jī)、英語、普通話、職業(yè)資格鑒定等方面的證書,學(xué)生采用網(wǎng)絡(luò)報(bào)名、現(xiàn)場(chǎng)人像采集的方式組織報(bào)名考試工作。

3.3.6學(xué)生對(duì)任課教師的教學(xué)意見采用學(xué)生座談和網(wǎng)絡(luò)打分相結(jié)合。學(xué)生在綜合教務(wù)系統(tǒng)上對(duì)教師的量化評(píng)分。學(xué)生的姓名和IP地址只有管理員有權(quán)限知曉,杜絕不必要的事故發(fā)生。

3.3.7在教務(wù)管理平臺(tái)上增設(shè)這一欄目,通過學(xué)生的言論可以了解學(xué)生的思想和學(xué)生中的思潮,有針對(duì)性地開展教育和管理工作。理性處理學(xué)生在留言板上對(duì)教師的各種評(píng)價(jià)。對(duì)于學(xué)生反映的熱點(diǎn)問題要充分重視,管理員要及時(shí)回復(fù)學(xué)生的提問,并對(duì)反映的問題及時(shí)歸類匯總,反映的問題待學(xué)院有關(guān)部門實(shí)地調(diào)研后,再著手處理,并在相關(guān)平臺(tái)上發(fā)布處理公告。

3.4計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段輔助教學(xué)資料管理

工作考評(píng)環(huán)節(jié),主要以教務(wù)處教學(xué)運(yùn)行動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫提供的一線數(shù)據(jù)作為考評(píng)依據(jù),用數(shù)據(jù)說話,得出考評(píng)成績。教師評(píng)優(yōu)評(píng)先參照此辦法執(zhí)行,獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。

與教學(xué)相關(guān)的其他資料數(shù)據(jù)錄入和原始資料保存。包括校園文化建設(shè)過程記錄;企業(yè)、行業(yè)專家聘為學(xué)院客座教授或者講師指導(dǎo)或參與教學(xué)的過程記錄;企業(yè)、行業(yè)及用人單位對(duì)畢業(yè)學(xué)生的跟蹤和評(píng)價(jià)記錄;學(xué)生參加行業(yè)實(shí)習(xí)、實(shí)踐的記錄;學(xué)生在校實(shí)訓(xùn)實(shí)作原始記錄;教師和學(xué)生參加各類比賽、競(jìng)賽的獲獎(jiǎng)證書、參賽記錄等。

4 管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)所具有的優(yōu)點(diǎn)

現(xiàn)代化管理手段是實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的前提,是提高管理效率所不可缺少的條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代管理中的應(yīng)用,有助于建立起高效靈敏的管理信息系統(tǒng),使決策科學(xué)化、民主化、定量化,提高管理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、可靠性、綜合性,最終達(dá)到提高管理水平和效率的目的。目前,已有一些比較成熟的計(jì)算機(jī)教務(wù)管理軟件開發(fā)了出來,不僅應(yīng)用于一些基本的教務(wù)管理工作,還應(yīng)用于教學(xué)研究方面的工作。

教務(wù)管理就是對(duì)學(xué)校教學(xué)的各方面綜合信息資源進(jìn)行管理與控制,以維持學(xué)校教學(xué)工作正常運(yùn)行的培育人才的服務(wù)。教學(xué)教務(wù)管理的各類信息和數(shù)據(jù),是分析教學(xué)狀態(tài)、評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量,制定教學(xué)管理決策的重要依據(jù),需要全面加以存儲(chǔ)和科學(xué)處理。處理這樣繁雜海量的數(shù)據(jù)傳統(tǒng)工作難以為繼,而計(jì)算機(jī)技術(shù)則能輕松實(shí)現(xiàn),教務(wù)管理手段現(xiàn)代化就體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用上。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)引入高校教務(wù)管理,至少有如下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn):

其一,有利于提高管理工作效率。采用計(jì)算機(jī)管理學(xué)校教學(xué)基本資源、學(xué)生基本學(xué)籍信息和成績數(shù)據(jù),組織課務(wù)管理和考務(wù)管理,進(jìn)行教學(xué)評(píng)估與質(zhì)量監(jiān)控,改善或替代了傳統(tǒng)的手工管理,節(jié)省了大量的人力與物力,成倍地提高了高校教學(xué)管理的效率。

其二,有利于校內(nèi)各部門的教學(xué)管理數(shù)據(jù)橫向聯(lián)系。便于教務(wù)系統(tǒng)各部門相互進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞與共享,如學(xué)生信息、教學(xué)計(jì)劃、課程與教材、成績數(shù)據(jù)等等。尤其是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),很多教學(xué)管理的數(shù)據(jù)與信息都可以直接通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行交流,直至可以通過計(jì)算機(jī)直接向院領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)反映,為領(lǐng)導(dǎo)與決策提供數(shù)據(jù)依據(jù),為教務(wù)工作節(jié)省了大量的時(shí)間。

其三,有利于教學(xué)資料存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。大量的數(shù)據(jù)源的存儲(chǔ),高速計(jì)算速度與精確的計(jì)算結(jié)果,為觀測(cè)教學(xué)狀態(tài)與效果提供了科學(xué)有效的平臺(tái),這不僅方便、快速,還減少數(shù)據(jù)計(jì)算的失誤。

總而言之,高職院校教學(xué)管理的各個(gè)領(lǐng)域,都可以充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。在教育走向現(xiàn)代化的今天,只有充分利用計(jì)算機(jī)的幫助,才能建立高效靈敏的教學(xué)管理信息系統(tǒng),提高管理的準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性、可靠性、綜合性,從而提高管理效率。

5 小結(jié)

運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)輔助高職院校的教務(wù)管理,可以節(jié)約管理成本,能夠?qū)嵤┙虅?wù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理。可以克服人為因素帶來的管理中的不利因素,可實(shí)施性較強(qiáng),在高職院校質(zhì)量建設(shè)中起到了積極作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代教務(wù)管理工作,是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。教務(wù)信息管理電腦化建立和完善,將使教學(xué)管理部門擺脫“事務(wù)型”、“經(jīng)驗(yàn)型”的舊管理框架,對(duì)保證教學(xué)管理的高效率、高質(zhì)量、規(guī)范化、現(xiàn)代化都將有重大的意義。這無異于高職院校傳統(tǒng)教務(wù)管理工作的一次新革命。