內(nèi)部管理決定外部發(fā)展

劉喜文

企業(yè)簡介:

北京數(shù)字100市場研究有限公司成立于2004年2月,是一家將市場研究技術(shù)與市場調(diào)查工具和客戶行業(yè)特點三者有機結(jié)合的專業(yè)市場調(diào)查機構(gòu)。在美國,北京、上海、廣州有自己的分支機構(gòu)。

市場調(diào)查是一個新興的行業(yè),面對這一行業(yè)里很多無序競爭和盲目發(fā)展,如何贏得市場份額并做到長遠(yuǎn)發(fā)展是這一行業(yè)里很多企業(yè)家都在思考和踐行的課題。

“用正規(guī)化的內(nèi)部管理來贏得市場,贏得未來”是數(shù)字100市場研究公司董事長湯雪梅的一句至理感悟之言。在這句感悟之言的開場白之后,我們開始了這次訪談。湯雪梅用她在市場調(diào)查行業(yè)里的打拼實踐和實實在在的管理心得體會向我們展示了數(shù)字100“內(nèi)部管理決定外部發(fā)展”的管理核心所在。

HRM:在數(shù)字100內(nèi)部,您如何構(gòu)建上下級、同級之間通暢的溝通渠道?

湯雪梅:為了建立起全方位的、立體的溝通網(wǎng)絡(luò),隨時將問題解決在未發(fā)之前,我們制訂了一系列定期與不定期的溝通制度:在全體員工溝通方面,建立了每周“全體員工大會”制度;在各部門管理層之間,我們制訂了“經(jīng)理級會議”制度;在部門內(nèi)部,組織了每周“部門內(nèi)部會議”;在領(lǐng)導(dǎo)與員工之間,做到了不定期的“一對一溝通”,我本人或者其他總監(jiān)級的領(lǐng)導(dǎo)會不定期的利用午餐,或其他時間找員工通過聊天的方式進(jìn)行談話溝通;在員工與員工之間可能存在的問題,我們鼓勵他們在日常工作、生活中“隨時溝通”。另外,為了增進(jìn)員工之間的感情,加強溝通的和諧性,我們公司還會半年組織一次“全體員工外出集體活動”。

HRM:請談?wù)剶?shù)字100內(nèi)部的任務(wù)管理流程。

湯雪梅:我們在管理流程上,主要分為事前、事中和事后三個環(huán)節(jié)。在事前的計劃環(huán)節(jié),無論是大事小事,可操作性和目的性(目標(biāo)保證)是前提,在這其中更為重要的是預(yù)見性,要預(yù)見事情可能的風(fēng)險在哪里,可能的問題有可能在哪個環(huán)節(jié),然后把問題消滅在萌芽狀態(tài)。

在事中的監(jiān)控支持環(huán)節(jié)上,各級管理者要做到經(jīng)常性檢查、提醒、確認(rèn)、支持和調(diào)整,這樣才能夠讓最終的結(jié)果在自己的預(yù)期中。這里,特別要強調(diào)一下管理者面對變化時的調(diào)整能力和應(yīng)變能力。因為,在管理過程中如果只是給下級說一下,然后就什么都不用管,那么就很難實現(xiàn)管理的預(yù)期。我認(rèn)為,大部分好的結(jié)果都是過程管理出來的。這個過程中,管理者要幫助下級解決過程中的難題,給他資源和思路甚至行動上的支持或者輔導(dǎo)。

在事后檢查評估環(huán)節(jié),無論成功失敗,無論大事小事,管理者都要有就事論事之外的思考,成功的經(jīng)驗需要推廣便于今后更順利管理,失敗的教訓(xùn)需要提煉到更高的層次,不是責(zé)任歸屬這么簡單,比如如何改善流程,如何改善激勵,如何改善支持工作等,系統(tǒng)的提升是最為長久的提升。

HRM:如何看待管理與授權(quán),在具體管理實踐中您又是如何做的?

湯雪梅:針對中層管理者,什么時候授權(quán),授權(quán)后監(jiān)控到什么程度,什么時候自己親自做需要多加考慮。這是一個管理風(fēng)格的問題,也是一個短期效率和長期結(jié)果的選擇問題。授權(quán)過度,結(jié)果不可控制,風(fēng)險大;授權(quán)不夠,下級沒有積極性,依賴性太強,自己太累。不適當(dāng)?shù)氖跈?quán)往往是管理者不成熟的標(biāo)志。如果自己某些方面能力還不是非常強,自己也沒有把握的事情,就放心交給下級做了,結(jié)果是完全不可收拾。如果明知道下級的能力有限,還授權(quán)后沒有監(jiān)督,沒有補救,那么也不可收拾。有的時候管理者要自己頂替下級來做關(guān)鍵環(huán)節(jié),這樣才不至于不可收拾。

如果按照自己的能力去要求下級,授權(quán)后發(fā)現(xiàn)結(jié)果也不如人意。如果為了結(jié)果可控制,索性就自己做了,這樣短期來說是滿足了自己的可控性,長期來說,把自己陷于不可自拔的地步,不如用當(dāng)下的培訓(xùn)成本換取未來的工作效率。

以上這些都是不善于處理授權(quán)和監(jiān)控以及輔導(dǎo)之間的關(guān)系。授權(quán)、監(jiān)控、輔導(dǎo)三者缺一不可,其中的比例依據(jù)不同的人而不同,對于動機強能力較弱的人,多輔導(dǎo);對于動機強能力強的人,少輔導(dǎo)少監(jiān)控;對于動機弱能力也弱的人,則多監(jiān)控多輔導(dǎo),當(dāng)然,這樣的人如果動機難以改變早晚要淘汰。

HRM:您如何看待制定管理制度容易,但是執(zhí)行制度卻很難的問題,您又是如何來解決這一問題的?

湯雪梅:我認(rèn)為,原因主要有四點:1.制定制度的時候也許就沒有很慎重考慮公司到底是不是能夠執(zhí)行到位,有什么樣的因素會影響到執(zhí)行效果;2.制定規(guī)定剛出來的時候執(zhí)行過一段時間,后來就沒有人堅持了。說明管理者本身對于制度規(guī)定也沒有非常堅持的態(tài)度;3.有些管理者自己就是一個比較隨意不愿意按照制度規(guī)定辦事的人,因此,自己首先破壞制度規(guī)定了;4.公司人員更替造成部門制度的不連續(xù)。

在解決方法方面,我們主要遵循以下四點:

1.加強管理人員的管理意識。作為公司管理者,不同于個體,公司或者部門的制度和規(guī)定是嚴(yán)肅的、持續(xù)的。當(dāng)這些制度規(guī)定成為每個員工的工作習(xí)慣后,公司的有序性會大大提高,管理的難度也會降低,糾紛和例外以及借口也會大大減少?？此瓶贪宓闹贫绕鸬搅司S持秩序的重要作用。就像交通規(guī)則,好像沒有車的時候,在那里等紅燈亮是不合理的,但是,恰恰是這種不合理,讓事故發(fā)生頻率減少,讓交通更加暢通。制度不見得很多,只要制定了就應(yīng)該堅持執(zhí)行,如果真的不合適,可以修改,但是不應(yīng)該有制度不執(zhí)行。

2.發(fā)布制度和規(guī)定的時候用更加廣泛和正式的方式。無論是部門制度還是項目流程,發(fā)布的時候要嚴(yán)肅,廣而告知,要有專門的討論會,有一到兩次的修改,最后的通告等等過程。只有全體人員都參與的制度流程才容易不被破壞。只有正規(guī)方式發(fā)布的制度規(guī)定才有約束力。有的管理者自己制定了制度,發(fā)一個郵件就算通知了,或者開會隨口一說就算頒布了,都不會有好的效果。

3.專人負(fù)責(zé)監(jiān)督較長一段時間直到大家形成工作習(xí)慣。人的習(xí)慣養(yǎng)成至少需要二十一天,所以,新的規(guī)定發(fā)布一定要強迫二十一天后才有可能放松監(jiān)督。但是,也不排除后期復(fù)發(fā)。

4.最為重要的是一定通過某種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),或者表單或者流程強迫固化它。如果一件事情,不通過這個表單就無法進(jìn)展下去,那么新規(guī)定自然就有效了。也許這是最為簡單有效的辦法。我們需要一種行為化格式化簡單化的東西去體現(xiàn)制度和規(guī)定,使得制度規(guī)定變得簡單了,不需要理解,不需要個性化了,那么就容易實施了。制度規(guī)定的本意是把有可能沖突,有可能不一致,有可能風(fēng)險的地方提前規(guī)避,使得企業(yè)運營更加和諧流暢。

因此,制度規(guī)定對于管理者的執(zhí)行力要求高,對于企業(yè)的企業(yè)文化也有要求。制度規(guī)定執(zhí)行到位的企業(yè),企業(yè)文化是強調(diào)執(zhí)行力的,而不是個人感受的。當(dāng)企業(yè)大了,上規(guī)模了,執(zhí)行力就成為大挑戰(zhàn),企業(yè)文化也會有相應(yīng)改變。這些無形的東西最后將落實到有形的業(yè)務(wù)績效上,落實到企業(yè)的發(fā)展速度上。