電子文檔管理研究

王　梅

[摘要]目前,電子文檔的應(yīng)用已經(jīng)涉及各個(gè)領(lǐng)域,由此帶來(lái)的電子文檔的管理也成為機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息部門(mén)、檔案部門(mén)、法律部門(mén)關(guān)注的焦點(diǎn)。下面將對(duì)電子文檔管理進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]電子文檔管理研究

中圖分類(lèi)號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1671-7597(2009)0710037-01

一、電子文檔的定義

是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的,以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。

二、電子文檔的特性

1.易修改,由于電子文檔容易修改的特點(diǎn),如果不能很好的保護(hù),就可能受到非法的修改,不管這種修改是有意還是無(wú)意的,都會(huì)給文檔所有者帶來(lái)一定程度的損失,這個(gè)時(shí)候它又變成一個(gè)缺點(diǎn)。

2.易刪除,對(duì)于電子文檔,其刪除是非常方便的,只需要有改文件的操作權(quán)限(這個(gè)權(quán)限往往可以通過(guò)合法的和不合法的手段獲得),然后點(diǎn)擊鼠標(biāo)或者通過(guò)鍵盤(pán)刪除文件都是非常容易的,一般情況下,事后也沒(méi)有任何地證據(jù)可以說(shuō)明文件丟失的時(shí)間和原因。正是這樣的特點(diǎn),如果被別人利用了這個(gè)特點(diǎn),進(jìn)行惡意的破壞活動(dòng),可能會(huì)給電子文檔的所有者造成無(wú)可挽回的損失。

3.易復(fù)制,傳統(tǒng)方式的文檔進(jìn)行復(fù)制往往需要一些輔助的材料和機(jī)器,如復(fù)印紙,復(fù)印機(jī)等相關(guān)資料。這是電子文檔的一個(gè)優(yōu)點(diǎn),也是一個(gè)缺點(diǎn),優(yōu)點(diǎn)是通過(guò)復(fù)制,人們可以非常方便地進(jìn)行信息共享。但是,當(dāng)文件是個(gè)人隱私或者商業(yè)秘密的時(shí)候往往不希望別人看見(jiàn),這個(gè)時(shí)候如果被別人復(fù)制,造成個(gè)人隱私暴露或者商業(yè)泄密,都是文檔所有者所不愿意看到的,這里需要解決的就是對(duì)文件的保密。

4.易損壞,文件損壞的原因主要有硬件損壞,人為破壞(有意或者無(wú)意),病毒破壞,人力無(wú)法抗拒的因素(火災(zāi),地震等),就文件損壞原因的調(diào)查中,人為破壞占了80%,其余的20%文件損壞是因?yàn)槠渌母鞣N因素,對(duì)于人為破壞,我們必須采取積極的措施來(lái)加以防范,不然很可能會(huì)因?yàn)槭韬龆斐删薮蟮膿p失;對(duì)人為破壞以外的情況,一個(gè)比較有效的措施就是做好備份。

三、電子文檔管理存在的問(wèn)題

眾所周知,任何文檔保存的最終目的都是提供利用,因此,電子文檔的保護(hù)觀念應(yīng)該是樹(shù)立如何保護(hù)所存在信息能長(zhǎng)久的安全及有效使用。其保護(hù)工作的構(gòu)成要素包括以下幾個(gè)方面:載體的保護(hù)、技術(shù)(軟件和硬件)的保護(hù)、工作環(huán)境的保護(hù)、數(shù)據(jù)安全保障。

1.電子文檔的可塑性,是指在文件傳遞和接收傳閱的過(guò)程中不會(huì)被人為的增加、刪除或修改部分可用的信息。這樣使得電子文檔是沒(méi)有經(jīng)過(guò)篡改的,其表現(xiàn)在電子文檔是否真實(shí)的基礎(chǔ)上,而電子文檔的真實(shí)性則是指其內(nèi)容和顯示形態(tài)等全部信息都保持著反映歷史原貌的原始狀態(tài)。

2.電子文檔歸檔程序不完善。當(dāng)前,大多數(shù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有檔案工作者參與意見(jiàn),因此,對(duì)電子文檔的歸檔考慮不周,只設(shè)計(jì)了邏輯歸檔功能。也就是說(shuō)電子文檔生成時(shí)存在什么位置,歸檔后仍未改變,而沒(méi)有把生成的電子文檔集中下載到脫機(jī)保存的載體上,這樣,一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題,電子文檔就會(huì)被破壞,甚至全部丟失。

3.電子文檔存儲(chǔ)載體存在安全隱患。很多部門(mén)的電子文件直接保存在硬盤(pán)存儲(chǔ)器上,但是如果系統(tǒng)出現(xiàn)故障,就極易造成數(shù)據(jù)的丟失。有一些單位的電子文檔以軟件磁盤(pán)作為存貯介質(zhì),由于軟磁盤(pán)易破壞,可靠性和保管期限存在較大問(wèn)題。

4.電子文檔依賴(lài)的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)缺乏保護(hù)。電子文檔的生成環(huán)境是很復(fù)雜的,而且電子文檔對(duì)設(shè)備有依賴(lài)性,一些單位存檔電子文檔時(shí),沒(méi)有注意保存其生成軟件及設(shè)備等方面的參數(shù),如果系統(tǒng)由于未知的錯(cuò)誤而崩潰,那么由它生成的電子文檔就可能難以讀取。

四、加強(qiáng)電子文檔管理的措施

(一)完善制度,規(guī)范管理。電子文檔管理法制化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì),是依法治國(guó)、依法治校的具體體現(xiàn)。我們?cè)趯?shí)際工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),理清思路,改進(jìn)方式,使電子文檔的管理加快走向系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化、科學(xué)化道路,以達(dá)到防范和懲治檔案信息違法行為,維護(hù)電子文檔信息安全的目的。

(二)電子文檔管理中信息安全和保密措施。電子文件是經(jīng)過(guò)電子技術(shù)處理而存儲(chǔ)的磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)介質(zhì)上的數(shù)字信息的集合體。它具有利用網(wǎng)絡(luò)傳輸,查詢(xún)速度快,利用方便等特點(diǎn),但有易修改帶來(lái)的安全隱患和防偽問(wèn)題。在現(xiàn)代信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展中,要保存好電子文件信息,就要找出一種既節(jié)省費(fèi)用又不使文件丟失的電子設(shè)備。檔案的電子文件化既要考慮電子文件的優(yōu)勢(shì),更要考慮其安全性和防偽問(wèn)題。要避免保密內(nèi)容不恰當(dāng)公開(kāi),就應(yīng)當(dāng)對(duì)信息嚴(yán)格審查,或?qū)π畔⒉樵?xún)者設(shè)立權(quán)限限制。同時(shí)對(duì)上網(wǎng)信息的輸入、輸出、使用等三個(gè)方面進(jìn)行安全防護(hù),采用防火墻、安全代理、權(quán)限控制等技術(shù)防止數(shù)據(jù)丟失或泄密,確保信息檔案的安全。

(三)遵循檔案的發(fā)展規(guī)律,推進(jìn)文檔管理一體化模式。雖然電子文檔具有高效、便捷等優(yōu)點(diǎn),但由于現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)還沒(méi)有對(duì)電子文檔存在的合法性、利用的有效性等問(wèn)題作出明確的界定,故而,為確保檔案永久保存的需要,對(duì)電子文檔的管理還是要與紙質(zhì)文檔的管理同步進(jìn)行。即對(duì)有查考利用價(jià)值的文檔打印一份紙質(zhì)同步歸檔,這份紙質(zhì)文檔不但可以永久保存,而且還可以作為辨別電子文檔真?zhèn)蔚摹白鴺?biāo)物”。實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔是目前確保檔案安全性的比較可行的方法。對(duì)電子文檔與紙質(zhì)文檔的同步歸檔雖然存在重復(fù)勞動(dòng)等不足,給歸檔和檔案管理人員增添一些麻煩,但對(duì)檔案的利用和永久存儲(chǔ)大有好處。

(四)建立有效的電子文檔信息監(jiān)督反饋機(jī)制。真實(shí)性是檔案的靈魂,因而保障電子文檔的真實(shí)性是維護(hù)檔案的保存、查考、利用價(jià)值的關(guān)鍵。針對(duì)電子文檔自身存在不穩(wěn)定等局限性,對(duì)電子文檔真實(shí)性的考證必須從技術(shù)支持及管理模式等方面加以規(guī)范。如建立監(jiān)管制度,從電子文件生成時(shí)就開(kāi)始對(duì)其嚴(yán)密監(jiān)管;推進(jìn)電子文檔管理的一體化模式,建立對(duì)各項(xiàng)操作的跟蹤記錄,制定文件生成和辦理的流程控制程序,分別對(duì)文件的起草、審核、簽發(fā)、接收、承辦、歸檔的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控,以保證電子文檔的真實(shí)性。要建立正常的電子文檔信息監(jiān)督反饋機(jī)制,首先要指定檔案信息管理監(jiān)督人員,定期對(duì)各級(jí)檔案信息進(jìn)行核對(duì)檢查。其次是建立檔案信息反饋鏈,發(fā)現(xiàn)檔案信息有問(wèn)題便及時(shí)反饋到相關(guān)部門(mén),擴(kuò)大管理范圍。最后要建立一支業(yè)務(wù)過(guò)硬的專(zhuān)兼職檔案管理隊(duì)伍。

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[4]http://baike.baidu.com/view/879413.htm.