檔案展覽交流應(yīng)注意的問題

王　貞

隨著檔案部門不斷挖掘自身的社會教育功能,全國各地、各級檔案部門不斷推出各種類型的檔案展覽。在舉辦展覽的過程中,檔案部門的視野不斷拓寬,已有不少檔案局(館)把自己的展覽辦到了本區(qū)域外甚至境外,社會反響強(qiáng)烈,收到了非常好的效果。這種跨區(qū)域的檔案展覽交流,能夠使展覽的作用得到更大范圍的發(fā)揮。

一、檔案展覽交流的目的

檔案展覽交流是指為擴(kuò)大檔案和檔案工作的社會影響,各級檔案館將舉辦的檔案展覽進(jìn)行跨地區(qū)展出,包括境內(nèi)、境外的展出。

舉辦檔案展覽是檔案部門經(jīng)過精心策劃、投入經(jīng)費(fèi)、組織實施等一系列過程得以實現(xiàn)的。有些展覽涉及的內(nèi)容不僅覆蓋本地區(qū),更涉及到外埠地區(qū),甚至在外埠更能引起轟動效應(yīng)。

二、檔案展覽交流的目的地選擇

1、文化趨同性選擇。主要考慮同種文化背景,即使在異地也能引起廣泛共鳴。如關(guān)于人物的專題展,不僅可以在本地區(qū)舉辦,還可以在展覽涉及人物生活經(jīng)歷的地區(qū)舉辦。2006年8月18日至10月6日,北京市平谷區(qū)檔案館的“世紀(jì)閱報館”赴廈門華僑博物院進(jìn)行展出。華僑博物院是陳嘉庚先生創(chuàng)辦的,平谷區(qū)檔案館的李潤波同志還從老報刊中特選出關(guān)于陳嘉庚1940年訪問延安的報道、陳嘉庚所著回憶錄、陳嘉庚先生參加第一屆政協(xié)會議時與毛澤東、周恩來合影圖片以及南陽革命、華僑在國外的珍貴史料等20余件復(fù)制件捐獻(xiàn)給了該館。此展覽在當(dāng)?shù)胤错憳O為強(qiáng)烈,廈門晚報社、電視臺、網(wǎng)站自8月8日起一直到展出結(jié)束,大篇幅報道了此次展覽的活動盛況。

2、文化差異性選擇。主要考慮將本地區(qū)的歷史文化介紹展示給不同文化背景下的觀眾。國內(nèi)不同省市自治區(qū)之間舉辦檔案展覽,進(jìn)行交流,介紹不同的特色文化。如西藏自治區(qū)檔案局和上海市檔案局在2002年5月共同舉辦了“走近西藏——來自檔案館的精品”展覽,詳盡地介紹并展示了從西藏自治區(qū)檔案館保存的自唐朝至今彌足珍貴的檔案精品。還有很多檔案館將展覽辦到了美國和歐洲等國家和地區(qū),如北京市檔案局(館)就在俄羅斯、美國等國家舉辦過展覽。

3、文化普及性選擇。檔案中蘊(yùn)含的各種文化知識是開展各層次各類型教育的素材之一,檔案展覽可以作為普及文化的手段,而展覽交流可以使普及效果最大化。如上文提到的“世紀(jì)閱報館”在廈門的展覽,展出了館藏珍品原件460件,復(fù)制件460件。其中一些展品是第一次向世人展示,如《宮門鈔》、《轅門鈔》、《閣鈔》、《中西見聞錄》、《啟蒙畫報》等。此次展出期間,李潤波同志還為社會公眾舉辦講座兩場,為廈門大學(xué)講學(xué)一次。

三、檔案展覽交流的程序

1、項目立項

在國內(nèi)外舉辦展覽,要對展覽對象、目的、效果有初步調(diào)研分析,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意確定外埠展覽目標(biāo)。

2、展覽的項目申報與審批

舉辦境內(nèi)檔案展覽的申報、審批相對簡單,在將其納入本單位整體工作計劃的基礎(chǔ)上,取得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可通過對方邀請并出資、雙方合作出資或自己負(fù)擔(dān)全部費(fèi)用等形式舉辦展覽。

舉辦境外檔案展覽,手續(xù)相對嚴(yán)格一些。檔案部門要按照時間規(guī)定在上一年底或者本年初,向有外事審批權(quán)限的外事部門申報出訪計劃,包括時間、地點(diǎn)、目的地國家等項目,并向財政部門申請組團(tuán)外匯額度,以及申請展覽需要的其他外匯額度。在組團(tuán)計劃批準(zhǔn)后,就能否在境外舉辦展覽相關(guān)事宜向有審批權(quán)限的文化部門提出申請報告,包括合作各方的背景資料、資信證明、邀請信,展覽協(xié)議書草案,展品目錄和經(jīng)核準(zhǔn)的展品估價,展覽承辦單位基本情況、展覽基本內(nèi)容以及展覽小樣等。得到批準(zhǔn)后,進(jìn)行展覽的下一步事宜。

3、檔案展覽展品的包裝與運(yùn)輸

展品赴外展出,特別是有檔案原件赴外展出,要改變原有存放方式集中裝箱運(yùn)輸。在包裝過程中,要針對不同展品尺寸、載體、保存要求等選擇不同裝具,前提是要能夠保證檔案的完好無損。裝具要達(dá)到防水、防潮、防光、防煙、防塵、防有害氣體、防蟲、防鼠等要求,異型檔案還要制作相應(yīng)的異型裝具。

展品運(yùn)輸是指展品包裝結(jié)束后,通過運(yùn)輸工具將展品移動至目的地的行為(包括展品裝卸作業(yè))。其責(zé)任范圍為自出發(fā)地的展品包裝箱離地時始,至到達(dá)目的地的展品包裝箱落地時止。

為保證檔案展品原件的安全,對展品運(yùn)輸要有嚴(yán)格的要求。展品國內(nèi)運(yùn)輸承運(yùn)人必須是在中國境內(nèi)注冊的能夠獨(dú)立承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任和民事責(zé)任的企業(yè);必須具備多年從事文物展覽運(yùn)輸工作的經(jīng)驗,可以確保文物運(yùn)輸?shù)陌踩?并可承擔(dān)由于運(yùn)輸而造成展品損壞的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任;有固定的營業(yè)場所和健全的組織機(jī)構(gòu),有對文物運(yùn)輸業(yè)務(wù)熟悉的經(jīng)營管理人員、專業(yè)技術(shù)人員及相應(yīng)的運(yùn)輸設(shè)備。

展品國際運(yùn)輸承運(yùn)人除必須具有展品國內(nèi)運(yùn)輸承運(yùn)人的資格外,還須具有以下資格:具有國家經(jīng)濟(jì)貿(mào)易部核發(fā)的國際貨物運(yùn)輸代理企業(yè)批準(zhǔn)證書;具有國家海關(guān)總署核發(fā)的代理報關(guān)企業(yè)注冊登記證書及海關(guān)批準(zhǔn)的展品貨物進(jìn)出口代理報關(guān)資格證書;具有國家交通管理部門和民航管理部門核發(fā)的運(yùn)輸經(jīng)營許可證書。目前檔案原件出境的情況還比較少,這方面的相關(guān)政策也不具備,隨著工作的深入,要出臺相關(guān)的嚴(yán)格要求,才能保障工作的順利開展。

4、展品安全保護(hù)

展品的保護(hù)系統(tǒng)由展出者負(fù)責(zé)。檔案原件展出不能出現(xiàn)任何差錯,要有每日的安全臺帳,防止偷盜、丟失、火災(zāi)及在展覽場所里發(fā)生的其他事故。展出者對搬進(jìn)館內(nèi)的檔案展品,在運(yùn)輸及展覽期間要投保,并要采取適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施。

四、檔案展覽交流工作的要求

1、注重安全

為保證展品的安全,要提供展品估價清單,為每一件展品就運(yùn)輸、展陳各階段投保。對于運(yùn)輸公司要慎重考察其資質(zhì)、業(yè)務(wù)經(jīng)營情況。交接檔案,要仔細(xì)清點(diǎn)記錄每一件檔案的保管狀態(tài),包括水跡、斑點(diǎn)、蛀洞、折裂等情況,并在交接清單中注明。對交接工作的各個環(huán)節(jié)要用錄像、照片等方式予以記錄,以便監(jiān)督,保證安全。布展時仔細(xì)查看展室的陳列布局,了解展廳的溫濕度、安全措施、監(jiān)控設(shè)備等。布展時接觸檔案原件要戴手套,保證清潔。

2、講求規(guī)范,嚴(yán)格遵守制度

注重展品特別是原件的運(yùn)輸和展覽的安全,既包括運(yùn)輸?shù)陌踩?也包括展廳陳列的安全。展品運(yùn)輸、展出、交接等每個程序都要符合規(guī)范,制定應(yīng)急預(yù)案,尤其是涉外展覽。

3、保證品質(zhì),從細(xì)節(jié)入手

展覽異地展出,各個環(huán)節(jié)的工作要高質(zhì)量的完成,要強(qiáng)調(diào)對各環(huán)節(jié)中細(xì)節(jié)的重視,同時在人力、物力、財力上保證展覽與在本地展出同等品質(zhì)。

五、展覽交流的效果評估

檔案展覽交流活動的效果如何,是否達(dá)到了舉辦者的初衷,應(yīng)由展覽舉辦雙方作出展覽交流效果評估,以獲得準(zhǔn)確的信息,為今后交流工作提供參考。

展覽交流效果評估的標(biāo)準(zhǔn)有以下幾個方面:一是預(yù)期展覽觀眾是否已經(jīng)知曉了展覽的基本內(nèi)容。這是展覽交流活動必須達(dá)到的最低限度的效果。二是觀眾是否知曉了展覽中最重要的內(nèi)容。從展覽觀眾的反饋可以看出展覽的成功與否。三是當(dāng)?shù)貙φ褂[的推廣和宣傳。宣傳的力度大可以使展覽交流收到更好的效果。2008年6月12日至8月17日,北京市檔案局(館)舉辦的“走進(jìn)北京2008——攝影之旅”展覽在美國紐約展出。展覽得到了國內(nèi)外媒體的高度關(guān)注,人民日報、經(jīng)濟(jì)日報、新華社、世界日報、僑報等中國駐紐約的媒體以及中國檔案報等都到現(xiàn)場進(jìn)行了采訪報道。

六、展覽交流工作中的新問題研究

1、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)

在展覽交流過程中,知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)是一項非常重要的工作。非原件的展覽交流特別是境外展覽,考慮到運(yùn)輸費(fèi)用,如果不將展品復(fù)制件、展板帶回,展覽承辦雙方一定要就展品、展板再使用問題簽訂協(xié)議。首先要將展品、展板就地銷毀,其次要就已經(jīng)使用的展覽的開發(fā)產(chǎn)品的再使用權(quán)問題進(jìn)行說明。要在律師、法律顧問的指導(dǎo)下簽署正式協(xié)議,從法律上保護(hù)展覽的各項知識產(chǎn)權(quán)。

2、保險

展覽交流過程中,要對檔案原件在各個環(huán)節(jié)進(jìn)行投保甚至再投保,包括包裝、運(yùn)輸、展出、撤展等過程,都要向正規(guī)的保險公司投保,以保證檔案的安全。

參考資料:

1、國家文物局:《出國(境)文物展覽展品運(yùn)輸規(guī)定》,2001年7月30日。

2、國家文物局:《文物出國(境)展覽管理規(guī)定》,2005年5月27日。

作者單位:北京市檔案局