做好區(qū)縣住房保障檔案的管理

糜棟煒　王國(guó)強(qiáng)　馬長(zhǎng)亮

住房保障工作是關(guān)系國(guó)計(jì)民生的熱點(diǎn)問題,也是重大社會(huì)問題和政治問題;是建設(shè)和諧民生的重要基礎(chǔ), 也是推動(dòng)科學(xué)發(fā)展的基本保證。住房保障工作是政府在新理念、新制度、新技術(shù)環(huán)境下的具體問題,形成的住房保障檔案是民生檔案信息資源的重要組成部分,需要檔案部門變革理念,提出新的解決思路,同時(shí)發(fā)揮拓展價(jià)值,為社會(huì)救助、勞動(dòng)保障等其他民生檔案提供可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)和方案。

一、住房保障檔案管理的現(xiàn)狀與問題

(一)住房保障工作基本概念

城市住房保障工作是以城市低收入家庭為對(duì)象,以廉租住房制度為重點(diǎn)、多渠道解決城市低收入家庭住房困難的一項(xiàng)工作,是各級(jí)人民政府的重要職責(zé)。它在起初的廉租住房工作的基礎(chǔ)上,發(fā)展成以經(jīng)濟(jì)適用住房、限價(jià)房等為補(bǔ)充的一系列工作。

(二)住房保障檔案的概念和基本構(gòu)成

住房保障檔案是住房保障管理機(jī)構(gòu)在實(shí)施住房保障過程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,包括紙質(zhì)、電子兩種檔案。住房保障檔案的基本外延包括以戶為單位的住房保障對(duì)象檔案和以工作部門為單位的宏觀管理工作檔案兩個(gè)部分。目前,以戶為單位的住房保障對(duì)象檔案又分廉租房、經(jīng)適房、限價(jià)房三種類型。經(jīng)適房、限價(jià)房檔案一般由申請(qǐng)、審核等有關(guān)材料構(gòu)成,廉租住房檔案一般由申請(qǐng)、審核、實(shí)施保障及年度復(fù)核等有關(guān)材料構(gòu)成。宏觀管理工作檔案是住房保障機(jī)構(gòu)在工作中形成的文件材料,涵蓋了文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案等類型。

(三)住房保障檔案的基本特點(diǎn)

1、住房保障申請(qǐng)審批的程序決定了住房保障檔案的多層面性。一套完整的住房保障對(duì)象檔案是伴隨著“三級(jí)審核、兩級(jí)公示”的工作流程形成的,記錄了市、區(qū)、街道三個(gè)層面針對(duì)個(gè)體民生的具體工作。宏觀管理工作檔案則依據(jù)該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、組織體系,體現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理以及其他一些配套工作。

2、住房保障工作的管理方式?jīng)Q定了住房保障檔案的動(dòng)態(tài)性。因家庭經(jīng)濟(jì)、住房情況變化,住房保障對(duì)象的構(gòu)成不斷變化;為加強(qiáng)監(jiān)督管理,住房保障審批機(jī)構(gòu)定期對(duì)住戶情況進(jìn)行復(fù)查;根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況,調(diào)整住房標(biāo)準(zhǔn);隨著社會(huì)的發(fā)展,政策的變化,住房保障覆蓋面不斷擴(kuò)大等情況變化,住房保障文件材料具有動(dòng)態(tài)性。目前,這種情況在廉租房檔案管理上表現(xiàn)較為突出:街道住保辦每年會(huì)復(fù)核廉租戶的情況,簽訂一年合同,并將相關(guān)文件材料歸入對(duì)應(yīng)住房保障對(duì)象的檔案。

3、住房保障管理工具的特點(diǎn)決定了住房保障檔案的雙軌制。北京市建委已經(jīng)建立了全市統(tǒng)一的“保障性住房申請(qǐng)審核管理系統(tǒng)”,工作人員通過數(shù)據(jù)庫(kù)隨時(shí)掌握保障性住房申請(qǐng)審核材料的處理情況、住房對(duì)象的情況及實(shí)物配租和租金的發(fā)放情況,完成各級(jí)各類報(bào)告的生成和管理。這樣住房管理工作不僅產(chǎn)生了紙質(zhì)文件,同時(shí)也產(chǎn)生了相應(yīng)的電子文件,在住房保障檔案最初形成時(shí)就保證了紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套并存。

(四)住房保障檔案管理中存在的主要問題

1、管理體系不夠健全,未能有效地進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。目前,我區(qū)建委和各街道的檔案室沒有直接介入住保檔案管理。區(qū)建委住房保障科有兼職檔案員一名,區(qū)九個(gè)街道部門有五個(gè)住房保障辦公室設(shè)有兼職人員管理檔案,都是由審核人員兼任,其人員身份多是聘用的協(xié)管,隱藏著一些風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)實(shí)原因是多方面的:其一,檔案管理配套體系建設(shè)未能跟上工作的發(fā)展。新形勢(shì)新條件下的住房保障工作是一項(xiàng)全新的工作,審核管理產(chǎn)生的一系列文件材料對(duì)于區(qū)建委、區(qū)檔案局和各街道的檔案管理部門來說,都是新的管理對(duì)象,需要規(guī)范工作方式;其二,由于住保工作的專業(yè)性和現(xiàn)時(shí)性,文件材料的實(shí)體集中在具體工作部門,本單位專職檔案員對(duì)于文件材料的增減、更新不易把握;其三,住保檔案利用頻繁,為年度復(fù)核、廉租續(xù)租、情況核查、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等查閱申請(qǐng)材料,各街道平均年查閱量近千次。

2、缺少規(guī)范管理制度。近年來,大規(guī)模保障性住房建設(shè)剛剛興起。北京市建委2007年制定了《城市廉租住房管理辦法》,修訂了《經(jīng)濟(jì)適用住房管理辦法》,2008年制定了《限價(jià)商品住房管理辦法》。檔案業(yè)務(wù)方面,建設(shè)部2006年制定了《城鎮(zhèn)廉租住房檔案管理辦法》,明確了“一戶一檔”的原則。在經(jīng)適房、限價(jià)房檔案的管理上,還存在著制度空白。檔案局、建委、各街道在住保檔案項(xiàng)目上的業(yè)務(wù)關(guān)系,管理關(guān)系還需要進(jìn)一步梳理?？傮w而言,必須完善涵蓋各門類、各層級(jí)住保檔案管理的配套制度體系。

3、檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱。其一,住保檔案年形成量大,而保管條件簡(jiǎn)陋。區(qū)建委已形成住保檔案11883件,有專門庫(kù)房,用五節(jié)柜保管,將近飽和。九個(gè)街道2008年形成5487件,2009年已形成4174件(截至6月),其中廉租房1218件,經(jīng)適房3338件,限價(jià)房5105件,共計(jì)9661件,庫(kù)房和辦公用房混用,文件容易散失。其二,兼職檔案員素質(zhì)有待提高,多是單位聘用的臨時(shí)工,有的不懂基本的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范,影響工作質(zhì)量和效率。其三,編制緊張,兼職檔案員忙于其他工作,從事檔案工作時(shí)間不超過二分之一。其四,檔案缺乏規(guī)范整理,不便檢索利用。

二、加強(qiáng)住房保障檔案管理的有效措施

(一)完善管理體制

1、提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。做好住房保障檔案工作,領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是從提高認(rèn)識(shí)入手,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的責(zé)任感。區(qū)檔案局和住房保障工作部門要把住房保障檔案管理工作作為民生檔案工作的重要組成部分、政府提供公共服務(wù)的一項(xiàng)重要職責(zé)和維護(hù)群眾利益的重要工作。二是從加大投入著眼,提高工作的實(shí)效性。區(qū)建委和各街道需要切實(shí)加大對(duì)人員、設(shè)備的投入,解決庫(kù)房問題、人員編制問題。

2、建立組織體系,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)分類管理。住房保障檔案由市住房保障主管部門、區(qū)住房保障主管部門、街道三級(jí)進(jìn)行管理。區(qū)住房保障主管部門負(fù)責(zé)本區(qū)住房保障檔案的監(jiān)督和管理工作;各街道檔案室負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)住房保障檔案的監(jiān)督和管理工作;區(qū)檔案局應(yīng)對(duì)轄區(qū)內(nèi)住房保障檔案工作依法行使監(jiān)督和指導(dǎo)職權(quán),對(duì)違反檔案法的行為進(jìn)行處罰。住房保障對(duì)象檔案與宏觀管理工作檔案實(shí)行分開管理。住房保障對(duì)象檔案由住房保障工作部門在錄入“北京市保障性住房申請(qǐng)審核管理系統(tǒng)”的同時(shí),走雙軌制進(jìn)行即時(shí)歸檔。住房保障宏觀管理工作檔案每年由兼職檔案員移交本單位檔案室,與本單位其他工作檔案一起歸檔。

3、規(guī)范住房保障檔案管理各項(xiàng)制度。區(qū)建委和區(qū)檔案局在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,應(yīng)結(jié)合住房建設(shè)部和市里的相關(guān)政策,出臺(tái)區(qū)住房保障檔案管理的規(guī)范性文件,使工作有章可循。同時(shí),各工作部門要相應(yīng)完善接收、收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)具體制度,落實(shí)好管理細(xì)節(jié)。

(二)提高業(yè)務(wù)工作水平

1、加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在不斷提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力的同時(shí),加強(qiáng)區(qū)建委、各街道和區(qū)檔案局相關(guān)工作人員檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn),提高工作人員對(duì)做好住房保障檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)水平。不但要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),還要努力樹立科學(xué)的管理觀念和思想,提高住房保障檔案現(xiàn)代化管理的能力和水平。

2、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)。依據(jù)區(qū)住房保障檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體系,區(qū)檔案局、區(qū)建委和各街道的檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)住房保障工作部門的檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo),對(duì)專業(yè)檔案心里有數(shù),胸中有底。

三、在條件允許的情況下探索新型檔案管理模式

(一)推動(dòng)建立專業(yè)檔案室,設(shè)專人專職管理。住房保障檔案形成量大,專業(yè)性和政策性強(qiáng)。全部移交給本單位檔案室,將大大增加專職檔案員的管理負(fù)擔(dān),也不便工作;滯留在業(yè)務(wù)工作部門又不利于檔案的安全保管。建立住房保障專業(yè)檔案室可以解決這個(gè)問題。區(qū)建委已經(jīng)做了一些嘗試,委派了住?？埔幻麡I(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的工作人員管理住保檔案專業(yè)庫(kù)房和檔案,使得管理水平得到躍升。下一步,在經(jīng)費(fèi)和人員編制許可的情況下,準(zhǔn)備在各街道也推廣這種管理模式。

(二)探索半現(xiàn)行文件管理模式。住房保障工作應(yīng)用了新的信息化工作成果,和傳統(tǒng)意義上的檔案管理不同,住房保障檔案管理應(yīng)與“北京市保障性住房申請(qǐng)審核管理系統(tǒng)”充分結(jié)合,在文件形成和發(fā)揮效用時(shí),有針對(duì)性地提出檔案管理的要求,實(shí)行前端控制。今后,隨著信息化的發(fā)展,各類工作將越來越多地沿用這種模式。將半現(xiàn)行文件管理納入檔案管理的軌道上來,是時(shí)代發(fā)展的需要,也是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn):

1、 楮元秋、 白爽、 孫秀英:《 城鎮(zhèn)廉租住房保障檔案管理初探》,《黑龍江檔案》,2008年第5期:第23頁。

作者單位:北京市石景山區(qū)檔案局