信息不對(duì)稱對(duì)現(xiàn)代檔案工作的影響及對(duì)策

況會(huì)英

現(xiàn)代檔案館是社會(huì)中獨(dú)立存在并服務(wù)于全社會(huì)的文化事業(yè)機(jī)構(gòu),檔案館的社會(huì)性經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程。受歷史傳統(tǒng)的影響,我國(guó)檔案工作未能完全融入社會(huì),成為公眾的需要。這主要是因?yàn)殚L(zhǎng)期以來(lái)檔案工作帶有一定的機(jī)密性,直接導(dǎo)致公眾對(duì)其工作性質(zhì)和工作程序的不了解。但在現(xiàn)代社會(huì)中,檔案作為一種特殊商品,存在著供給與需求的平衡關(guān)系。檔案信息供需雙方具有不同的目的和動(dòng)機(jī),不同的要求和利益。利用者要求供給方提供客觀、公正、詳細(xì)、及時(shí)的檔案信息,而供給方由于種種原因,提供的信息不能滿足利用者的需要,導(dǎo)致信息的不對(duì)稱,甚至錯(cuò)位。因此,檔案信息供需之間的矛盾是普遍存在的,這種普遍性主要表現(xiàn)為信息的不對(duì)稱。

一、信息不對(duì)稱

所謂信息不對(duì)稱,主要是指信息擁有者由于主客觀等原因沒(méi)有將信息及時(shí)、有效地公布出來(lái),從而造成另一方信息的不暢通,形成信息的不均衡、不對(duì)稱。信息不對(duì)稱的概念和分析方法可以運(yùn)用到包括檔案利用工作在內(nèi)的各種領(lǐng)域。

作為檔案收藏和管理部門的檔案館或檔案室,對(duì)于浩如煙海的檔案信息,不可能做到如數(shù)家珍。利用者不可能像到圖書(shū)館或博物館一樣,任意地查找全部館藏目錄信息,有些檔案必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批才能提供給利用者。因此,用戶無(wú)法獲知究竟檔案館有沒(méi)有自己需要的信息,怎樣可以利用等;另一方面,掌管檔案的工作人員只熟悉自己職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù),不可能了解全部的館藏信息,同時(shí)對(duì)用戶的需求究竟是什么,也不能做到完全了解,所以提供給用戶的信息可能有限。檔案館工作人員與利用者之間的這種信息不對(duì)稱嚴(yán)重影響著檔案利用的效果,應(yīng)當(dāng)引起我們的注意。

二、檔案工作中信息不對(duì)稱的緣由

馮惠玲在《論檔案館的“親民”戰(zhàn)略》中提到,對(duì)于現(xiàn)代檔案工作來(lái)說(shuō),有個(gè)司空見(jiàn)慣的現(xiàn)象值得我們深思:我們?yōu)樯鐣?huì)精心保存的作為“社會(huì)記憶”的檔案,卻很少引起廣大民眾的關(guān)注。美國(guó)檔案學(xué)者埃文斯尖銳地指出,“信息時(shí)代最使人驚奇和令人遺憾的一個(gè)方面是檔案這種信息記錄最為古老而持久的形式,雖然對(duì)于每個(gè)國(guó)家和每個(gè)民族都是惟一的和至關(guān)重要的,卻很少為人們所知道和了解,因而,這個(gè)信息資源從總體上說(shuō),還很少得到有效的利用?！雹?/p>

加拿大檔案學(xué)家特里·庫(kù)克精辟地總結(jié)到,“20世紀(jì)末期公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí),或至少是用納稅人資金建立起來(lái)的檔案館的認(rèn)識(shí)已經(jīng)發(fā)生了根本變化,即現(xiàn)在檔案是屬于人民,為人民服務(wù),甚至通常由人民管理。在普通公民看來(lái),檔案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護(hù)公民的個(gè)人利益,而且更多的是要為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶?！雹趶哪撤N程度上來(lái)說(shuō),問(wèn)題的癥結(jié)并不是公眾不需要檔案,而在于檔案館。

檔案是人類文明的產(chǎn)物,長(zhǎng)期以來(lái),不少檔案工作者認(rèn)為檔案是國(guó)家行政管理活動(dòng)的伴生物,主要為國(guó)家行政事務(wù)服務(wù),有意無(wú)意地忽視了社會(huì)公眾。這種傳統(tǒng)的檔案觀成為檔案館面向社會(huì)公眾的一大思想障礙。同時(shí),各國(guó)檔案館中保存的年代久遠(yuǎn)的檔案中很少有反映民眾生活的記錄,這種現(xiàn)象被費(fèi)郎西斯·布勞因稱為“檔案的空缺”。與一些國(guó)家的檔案館相比,我國(guó)檔案館藏的官方色彩更重一些。據(jù)上海市虹口區(qū)檔案館統(tǒng)計(jì),在館藏118521卷檔案中,反映政務(wù)內(nèi)容的文書(shū)檔案占84.6%,反映科技、財(cái)務(wù)、藝術(shù)等內(nèi)容的占15.4%。③廣大公民對(duì)檔案、檔案館的認(rèn)同是與檔案館、檔案工作者對(duì)他們的認(rèn)同成正比的。專業(yè)的檔案工作者占有得天獨(dú)厚的資源優(yōu)勢(shì)和先機(jī),如果一味地守資源,不向民眾靠攏,檔案供需矛盾就無(wú)法解決,最終導(dǎo)致信息的嚴(yán)重不對(duì)稱。

三、信息不對(duì)稱對(duì)現(xiàn)代檔案工作造成的影響

檔案是社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的清晰、固化的原始信息。檔案工作是圍繞檔案而展開(kāi)的,而檔案工作的核心內(nèi)容,即目的就是提供檔案這種可靠的原始信息為社會(huì)利用。然而,目前我國(guó)的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作仍處于初級(jí)階段,存在著嚴(yán)重的信息不對(duì)稱現(xiàn)象,保密的思想根深蒂固,所以他們懼怕檔案信息的“泄密”。檔案信息若不能作為一種資源得到充分地開(kāi)發(fā)利用,不僅從宏觀上影響檔案機(jī)構(gòu)的生存與發(fā)展,從微觀管理方面來(lái)講,會(huì)導(dǎo)致其他管理工作 “干與不干一個(gè)樣”的局面,最終影響其他環(huán)節(jié)的工作,導(dǎo)致整個(gè)檔案工作陷入“混沌”狀態(tài)。

隨著信息時(shí)代的到來(lái),信息需求日益膨脹,公眾需求已超越了檔案館現(xiàn)有的服務(wù)范圍,檔案部門擁有內(nèi)容豐富、類型繁多的檔案及檔案信息,并以較為成熟的利用方式提供給用戶,而用戶則按照自己的需要去利用檔案,這二者之間必然存在信息不對(duì)稱問(wèn)題。檔案部門不了解用戶用檔的真實(shí)目的,而前來(lái)借閱檔案的用戶也不完全知道檔案部門有沒(méi)有他真正需要的信息。這種“事前”信息不對(duì)稱問(wèn)題的存在,導(dǎo)致檔案利用不足情況的出現(xiàn)。檔案館并不能完全掌握用戶利用檔案后的情況,也無(wú)法跟蹤指導(dǎo)。再加上用戶的認(rèn)知水平不同,也會(huì)導(dǎo)致檔案信息利用效果的不同,進(jìn)一步產(chǎn)生信息不對(duì)稱,從而影響檔案工作日后的服務(wù)。

檔案館、企事業(yè)單位和公眾之間信息不對(duì)稱也會(huì)對(duì)檔案館藏產(chǎn)生不良的影響。檔案館收集和保管政府機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案、群眾團(tuán)體檔案以及那些與社會(huì)利益相關(guān)的婚姻、合同等檔案,但為豐富館藏,檔案館也會(huì)向社會(huì)公開(kāi)征集檔案。但檔案館在向社會(huì)征集檔案時(shí),并不知道誰(shuí)有檔案,有什么樣的檔案,有沒(méi)有保存價(jià)值;而有人雖然有檔案,但是不知道這些檔案有沒(méi)有保存價(jià)值,該送到哪里鑒定和保管。正是這些信息不對(duì)稱的存在,使得一些重要檔案不知去向,導(dǎo)致檔案的流失,進(jìn)而影響了館藏的豐富。

四、解決現(xiàn)代檔案工作中信息不對(duì)稱的策略

要想解決檔案工作中信息不對(duì)稱的問(wèn)題,首先要正確認(rèn)識(shí)到信息不對(duì)稱情況下,檔案工作中存在的困難和不足,認(rèn)真分析問(wèn)題出現(xiàn)的原因。從宏觀上規(guī)劃?rùn)n案信息資源管理體系建設(shè),改革信息配置機(jī)制,研究和把握數(shù)字檔案館建設(shè)的方向,積極穩(wěn)妥地開(kāi)發(fā)檔案信息資源,擴(kuò)大共享范圍,減少信息不對(duì)稱。在實(shí)際工作中,在深度開(kāi)發(fā)信息資源、深化檔案服務(wù)保障的層面上下功夫,提高信息服務(wù)保障的質(zhì)量,深度開(kāi)發(fā)的檔案信息可為未來(lái)導(dǎo)航,這是減少信息不對(duì)稱的重要舉措。擴(kuò)大檔案的收藏范圍,不斷豐富信息庫(kù),才能適應(yīng)日趨廣泛的社會(huì)需求。尚未解密、開(kāi)放的檔案,不等于不可利用,這也是縮小信息不對(duì)稱的一個(gè)途徑。

其次,發(fā)揚(yáng)主動(dòng)服務(wù)的精神,真誠(chéng)地為用戶提供相關(guān)信息,也是減少信息不對(duì)稱的行之有效方法,要有親近民眾的檔案服務(wù)思想。例如上海市檔案局(館)于2001年初創(chuàng)辦了供市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)參閱的《檔案信息摘報(bào)》,緊貼中心工作,服務(wù)著眼大局,成為市領(lǐng)導(dǎo)很有價(jià)值的“外腦”。④

最后,檔案館對(duì)館藏檔案要進(jìn)行定量分析,詳細(xì)了解檔案信息資源的利用情況;另一方面,針對(duì)用戶信息缺失,檔案館要對(duì)用戶開(kāi)展調(diào)查研究,例如用戶的利用目的、需求內(nèi)容、需求分布及利用規(guī)律等信息的掌握,從而減少檔案服務(wù)市場(chǎng)供需信息的不對(duì)稱。要引入有效的信息傳遞機(jī)制,充分披露信息,有效傳播信息,加強(qiáng)檔案移交部門、檔案館、檔案用戶三者之間的溝通與交流。同時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)提供檔案信息資源服務(wù),如政務(wù)公開(kāi)就為檔案信息公開(kāi)搭建了一個(gè)服務(wù)平臺(tái),也為擁有大量檔案信息資源的檔案館提供了一個(gè)很好的發(fā)展機(jī)會(huì)。通過(guò)對(duì)社會(huì)用戶需求調(diào)研和館藏結(jié)構(gòu)分析,有目的、有重點(diǎn)的進(jìn)行二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)編研,開(kāi)發(fā)出有概括性、目的性、針對(duì)性的檔案編研成果,變等待服務(wù)為積極主動(dòng)服務(wù),即主動(dòng)與用戶進(jìn)行溝通,定期向他們提供所需的檔案信息資源,使其認(rèn)識(shí)到檔案館的信息咨詢服務(wù)功能。檔案工作者樹(shù)立起面向民眾的社會(huì)檔案觀,不僅服務(wù)于政府機(jī)關(guān),也給社會(huì)組織、民間團(tuán)體以及公民個(gè)人多一點(diǎn)“檔案關(guān)懷”,讓公民對(duì)檔案館產(chǎn)生理解、信任和支持,檔案館也將因此而獲得蓬勃生機(jī)。

注釋:

①[美]弗蘭克·B·埃文斯:《檔案展望》,《檔案學(xué)參考》,1985(1)。

②[加拿大]特里·庫(kù)克:《1898年荷蘭手冊(cè)出版以來(lái)檔案理論與實(shí)踐的相互影響》,《第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)報(bào)告集》,北京:中國(guó)檔案出版社,1997年版。

③《上海檔案工作創(chuàng)新文集》:第220頁(yè)。

④《中國(guó)檔案報(bào)》,2002(10)。

作者單位:上海大學(xué)國(guó)際工商管理學(xué)院圖情檔系