基于職能的文件分類(lèi)研究

馬林青

文件作為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的重要記錄,既是業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的證據(jù),又是機(jī)構(gòu)信息資源的重要組成部分。文件的有序管理和高效利用關(guān)乎業(yè)務(wù)活動(dòng)的持續(xù)運(yùn)作及信息資產(chǎn)的持續(xù)增值。隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)環(huán)境的復(fù)雜化,機(jī)構(gòu)內(nèi)信息孤島以及文件管理流程不暢等問(wèn)題日益突出。

從國(guó)際文件管理的理論和實(shí)踐來(lái)看,基于職能的文件分類(lèi)被普遍認(rèn)為是應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題的突破口之一?；诼毮艿奈募诸?lèi)是指將機(jī)構(gòu)的職能活動(dòng)作為文件分類(lèi)的首要和根本依據(jù)。作為文件管理領(lǐng)域影響最大的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn),ISO15489《信息與文獻(xiàn) 文件管理》代表著當(dāng)前文件管理領(lǐng)域的最佳實(shí)踐,實(shí)際上采用的就是基于職能的文件分類(lèi)。它把分類(lèi)視為文件管理的智能控制工具,將職能活動(dòng)分析作為分類(lèi)的前提,提倡在分類(lèi)的基礎(chǔ)上制定文件處置依據(jù)、文件保管與利用方案等,從而為文件全程管理提供一致性框架。

一、基于職能的文件分類(lèi)出現(xiàn)的背景

無(wú)論國(guó)內(nèi)還是國(guó)外,職能分類(lèi)法都是早已有之。然而,它在主要以機(jī)構(gòu)或問(wèn)題為依據(jù)的傳統(tǒng)文件分類(lèi)法中,只是一個(gè)“配角”,并沒(méi)有引起足夠的重視,也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的實(shí)施方法。直至20世紀(jì)90年代后期,西方檔案界才將職能作為文件分類(lèi)的首要和根本依據(jù),并為基于職能的文件分類(lèi)建立詳細(xì)的方法體系。

1、對(duì)文件認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變

上世紀(jì)90年代起,北美檔案學(xué)者主張對(duì)來(lái)源概念賦予新的理解,認(rèn)為“來(lái)源”不僅指文件的形成機(jī)關(guān),更包括其形成目的、形成活動(dòng)、過(guò)程、處理程序和職能范圍等等,即文件的職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)來(lái)源①。這種理念被稱(chēng)為“新來(lái)源觀”,又稱(chēng)“職能來(lái)源”。職能來(lái)源在世界范圍內(nèi)得到了廣泛的認(rèn)可,對(duì)文件、檔案管理領(lǐng)域產(chǎn)生了巨大的影響。檔案界對(duì)文件的理解開(kāi)始發(fā)生深刻的轉(zhuǎn)變,從對(duì)文件內(nèi)容的關(guān)注轉(zhuǎn)向?qū)ξ募澈舐毮芑顒?dòng)的關(guān)注;認(rèn)識(shí)到文件不僅是一種信息,更是機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù);文件管理是業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)而不是文件自身驅(qū)動(dòng)的,文件管理的目的是為了促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展。

這種認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變?yōu)榛诼毮艿奈募诸?lèi)理念的形成提供了理論上的動(dòng)力和依據(jù)。只有維護(hù)文件之間的職能聯(lián)系,才能最大限度地維護(hù)文件對(duì)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄性,實(shí)現(xiàn)文件管理對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的支持,并留存機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的鮮活記憶。

2、傳統(tǒng)文件分類(lèi)法面臨困境

傳統(tǒng)文件分類(lèi)法主要是年度分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法以及機(jī)構(gòu)分類(lèi)法,實(shí)踐中常常采用的是將年度與問(wèn)題,或者年度與機(jī)構(gòu)進(jìn)行組合的復(fù)式分類(lèi)法②,問(wèn)題或機(jī)構(gòu)分類(lèi)法是其核心。

然而,實(shí)際上,無(wú)論是國(guó)內(nèi)還是國(guó)外檔案界都未能對(duì)什么是“問(wèn)題(subject)”進(jìn)行明確界定?！皢?wèn)題”既可以指主題、職能,也可以指事件、事物,而這些很少和機(jī)構(gòu)的實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)。③ “問(wèn)題”內(nèi)涵過(guò)于模糊,導(dǎo)致在分類(lèi)的過(guò)程中難以把握,在實(shí)踐中造成很多混亂和不便。

另外,現(xiàn)行機(jī)構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整已成為常態(tài),將不穩(wěn)定的機(jī)構(gòu)作為文件分類(lèi)的首要依據(jù),將導(dǎo)致分類(lèi)體系的頻繁變動(dòng),從而造成文件管理的混亂。隨著機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的復(fù)雜化,文件往往是跨部門(mén)形成。電子文件的普遍應(yīng)用使得問(wèn)題變得更加復(fù)雜,一份電子文件可能由分散在多個(gè)系統(tǒng)中的多個(gè)數(shù)字對(duì)象動(dòng)態(tài)組成,只有將其按照職能來(lái)源組織在一起,才能保證文件被充分理解并被系統(tǒng)及時(shí)捕獲。

對(duì)文件認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變以及傳統(tǒng)分類(lèi)法所遭遇的困境,使得人們把目光轉(zhuǎn)向文件背后的業(yè)務(wù)活動(dòng)。盡管機(jī)構(gòu)內(nèi)的部門(mén)會(huì)經(jīng)常調(diào)整,但法律或社會(huì)賦予其的職能以及對(duì)其職能的要求卻是相對(duì)穩(wěn)定的。將文件按照職能活動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)可以最大限度地保證分類(lèi)方案的穩(wěn)定性,從而保證文件管理的連續(xù)性和一致性。

二、如何建立基于職能的文件分類(lèi)

ISO15489從文件管理控制的角度對(duì)分類(lèi)進(jìn)行了說(shuō)明,雖然提到“分類(lèi)結(jié)果可以用于制定文件分類(lèi)方案和詞典、題名及標(biāo)引規(guī)則”,④但并沒(méi)有明確、完整地闡釋如何制定基于職能的文件分類(lèi)。作為文件管理領(lǐng)域的佼佼者,澳大利亞和加拿大在這方面已經(jīng)有了較為成熟、具有一定代表性的實(shí)踐。其中,澳大利亞國(guó)家檔案館(NAA)于2001年制定了《設(shè)計(jì)與實(shí)施文件管理系統(tǒng)手冊(cè):業(yè)務(wù)信息管理方法》(DIRKS: A Strategic Approach to Managing Business Information)⑤,它詳細(xì)闡述并擴(kuò)展了ISO15489中提到的設(shè)計(jì)方法論,提出了建立基于職能的文件分類(lèi)的步驟,并提供了相關(guān)的產(chǎn)品和工具。為了支持加拿大聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)按照職能整理文件,加拿大圖書(shū)與檔案館(LAC)于2006年制定了構(gòu)建基于職能的文件分類(lèi)體系的設(shè)計(jì)方法論,這個(gè)方法論被稱(chēng)為業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)構(gòu)分類(lèi)體系(Business Activity Structure Classification System ,簡(jiǎn)稱(chēng)BASCS)⑥。本文基于對(duì)ISO15489以及澳大利亞DIRKS、加拿大BASCS的研究和認(rèn)識(shí),主要分兩步來(lái)闡述如何建立基于職能的文件分類(lèi)。

1、 確定業(yè)務(wù)活動(dòng)分類(lèi)

文件是業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄,來(lái)源于機(jī)構(gòu)的職能活動(dòng)。分析業(yè)務(wù)活動(dòng)及流程有助于了解機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)與文件之間的關(guān)系。業(yè)務(wù)分類(lèi)方案能夠?qū)⑽募退鼈兊臉I(yè)務(wù)背景聯(lián)系起來(lái),這對(duì)于形成和捕獲真實(shí)、完整的文件是非常關(guān)鍵的。所以,無(wú)論是作為最佳實(shí)踐的ISO15489,還是澳大利亞、加拿大等國(guó)的探索和實(shí)踐,都將業(yè)務(wù)活動(dòng)分類(lèi)作為文件分類(lèi)的基礎(chǔ)和前提。

業(yè)務(wù)活動(dòng)分類(lèi)是通過(guò)分析業(yè)務(wù)活動(dòng),構(gòu)建機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的概念模型。分析業(yè)務(wù)活動(dòng)的方法主要有兩種:

第一種是自上而下的職能分解法,主要用于分析業(yè)務(wù)活動(dòng)的較高層級(jí),旨在確定機(jī)構(gòu)的職能架構(gòu)。首先識(shí)別機(jī)構(gòu)的目標(biāo)與戰(zhàn)略,明確機(jī)構(gòu)用于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的職能,確定職能中包含的業(yè)務(wù)過(guò)程,分析業(yè)務(wù)過(guò)程的所有組成要素。

第二種是自下而上的流程分析法,主要在職能以下的層級(jí)上使用,旨在分析業(yè)務(wù)流程的步驟及先后次序。在識(shí)別業(yè)務(wù)流程中順序開(kāi)展環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上,分析其與其他業(yè)務(wù)流程的關(guān)系。

這兩種方法結(jié)合使用,既確定了機(jī)構(gòu)的職能架構(gòu),又確立了各項(xiàng)活動(dòng)、事務(wù)之間的先后次序。分析的結(jié)果可以通過(guò)業(yè)務(wù)活動(dòng)等級(jí)圖反映出來(lái),必要時(shí)可輔以業(yè)務(wù)流程圖。

機(jī)構(gòu)需要根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的目的和復(fù)雜程度確定等級(jí)結(jié)構(gòu)的層次,一般不得少于3級(jí)。對(duì)這些層次的命名尚未達(dá)成共識(shí)。ISO15489和澳大利亞DIRKS稱(chēng)為“職能-活動(dòng)-事務(wù)”,而加拿大BASCS稱(chēng)為“職能-分職能-活動(dòng)”,本文采用前者。DIRKS對(duì)職能、活動(dòng)和事務(wù)的定義分別是⑦:

職能(Function)是機(jī)構(gòu)內(nèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)的最大單位,代表著機(jī)構(gòu)為了實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)而承擔(dān)的主要職責(zé),處于機(jī)構(gòu)活動(dòng)的高層級(jí)。

活動(dòng)(Activity)是機(jī)構(gòu)為了實(shí)現(xiàn)每一個(gè)職能而進(jìn)行的主要工作。一個(gè)職能和若干活動(dòng)相連。

事務(wù)(Transaction)是業(yè)務(wù)活動(dòng)的最小單位。它們是任務(wù),而不是主題或文件類(lèi)型。事務(wù)能夠用來(lái)明確活動(dòng)的范圍或者界限,能夠?yàn)榇_定滿足機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)需要的文件提供基礎(chǔ)。

業(yè)務(wù)活動(dòng)分類(lèi)的等級(jí)結(jié)構(gòu)圖如圖1所示:第一層反映業(yè)務(wù)職能;第二層反映組成職能的所有活動(dòng);第三層及以后各層對(duì)活動(dòng)及組成活動(dòng)的事務(wù)進(jìn)一步細(xì)分,事務(wù)的副產(chǎn)品就是作為其記錄的文件。

2、 映射文件分類(lèi)

根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)分類(lèi),映射文件分類(lèi)。文件的分類(lèi)工具包括職能詞典和文件分類(lèi)方案,用于對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、命名、利用和檢索等。

職能詞典是被選作優(yōu)選詞的術(shù)語(yǔ)列表,描述業(yè)務(wù)活動(dòng)分類(lèi)中確認(rèn)的職能、活動(dòng)和事務(wù)。每一個(gè)術(shù)語(yǔ)都有范圍說(shuō)明,解釋其在機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)背景中的意義和用法。職能詞典將這些術(shù)語(yǔ)按字母順序排列,而每一個(gè)術(shù)語(yǔ)都被置于“職能-活動(dòng)-事務(wù)”的等級(jí)結(jié)構(gòu)中。為了便于用戶使用,職能詞典也包括和優(yōu)選詞意義相近但不用于分類(lèi)、命名的非優(yōu)選詞,這些詞可能是用戶在非正式場(chǎng)合習(xí)慣使用的。建立非優(yōu)選詞和優(yōu)選詞之間的關(guān)聯(lián),可以引導(dǎo)用戶選擇優(yōu)選詞。職能詞典的主要優(yōu)勢(shì)在于對(duì)自然語(yǔ)言的使用進(jìn)行控制,這將在很大程度上提高查準(zhǔn)率。

文件分類(lèi)方案是一個(gè)等級(jí)結(jié)構(gòu),對(duì)應(yīng)于業(yè)務(wù)活動(dòng)分類(lèi)的“職能-活動(dòng)-事務(wù)”結(jié)構(gòu),建立“類(lèi)-子類(lèi)-案卷”結(jié)構(gòu),如圖2所示。輔以職能詞典的文件分類(lèi)方案能夠規(guī)范類(lèi)目的描述,避免因?yàn)樾g(shù)語(yǔ)意義相近而將文件錯(cuò)誤歸類(lèi)。這里需要說(shuō)明的是第二、三級(jí)類(lèi)目的排列順序,比較典型的是字母順序和流程順序。澳大利亞的DIRKS采用前者,而加拿大的BASCS采用后者。筆者認(rèn)為將類(lèi)目按照字母順序排列除了便于按字序進(jìn)行查找之外沒(méi)有什么意義;而將類(lèi)目按照流程順序排列則反映了業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的自然狀態(tài),同時(shí)這種順序是負(fù)責(zé)將文件歸類(lèi)的用戶所熟悉的,因此更傾向于后者。

三、基于職能的文件分類(lèi)的意義

1、文件管理的智能控制工具

文件和業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的聯(lián)系存在于文件的整個(gè)生命周期中,這種聯(lián)系對(duì)于文件的理解是至關(guān)重要的。同時(shí),機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)對(duì)法律法規(guī)的遵從也是通過(guò)這種聯(lián)系反映在文件管理上。對(duì)于這種聯(lián)系的把握和維系成為文件管理的根基?；诼毮艿奈募诸?lèi)以業(yè)務(wù)活動(dòng)分析為基礎(chǔ)構(gòu)建文件分類(lèi)體系,實(shí)際上是對(duì)文件和業(yè)務(wù)活動(dòng)之間聯(lián)系的顯性化和固化,能夠?yàn)槲募芾淼闹T多環(huán)節(jié)提供一個(gè)系統(tǒng)的、一致性的框架。

基于職能的文件分類(lèi)適用于所有載體形式的文件管理,在文件管理系統(tǒng)中的優(yōu)勢(shì)更為明顯。具體來(lái)講,在文件管理系統(tǒng)中,文件管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)是捕獲,捕獲一般由系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。為了避免電子文件的流失,要求在文件形成之前就確定捕獲哪些文件,以及歸入哪一類(lèi)。而這是基于主題或機(jī)構(gòu)的分類(lèi)方案所無(wú)法支持的。只有根據(jù)文件背后的職能活動(dòng)才能提前確定哪些文件需要捕獲,歸于何類(lèi),這就要求按照文件反映職能的類(lèi)別區(qū)分文件類(lèi)別,而這正是基于職能的文件分類(lèi)所支持的。一旦文件類(lèi)別得以確定,就可以將同一類(lèi)別的文件作為一個(gè)單元進(jìn)行邏輯處理。就可以根據(jù)基于職能的文件分類(lèi)的等級(jí)結(jié)構(gòu)結(jié)合職能活動(dòng)的重要程度以及其他因素,對(duì)文件進(jìn)行自動(dòng)化、批量化地鑒定和處置;而且還可以對(duì)同一職能類(lèi)別的文件實(shí)施統(tǒng)一的安全保護(hù)和利用控制。

在這個(gè)過(guò)程中,文件分類(lèi)實(shí)際上突破了傳統(tǒng)意義上孤立的整理環(huán)節(jié),成為貫穿于業(yè)務(wù)流程、文件管理流程的連續(xù)的智能控制工具,為文件的捕獲、鑒定、處置、安全、利用等提供支持和一致性控制。

2、 信息交換和共享的基礎(chǔ)

文件不僅是機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù),還是機(jī)構(gòu)重要的信息資產(chǎn)?；诼毮艿奈募诸?lèi)不囿于機(jī)構(gòu)或者主題的限制,充分體現(xiàn)了文件與業(yè)務(wù)之間的相關(guān)性,能夠?qū)⑽募凑章毮苓M(jìn)行跨部門(mén)整合,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的跨部門(mén)交流和共享。

對(duì)于政府機(jī)構(gòu)而言,借助基于職能的文件分類(lèi)可以打破政府部門(mén)的行政劃分,推動(dòng)跨部門(mén)合作,并為公眾提供“一站式”服務(wù)。對(duì)于企業(yè)而言,基于職能的文件分類(lèi)便于整合各分支機(jī)構(gòu)、各部門(mén)的知識(shí)資產(chǎn),使得全公司的知識(shí)能夠統(tǒng)一起來(lái),更好地協(xié)同與共享。

注釋:

①黃霄羽:《來(lái)源原則“重新發(fā)現(xiàn)”的發(fā)展進(jìn)程與基本內(nèi)涵》,《北京檔案》,2004年第10期。

②陳兆祦、和寶榮、王英瑋:《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》,中國(guó)人民大學(xué)出版社,2005年:第124頁(yè)。

③ PAUL SABOURIN, Constructing a Function-Based Records Classification System: Business Activity Structure Classification System, http:／／rmi.homestead.com／files／Artcile_and_Information／Constructing＿a＿Function＿＿Based_Records＿Class＿Sys＿Gusiness＿Activity＿Structure＿April＿2002.htm, 于2009年6月15日訪問(wèn)。

④ 安小米、焦紅艷:《文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489》,《城建檔案》,2002年第3期。

⑤National Archives of Australia(2001), DIRKS: A Strategic Approach to Managing Business Information,http:／／www.naa.gov.au／records-management／systems／dirks／index.aspx,于2009年6月20日訪問(wèn)。

⑥ Library and Archives Canada, Business Activity Structure Classification System, http:／／www.collectionscanada.gc.ca／government／products-services／007002-2089-e.htm, 于2009年6月20日訪問(wèn)。

* 本文受中國(guó)人民大學(xué)研究生科學(xué)研究基金項(xiàng)目“文件分類(lèi)體系研究”(項(xiàng)目編號(hào):08XNH069)資助。

作者單位:中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院