項(xiàng)目組不能做擺設(shè)

王大龍

從項(xiàng)目管理的角度來(lái)說(shuō),項(xiàng)目組織的建立是項(xiàng)目正常運(yùn)行的保障。在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,當(dāng)然也要遵循建立項(xiàng)目組織的原則。但是分析上述失敗案例,我們看到該公司雖然完全按照項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建立ERP項(xiàng)目組織,但是顯然只有皮毛沒(méi)有深入,失去了其應(yīng)有的意義。

管理上要各司其職

首先,我們先來(lái)看一下一般ERP項(xiàng)目的組織和對(duì)應(yīng)的職責(zé)。

項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì):負(fù)責(zé)組織審定項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施方案,指導(dǎo)項(xiàng)目開展、重大問(wèn)題協(xié)調(diào)與決策。

案例中,項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用,看到的只是責(zé)難和推卸責(zé)任。

項(xiàng)目管理辦公室:具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目日常組織工作,負(fù)責(zé)制訂項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施方案,控制項(xiàng)目進(jìn)度與質(zhì)量,協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問(wèn)題;負(fù)責(zé)整體ERP項(xiàng)目管理與資源協(xié)調(diào),以及關(guān)鍵實(shí)施問(wèn)題的解決;負(fù)責(zé)向項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)提交各類匯報(bào)材料,負(fù)責(zé)項(xiàng)目各類文檔的組織與評(píng)審,驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的組織。

案例中,我們無(wú)法看到資源調(diào)配和協(xié)調(diào),由于實(shí)際權(quán)力的缺失,只有一味地讓步和等待。當(dāng)然,這是目前市場(chǎng)上最常見(jiàn)的現(xiàn)象。

業(yè)務(wù)組:保證業(yè)務(wù)需求明確清晰;對(duì)未來(lái)流程以及系統(tǒng)方案提供建議;負(fù)責(zé)與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào);協(xié)助解決項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的業(yè)務(wù)問(wèn)題;負(fù)責(zé)流程改建與優(yōu)化的具體落實(shí);培訓(xùn)最終用戶,幫助其掌握ERP系統(tǒng)使用;解決常見(jiàn)的系統(tǒng)應(yīng)用問(wèn)題;向項(xiàng)目組提交不能解決的系統(tǒng)問(wèn)題;負(fù)責(zé)進(jìn)行有關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)配置和管理;負(fù)責(zé)相關(guān)管理制度細(xì)則的起草和監(jiān)督執(zhí)行;匯集并提交銷售業(yè)務(wù)和歸口審批的報(bào)表及功能性開發(fā)的需求整理并提交模塊優(yōu)化及完善的新增功能需求;建立涉及管理與維護(hù)相關(guān)文檔和問(wèn)題處理日志等。

從案例中我們可以看到,該公司的ERP項(xiàng)目是定位到“信息中心部門項(xiàng)目”的層級(jí),業(yè)務(wù)部門對(duì)于項(xiàng)目是被動(dòng)的參與,而不是積極主動(dòng)地展開工作。

技術(shù)組:負(fù)責(zé)相關(guān)模塊的報(bào)表開發(fā)和功能增強(qiáng),協(xié)助各異步系統(tǒng)接口的標(biāo)準(zhǔn)化搭建,初始化數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、歷史數(shù)據(jù)的處理等工作,負(fù)責(zé)項(xiàng)目全過(guò)程跟進(jìn)、學(xué)習(xí),并負(fù)責(zé)系統(tǒng)的后期日常維護(hù)工作。

數(shù)據(jù)組:進(jìn)行各異步系統(tǒng)接口的標(biāo)準(zhǔn)化搭建,初始化數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、歷史數(shù)據(jù)的處理等工作。

運(yùn)維組:負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)、硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)、操作系統(tǒng)的維護(hù),確保ERP運(yùn)行環(huán)境的正常。其中,數(shù)據(jù)庫(kù)、操作系統(tǒng)等的維護(hù)由專職ERP系統(tǒng)管理人員擔(dān)任。

綜合組:主要承擔(dān)項(xiàng)目協(xié)調(diào),事務(wù)性工作安排,文檔管理以及對(duì)外、對(duì)內(nèi)的宣傳工作。

如上圖所示,我們可以看到ERP項(xiàng)目組人員來(lái)源于企業(yè)內(nèi)、外部的各部門和單位,并根據(jù)各自承擔(dān)的職責(zé)和所在部門,進(jìn)行一定的劃分,并在項(xiàng)目中逐步成長(zhǎng)。項(xiàng)目結(jié)束后,一部分關(guān)鍵用戶回到自己原有的部門,或者被提升到新的部門,而有一些項(xiàng)目過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)異者,將作為未來(lái)信息中心組建的重要來(lái)源。

從深層次抓問(wèn)題

表面上看,案例中客戶的ERP項(xiàng)目組織非常寵大,但從案例分析得出來(lái)的結(jié)論看,項(xiàng)目組的工作環(huán)境和人員問(wèn)題越來(lái)越突現(xiàn):

首先體現(xiàn)在工作環(huán)境上。一般ERP實(shí)施項(xiàng)目的工作環(huán)境和氛圍,是統(tǒng)一的、團(tuán)隊(duì)大家庭的工作環(huán)境,大部分成員是來(lái)自不同部門的專職人員。

ERP項(xiàng)目實(shí)施是一項(xiàng)管理變革,而變革最重要的一個(gè)條件是達(dá)成共識(shí),需要有充分的交流和溝通,相對(duì)集中的辦公環(huán)境、長(zhǎng)時(shí)間共同作戰(zhàn)的氛圍都是非常必要的,所謂“抬頭討論、低頭研究”是ERP一種常見(jiàn)的工作狀態(tài)。

ERP系統(tǒng)是知識(shí)密集型的軟件系統(tǒng),需要不斷地學(xué)習(xí)和鉆研,知識(shí)轉(zhuǎn)移也是個(gè)潛移默化的過(guò)程,關(guān)鍵用戶需要大量的時(shí)間去學(xué)習(xí)、使用,統(tǒng)一的辦公環(huán)境可以使得這樣的效果事半功倍。

信息化建設(shè)從其根本上來(lái)講,是改變?nèi)藗內(nèi)粘９ぷ鞯牧?xí)性,所謂“江山易改,本性難移”,任何人面對(duì)變革都存有拒絕的心理,尤其當(dāng)改變的人來(lái)自團(tuán)隊(duì)的外部時(shí),其抗拒心理會(huì)更強(qiáng)。

其次再看項(xiàng)目成員。

整個(gè)項(xiàng)目成員90%以上處于兼職狀態(tài),尤其是業(yè)務(wù)人員的時(shí)間無(wú)法保證。

由于業(yè)務(wù)部門人員不到位,信息部人員承擔(dān)著項(xiàng)目實(shí)際上的主要工作任務(wù),一人多崗,身兼數(shù)職,苦于繁鎖的記錄和組織協(xié)調(diào)工作。

項(xiàng)目實(shí)際參與人員以集團(tuán)總部成員為主,各地工廠和銷售分支機(jī)構(gòu)人員參與較少,甚至沒(méi)有人來(lái)參與。

關(guān)鍵用戶沒(méi)有時(shí)間研究和學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)的基本原理和系統(tǒng)操作,會(huì)影響到未來(lái)上線后系統(tǒng)的正常運(yùn)行和業(yè)務(wù)的開展。

業(yè)務(wù)部門人員兼職方式,在時(shí)間上無(wú)法保證,從而影響到項(xiàng)目的進(jìn)度功能以及準(zhǔn)確程度,導(dǎo)致顧問(wèn)配置好的系統(tǒng)沒(méi)有得到及時(shí)和應(yīng)有的測(cè)試。

由于業(yè)務(wù)部門重視程度不夠,沒(méi)有讓相關(guān)人員參與項(xiàng)目,導(dǎo)致數(shù)據(jù)收集、整理遲遲不能完成,導(dǎo)入系統(tǒng)工作一直無(wú)法進(jìn)行。

分支機(jī)構(gòu)人員參與較少,讓人擔(dān)心其業(yè)務(wù)的實(shí)際情況是否調(diào)研充分,系統(tǒng)是否滿足他們的需求?未來(lái)系統(tǒng)上線時(shí)會(huì)出現(xiàn)抵觸的心理和情緒,給項(xiàng)目的進(jìn)展帶來(lái)不必要的麻煩。

開發(fā)人員到目前為止只有一人,招聘報(bào)告提交已經(jīng)有半年卻遲遲沒(méi)有招募到位。

杜絕潛在風(fēng)險(xiǎn)

目前,項(xiàng)目組織和人員成為阻礙項(xiàng)目進(jìn)度的最關(guān)鍵因素,從整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施來(lái)看,其風(fēng)險(xiǎn)具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

過(guò)多個(gè)性化的需求。基于ERP標(biāo)準(zhǔn)的套裝軟件,很多需求都要進(jìn)行二次開發(fā),目前只有一個(gè)內(nèi)部的開發(fā)人員參與,不可能承擔(dān)起未來(lái)的系統(tǒng)報(bào)表開發(fā)和二次開發(fā)任務(wù)。

根據(jù)對(duì)人員和工作環(huán)境等情況的綜合分析,給出以下建議:

1.基于現(xiàn)有項(xiàng)目運(yùn)作狀態(tài),業(yè)務(wù)部門增加人員全職進(jìn)駐項(xiàng)目組,同時(shí)讓未來(lái)主要操作系統(tǒng)的崗位人員盡量學(xué)習(xí)和熟練系統(tǒng)的操作。

2.抽調(diào)各地人員參與到項(xiàng)目組里,接受培訓(xùn)和測(cè)試任務(wù)。

3.加快技術(shù)開發(fā)人員的招聘速度,盡量在顧問(wèn)公司離開之前能夠進(jìn)行系統(tǒng)未來(lái)二次開發(fā)及報(bào)表開發(fā)的學(xué)習(xí)和實(shí)踐。

4.各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)真正關(guān)注ERP系統(tǒng)未來(lái)的業(yè)務(wù)流程,清楚系統(tǒng)上線的重要性,認(rèn)識(shí)到未來(lái)其對(duì)業(yè)務(wù)帶來(lái)的變革。

5.重新審視與實(shí)施公司簽定的合同,合理要求實(shí)施公司增派人手并加大支持力度。

6.最好能夠給項(xiàng)目組一個(gè)短期可以集中在一起工作的環(huán)境。

有了高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),在重新上線時(shí)加以合理的利用,徹底改變“只掛名而不干實(shí)事”,或者“人在曹營(yíng)心在漢”的情況,切實(shí)履行項(xiàng)目組織中各自的權(quán)力和義務(wù)。這些能夠?yàn)槲磥?lái)的系統(tǒng)重新上線奠定基礎(chǔ)。