計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)文檔一體化管理中應(yīng)用的三階段

支雅楠

隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展,文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同,將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制,保證了檔案的質(zhì)量,從而充分發(fā)揮了檔案的作用?，F(xiàn)行文件和檔案管理計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程,不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡,而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同,可以把其劃分為以下三大階段:

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)?，F(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的,是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括:其一,用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù),然后按不同的要求,利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專(zhuān)題目錄、分類(lèi)目錄等;其二,用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的特征和形式特征,檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件;其三,用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況,包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率,檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之,在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初,現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段信息資源的共享和交換,減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入,規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口,就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異,但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化,并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理產(chǎn)生根本影響。

三、文檔一體化階段

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各部門(mén)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理。文檔一體化的理論依據(jù)是文件生命周期理論。文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷(xiāo)毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程。這一過(guò)程可分為若干階段,由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn),各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。文件的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段四個(gè)階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。而我國(guó)檔案工作通過(guò)歸檔口的設(shè)置將文件的制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段作為文件,將暫時(shí)保存階段和永久保存階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理,使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立,因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來(lái)分離的現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段揉合起來(lái),這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的,這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段,都具有不穩(wěn)定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn),都主要是為產(chǎn)生文件的部門(mén)為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件,只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同,因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段文件的一體化管理。文檔分離帶來(lái)大量弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件,由此檔案部門(mén)館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好地發(fā)揮參考服務(wù)作用,導(dǎo)致檔案部門(mén)信息服務(wù)功能降低,也導(dǎo)致了檔案部門(mén)地位的降低。文檔一體化強(qiáng)調(diào)的是文件生命運(yùn)動(dòng)的現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段文件管理和檔案管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一有序,強(qiáng)調(diào)文件在其生命運(yùn)動(dòng)各階段應(yīng)保持連續(xù)統(tǒng)一,將相對(duì)獨(dú)立的、環(huán)節(jié)雷同的兩種管理體系交融起來(lái),關(guān)注檔案工作的提前介入。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想受到一致歡迎,這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的,也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。

需要指出的是:上述三個(gè)階段的劃分,并不是依次替代關(guān)系。由于在任何一個(gè)企業(yè),尤其是大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán),在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上很難一步到位,內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)健全,規(guī)模較大,人員和管理?xiàng)l件、管理設(shè)施等配備齊全,檔案管理制度化、規(guī)范化的大型企業(yè)檔案工作穩(wěn)定成熟,日趨完善的當(dāng)務(wù)之急是在企業(yè)內(nèi)推行文檔一體化,以克服文檔分離的現(xiàn)狀。從法律法規(guī)、規(guī)章制度管理標(biāo)準(zhǔn)、行政管理體制、組織機(jī)構(gòu)、工作環(huán)節(jié)原則程序和工作方式等方面加以改革?鴉同時(shí)研究使用成熟的文檔一體化軟件使檔案工作及時(shí)介入文件形成之始,并且在網(wǎng)絡(luò)化電子文件方面深入研究文件檔案的連續(xù)性和一體化管理,以迎接非傳統(tǒng)載體形式虛擬檔案對(duì)文件管理的挑戰(zhàn)。所以在企業(yè)中,三個(gè)階段,或者其中的兩個(gè)階段往往是長(zhǎng)期并存的。但可以肯定地說(shuō):隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展,以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問(wèn)題的迫切需要,將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類(lèi)作業(yè)過(guò)程成為必然與可能。