論高校圖書館與院系資料室資源的整合

倪紅華　周雪偉　左文革

〔摘 要〕客觀分析高校圖書館文獻(xiàn)供給與需求矛盾日益突出的多種因素,結(jié)合高等院校院系資料室的特色與優(yōu)勢以及存在的問題,闡述了高校圖書館與院系資料室資源整合的必要性,并從管理機(jī)制、管理模式、資源建設(shè)與讀者服務(wù)等不同層面,提出了構(gòu)建高校文獻(xiàn)資源保障體系、實現(xiàn)校內(nèi)資源共建與共享的建設(shè)目標(biāo)與實施方案。

〔關(guān)鍵詞〕高校圖書館;院系資料室;資源整合

〔中圖分類號〕G258.6 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)07-0135-03

Study of Resource Integration of the University Library

with the Reference Rooms of Its Departments and SchoolsNi Honghua Zhou Xuewei Zuo Wenge

(Library,China Agricultural University,Beijing 100193,China)

〔Abstract〕On the basis of secondary development of E-periodicals resource,this article has established the navigation system for the resource of chinese periodicals.Utilizing the uniform retrieval platform(URP),the system effectively links E-periodical resource retrieval system to the collections OPAC,providing one-stop service so that the reader can get comprehensive information of periodical resource in various carriers by one retrieval through one path.

〔Key words〕university library;reference rooms of the departments and schools;resource integration

1 研究背景

1.1 高校圖書館文獻(xiàn)供給與需求矛盾的凸顯

隨著高等院校招生數(shù)量的逐年增加,高校圖書館文獻(xiàn)供給與需求的矛盾日益突出。依照教育部本科教學(xué)評估指標(biāo)要求,農(nóng)科院校生均年擁有新書3冊,目前中國農(nóng)業(yè)大學(xué)在校學(xué)生20 862名,將本科生、研究生和博士生按評估標(biāo)準(zhǔn)折算后,每年需要購置新書9萬余冊,而2006年圖書館年購新書為5萬多冊,缺口近4萬冊,文獻(xiàn)的滿足程度不足70%[1]。

原因主要涉及兩個方面:一是資源采集量減少。由于圖書館經(jīng)費限制以及文獻(xiàn)價格的上揚所致;二是資源分散、利用率低。盡管不同層面、多種形式的館際合作,實現(xiàn)了一定范圍內(nèi)的資源共享,提高了圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)與保障能力。然而,部分高校圖書館忽視校內(nèi)資源的挖掘、整合與共享,忽略了與圖書館形成資源互補、直接為教學(xué)與科研提供文獻(xiàn)信息服務(wù)的院系資料室的功能與作用,使分散的文獻(xiàn)資源管理造成了嚴(yán)重的資源浪費,降低了資源利用率。而且,交叉、邊緣及新分支學(xué)科的迅速發(fā)展,使本院系資料室資料已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足教師教學(xué)與科研的需求,他們越來越多地需要外系(專業(yè))的文獻(xiàn)信息服務(wù),而各院系資料室對資源的封鎖和局部壟斷狀況,使不少優(yōu)秀專業(yè)文獻(xiàn)被冷落或忽視,而外系(專業(yè))的師生又無法借閱。

1.2 高校院系資料室資源建設(shè)及管理現(xiàn)狀

為進(jìn)一步掌握高校院系資料室的資源建設(shè)與管理情況,我們于2007年3月,分別走訪了北京的部分高校圖書館,并選擇中國大學(xué)排行榜前20位[2]的大學(xué)圖書館,以各館網(wǎng)站信息為主要數(shù)據(jù)來源,進(jìn)行相關(guān)調(diào)研。盡管不同高校的院系資料室在資源建設(shè)、資源管理及讀者服務(wù)等諸多方面存在差異,但仍有一些共性值得研究。

在35%未進(jìn)行圖書館與院系資料室資源整合的高校,其資料室的文獻(xiàn)資源仍處于自我建設(shè)、自我管理及自我使用狀態(tài)。以中國農(nóng)業(yè)大學(xué)為例,目前共有不同院系資料室11個,總藏書量約為122 878冊,其中中文書約為95 302冊,外文書25 369冊,中文刊648種,外文刊151種,另有部分非書資料、專業(yè)文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)庫未做進(jìn)一步統(tǒng)計。但其資源與圖書館重復(fù)率之高、利用率之低以及管理與服務(wù)水平的滯后,不僅嚴(yán)重制約了資料室的發(fā)展,而且影響教師教學(xué)與科研工作的進(jìn)一步開展以及學(xué)生對所學(xué)知識的理解。

1.2.1 特色與優(yōu)勢

院系資料室作為高校文獻(xiàn)信息中心的重要組成部分,與圖書館并肩承擔(dān)著學(xué)校師生的文獻(xiàn)信息服務(wù),其優(yōu)勢及特色與學(xué)校圖書館在功能及服務(wù)上形成有效的互補。

(1)具有地理位置優(yōu)勢。院系資料室一般設(shè)在本院系辦公樓內(nèi),可隨時為讀者服務(wù),方便師生查閱相關(guān)資料。

(2)具有特色資源優(yōu)勢。由于院系資料室讀者群主要是碩/博士研究生與教師,資料室專業(yè)性文獻(xiàn)(中/外文書/刊及相關(guān)資料)較多,許多專業(yè)書/刊圖書館沒有入藏,形成了與圖書館資源互補的館藏布局。

(3)具有讀者服務(wù)優(yōu)勢。貼近教學(xué)及科研活動,能準(zhǔn)確、快速、全面地掌握教學(xué)及科研的文獻(xiàn)信息需求,便于開展定題跟蹤服務(wù),或直接參與科研活動,為科研人員提供有針對性的文獻(xiàn)信息服務(wù)。

(4)掌握學(xué)科發(fā)展動態(tài)。了解本學(xué)科(專業(yè))的國內(nèi)外最新研究動態(tài),并以此為依據(jù)采集文獻(xiàn)。

1.2.2 存在的問題

經(jīng)費緊缺以及技術(shù)與服務(wù)手段的相對落后,導(dǎo)致不少優(yōu)秀文獻(xiàn)閑置或僅為少數(shù)人使用,沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

(1)經(jīng)費不足。院系資料室的經(jīng)費基本上靠各院/系自籌,因此,其書刊購置基本維持在原有水平,各種設(shè)備也已逐漸老化,遠(yuǎn)不能滿足本院系師生教學(xué)科研及學(xué)習(xí)的需要。

(2)資源重復(fù)建設(shè)。圖書館與資料室都在減少圖書購買量,而力保期刊的品種。據(jù)調(diào)查,有些高校的圖書館與資料室,期刊的重復(fù)率達(dá)40%[3]以上,而一些有理論學(xué)術(shù)價值或?qū)I(yè)性較強的外文版圖書和期刊,由于經(jīng)費有限,成為圖書館與資料室的真空地帶,出現(xiàn)學(xué)術(shù)書刊的斷層區(qū),給高校教學(xué)與科研帶來一定的影響。

(3)管理水平低。如中國農(nóng)業(yè)大學(xué)50%[1]的資料室沒有建立計算機(jī)檢索系統(tǒng),不能科學(xué)管理購買的資源,無法充分揭示文獻(xiàn)的主題及學(xué)科屬性,文獻(xiàn)排架不科學(xué)、比較混亂,讀者資源檢索與查找較為困難。

(4)服務(wù)手段相對落后。資料室工作人員整體素質(zhì)偏低,缺乏相關(guān)專業(yè)知識、計算機(jī)知識與應(yīng)用能力,外語水平不高,沒有熟練的信息查找與信息開發(fā)技能。因此,在文獻(xiàn)資源管理及開發(fā)利用上,大部分資料室只能提供文獻(xiàn)借閱及一般咨詢,充其量是專題檢索服務(wù),而且是陳舊的手工檢索方式,這種落后的技術(shù)手段難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的服務(wù)要求。

(5)資源利用率低。一方面資料室開放時間短,平均每周開放時間僅為32小時[1],而圖書館每周開館長達(dá)105小時;另一方面由于設(shè)備簡陋,閱覽環(huán)境差,雖然資源較為豐富,但資料室地方小、書架少,許多資料捆放在一起,資源利用率低。

2 構(gòu)建高校文獻(xiàn)資源保障體系的必要性

圖書館利用技術(shù)、資源、人才、服務(wù)等優(yōu)勢,結(jié)合不同院系資料室的資源建設(shè)與管理特點,充分挖掘并有效整合不同學(xué)科、不同類型的多種資源,構(gòu)建以圖書館為中心、各院系資料室為學(xué)科分館的高校文獻(xiàn)資源保障體系,為培養(yǎng)跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的復(fù)合型人才提供資源保障。

2.1 職能互補,節(jié)約經(jīng)費

借助于統(tǒng)一資源管理平臺,形成全校范圍內(nèi)資源互補、協(xié)調(diào)發(fā)展的新格局。圖書館將為分館提供業(yè)務(wù)上的指導(dǎo),而分館將在文獻(xiàn)分藏(外文/專業(yè)性文獻(xiàn))、讀者分流(碩/博士生/教職員工)以及個性化服務(wù)方面發(fā)揮積極的作用。

2.2 提高資源利用率

實現(xiàn)校內(nèi)資源管理一體化,建立文獻(xiàn)通用制度,打破各院系資料室教學(xué)資源壟斷的狀態(tài),使有限的資源得以充分利用,緩解了高校文獻(xiàn)資源供給與需求的矛盾。

2.3 圖書館與資料室協(xié)調(diào)發(fā)展

高校文獻(xiàn)資源保障體系的建立,最大限度地滿足全校師生對不同文獻(xiàn)資源的需求,徹底改善院系資料室面臨的經(jīng)費不足以及管理水平、技術(shù)與服務(wù)手段落后等狀況,是促進(jìn)雙方協(xié)同發(fā)展的有效途徑。

2.4 適應(yīng)復(fù)合型人才培養(yǎng)模式

為培養(yǎng)“厚基礎(chǔ)、寬口徑、重實踐、能力強”的跨學(xué)科、跨領(lǐng)域復(fù)合型人才,滿足師生對跨學(xué)科(專業(yè))文獻(xiàn)的需求,使學(xué)生不僅擁有深厚的專業(yè)造詣,而且了解甚至通曉其它相關(guān)專業(yè)涉及領(lǐng)域的知識。

3 科學(xué)構(gòu)建高校文獻(xiàn)資源保障體系

首先,圖書館應(yīng)發(fā)揮主體作用,對學(xué)校各院系資料室的資源與管理現(xiàn)狀進(jìn)行前期調(diào)研,并根據(jù)各院系文獻(xiàn)收藏的特色和學(xué)科發(fā)展趨勢進(jìn)行分析,結(jié)合學(xué)?？傮w發(fā)展、院系學(xué)科建設(shè)和圖書館館藏資源建設(shè)規(guī)劃與特點,擬定初步工作方案,主要涉及管理機(jī)制、管理模式及資源與服務(wù)3個方面。

3.1 管理機(jī)制的整合

管理機(jī)制的整合,是構(gòu)建高校文獻(xiàn)資源保障體系的前提,而高校圖書館與院系資料室的關(guān)系問題,已經(jīng)成為形成全校文獻(xiàn)服務(wù)保障體系的瓶頸。教育部在《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》中明確規(guī)定:院系資料室業(yè)務(wù)管理歸校圖書館領(lǐng)導(dǎo),行政上歸院(系)領(lǐng)導(dǎo)[4]。但事實上,由于院系資料室的經(jīng)費一般由各院系自籌,其特色資源建設(shè)也由各院系根據(jù)實際情況自定,圖書館沒有實際權(quán)利對院系資料室進(jìn)行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo),難以建立統(tǒng)一的管理機(jī)制。因此,管理機(jī)制的整合包括兩個方面。

3.1.1 明確院系資料室與圖書館的體制關(guān)系

圖書館與院系管理層必須根據(jù)教育部的有關(guān)規(guī)定,實行行政與業(yè)務(wù)雙重管理,但資料室人員的配備及變動由圖書館與院系領(lǐng)導(dǎo)共同協(xié)商,并根據(jù)不同的情況確定相應(yīng)的整合模式。

3.1.2 協(xié)調(diào)院系資料室與圖書館的業(yè)務(wù)關(guān)系

雙方應(yīng)就資源建設(shè)、資源管理、布局調(diào)整、人力資源培養(yǎng)與開發(fā)及讀者服務(wù)等,進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)與規(guī)劃,使兩者的資源與服務(wù)形成互補,并促使文獻(xiàn)資源整合工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

3.2 管理模式的建立

分館基本上可分為兩大類型,即集中型與分散型。分散型是指大學(xué)圖書館由一個中心館和許多院系圖書館分館組成,分館、中心館相對獨立;而集中型分館,不僅與圖書館實現(xiàn)技術(shù)上的協(xié)作,還要實現(xiàn)行政管理上的一體化,包括借閱制度的協(xié)調(diào)或統(tǒng)一等。

針對不同院系資料室的發(fā)展現(xiàn)狀,采取不同的管理模式,則有利于圖書館與院(系)資料室的資源與服務(wù)的整合。

3.2.1 集中型分館

鑒于院系經(jīng)費的緊縮,一些資料室的經(jīng)費難以保障,有的已幾年沒有購買新的資源,讀者量減少。這些院系資料室主觀上比較愿意與圖書館合作,可以考慮采用集中型分館模式,圖書館對分館給予資金、業(yè)務(wù)管理等方面的指導(dǎo)與協(xié)調(diào),并負(fù)責(zé)分館資源的采集、編目及館藏的協(xié)調(diào)配置,避免重復(fù)訂購,其讀者服務(wù)模式、人員的編制與職稱等均由圖書館統(tǒng)一管理,并提供一些硬件設(shè)施,改善其服務(wù)環(huán)境。

3.2.2 分散型分館

一些資料室發(fā)展勢頭良好,每年有計劃地購買一定量的資源,讀者較多,這些資料室仍由院系提供資金,在行政上相對獨立,圖書館可以采用分散型分館模式,與其在業(yè)務(wù)上進(jìn)行多層面的合作:如代為采集資源、編制數(shù)據(jù)、制定科學(xué)的資源管理與讀者服務(wù)機(jī)制,并負(fù)責(zé)對其管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。

3.3 資源與服務(wù)的整合

管理機(jī)制的整合與管理模式的確立,為構(gòu)建全校統(tǒng)一的資源建設(shè)、資源管理與服務(wù)系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。而資源與服務(wù)的整合則應(yīng)科學(xué)把握圖書館與院系資料室資源建設(shè)的互補性以及資源管理與服務(wù)的一體化。

3.3.1 資源建設(shè)的互補性

高校圖書館肩負(fù)著為全校師生服務(wù)的重任,不僅要關(guān)注重點學(xué)科及學(xué)校特色資源的建設(shè),更應(yīng)綜觀全局,兼顧各個學(xué)科的發(fā)展,其廣而博[5]的資源建設(shè)特點無法同時滿足不同學(xué)科或?qū)I(yè)師生的教學(xué)與科研需求;而與圖書館在資源建設(shè)及讀者服務(wù)上形成有效互補的院系資料室,不僅掌握本學(xué)科專業(yè)的國內(nèi)外最新研究動態(tài),而且根據(jù)本院系專業(yè)設(shè)置,重點收藏與本專業(yè)教學(xué)及科研相關(guān)、而圖書館不具備的多種文獻(xiàn)(如各種會議論文、科研報告等),為教師教學(xué)、科研以及豐富學(xué)生本學(xué)科領(lǐng)域知識提供專業(yè)資料,并與國內(nèi)外兄弟院校、社會有關(guān)情報、資料部門等建立橫向資料交流網(wǎng),從中獲取大量有針對性的專業(yè)資料,并向著個性化與特色化的方向發(fā)展。其“專、精、深、新”[4]的特色資源優(yōu)勢,不僅為本院系師生提供了深層次的服務(wù),而且形成與圖書館館藏互補、協(xié)調(diào)發(fā)展的格局。

當(dāng)然,圖書館首先應(yīng)該在院系資料室安裝圖書館集成系統(tǒng),提高院系資料室的計算機(jī)管理水平,雙方借助于網(wǎng)絡(luò)加強溝通,了解各自的資源采集情況,避免重復(fù)。

3.3.2 資源管理的一體化

首先,圖書館與分館必須使用相同的自動化系統(tǒng)軟件,建立全校統(tǒng)一的資源管理平臺,并由圖書館負(fù)責(zé)制定分館文獻(xiàn)資源聯(lián)機(jī)合作編目的形式與標(biāo)準(zhǔn),制定分館書目數(shù)據(jù)庫的編目規(guī)則與條例,統(tǒng)一編目規(guī)則、數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)及格式。并由圖書館編目部組織館員對分館資源進(jìn)行突擊回溯,也可以培訓(xùn)一些學(xué)生及資料室管理員參與,通過數(shù)據(jù)查重,將資料室的書目信息逐個添加到圖書館的館藏目錄中。當(dāng)然,為方便管理,可保留資料室原有的館藏目錄體系,同種文獻(xiàn)采取兩種不同的目錄組織方式,方便讀者選用。

3.3.3 服務(wù)方式的多樣化

分館在規(guī)范資源建設(shè)、提高管理水平的基礎(chǔ)上,除了進(jìn)行傳統(tǒng)的文獻(xiàn)借閱與流通、信息咨詢等服務(wù)外,充分利用其地理位置、資源與讀者服務(wù)優(yōu)勢,尤其是分館館員對本學(xué)科發(fā)展動態(tài)的把握,進(jìn)一步開展參與式、深層次的讀者服務(wù)。

館員一方面借助于統(tǒng)一檢索界面,充分利用圖書館的館藏資源,另一方面則利用分館特色館藏,開展專題文獻(xiàn)服務(wù),建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫,并直接參與課題組的相關(guān)工作,包括提供與課題相關(guān)的重要文獻(xiàn)的全文、本研究領(lǐng)域中的核心期刊與熱點課題、跟蹤本研究領(lǐng)域的最新進(jìn)展等,拓展了服務(wù)范圍。

4 結(jié) 語

構(gòu)建高校文獻(xiàn)資源保障體系,涉及的工作是多層面的,首先要加強與院系管理層的溝通,使雙方對實現(xiàn)校內(nèi)資源的共建與共享達(dá)成共識,并依據(jù)不同院系資料室資源建設(shè)與管理現(xiàn)狀,建立不同的管理模式。同時在回溯建庫過程中,資料員在參與工作的同時,注意對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),包括編目軟件的使用、文獻(xiàn)的分類、編目,數(shù)據(jù)的著錄以及資源的檢索等,提高他們的信息素養(yǎng)。

另外,分館的服務(wù)對象從本院系師生拓展至全校,實行跨專業(yè)借閱[2],面臨借閱制度的若干變革,如由圖書館統(tǒng)一發(fā)放通用借書證與閱覽證、適當(dāng)延長服務(wù)時間、建立多種讀者借閱制度等,對此,圖書館與資料室雙方應(yīng)積極配合、求同存異,才能優(yōu)勢互補、協(xié)調(diào)發(fā)展。

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