組織決策情報需求分析方法研究

蒲　雷

〔摘 要〕組織決策 離不開有效情報的及時搜集,而情報需求分析是情報工作的重要環(huán)節(jié)?分析了組織決策的情 報需求特點,明確了情報需求分析在整個情報過程中的地位,并提出了一個情報需求分析模 型IRAM(intelligence requirements analysis model),通過它來描述情報需求分析的基本過程或模式,在此基礎(chǔ)上結(jié)合案例分析該模型的可用性?

〔關(guān)鍵詞〕組織決策;情報需求; 分析方法

〔中圖分類號〕G358 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕A 〔文章編號〕1 008-0821(2009)08-0048-03

Studying on the Way of The Intel ligence餾 Demand in Organization DecisionPu Lei

(College of Computer and Information,Southwest University,Chongqing 400715,C hina)

〔Abstract〕Effective decision-making of organization can not be separated from info rmation collected in a timely manner,and the demand for intelligence analysis is

an important part of intelligence work.Analysis of the organization of the inte lligence needs of decision-making characteristics of the demand for intelligence

analysis throughout the intelligence process.Put forward a demand for intellige nce analysis model IRAM(intelligence requirements analysis model),through its in telligence needs analysis to describe the basic process or model,based on this c ombination of case studies of the availability of the model.

〔Key words〕decision-making

of organization;intelligence demands;analysis way

做任何事情,一旦提升到方法論的層面,必然會涉及到一般性,通俗地說就是具有普遍 的適用性?情報工作由于強(qiáng)烈的競爭性和需求的時效性,要求分析情報需求的方法必須是具 體而有效的?研究情報需求分析的基本過程或模式,確定有效的情報需求分析方法,可以提 高情報工作的信度和效度,為組織決策服務(wù)?

1 組織決策與情報需求

1.1 組織決策

所謂組織決策是指領(lǐng)導(dǎo)者對社會組織的決策活動所進(jìn)行的組織工作?它是領(lǐng)導(dǎo)職能的一項根 本因素?管理特別是領(lǐng)導(dǎo)離不開決策?美國心理學(xué)家諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獲獎得者西蒙指出:“決 策貫徹于管理的全過程,管理就是決策”,“管理的關(guān)鍵在于決策”[1]?

1.2 情報需求

行為科學(xué)認(rèn)為,人類的任何行為過程都包括需要?動機(jī)?行為和目標(biāo)4個要素,行為受動機(jī) 支配,而動機(jī)則是由需要引起的?需要指的是個體感到缺乏某種東西的狀態(tài),或者說是個體 對某種目標(biāo)的渴望或欲求[2]?而人的需要是多種多樣的,心理學(xué)將之分為生物性 需要和社會性需要?生物性需要是先天的,例如生理?安全需要等,與我們所要討論的情報 需求不發(fā)生直接的聯(lián)系,社會性需要是后天習(xí)得,與人的社會生活?工作相聯(lián)系的需要,在 工作?學(xué)習(xí)過程中不斷產(chǎn)生的,受個體所生活的環(huán)境影響?嚴(yán)怡民先生將之分為4類:①好 奇心和獵奇心的心理需要;②尊重和自我實現(xiàn)的需要;③娛樂?休息的需要;④決策的需要 ?正是這些需要將人類的各種行為區(qū)別開來,情報行為就是人們?yōu)榱藴p少或消除當(dāng)前決策的 不確定性而獲取信息的行為?因此本文所涉及的情報需求和一般意義上的信息需求不同,是 基于人類基本需要之上的一種特定的社會需要,也就是因為決策不確定性的增加?決策信息 環(huán)境的變化而產(chǎn)生的優(yōu)化決策者行為的需求[3]?

2 組織決策情報需求的特點

2.1 情報需求的多樣性

組織決策人員既需要戰(zhàn)略情報,也需要戰(zhàn)術(shù)情報?以生產(chǎn)企業(yè)為例,從高級管理人員到銷售 代表,不同的用戶都有其相應(yīng)的情報需求?

2.2 情報需求的專業(yè)性

組織決策人員一般從正式渠道獲得情報,很難指導(dǎo)組織成員挖掘隱性情報?由于組織決策者 不是專業(yè)的情報工作者,所以很難組織各成員進(jìn)行情報規(guī)劃?以生產(chǎn)企業(yè)為例,除非設(shè)置了 專門的情報部門,各職能部門如開發(fā)?營銷和服務(wù)部門都很難開展專業(yè)的情報工作?

2.3 情報需求的全局性?方向性和綜合性

例如,決策人員在制訂有關(guān)計劃時,首先必須廣泛了解承擔(dān)的任務(wù)有關(guān)的大量情報,這些情 報可能涉及技術(shù)?經(jīng)濟(jì)?環(huán)境保護(hù)等各個領(lǐng)域以及材料?能源?人員?市場發(fā)展遠(yuǎn)景等各個 方面?這樣他們通常需要的主要是情報人員在大量資料分析研究的基礎(chǔ)上所提供的某些重要 的情報?

2.4 情報需求的可靠性

組織正確的決策在于預(yù)測,前提就是情報的可靠和及時提供?只有這樣,情報才能不僅把組 織的內(nèi)部和外部的各個部門?各個環(huán)節(jié)的信息溝通起來,而且為組織決策提供有力依據(jù)?

可見,任何一項組織決策在制訂之前,都需要情報,在搜集情報的基礎(chǔ)上,把握現(xiàn)在?預(yù)測 未來?從而決定組織的具體方式?總的說來,可以把組織決策的情報需求特點概括為:時間 要素——搜集情報的時間要“快”;成本要素——搜集情報的成本要“便宜”;效果要素— —使用后的效果要“好”?

2.5 情報需求的系統(tǒng)性

以生產(chǎn)企業(yè)為例,由于激烈的市場競爭,這就要求企業(yè)以少量的勞動消耗,生產(chǎn)更多的物美 價廉的?適銷對路的產(chǎn)品?這就涉及產(chǎn)品生產(chǎn)的比例?各種商品的顏色?商品的定價等各方 面的情報工作,這就需要情報人員能夠提供系統(tǒng)的情報需求分析?

3 IRAM

圖1是IRAM模型,它是根據(jù)以上對組織決策情報需求的特點總結(jié)出來的?位于最中間的是“ 決策者集”,它是包括戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)層的決策者在內(nèi)的集合,是整個情報活動所服務(wù)的對象,也 是情報活動的重要組織者,居于核心地位;位于最外層的是“情報員集”,在宏觀上,它是 整個情報過程的組織者,當(dāng)然也是情報需求分析的主要參與者;位于二者之間的環(huán)是情報需 求分析過程:確定KITs(關(guān)鍵情報問題)→分析已有情報→撰寫需求分析報告→方法選擇→ 可行性分析,整個過程都有相關(guān)決策者和情報人員的溝通和參與,每個階段完成后進(jìn)入下一 階段,如果可行性分析判為可行即由情報人員執(zhí)行?

3.1 兼顧戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)問題

情報需求分析既要服務(wù)于戰(zhàn)略制定也也要提出近期的戰(zhàn)術(shù)問題?而這些決策人員所組成的“ 決策者集”是整個需求分析的核心,他們能夠抓住工作實質(zhì),指導(dǎo)整個系統(tǒng)之間的溝通?

3.2 專業(yè)的情報團(tuán)隊

一組優(yōu)秀的專職的情報員能夠抓住情報工作的實質(zhì),指導(dǎo)組織成員之間的溝通,特別是和組 織決策者的溝通?

3.3 關(guān)鍵情報問題

競爭情報工作要為戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù),就必須與公司管理人員緊密地結(jié)合提出若干重點解決的問 題,即關(guān)鍵情報問題,或稱“KITs”?

3.4 方法選擇

要使情報有很好的信度和效度,應(yīng)該使情報需求以文檔的形式系統(tǒng)地歸納整理出來,還應(yīng)該 選擇合適的關(guān)鍵情報和情報搜集方法?

3.5 可行性分析階段借助外部專業(yè)資源

通過邀請外部咨詢?nèi)藛T與公司主要管理人員共同審核,確保需求分析報告的準(zhǔn)確性?方法選 擇的可行性,還要確保情報工作的道德規(guī)范?

4 案例分析

IBM公司新的首席執(zhí)行官蓋斯特先生上任,面對公司年損失140億美元的嚴(yán)峻局面,他審時度勢, 提出“立即加強(qiáng)對競爭對手的研究”,“建立一個協(xié)調(diào)統(tǒng)一的競爭情報運(yùn)行機(jī)制”, “將可操作的競爭情報運(yùn)用于公司戰(zhàn)略?市場計劃及銷售策略中”[5]?

為此,公司制定了新的情報規(guī)劃?該規(guī)劃包括:設(shè)立情報核心機(jī)構(gòu),建立一個協(xié)調(diào)統(tǒng)一的情 報系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制,確定公司競爭對手,并針對競爭對手開展情報項目:

4.1 調(diào)整情報系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制

4.1.1 確定競爭對手

對每一個競爭對手,公司都指派一位高級管理人員作為專門負(fù)責(zé)該對手的“專家”,由這些 專家作為負(fù)責(zé)人,分別組建“虛擬的”情報組,負(fù)責(zé)評價其競爭對手的行動和戰(zhàn)略,以確保 整個公司制定的針對該競爭對手的戰(zhàn)略的正確性,從而確定在市場中應(yīng)采取的行動?該組成 員包括指派的負(fù)責(zé)人?代表各業(yè)務(wù)部門的同級負(fù)責(zé)人?由情報專業(yè)人員組成的小型中心以及 制造?開發(fā)?營銷和銷售等職能部門的代表?

4.1.2 日常情報分析

由設(shè)置在公司各機(jī)構(gòu)的現(xiàn)有競爭情報小組實施日常情報分析,要求這些小組在思考問題和采 取行動時能從公司的全局利益出發(fā),而不是將各業(yè)務(wù)部門的利益放在首位?也就是說,新的 情報規(guī)劃的目標(biāo)不僅僅是改進(jìn)公司的情報,還有助于改善企業(yè)文化?

4.2 實施項目

在建立上述核心機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上公司下達(dá)實施命令,由協(xié)作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)開展項目?該項目針對的 是選定的競爭對手,其目的是:①論證小組的工作方法;②確定關(guān)鍵情報問題;③利用已有 的競爭情報成果;④建立模型?IBM公司的情報工作不斷取得成功,主要有以下5項措施:

(1)首席執(zhí)行官下達(dá)“命令”,并要求管理人員參加? 總裁的支持加快了規(guī)劃的進(jìn)程?

(2)新首席執(zhí)行官上任,以及公司日益嚴(yán)峻的財務(wù)狀況,增強(qiáng)了每位員工的競爭意識?

(3)借助外部的專家和咨詢?nèi)藛T的力量?

(4)虛擬組攜手聯(lián)合起來共同面對競爭挑戰(zhàn)?小組成員來自各業(yè)務(wù)部門,并且憑借各種技 巧和經(jīng)驗,彼此傳輸?分析和判斷信息?

(5)通過及時地交換最新資料?客觀分析和提出有創(chuàng)見性的建議,情報組贏得了高級管理 人員的信任?

4.3 IBM公司通過這個項目總結(jié)出幾個關(guān)鍵的經(jīng)驗與教訓(xùn)4.3.1 堅信情報工作的價值

情報小組再一次發(fā)現(xiàn),情報遠(yuǎn)不止是把信息匯編成形象的圖表,它還是揭示其本質(zhì),并提出 管理人員能夠考慮和付諸實施的結(jié)論,顯然需要系統(tǒng)性規(guī)劃和實施?

4.3.2 情報能夠成為改變企業(yè)文化的組成部分

該項目表明,情報的成功往往需要改變員工們原來的工作行為?首先,情報小組的成員必須 學(xué)會從IBM公司全局的立場上研究競爭對手, 而不是從他們部門的視點出發(fā)看問題;第二, 研究和使用情報的每個人都必須學(xué)會和牢記客觀地介紹和評價不利消息?

4.3.3 情報規(guī)劃應(yīng)積極地在內(nèi)部進(jìn)行傳播和交流

由于情報規(guī)劃需要公司文化方面的一些改變,因此需要一位能夠?qū)⑶閳蠊ぷ鳌颁N售”到整個 公司的領(lǐng)導(dǎo)人,也就是說,情報規(guī)劃需要一位福音傳教士?這位領(lǐng)導(dǎo)人只需在規(guī)劃開展初期 花費(fèi)其20%的時間與情報組共同工作,而其余80%時間與其他員工在一起論證情報對公司的 價值?

4.4 結(jié)合IRAM的思考

IBM公司的情報項目非常重視情報需求和情報規(guī)劃工作,情報員和決策者有良好的互信?該 項目的主題是針對競爭對手的情報搜集,從情報部門的設(shè)立和項目目的可以看出IRAM的應(yīng)在 ?IBM公司對情報需求進(jìn)行系統(tǒng)性規(guī)劃和實施,更在企業(yè)文化方面進(jìn)行配合?小組在思考問 題和采取行動時能從公司的全局利益出發(fā),而不是將各業(yè)務(wù)部門的利益放在首位,充分滿足 了戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)情報需求?借助外部的專家和咨詢?nèi)藛T的力量,這樣增加了情報方案可行性分析 的科學(xué)性?

組織情報需求需要像IBM公司這樣系統(tǒng)分析和規(guī)劃,重視決策者特別是一把手的核心作用, 憑借情報人員的專業(yè)技術(shù),形成強(qiáng)大的情報動力,為組織決策提供堅實的基礎(chǔ),做到科學(xué)決 策?

5 結(jié) 語

從以上分析可以看出,組織決策情報需求分析是整個情報過程中的第一步也是最重要的一步 ?如何進(jìn)行有效的需求分析,以及方法的探究將是一個長期的命題?以決策者為 核心,由情報人員組織的系統(tǒng)性需求分析可以避免情報工作的盲目性,為搜集情報的信度和 效度提供保障?越是像IBM這樣的大企業(yè)越需要利用規(guī)范的情報需求分析和規(guī)劃?當(dāng)然,需 求分析的方法并不惟一,這個IRAM也不是最好的解決之道,希望它能給進(jìn)行情報需求分析的 組織以參考?

參考文獻(xiàn)

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