建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度的原則與對(duì)策

楊　明

【摘要】內(nèi)部控制制度作為現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)自我調(diào)節(jié)、自我約束的內(nèi)在機(jī)制,在企業(yè)管理系統(tǒng)中具有舉足輕重的作用,是企業(yè)現(xiàn)代化的必然產(chǎn)物,是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求,是保證企業(yè)健康有序發(fā)展的有利保障。內(nèi)部控制制度按工作范圍分類,可以將其分為內(nèi)部管理控制制度和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度。

【關(guān)鍵詞】企業(yè) 內(nèi)部管理控制制度 內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度

一、內(nèi)部管理控制制度

建立內(nèi)部管理控制制度,主要是用于企業(yè)行政方面和業(yè)務(wù)方面管理,用以提高其經(jīng)營效率和工作效率?，F(xiàn)以材料采購內(nèi)部控制制度為例。

《材料采購內(nèi)部控制制度》

1.材料室根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和材料請(qǐng)購單編制采購計(jì)劃,然后與供應(yīng)單位簽訂購貨合同。

2.財(cái)務(wù)室對(duì)合同價(jià)格進(jìn)行審核并留存合同副本。

3.材料室采購人員按供貨時(shí)間催貨。在收到供貨單位的發(fā)票運(yùn)單后填寫收料單一式四聯(lián),材料室自存一聯(lián),其余三聯(lián)同發(fā)票及合同副本送倉庫辦理入庫手續(xù)。

4.倉庫對(duì)材料進(jìn)行檢驗(yàn)計(jì)量,如果材料的數(shù)量和質(zhì)量與合同、發(fā)票相符,即可在收料單上簽收,并將發(fā)票運(yùn)單和收料單送回材料室,通知財(cái)務(wù)室承付貨款。其余兩聯(lián)收料單,一聯(lián)由倉庫用以登記材料卡片并留存;另一聯(lián)由材料室材料記帳員登記材料明細(xì)帳,然后定期將收料單送財(cái)務(wù)室稽核后編制收料匯總表,登記總帳。

5.月末,財(cái)務(wù)室將收料單與材料采購明細(xì)帳進(jìn)行核對(duì),將材料分類帳、總帳和材料室的材料明細(xì)帳以及倉庫的材料卡片進(jìn)行核對(duì),同時(shí),還需清理在途材料,結(jié)轉(zhuǎn)成本差異。

二、內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度

建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度,其目的是為了保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資安全和確保會(huì)計(jì)資料的可靠性,主要用于管理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和與其相關(guān)的業(yè)務(wù)?，F(xiàn)分別以財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制制度、貨幣資金管理內(nèi)部控制制度、財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制制度為例。

《財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部控制制度》

1.單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)要相對(duì)獨(dú)立,要有明確的職責(zé)權(quán)限和業(yè)務(wù)范圍

(1)對(duì)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)要相對(duì)統(tǒng)一。

(2)財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)對(duì)其他業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)施管理和控制。

(3)財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)和其他機(jī)構(gòu)之間有明確分工。

2.財(cái)務(wù)崗位要職責(zé)明確,相互制約

(1)財(cái)務(wù)崗位設(shè)置應(yīng)與單位內(nèi)部管理和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要相適應(yīng)。

(2)各財(cái)務(wù)崗位都必須有明確的職責(zé)并能夠進(jìn)行考核。

(3)各財(cái)務(wù)崗位之間應(yīng)分工明確,業(yè)務(wù)往來應(yīng)當(dāng)按規(guī)定程序辦理,分清責(zé)任。

(4)不相容崗位要相對(duì)分離。

(5)對(duì)各崗位要進(jìn)行定期或不定期考核。

3.崗位控制原則

堅(jiān)持“錢、物”與“帳”分管的總原則,對(duì)不相容職務(wù)以以下原則進(jìn)行分工。

(1)授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)同執(zhí)行該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分開。

(2)執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)同審核及記錄該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分開。

(3)保管某項(xiàng)財(cái)務(wù)同記錄該項(xiàng)財(cái)務(wù)的職務(wù)要分開。

(4)保管某項(xiàng)財(cái)物同記錄該項(xiàng)財(cái)物的職務(wù)要分開。

4.財(cái)會(huì)人員配備應(yīng)當(dāng)符合回避制度的要求

(1)單位領(lǐng)導(dǎo)人的直系親屬不得擔(dān)任本單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)主管人員。

(2)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)主管人員的直系親屬不得在本單位財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)中擔(dān)任出納工作。

(3)對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都要按規(guī)定取得或填制合法憑證,并按規(guī)定的審批程序傳遞并堅(jiān)持先審核后入帳的原則。

5.在財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)中必須設(shè)置稽核崗位,稽核崗位配備稽核人員應(yīng)具備的條件

(1)堅(jiān)持原則,廉潔奉公。

(2)熟悉國家財(cái)經(jīng)法律、法規(guī)、制度和方針政策,熟悉財(cái)會(huì)工作各崗位的操作規(guī)程和會(huì)計(jì)核算方法,熟悉本單位的生產(chǎn)經(jīng)營管理過程。

(3)具有會(huì)計(jì)專業(yè)技術(shù)資格并從事財(cái)會(huì)工作三年以上。

6.會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)工作或離職,必須與接管人員辦清交接手續(xù)

(1)會(huì)計(jì)人員辦理交接,由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)督。

(2)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人辦理交接手續(xù)。由單位負(fù)責(zé)人監(jiān)督,必要時(shí)主管單位可以派人會(huì)同監(jiān)交。

7.財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)實(shí)行定期輪崗

輪崗制度不僅是促進(jìn)財(cái)會(huì)人員全面熟悉業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)質(zhì)量的重要措施,也是防止舞弊的主要手段。崗位輪換的期限可根據(jù)實(shí)際情況確定,一般以3至5年輪崗一次為宜。

《貨幣資金管理的內(nèi)部控制制度》

1.實(shí)行資金集中統(tǒng)一管理,未經(jīng)財(cái)會(huì)部門的授權(quán)或委托,不得擅自辦理付款業(yè)務(wù)和出具收付款收據(jù)。

2.財(cái)務(wù)主管必須定期或不定期的對(duì)現(xiàn)金庫存、現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳和銀行對(duì)帳單進(jìn)行核對(duì),每月不得少于2次。抽查情況要有記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。在核對(duì)銀行存款日記帳之前,應(yīng)將單位銀行對(duì)帳單與開戶銀行進(jìn)行核對(duì)或取得銀行確認(rèn)的書面說明。

3.出納員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)、債務(wù)帳目的登記工作。出納員開具支票時(shí),必須經(jīng)財(cái)務(wù)主管審核批準(zhǔn)方可加蓋銀行預(yù)留印章。簽發(fā)支票時(shí),應(yīng)按規(guī)定使用支票登記簿,禁止簽發(fā)空白轉(zhuǎn)賬支票。

4.財(cái)務(wù)主管應(yīng)保管好銀行預(yù)留印鑒和個(gè)人印章、嚴(yán)禁印章和支票由同一個(gè)人保管。

5.財(cái)務(wù)主管對(duì)每一張收、付款憑證和銀行對(duì)帳單要做到親自審核或指定稽核人員代行職權(quán),但財(cái)務(wù)主管必須定期抽查。

6.辦理收付款業(yè)務(wù)必須取得有效的、齊全的原始憑證。按規(guī)定程序辦理完畢后必須加蓋經(jīng)辦人名章和收訖、付訖印章。

7.所有付款業(yè)務(wù)必須經(jīng)過財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)后方可支付。購買貨物、支付費(fèi)用時(shí),必須有對(duì)方開具的發(fā)票、收據(jù)和必要的驗(yàn)收憑證,同時(shí)有經(jīng)辦人、審核人簽章。各種借款的支付必須寫明用途,按規(guī)定履新審批手續(xù)。工資、獎(jiǎng)金、勞務(wù)費(fèi)的支出,必須有合法依據(jù),并納入“應(yīng)付工資”科目,以核算工資性支出。

8.發(fā)票和收據(jù)必須按規(guī)定保管、登記、使用、檢查,領(lǐng)用空白發(fā)票和收據(jù)必須進(jìn)行登記。

9.從銀行提取現(xiàn)金時(shí),要寫明真實(shí)用途,同時(shí),必須由單位財(cái)務(wù)主管審核簽章后,才能向銀行辦理提款。不得超限額提取備用金。

10.按照《現(xiàn)金管理暫行條例》的規(guī)定使用現(xiàn)金,能通過轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算的,一律不得支付現(xiàn)金,不得從本單位的收入中直接支付現(xiàn)金。

三、《財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部控制制度》

1.建立財(cái)產(chǎn)清查制度,做到每年進(jìn)行一次財(cái)產(chǎn)清查,保證帳簿記錄與實(shí)物相符,對(duì)盤虧或盤盈的財(cái)產(chǎn)要按規(guī)定及時(shí)處理。

2.建立財(cái)產(chǎn)保管責(zé)任制。對(duì)各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)由專人保管,對(duì)造成非正常損失或流失的,要按規(guī)定追究有關(guān)人員的責(zé)任,確保財(cái)產(chǎn)安全和完整。

3.對(duì)財(cái)產(chǎn)管理人員應(yīng)堅(jiān)持職務(wù)分離原則,做到保管人員、使用人員、核算人員、收發(fā)審批人員相互分離,形成相應(yīng)的制約機(jī)制。

4.對(duì)財(cái)物的收發(fā)、增減、使用等審批權(quán)限經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán),在具體辦理過程中要嚴(yán)格履行審批手續(xù),加強(qiáng)對(duì)各環(huán)節(jié)的監(jiān)控。