論秘書與同事關(guān)系的處理方法

郭方圓

摘要：從人際關(guān)系出發(fā)，主要講的是秘書如何處理好與同事的關(guān)系，以及同事人際關(guān)系的處理對(duì)一個(gè)秘書的重要性。再從秘書處理好與同職能部門同事的關(guān)系、處理好與各職能部門人員的關(guān)系、處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系三個(gè)方面闡述，秘書應(yīng)該把自己放在怎樣的一個(gè)心理位置。只有處理好了與他們的關(guān)系，秘書的日常工作才能順利開展起來。

關(guān)鍵詞：秘書；同職能部門；各職能部門；領(lǐng)導(dǎo)；溝通；關(guān)系

中圖分類號(hào)：C912.3

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672-3198(2009)13-0094-02

1處理好與同職能部門同事的關(guān)系

秘書與同職能部門同事的關(guān)系，是指同屬于秘書部門內(nèi)的秘書人員之間的同事關(guān)系，如同級(jí)秘書人員，同一辦公室的人員等，他們之間在職務(wù)上往往是平等的或相近的，又在同一個(gè)空間里工作，接觸頻繁而直接。秘書是領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的橋梁，既要傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示給同事，又要反映同事的意見給領(lǐng)導(dǎo)。因此，秘書與同職能部門同事保持良好的關(guān)系，對(duì)秘書工作同樣相當(dāng)重要。但是不少秘書對(duì)怎樣處理好同事的關(guān)系感到困惑而且抱怨很多，這種問題的出現(xiàn)是由于秘書在工作中不能夠受到同事的歡迎，不善于化解同事之間的矛盾，在出現(xiàn)裂痕時(shí)沒有及時(shí)彌補(bǔ)所導(dǎo)致的。所以要做個(gè)受同事喜歡的秘書應(yīng)努力做到以下幾個(gè)方面：

1.1必須學(xué)會(huì)尊重同事

在自尊的前提下，秘書人員之間應(yīng)彼此尊重。秘書工作中，不能隨意插手別的秘書職權(quán)范圍之內(nèi)的事情。有的工作需要大家共同完成時(shí)，應(yīng)互相協(xié)商、配合，而不能只顧自己或互相破壞。

1.2保持樂觀和幽默感

秘書工作似乎千篇一律，變化不大，沒有多大的挑戰(zhàn)性。但秘書千萬不要變得灰心喪氣，要讓自己變得富有幽默感。樂觀和幽默可以消除彼此之間的敵意，更能營(yíng)造一種親近的人際氛圍。更有助于秘書與同事的關(guān)系變得輕松，消除工作中的勞累，容易讓同事感到親近。秘書在工作中切忌情緒不佳，牢騷滿腹，工作時(shí)應(yīng)該保持高昂的情緒狀態(tài)，即使遇到挫折、飽受委屈，也應(yīng)當(dāng)保持樂觀的心境。切忌逢人訴苦，在其他同事面前抱怨，秘書應(yīng)當(dāng)忘記過去的種種，把注意力放到充滿希望的未來，做一個(gè)生活的強(qiáng)者。

1.3化解矛盾，增進(jìn)情感

秘書與同事之間在遇到矛盾時(shí)。需要和同事進(jìn)行良好順暢的情感交流，就能化解各種矛盾，使雙方的工作順利進(jìn)行。秘書與同事間出現(xiàn)意見分歧，秘書要能客觀冷靜的分析，控制自己的情緒，從自身找原因，對(duì)于自己的弱點(diǎn)要有清醒的認(rèn)識(shí)并保持必要的敏感，如果確實(shí)辦錯(cuò)了事，應(yīng)勇于為自己犯下的錯(cuò)誤承擔(dān)責(zé)任，真誠地道歉，不推托找借口，對(duì)于同事的過失應(yīng)客觀地看待和處理，要盡量學(xué)會(huì)寬容。一94一同事之間出現(xiàn)分歧，產(chǎn)生矛盾，是正?，F(xiàn)象，適時(shí)回避與等待，使對(duì)方頭腦冷靜，便于問題的解決。即使同事做了對(duì)不起自己的事，也應(yīng)以德報(bào)怨，注意發(fā)現(xiàn)對(duì)方的長(zhǎng)處和優(yōu)點(diǎn)來彌補(bǔ)自身的不足，增強(qiáng)團(tuán)結(jié)。秘書還要善于選擇溝通交談的時(shí)間、場(chǎng)合和對(duì)方感興趣的話題，態(tài)度謙虛誠懇，善于體察對(duì)方心情。講究說話的技巧，來增進(jìn)與同事的情感。

2處理好與各職能部門人員的關(guān)系

秘書與各職能部門人員的關(guān)系，是在同一組織內(nèi)因?yàn)楣ぷ鹘煌纬傻南嗷リP(guān)系。這既是一種平等的同志關(guān)系，又是一種在組織內(nèi)部工作上的分工與合作、相互支持、相互配合、相互制約的關(guān)系。也可以說這是一種廣義上的同事關(guān)系。每一個(gè)獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu)，各職能部門在領(lǐng)導(dǎo)的指揮與控制下，具體負(fù)責(zé)某一方面的業(yè)務(wù)工作，如人事、組織、財(cái)務(wù)、后勤等等。各職能部門各司其職，互相配合，保證一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。從而保證領(lǐng)導(dǎo)決策完整正確地得到實(shí)施。離開了各職能部門，領(lǐng)導(dǎo)和與領(lǐng)導(dǎo)緊密相連的秘書部門就成了空架子。因此，秘書要想履行自己的職責(zé)，做好領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，不搞好與各職能部門的關(guān)系是難以做到的。但是秘書在與各職能部門人員溝通的過程中，往往會(huì)感覺員工的斗志不高昂，人心渙散，本位主義嚴(yán)重，從自己部門的利益要求出發(fā)，無視整體協(xié)調(diào)的存在。這種問題的出現(xiàn)是由于秘書沒有能夠有效的引導(dǎo)彼此之間的溝通向著有利于組織發(fā)展的方向前進(jìn)，從而使員工、部門為了共同的目標(biāo)而合作、減少摩擦，從而有效保證組織實(shí)現(xiàn)整體的目標(biāo)。秘書要做到與各職能部門人員有效的溝通，應(yīng)努力做到以下幾點(diǎn)：

2.1平易近人，協(xié)作支持

秘書人員在與各職能部門人員的交往中，應(yīng)擺正自己的位置，平等相待，平易近人。平時(shí)主動(dòng)了解各職能部門的情況，體諒職能部門的難處。秘書部門的工作需要得到各職能部門的協(xié)作與配合，各職能部門的工作也需要秘書部門的支持與合作。平時(shí)各職能部門需要向領(lǐng)導(dǎo)反映情況、提出建議等，常常需要通過秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系或溝通。作為秘書，應(yīng)站在全局的角度支持和幫助各職能部門開展工作，解決疑難問題。反之，秘書人員為了貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，常常必須依賴于各職能部門的支持與具體執(zhí)行。一旦有時(shí)任務(wù)緊、領(lǐng)導(dǎo)要求高的情況下，秘書往往會(huì)忽略各職能部門的難處。如果平時(shí)不注意向職能部門了解情況，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)，培養(yǎng)信任與感情，而在出現(xiàn)狀況時(shí)一味催促恐怕于事無補(bǔ)。

2.2提供熱情周到的服務(wù)

秘書應(yīng)主動(dòng)幫助各職能部門與領(lǐng)導(dǎo)溝通，在職責(zé)允許的范圍內(nèi)幫助各職能部門解決工作中的問題，特別要注意平等對(duì)待各職能部門，建立正常的合作關(guān)系。在促進(jìn)各職能部門協(xié)調(diào)的過程中，秘書人員既要忠于領(lǐng)導(dǎo)的意圖，明確協(xié)調(diào)的基本原則，又要針對(duì)具體情況，切實(shí)解決他們的困難，促使各部門化解矛盾。這一過程實(shí)際上是為職能部門服務(wù)的過程，建立與職能部門聯(lián)系的過程。處理好就會(huì)得到大家的尊重、贊揚(yáng)和好感，別人也會(huì)在工作中對(duì)秘書以禮相待，工作環(huán)境自然十分融洽。所以，秘書人員應(yīng)將促進(jìn)各職能部門的協(xié)調(diào)當(dāng)作自己的職責(zé)，主動(dòng)積極地做好這項(xiàng)工作。并通過做好這項(xiàng)工作，進(jìn)一步促進(jìn)各職能部門之間、秘書人員與各職能部門之間的人際關(guān)系朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展。

3處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

秘書是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的，這使得秘書在工作中處于一個(gè)特殊的地位，因此在秘書的人際交往中也往往顯得特別復(fù)雜。在秘書與同事關(guān)系的交際中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)的交際是最為復(fù)雜的一種。政治思想上志同道合，工作上輔助領(lǐng)導(dǎo)，知識(shí)、能力、體力、思維的上補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)的交往頻率很高，但人格上是平等的。有時(shí)，秘書面對(duì)的不僅僅是單個(gè)的領(lǐng)導(dǎo)者，而且還有一個(gè)復(fù)雜的領(lǐng)導(dǎo)群體。對(duì)每一個(gè)秘書人員來說，正確把握并處理與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系是十分重要的。要學(xué)會(huì)與上司和諧相處。正是因?yàn)槊貢幚砗门c領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系顯得尤為重要，因此出現(xiàn)秘書新到一個(gè)單位接觸新上司刻意去琢磨上司的個(gè)性特征，結(jié)果往往適得其反，與上司相處不和諧甚至發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。這種問題的出現(xiàn)是由于上司的個(gè)性以及管理風(fēng)格需要相處一段時(shí)間后才能了解，而且上司的個(gè)性與管理風(fēng)格并不是一成不變的，同時(shí)，還涉及

秘書自身的資歷、與上司信任關(guān)系的建立等不確定因素。因此，秘書首先要學(xué)會(huì)與上司和諧相處。秘書要做到與上司相處和諧應(yīng)該努力做到以下幾個(gè)方面：

3.1尊重上司

每個(gè)人的思維方式不同，其處事的原則與方法也會(huì)不一樣。秘書工作是直接為上司服務(wù)的。所以學(xué)會(huì)如何尊重上司，是做好秘書工作重要的一步。秘書對(duì)上司的尊重體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

(1)維護(hù)上司的威信。

尊重上司的意見，認(rèn)真執(zhí)行已完成的決議上司找你商討問題時(shí)，要毫無保留地提出自己的看法，如果上司有不同的觀點(diǎn)，要尊重上司的意見，如果一形成的決議，盡管自己還有不同的看法，此時(shí)，也只能保留自己的意見，堅(jiān)定不移地執(zhí)行決議。

總之，秘書人員在工作中，既要體現(xiàn)出在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)形成領(lǐng)導(dǎo)意圖過程中的主動(dòng)性，又要體現(xiàn)出在領(lǐng)導(dǎo)意圖形成之后的服從性，還要體現(xiàn)出在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖過程中的創(chuàng)造性，從而使領(lǐng)導(dǎo)意圖經(jīng)過秘書人員的努力能夠得到準(zhǔn)確無誤的傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行。

(2)慎用上司的授權(quán)。

秘書的一切權(quán)力都來自上司的授予。秘書在工作的時(shí)候必須按職責(zé)規(guī)定辦事，不能越權(quán)，不能假借上司的名義發(fā)號(hào)施令；更不能假公濟(jì)私，用上司的名義謀取個(gè)人利益。尊重上司并不是表面的恭維。只有注意這些實(shí)際問題，謹(jǐn)慎用權(quán)才是真正地尊重上司。生活中，經(jīng)常可以看到一些人當(dāng)了幾年的秘書后，在眾人的刻意迎合和奉承下，竟然忘了自己的身份，常常以領(lǐng)導(dǎo)的口吻與職工或職能部門的工作人員講話，人為地制造了上司與職工的心理壕溝。嚴(yán)重地?fù)p害了上司的威望。

3.2注意嚴(yán)格要求自己

任何上司都不會(huì)喜歡一位工作自由散漫、做事丟三落四、不注意傾聽、說話啰嗦的下屬。秘書要與上司和諧相處，必須首先學(xué)會(huì)讓上司接受自己。

(1)以事業(yè)為第一生命。

所有的上司都會(huì)喜歡看重自己事業(yè)的秘書。這類人除了工作積極認(rèn)真以外，他們?cè)谏舷掳嗟臅r(shí)間上也與其他人有區(qū)別，上班時(shí)，他們會(huì)提前10～15分鐘進(jìn)辦公室，整理內(nèi)務(wù)，打掃衛(wèi)生；下班時(shí)他們會(huì)走在最后，臨走之前，他們會(huì)主動(dòng)去關(guān)燈關(guān)窗。秘書工作非常特殊，無論你是領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書，還是辦公室的普通文員，都要早上班、晚下班，領(lǐng)導(dǎo)沒有離開之前不要提前離開辦公室，確有要事需要提前離開，必須請(qǐng)求上司同意。

(2)說話簡(jiǎn)潔清晰。

上司時(shí)間寶貴，秘書說話啰嗦就意味著浪費(fèi)上司的寶貴時(shí)間，所以秘書向上司匯報(bào)工作時(shí)要言簡(jiǎn)意賅，要做到這一點(diǎn)，除了平時(shí)注意練習(xí)語言表達(dá)能力之外，在匯報(bào)前還要注意清理思路，突出重點(diǎn)，必要時(shí)，可以考慮寫成書面提綱。

(3)注意仔細(xì)聆聽。

善于傾聽的人不僅能聽到上司的說話內(nèi)容，而且還要能聽懂上司的弦外之音。只有這樣才能把握上司的說話重點(diǎn)，領(lǐng)會(huì)上司的意圖。上司在與你談話時(shí)，要集中所有的注意力，做好筆記，沒有聽清楚可以請(qǐng)求上司重復(fù)，最后，要將上司的指令扼要復(fù)述一遍，防止遺漏。上司不喜歡那些反復(fù)叮囑的秘書。