基于ＥＲＰ流程管理的ＩＴ治理初探

王凡林　李河君

【摘 要】 業(yè)務(wù)流程管理(BPM)思想的興起,為處于困境中的信息化建設(shè)指明了方向,而IT治理則為提高企業(yè)效率、降低企業(yè)信息化風(fēng)險(xiǎn)提供了保證。本文就此提出了看法和建議。

【關(guān)鍵詞】 ERP; 業(yè)務(wù)流程管理; IT治理

隨著Internet在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用,企業(yè)對(duì)信息化技術(shù)的依賴越來(lái)越大,信息化技術(shù)已成為企業(yè)發(fā)展的必備條件。國(guó)內(nèi)很多大型企業(yè)爭(zhēng)先引入ERP便說(shuō)明了這一點(diǎn)。但大量的應(yīng)用現(xiàn)實(shí)也反映出了這樣的問(wèn)題,即僅僅引進(jìn)信息技術(shù)并不能解決企業(yè)管理的關(guān)鍵問(wèn)題,還要關(guān)注ERP環(huán)境下傳統(tǒng)流程的改造、新流程的適應(yīng)性以及對(duì)其監(jiān)管——IT治理的問(wèn)題。

一、ERP對(duì)業(yè)務(wù)流程管理的影響

ERP系統(tǒng)為了做到充分的集成和共享,往往對(duì)優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化,但這樣做的問(wèn)題是在提高集成度和信息處理效率的同時(shí),容易導(dǎo)致企業(yè)缺乏對(duì)外界環(huán)境的適應(yīng)性和動(dòng)態(tài)升級(jí)的持久性,給企業(yè)信息化造成風(fēng)險(xiǎn)。而B(niǎo)PM的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)從理論上來(lái)講可以解決這一問(wèn)題,它優(yōu)化了企業(yè)管理流程,并使ERP向基于流程的方向演變,這是企業(yè)成功實(shí)施ERP的基礎(chǔ)。

(一)BPM目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要ERP系統(tǒng)提供支持

從內(nèi)涵和目標(biāo)上可以看出,BPM的核心思想是構(gòu)造流暢、高效且具有廣泛適應(yīng)性的業(yè)務(wù)流程,使其能夠針對(duì)企業(yè)的管理個(gè)性化需求作出最快響應(yīng),從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力和較高的經(jīng)濟(jì)效益。為了實(shí)現(xiàn)該目標(biāo),企業(yè)可借助ERP系統(tǒng)嵌入BPM,通過(guò)企業(yè)組織的快速集成實(shí)現(xiàn)流程管理的上述優(yōu)勢(shì)。

(二)業(yè)務(wù)流程管理是ERP成功的基石

從技術(shù)的角度看,ERP系統(tǒng)是一種擁有共享數(shù)據(jù)庫(kù)和便捷互動(dòng)人機(jī)界面的應(yīng)用套件系統(tǒng)的集合體。在實(shí)際應(yīng)用中,由于ERP系統(tǒng)中各個(gè)組件都是高度整合的,因此支持端對(duì)端(P to P)的業(yè)務(wù)流程傳遞。如果一個(gè)企業(yè)在沒(méi)有清楚地描述出流程邏輯路徑的基礎(chǔ)上就倉(cāng)促上馬ERP系統(tǒng),那么它的命運(yùn)只能是崩潰。一個(gè)ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施,首先應(yīng)該創(chuàng)建卓越的業(yè)務(wù)處理流程,在分析論證企業(yè)需求的基礎(chǔ)上選擇、安裝有針對(duì)性的ERP系統(tǒng)來(lái)支持這些流程,這就充分說(shuō)明了ERP系統(tǒng)的施行是BPM工作不可分割的一部分。

二、基于ERP的業(yè)務(wù)流程管理的特點(diǎn)

通過(guò)考察流程管理的發(fā)展歷史不難發(fā)現(xiàn),BPM是從相關(guān)業(yè)務(wù)流程變革領(lǐng)域,如業(yè)務(wù)流程改進(jìn)(BPI)、業(yè)務(wù)流程重組(BPR)、業(yè)務(wù)流程革新(BPD)等思路中發(fā)展而來(lái)的,它以流程為中心,將流程思路、管理方法與信息技術(shù)結(jié)合起來(lái),以達(dá)到改進(jìn)流程性能的目的。ERP環(huán)境下的流程管理通常具備如下特點(diǎn):

(一)具有高度的靈活性

不像很多信息系統(tǒng)的實(shí)施那樣,要么是為企業(yè)量身定做,要么就是企業(yè)改變自身去適應(yīng)軟件,而業(yè)務(wù)流程管理具有高度的靈活性,可以廣泛適應(yīng)上述靈活性。商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)、市場(chǎng)變化的壓力迫使企業(yè)不斷組織變革,而過(guò)于剛性的ERP系統(tǒng)和制度約束,較強(qiáng)的管理是不足以解決這些問(wèn)題的。業(yè)務(wù)流程管理的柔性能夠?qū)@種變化迅速作出反應(yīng),實(shí)施全新的業(yè)務(wù)流程以達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)。

(二)具有廣泛的可擴(kuò)展性

BPM可通過(guò)企業(yè)ERP平臺(tái),將部門(mén)流程、企業(yè)流程迅速擴(kuò)張為集團(tuán)流程,甚至供應(yīng)鏈流程,使其充分作用于所涉及到的業(yè)務(wù)和信息。這樣的流程管理一方面帶來(lái)高水平的信息化效用,同時(shí)不可避免地會(huì)引起風(fēng)險(xiǎn)的拓展和不確定性的增加,使原來(lái)單個(gè)企業(yè)可控的流程,變成整個(gè)供應(yīng)鏈去齊心協(xié)力方可奏效。

(三)具有對(duì)企業(yè)組織的高度滲透性

流程管理不同于簡(jiǎn)單的流程改造,也有別于企業(yè)的管理自動(dòng)化,而是滲透到企業(yè)組織的各個(gè)層面,與ERP的信息采集觸角一道延伸至業(yè)務(wù)起點(diǎn)的各個(gè)細(xì)節(jié)。這種流程管理思路一方面適應(yīng)了ERP系統(tǒng)的平臺(tái)化、集成化要求,能夠?qū)?yīng)鏈單元上的業(yè)務(wù)實(shí)施全覆蓋,同時(shí)滿足了企業(yè)組織統(tǒng)一管理、規(guī)范運(yùn)作、集中控制的要求。當(dāng)然,此類(lèi)特點(diǎn)對(duì)系統(tǒng)的控制和風(fēng)險(xiǎn)防范提出了更高的要求,企業(yè)必須針對(duì)上述特點(diǎn)重新考慮IT治理的設(shè)計(jì)和實(shí)施問(wèn)題。

三、基于BPM的IT治理思路和建議

如上所述,ERP對(duì)BPM的影響是全方位的,而企業(yè)對(duì)其后續(xù)的治理同樣需考慮這種影響,因此,優(yōu)秀的IT治理模式應(yīng)突出以下思路。

(一)進(jìn)行IT治理的人格化完善

ERP體現(xiàn)了流程再造和組織融入的思想,對(duì)其任何治理和控制均離不開(kāi)人的參與,如果得不到員工重視和有效實(shí)施,所謂的IT治理等類(lèi)似的工作也只能形同虛設(shè),起不到應(yīng)有的作用。因此在進(jìn)行IT控制時(shí),需首先進(jìn)行人格化完善。

1.端正心態(tài),保證信息的安全性。ERP環(huán)境下信息的安全包括三方面:信息的可用性、系統(tǒng)的完整性和核心機(jī)制的機(jī)密性。系統(tǒng)要做的就是構(gòu)建IT治理的信息模式,在三者之間尋求一個(gè)平衡狀態(tài),充分借助ERP對(duì)信息的快速集成、可視化控制等手段將信息系統(tǒng)安全性與企業(yè)組織的經(jīng)營(yíng)理念、管理需求結(jié)合起來(lái),既要培養(yǎng)員工的安全和資源意識(shí),同時(shí)又要端正心態(tài),善于發(fā)布和共享企業(yè)信息,克服保密就是安全的不全面認(rèn)識(shí)。

2.破除重技術(shù)輕管理的思想。IT治理的本質(zhì)是“治理”而非“IT”,管理者不可過(guò)分強(qiáng)調(diào)技術(shù)的先進(jìn)性,要明確技術(shù)是為管理服務(wù)的,尤其是管理領(lǐng)域的信息系統(tǒng),多數(shù)采用的信息技術(shù)并非“高精尖”的世界領(lǐng)先,而是為企業(yè)目標(biāo)服務(wù)的技術(shù)組合,只有以管理目標(biāo)為導(dǎo)向,選擇合適的體系結(jié)構(gòu)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),才能真正為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)服務(wù)。

3.保證IT治理的全員參與。IT治理目標(biāo)與企業(yè)的戰(zhàn)略方向是一致的,不同主體對(duì)于IT治理的關(guān)注點(diǎn)也不同,為了保證過(guò)程與結(jié)果的一致性,需要ERP系統(tǒng)的每一個(gè)當(dāng)事人主動(dòng)參與,同時(shí)構(gòu)建和諧的人機(jī)治理模式,促使員工自覺(jué)融入到IT治理大系統(tǒng)中來(lái),努力成為IT治理的一份子,以保障其成功實(shí)施。這里要強(qiáng)調(diào)企業(yè)中高層管理者參與的重要性,當(dāng)IT決策中缺少高層參與時(shí),容易導(dǎo)致企業(yè)的商業(yè)目標(biāo)與IT決策相脫節(jié),最高管理層應(yīng)建立企業(yè)戰(zhàn)略與IT戰(zhàn)略的互動(dòng)機(jī)制,在公司治理架構(gòu)中充實(shí)IT治理組織成員,使公司治理模式與IT治理模式最終走向一體化。

(二)IT治理應(yīng)適應(yīng)系統(tǒng)化環(huán)境

當(dāng)前,絕大多數(shù)企業(yè)的信息化建設(shè)仍處于“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”的“松散階段”,沒(méi)有形成全局型、穩(wěn)定型的成熟架構(gòu),管理當(dāng)局也缺少對(duì)信息需求的全局把握和戰(zhàn)略定位。其實(shí),IT環(huán)境的日益復(fù)雜化,只有基于這種復(fù)雜局面的系統(tǒng)化思路才能實(shí)現(xiàn)由“系統(tǒng)控制”向“IT治理”的功能型轉(zhuǎn)變,才能建立一種全新的,基于流程管理的安全管控體系,將企業(yè)系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)等融為一體,真正實(shí)現(xiàn)信息化的聯(lián)動(dòng)與協(xié)同。

(三)IT治理要以IT風(fēng)險(xiǎn)防治為核心

COSO組織在最新一期的控制指南中將風(fēng)險(xiǎn)防控界定為內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)防范的起點(diǎn)與核心,足以說(shuō)明組織和系統(tǒng)治理應(yīng)以風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和防范為著力點(diǎn),IT治理也不例外。為此,應(yīng)將組織目標(biāo)、企業(yè)戰(zhàn)略、控制措施、風(fēng)險(xiǎn)環(huán)境、溝通與監(jiān)督等要素與IT風(fēng)險(xiǎn)結(jié)合起來(lái),對(duì)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的因素識(shí)別、措施選擇、后果評(píng)價(jià)及規(guī)避措施管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行相關(guān)改造,與COSO的ERM、COBIT的目標(biāo)框架結(jié)合起來(lái),真正體現(xiàn)基于ERP又高于ERP的充分重視BPM的IT治理新理念?！?/p>

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