應(yīng)收款系統(tǒng)賬務(wù)處理被忽視的有關(guān)問(wèn)題

趙澤敏

【摘 要】 應(yīng)收賬是企業(yè)資產(chǎn)的一個(gè)重要組成部分,主要用于核算和管理企業(yè)與客戶之間的往來(lái)款項(xiàng)。本文主要針對(duì)用友ERP應(yīng)收款系統(tǒng)賬務(wù)處理被忽視的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出了解決方法。

【關(guān)鍵詞】 ERP; 應(yīng)收款系統(tǒng); 忽視

在用友ERP-U8管理系統(tǒng)中,應(yīng)收款系統(tǒng)屬于財(cái)務(wù)管理中的組成部分,主要用于核算和管理企業(yè)與客戶之間的往來(lái)款項(xiàng)。

一、收款單據(jù)處理容易被忽視的問(wèn)題及解決方法

收款單據(jù)處理主要是對(duì)結(jié)算單據(jù)(收款單、付款單即紅字收款單)進(jìn)行管理。具體操作時(shí)應(yīng)用以下方法解決問(wèn)題:

(一)如何形成預(yù)收款

如果預(yù)收了一個(gè)客戶的款項(xiàng),當(dāng)時(shí)還沒(méi)有發(fā)生銷(xiāo)售業(yè)務(wù),則可以錄入收款單,選擇款項(xiàng)類(lèi)型為預(yù)收款,則將該筆款項(xiàng)全部作為預(yù)收款。若一筆款項(xiàng)中,既包含了客戶支付的應(yīng)收款,又包含客戶提前支付的預(yù)收款,則可將此筆業(yè)務(wù)錄入收款單,表體分為兩條記錄,支付應(yīng)收款部分款項(xiàng)類(lèi)型為應(yīng)收款,支付預(yù)收款部分款項(xiàng)類(lèi)型為預(yù)收款。

(二)代付款的形成與處理

如果收到一個(gè)單位的一筆款項(xiàng),但它是為另外一個(gè)單位付的款。這時(shí)有兩種處理方式:將付款單位直接記錄為另外一個(gè)單位,金額為代付金額(即是正常的收款單)。將付款單位仍然記錄為該單位,但通過(guò)在表體輸入代付客戶的功能處理代付款業(yè)務(wù)。這種方式的好處是既可以保留該筆付款業(yè)務(wù)的原始信息,又可以處理同時(shí)代多個(gè)單位付款的情況。

二、核銷(xiāo)處理容易被忽視的問(wèn)題及解決方法

核銷(xiāo)處理指日常進(jìn)行的收款核銷(xiāo)應(yīng)收款的工作。系統(tǒng)提供手工核銷(xiāo)、自動(dòng)核銷(xiāo)兩種方式。舉例:12月12日,銷(xiāo)售部收到某公司交來(lái)轉(zhuǎn)賬支票一張,金額78 000元,用以歸還前欠貨款。這是一筆核銷(xiāo)應(yīng)收款的業(yè)務(wù)。具體操作時(shí)應(yīng)注意:

(一)手工核銷(xiāo)

1.手工核銷(xiāo)時(shí)一次只能顯示一個(gè)客戶的單據(jù)記錄,且結(jié)算單列表根據(jù)表體記錄明細(xì)顯示。當(dāng)結(jié)算單有代付處理時(shí),只顯示當(dāng)前所選客戶的記錄。若需要對(duì)代付款進(jìn)行處理,則需要在過(guò)濾條件中輸入該代付單位,進(jìn)行核銷(xiāo)。

2.一次只能對(duì)一種結(jié)算單類(lèi)型進(jìn)行核銷(xiāo),即手工核銷(xiāo)的情況下需要將收款單和付款單分開(kāi)核銷(xiāo)。

3.手工核銷(xiāo)保存時(shí),若結(jié)算單列表的本次結(jié)算金額合計(jì)大于或小于被核銷(xiāo)單列表的本次結(jié)算金額合計(jì),系統(tǒng)提示用戶:結(jié)算金額不相等,不能保存。

4.核銷(xiāo)的記賬日期=處理時(shí)注冊(cè)日期。

5.若發(fā)票中同時(shí)存在紅藍(lán)記錄,則核銷(xiāo)時(shí)先進(jìn)行單據(jù)的內(nèi)部對(duì)沖。

(二)自動(dòng)核銷(xiāo)

1.自動(dòng)核銷(xiāo)可對(duì)多個(gè)客戶進(jìn)行核銷(xiāo)處理,依據(jù)核銷(xiāo)規(guī)則對(duì)客戶單據(jù)進(jìn)行核銷(xiāo)處理。

2.自動(dòng)核銷(xiāo)允許在取消操作中按客戶進(jìn)行分別取消核銷(xiāo)處理。

三、轉(zhuǎn)賬處理容易被忽視的問(wèn)題及解決方法

轉(zhuǎn)賬處理:在日常處理中,經(jīng)常會(huì)發(fā)生以下幾種轉(zhuǎn)賬處理的情況。應(yīng)收沖應(yīng)付:用客戶的應(yīng)收賬款沖抵供應(yīng)商的應(yīng)付款項(xiàng)。應(yīng)收沖應(yīng)收:當(dāng)一個(gè)客戶為另一個(gè)客戶代付款時(shí),發(fā)生應(yīng)收沖應(yīng)收情況。預(yù)收沖應(yīng)收:處理客戶的預(yù)收款和該客戶應(yīng)收欠款的轉(zhuǎn)賬核銷(xiāo)業(yè)務(wù)。紅票對(duì)沖:當(dāng)發(fā)生退貨時(shí),用紅字發(fā)票對(duì)沖藍(lán)字發(fā)票。僅舉一例,其他同理。

舉例:12月18日,用某公司交來(lái)的20 000元訂金沖抵其期初應(yīng)收款項(xiàng)。這是一筆預(yù)收沖應(yīng)收的業(yè)務(wù)。具體操作時(shí)應(yīng)注意:第一,每一筆應(yīng)收款的轉(zhuǎn)賬金額不能大于其余額。第二,應(yīng)收款的轉(zhuǎn)賬金額合計(jì)應(yīng)該等于預(yù)收款的轉(zhuǎn)賬金額合計(jì)。第三,在初始設(shè)置時(shí),如果將應(yīng)收科目和預(yù)收科目設(shè)置為同一科目,將無(wú)法通過(guò)預(yù)收沖應(yīng)收功能生成憑證。第四,如果是紅字預(yù)收款和紅字應(yīng)收單進(jìn)行沖銷(xiāo),要把過(guò)濾條件中的“類(lèi)型”選為“付款單”。第五,如果有一筆預(yù)收款也可不沖應(yīng)收款,待收到此筆貨款的剩余款項(xiàng)并進(jìn)行核銷(xiāo)時(shí),再同時(shí)使用此筆預(yù)收款進(jìn)行核銷(xiāo)。

四、壞賬處理容易被忽視的問(wèn)題及解決方法

壞賬處理主要包括壞賬計(jì)提、壞賬發(fā)生、壞賬收回等。具體操作時(shí)應(yīng)注意:

(一)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備

系統(tǒng)提供計(jì)提壞賬的方法。以應(yīng)收賬款百分比法為例。1.初次計(jì)提時(shí),首先應(yīng)在初始設(shè)置進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置內(nèi)容包括提取比率、壞賬準(zhǔn)備期初余額。2.應(yīng)收賬款的余額默認(rèn)值為本會(huì)計(jì)年度最后一天的所有未結(jié)算完的發(fā)票和應(yīng)收單余額之和減去預(yù)收款數(shù)額。

(二)壞賬收回處理

在錄入一筆壞賬收回的款項(xiàng)時(shí),應(yīng)該注意不要把該客戶其他的收款業(yè)務(wù)與該筆壞賬收回業(yè)務(wù)錄入到同一張收款單中。舉例:12月20日,某客戶付了一筆貨款,同時(shí)還付了一筆以前的壞賬款項(xiàng),這時(shí),應(yīng)錄入兩張收款單,分別記錄收到的貨款和收到的壞賬款項(xiàng)。另外,壞賬收回制單不受系統(tǒng)選項(xiàng)中“方向相反分錄是否合并”選項(xiàng)控制。

(三)壞賬制單處理

1.制單日期系統(tǒng)默認(rèn)為當(dāng)前業(yè)務(wù)日期。制單日期應(yīng)大于等于所選單據(jù)的最大日期,但小于等于當(dāng)前系統(tǒng)日期。2.如果同時(shí)使用了總賬系統(tǒng),且總賬選項(xiàng)要求制單序時(shí),所輸入的制單日期應(yīng)該滿足制單日期序時(shí)要求:即大于同月同憑證類(lèi)別的最大日期。

五、取消操作容易被忽視的問(wèn)題及解決方法

在應(yīng)收款管理的各個(gè)業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié),都可能由于各種各樣的原因造成操作失誤,為方便修改,系統(tǒng)提供取消操作功能,可將其恢復(fù)到操作前的狀態(tài)。操作步驟:在菜單條上選取〖其他處理〗-〖期末處理〗-〖取消操作〗。取消操作類(lèi)型包括取消核銷(xiāo)、取消壞賬處理、取消匯兌損益、取消票據(jù)處理、取消并賬等幾類(lèi)。取消操作一般受一定條件限制。僅舉一例,其他同理。在具體操作時(shí)不能取消操作的原因總結(jié)如下:如果選擇恢復(fù)票據(jù)處理前狀態(tài),第一,如果票據(jù)日期在已經(jīng)結(jié)賬的月份內(nèi),不能被恢復(fù)。第二,如果票據(jù)在處理后已經(jīng)制單,應(yīng)先刪除其對(duì)應(yīng)的憑證,再進(jìn)行恢復(fù)。第三,票據(jù)轉(zhuǎn)出后所生成的應(yīng)收單如果已經(jīng)進(jìn)行了核銷(xiāo)等處理,則不能恢復(fù)。第四,票據(jù)背書(shū)的對(duì)象如果是應(yīng)付賬款系統(tǒng)的供應(yīng)商,且應(yīng)付賬款系統(tǒng)該月份已經(jīng)結(jié)賬,則也不能恢復(fù)。第五,票據(jù)計(jì)息和票據(jù)結(jié)算后,如果又進(jìn)行了其他處理,例如票據(jù)貼現(xiàn)等,則也不能恢復(fù)。

六、月末結(jié)賬處理容易被忽視的問(wèn)題及解決方法

月末結(jié)賬:如果確認(rèn)本月的各項(xiàng)處理已經(jīng)結(jié)束,可以選擇執(zhí)行月末結(jié)賬功能。當(dāng)執(zhí)行了月末結(jié)賬功能后,該月將不能再進(jìn)行任何處理。在具體操作時(shí)不能進(jìn)行月末結(jié)賬的原因總結(jié)如下:第一,如果這個(gè)月的前一個(gè)月沒(méi)有結(jié)賬,則本月不能結(jié)賬。第二,應(yīng)收款系統(tǒng)與銷(xiāo)售系統(tǒng)集成使用,應(yīng)在銷(xiāo)售系統(tǒng)結(jié)賬后,才能對(duì)應(yīng)收款系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬處理。第三,如果本月的結(jié)算單還有未審核的,不能結(jié)賬。第四,如果當(dāng)月總賬系統(tǒng)已經(jīng)結(jié)賬,那么不能執(zhí)行應(yīng)收款系統(tǒng)取消結(jié)賬功能?！?/p>

【參考文獻(xiàn)】

[1] 用友軟件股份有限公司編. ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用專家實(shí)驗(yàn)教程[M]. 北京:中國(guó)物資出版社,2004.

[2] 王新玲,汪剛.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程[M].北京:清華大學(xué)出版社 2006(9).