公路工程項目公司檔案管理的實踐與思考

莊　波

摘要：公路工程檔案是公路建設(shè)事業(yè)記載的寶貴財富，公路工程檔案管理工作是公路建設(shè)中的重要工作，本文結(jié)合作者在公路工程項目公司的多年經(jīng)驗，闡述了項目公司工程檔案管理的一些措施。

關(guān)鍵詞：公路工程檔案管理措施

0 引言

隨著我國逐步推廣項目法人制的實施，公路工程建設(shè)投資的主體也日益多元化，過去完全由政府投資變成現(xiàn)在的由民間或國外資金參與部分投資甚至是全額投資，政府以BT或BOT方式引進大量的民間或國外資金參與各級公路建設(shè)，建設(shè)項目的單位名稱也由過去的指揮部變成現(xiàn)在的項目公司。由于工程項目建造周期長、涉及面廣的特點，這就注定項目公司的管理方式應(yīng)有別于其它行業(yè)的公司管理模式，其工程檔案管理也應(yīng)有自己的特點和要求，作者認為：項目公司的工程檔案管理應(yīng)該規(guī)范化、標準化、制度化和信息化，保證檔案歸檔的質(zhì)量，才能有效地發(fā)揮檔案的功能，真正讓工程檔案管理很好地為工程項目的養(yǎng)、建、管、營各環(huán)節(jié)服務(wù)，對降低項目管理費用，保證工程項目的每一個階段按預(yù)定的計劃順利完成有著至關(guān)重要的意義。

怎樣才能提高項目公司工程檔案管理的質(zhì)量，除了要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》和《公路工程檔案編制辦法》進行檔案的整理、交接和歸檔外，作者結(jié)合工作實際，針對項目公司檔案管理容易忽視的地方，提出以下幾點措施。

1 加強項目前期工作的檔案管理

由于公路工程項目的特殊性，在項目上馬準備建造階段，項目公司一般還沒成立，即使成立了，由于人員不到位，或公司主要精力放在項目的招標上，很多項目往往忽略前期工作的工程檔案管理。項目運作中經(jīng)常發(fā)生兩種情況：一是項目前期工作是一班人馬，項目正式運作又是一班人馬，在工作過程當(dāng)中，資料經(jīng)常被多人頻繁借閱，會出現(xiàn)在資料移交時才發(fā)現(xiàn)有些資料已丟失；另一種情況是有些項目中途變更業(yè)主，有些資料在上一個業(yè)主中已丟失，這種情況追索起來極為困難。這樣，在項目公司完成招標工作進入實際運作階段后，整理前期的資料就會發(fā)現(xiàn)有些資料缺少或丟失，這時想找回這些資料，往往要花費很多時間和費用，有時一些資料還不一定能找回。為避免出現(xiàn)資料丟失，項目公司在項目一開始就重視工程檔案管理工作，由專人負責(zé)，做好資料借閱、歸還等登記工作，在業(yè)主資料移交時，做好登記和簽字，及時整理歸檔前期工作的工程檔案，并專人妥善保管。

2 強化項目公司檔案部門的管理職能

項目公司的檔案部門，基本是公司的信息中心，其檔案記載著項目的建設(shè)歷程，所以，強化檔案檔案部門的管理職能，形成檔案管理的制度化，將給公司帶來高效運作、規(guī)范管理的便利，同時也降低公司的管理費用。項目公司的檔案管理主要是做好日常維護、備份、歸檔和借閱登記管理等工作，由于工程檔案數(shù)量極多，平均每公里公路的紙質(zhì)檔案近100頁，采用計算機信息化管理也非常必要，它讓檔案部門追索資料的去向，查詢、檢索資料變得更加方便快捷。

3 規(guī)范項目公司各部門的工程檔案管理

工程項目的建造周期較長，在建設(shè)過程中，項目公司各部門的人員經(jīng)常會變動，有的項目公司甚至連項目經(jīng)理都要更換。為防止在人事變動時出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象，這就需要項目公司從成立之初就要規(guī)范工程檔案的管理，使項目公司各部門的工程檔案實行制度化、規(guī)范化的管理。實踐中發(fā)現(xiàn)比較有效的工程檔案管理制度是：各部門收到外來文件后，留下復(fù)印件，原件要及時送檔案部門歸檔，同時要做好來文處理和登記工作，以便查詢、追索之便；對于向外單位發(fā)文，要有統(tǒng)一人員把關(guān)和簽發(fā)，同時除本部門留存一份以外，還要送一份原件給檔案部門存檔。這樣，檔案部門就保存了項目建設(shè)過程中的所有檔案原件，避免了項目運作過程中出現(xiàn)人事變動而出現(xiàn)資料丟失現(xiàn)象。

4 涉及施工、監(jiān)理及設(shè)計的工程檔案管理要實現(xiàn)信息化

公路工程建設(shè)過程中，涉及施工、監(jiān)理及設(shè)計的收文、發(fā)文、變更等工程文件數(shù)量最多，而且經(jīng)常要翻查，所以對于這類工程檔案要小心處理和保管。措施是：收文要按發(fā)文單位編號歸檔，附件跟收文一起存檔。項目公司發(fā)文要有統(tǒng)一的編號，同時要做好發(fā)文登記；發(fā)文登記的表格可以根據(jù)項目的實際情況自行設(shè)計，但在表格設(shè)計時要體現(xiàn)出文件的類別、經(jīng)辦人、收文日期、附件等關(guān)鍵要素，文件的類別可以按合同文件、變更通知書、會議紀要等形式分。不管是收文還是發(fā)文，檔案管理員要及時按類別錄入電腦，以便必要時進行檢索查詢，加快查找時間，提高工作效率。

5 注重對上級部門發(fā)文和報送資料的工程檔案管理

每個工程項目在建設(shè)過程中均不可避免地要向上級有關(guān)主管部門報送資料和文件，在報送過程中經(jīng)辦人要做好簽收登記，同時還要注意要詳細做好上報資料的清單，并讓接收資料單位的主辦人員簽收確認，這些工作看似瑣碎，但在關(guān)鍵時刻就體現(xiàn)出重要性。工程項目公司向主管部門報送出去的文件資料有些是極其重要的，而且有些只有一份原件，一旦遺失，將造成很大的麻煩，甚至?xí)绊懝て凇＠鐝V西某一公路工程的項目公司，為了辦理施工許可證，把紅線圖及相關(guān)資料報送給規(guī)劃部門了，但由于該項目在建造過程中出現(xiàn)重大變更，設(shè)計圖紙需要重新修改和出版，修改的設(shè)計圖紙出版滯后，導(dǎo)致規(guī)劃部門以資料不齊全為由暫緩辦理；但部分資料已上交給規(guī)劃部門，過了一段時間，修改的設(shè)計圖紙出版后收齊資料再去辦理施工許可證時，規(guī)則部門有關(guān)人員卻告之紅線圖找不著了；如果不是當(dāng)時上報時做好詳細清單和簽收確認，事情就很難說清了，后經(jīng)過項目公司出具簽收登記表之后，規(guī)則部門才同意補辦一份新的紅線圖。

6 結(jié)語

綜上所述，項目的公路工程檔案管理貫穿公路工程建設(shè)的始終。只有重視和做好工程檔案管理，才能更好地為工程建設(shè)服務(wù)，確保工程項目公司運作順暢和高效。