淺析電算化會計系統(tǒng)下的內(nèi)部控制

王月輝　劉　慧

摘要：本文分析了電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)都會計控制的影響、我國企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題，提出了加強電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的具體措施。

關(guān)鍵詞：電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制現(xiàn)狀影響

0引言

會計電算化的內(nèi)部控制是內(nèi)部會計控制的特殊形式，即運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部匯集控制的有效實施。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益，同時也給內(nèi)部控制提出了新的問題和挑戰(zhàn)。

1電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部會計控制的影響

1.1電算化會計信息系統(tǒng)對會計流程的影響手工會計是通過原始憑證到記賬憑證，到賬簿，再到報表這樣的流程來開展核算工作。其中每一過程都需要專門人員從事收集、整理、記錄、計算工作，尤其是記賬過程避免不了許多重復(fù)轉(zhuǎn)抄工作。而電算化會計僅需將資料(原始憑證)一次錄入，其他的過程均可由計算機進(jìn)行處理且瞬間即可完成。電算化會計不僅徹底解放了會計人員的雙手，同時也為激活會計人員的頭腦創(chuàng)造了條件，使他們有精力、有條件去關(guān)注履行會計原本就有的職能，即會計控制。

1.2電算化會計信息系統(tǒng)對交易授權(quán)、執(zhí)行的影響計算機系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂?、授?quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制，在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章。但在電算化會計信息系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)人員可利用特殊的權(quán)限文件或口令，獲得某種權(quán)利或運行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，由此引起失控而造成試算的案例數(shù)不勝數(shù)。

1.3電算化會計信息系統(tǒng)對交易處理痕跡的影響電算化會計信息系統(tǒng)缺乏交易處理的痕跡，手工會計系統(tǒng)中嚴(yán)格的憑證制度，在電算化會計系統(tǒng)中逐漸減少或小時，憑證所起到的較強的控制功能弱化，部分交易幾乎沒有痕跡，給控制帶來一定的難度。不定期的依賴性并增加了差錯反復(fù)發(fā)生的可能性電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合。

1.4電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制程序的影響內(nèi)部控制的程序化使得內(nèi)部控制具有的特點。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制是有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生差錯或不起作用，由于人們的依賴性以及程序運行的重復(fù)性，使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性較大。

1.5電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制風(fēng)險的影響電算化會計系統(tǒng)和手工會計系統(tǒng)相比較，在內(nèi)部控制風(fēng)險方面也產(chǎn)生了重大影響。在電算化會計系統(tǒng)下，內(nèi)部控制在很大程度上依賴于計算機的處理，同類交易的處理流程具有一致性等在一定程度上加大了內(nèi)不會及控制的風(fēng)險。

2企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

2.1是財務(wù)軟件缺乏兼容性，系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差。很難在不同系統(tǒng)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，雖然比較成熟，但對于管理性財務(wù)軟件，軟件公司開發(fā)力度尚小，問題較多，系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差。

2.2是數(shù)據(jù)保密性、安全性差。進(jìn)入系統(tǒng)時加上諸如操作密碼、聲音檢測、質(zhì)問識別等檢測手段和操作權(quán)限設(shè)置等限制手段，實際上不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用。會計數(shù)據(jù)的安全性難如人意。

2.3是企業(yè)地系統(tǒng)日常維護(hù)能力差，會計人員電算化水平亟待進(jìn)一步提高。目前絕大多數(shù)才會人員只能進(jìn)行一般的電算化操作，很難適應(yīng)日常維護(hù)、電算化管理、電算化組織與實施等高層次的電算化工作，電算化中高級人才培養(yǎng)迫在眉睫。

2.4是電算化管理制度步健全并且與執(zhí)行脫離。不安制度辦事，操作規(guī)程混亂、職責(zé)不清；電算化數(shù)據(jù)檔案保管力度不夠等等。

3加強電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制措施

嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會計信息真是可靠額保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系，又要相相互制約。建立一整套電算化模式下的科學(xué)、可靠的內(nèi)部控制制度，是會計信息真實、準(zhǔn)確、完整、安全的保證。加強電算化會計系統(tǒng)下的內(nèi)部控制，應(yīng)從以下幾個方面著手：

3.1營造一個良好的內(nèi)部控制環(huán)境控制環(huán)境是內(nèi)部控制系統(tǒng)的基石，控制環(huán)境的好壞直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的貫徹執(zhí)行和企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)及整體站率目標(biāo)能否實現(xiàn)。

3.2建立健全會計電算化崗位和操作內(nèi)部控制制度建立會計核算崗位，可以一人多崗，也可以一崗多人，但必須做到不相容職務(wù)的分離。建立健全會計電算化崗位的內(nèi)部控制制度，可以使不同崗位互相監(jiān)督、制約，以使企業(yè)達(dá)到防止舞弊和欺詐的目的。建立健全會計電算化操作的內(nèi)部控制制度，就是電算化會計系統(tǒng)建立了良好的運行環(huán)境，各操作人員按規(guī)定輸入數(shù)據(jù)，完成各核算模塊的運行操作，提供核算系統(tǒng)的各類輸出信息，以確保系統(tǒng)的正常運行。

3.3建立健全計算機硬件、軟件管理的內(nèi)部控制制度企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化，可能導(dǎo)致使用中的軟件進(jìn)行修改。計算機會計系統(tǒng)經(jīng)過一段時間的使用也會出現(xiàn)一些需要進(jìn)行修改的地方。因此，軟件的修改是難以避免的。對會計軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴(yán)格記錄，修改過程的每個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實施修改。計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。

3.4建立健全電算化會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理的內(nèi)部控制制度數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查；其次，應(yīng)采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗，如總數(shù)控制校驗、平衡校驗、數(shù)據(jù)類型校驗、重復(fù)輸入校驗等。企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)，確、安全、可靠。如將大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸適應(yīng)順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收的標(biāo)識，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認(rèn)的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號，等等。數(shù)據(jù)處理控制分為有有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對，對字段、記錄的長短檢查，代碼和數(shù)值有效范圍的檢查，記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度，檢查文件的標(biāo)識，檢查文件是否被感染病毒等。輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一直，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象。份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定，要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告編號、收法、保管工作等。為了確保計算機會計系統(tǒng)產(chǎn)生額數(shù)據(jù)和信息被適當(dāng)?shù)卮鎯Γ阌谡{(diào)用、更新和檢索，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對存儲數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤做好必要的標(biāo)號，文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明，對整個修改更新過程都應(yīng)做好登記，計算機會計系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動記錄能力。

4加強內(nèi)部審計

在會計電算化中，由于是人機對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計必須包裹以下幾個方面：①對會計資料定期進(jìn)行審計，電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內(nèi)置制度，憑證附件是否規(guī)范完整：②審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應(yīng)及時調(diào)整；⑨監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象i④對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。