基于工作流的招生管理信息系統(tǒng)研究與設(shè)計(jì)

易　燦　劉彥姝　李志勇

[摘要]在網(wǎng)絡(luò)化和電子化日益普及的新形勢(shì)下，企業(yè)、學(xué)?；蛘畽C(jī)關(guān)迫切希望把繁瑣復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)應(yīng)用，來實(shí)現(xiàn)隨時(shí)溝通、共享信息，以及解決傳送報(bào)批過程中的效率低下問題。課題研究提出基于事務(wù)流程可配置、流程性的工作能夠按系統(tǒng)定義自動(dòng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)的工作流理念，為學(xué)院招生管理工作量身定制適用于其自身工作、辦公需要的應(yīng)用系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞]工作流招生管理系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：G43文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671-7597(2009)0610052-01

一、工作流的事務(wù)處理方式

(一)什么叫工作流

工作流(Workflow)就是“業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動(dòng)化”，它主要解決的是“使在多個(gè)參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程自動(dòng)進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)某個(gè)預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者促使此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)”。簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動(dòng)進(jìn)行的業(yè)務(wù)話動(dòng)或任務(wù)。一個(gè)工作流包括一組任務(wù)(或活動(dòng))及它們的相互順序關(guān)系，還包括流程及任務(wù)(或活動(dòng))的啟動(dòng)和終止條件，以及對(duì)每個(gè)任務(wù)(或活動(dòng))的描述。

(二)工作流定義和調(diào)整，應(yīng)用、過程、任務(wù)三要素機(jī)制

學(xué)院招生管理系統(tǒng)的工作流采用將每個(gè)辦公事務(wù)審批流轉(zhuǎn)應(yīng)用定義相應(yīng)的流轉(zhuǎn)過程和使用的審批表單。流轉(zhuǎn)過程是由多個(gè)流轉(zhuǎn)任務(wù)按序排列組成的，每個(gè)任務(wù)定義相應(yīng)的用戶權(quán)限。流轉(zhuǎn)過程可以通過過程的定義和此過程中包括的各個(gè)任務(wù)的定義來進(jìn)行新建和修改，因此實(shí)現(xiàn)了新的事物處理程序的建立和事物的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)次序的調(diào)整。

(三)學(xué)院招生管理系統(tǒng)實(shí)施工作流帶來的好處

1．招生工作中要處理的事項(xiàng)會(huì)通過網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)傳遞到每個(gè)工作人員的個(gè)人電腦上，工作人員可以在線處理招生事務(wù)。

2．工作人員只需將精力集中在處理自己關(guān)心的數(shù)據(jù)上，這樣可以將復(fù)雜的招生管理工作簡單化，提高招生管理工作效率。

3．隨時(shí)得到歷史數(shù)據(jù)。工作人員對(duì)個(gè)人以前的處理數(shù)據(jù)可以進(jìn)行查詢和相關(guān)操作，也可以在權(quán)限允許的范圍內(nèi)查詢系統(tǒng)中所有的歷史數(shù)據(jù)。

4．達(dá)到無紙化辦公的目標(biāo)。學(xué)院很早就進(jìn)行了無紙化辦公的倡議，但由于諸多原因，真正無紙化還是沒有完全實(shí)現(xiàn)，本次設(shè)計(jì)的學(xué)院招生管理系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)完全的無紙化辦公，所有工作人員的工作都可以實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化。

5．完全支持移動(dòng)辦公，使作業(yè)同步化。招生工作受不同的工作場(chǎng)地，工作時(shí)間等的限制，本系統(tǒng)可以不受這些限制的實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。

6．科學(xué)管理更進(jìn)一層，辦公效率明顯提高。本系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將招生管理工作條理化、結(jié)構(gòu)化、程序化，這將使我院的招生工作效率更高。

7．我院招生的核心競爭力將有提升?？茖W(xué)的管理細(xì)想，信息化的管理手段相信能大大提高我院的招生管理工作在同行業(yè)的競爭能力。

通過流程自動(dòng)化與數(shù)據(jù)庫集成，以及各類表單統(tǒng)計(jì)查詢功能，提高決策能力。

(四)學(xué)院招生管理系統(tǒng)事物處理模型設(shè)計(jì)

學(xué)院招生管理系統(tǒng)在基于工作流的設(shè)計(jì)理念下采用N層體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，結(jié)構(gòu)如圖1。

二、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

(一)學(xué)院招生管理系統(tǒng)首先是一個(gè)集成的通信協(xié)作平臺(tái)，為了實(shí)現(xiàn)工作流事務(wù)管理支撐體系，必須有一些基本的IT基礎(chǔ)設(shè)施支持，包括：

1．集成通信平臺(tái)：建立招生機(jī)構(gòu)范圍內(nèi)的電子郵件、短信服務(wù)、視頻招生、即時(shí)消息系統(tǒng)等；

2．信息發(fā)布平臺(tái)：為招生管理工作的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，使學(xué)院招生的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、業(yè)務(wù)交流、公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使招生工作人員能及時(shí)感知招生發(fā)展動(dòng)態(tài)；

3．管理溝通平臺(tái)：為招生管理溝通提供個(gè)人與個(gè)人、個(gè)人與招生處、招生處與學(xué)院其他職能機(jī)構(gòu)之間提供從即時(shí)同步溝通到事務(wù)協(xié)同等管理溝通渠道，并提供從電子網(wǎng)絡(luò)溝通、語音、視頻交流等多種媒介的正式和非正式的管理溝通：

4．信息集成平臺(tái)：學(xué)院招生管理系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)集成功能，能把學(xué)院原有的學(xué)生信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到招生系統(tǒng)工作流系統(tǒng)中，使工作人員能有效地獲取處理信息，提高學(xué)院整體反應(yīng)速度和協(xié)同工作能力。

(二)學(xué)院招生管理系統(tǒng)是一個(gè)電子協(xié)同辦公管理解決方案，主要內(nèi)容包括：

1、個(gè)人事務(wù)管理。招生管理部門工作人員、系部招生工作人員和其他招生工作人員個(gè)人事物處理模塊，包括個(gè)人賬號(hào)管理、個(gè)人注冊(cè)信息管理等。

2．公文管理。本模塊包括學(xué)院發(fā)布的公告信息和招生就業(yè)處內(nèi)部公告信息管理。

3．會(huì)議管理。這個(gè)模塊主要是日常工作信息的管理。

4．學(xué)生檔案信息管理。本模塊主要包括在校學(xué)生的各項(xiàng)注冊(cè)信息管理以及往屆畢業(yè)生的信息管理，可以提供學(xué)生當(dāng)前的工作狀態(tài)以及在校的基本信息。

5．信息發(fā)布與管理。學(xué)院招生就業(yè)信息的發(fā)布和顯示，本模塊信息對(duì)所有人公開，所有工作人員和學(xué)生都可以查詢。

6．招生政策法規(guī)管理。本模塊為國家招生就業(yè)管理規(guī)定、政策、法規(guī)類的信息管理和發(fā)布。

7．機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理。學(xué)院招生處行政事物信息的管理。

三、系統(tǒng)的開發(fā)過程

根據(jù)軟件工程的原理和軟件項(xiàng)目的開發(fā)，本系統(tǒng)的開發(fā)必須具有軟件計(jì)劃、需求分析、軟件設(shè)計(jì)、軟件編碼、軟件測(cè)試和軟件維護(hù)等基本過程。在系統(tǒng)分析階段，根據(jù)我們參加招生工作的體會(huì)，事先設(shè)想好各種工作流的處理方式和處理?xiàng)l件，與學(xué)院招生管理人員反復(fù)交換意見，進(jìn)一步熟悉招生業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)調(diào)研的基礎(chǔ)上，共同確定系統(tǒng)的功能目標(biāo)；在設(shè)計(jì)工程階段，盡量采用面向數(shù)據(jù)流的設(shè)計(jì)，采用轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)流的分析方法和結(jié)構(gòu)化的程序設(shè)計(jì)，即功能模塊化、自頂向下、逐步求精，并注意維護(hù)工程的一些基本要求，使系統(tǒng)具有較強(qiáng)的糾錯(cuò)能力和環(huán)境適應(yīng)能力；在測(cè)試檢查階段，采用模塊測(cè)試法，使系統(tǒng)的糾錯(cuò)能力不斷增強(qiáng)，從而縮短了整個(gè)開發(fā)系統(tǒng)的周期，擴(kuò)大了系統(tǒng)功能，提高了系統(tǒng)的糾錯(cuò)能力。

四、系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

1．實(shí)用性：學(xué)院招生管理系統(tǒng)將抽象的協(xié)同辦公、流程優(yōu)化、知識(shí)管理理論與具體的IT技術(shù)和平臺(tái)相結(jié)合，最具實(shí)用性。系統(tǒng)采用純WEB交互界面，以單一登陸、統(tǒng)一界面和相同的風(fēng)格為系統(tǒng)內(nèi)容資源，構(gòu)建一個(gè)電子事物的基礎(chǔ)信息通道。用戶界面簡潔，系統(tǒng)操作簡單、易學(xué)易用。

2．平臺(tái)化：系統(tǒng)采用了組件化、平臺(tái)化和模塊化的設(shè)計(jì)，是典型的N層的體系架構(gòu)，保證系統(tǒng)具有較高適應(yīng)性和可擴(kuò)展性。模塊化設(shè)計(jì)，使用戶得以根據(jù)需要選擇特定模塊，并可靈活擴(kuò)展新模塊。在系統(tǒng)中所有的業(yè)務(wù)邏輯處理都集成為模塊，表示層只需要調(diào)用模塊就能顯示相關(guān)功能。

3．靈活性：廣泛采用了模板技術(shù)(Appplication Template)，學(xué)院的招生管理系統(tǒng)作為平臺(tái)提供通用的業(yè)務(wù)邏輯體系，通過模板定義提高工作的重用度。在這個(gè)管理系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定好了一系列WEB模板，開發(fā)整個(gè)系統(tǒng)過程中開發(fā)人員只需要專心于邏輯處理而不需要太多關(guān)心表示層的樣式設(shè)計(jì)，這樣大大提高了開發(fā)人員的開發(fā)速度，也在很大程度上提高了系統(tǒng)開發(fā)的靈活性。

4．安全性：在招生管理系統(tǒng)中提供了帳戶管理權(quán)限控制體系、應(yīng)用級(jí)身份認(rèn)證、等級(jí)授權(quán)和數(shù)據(jù)加密等整體安全體系，后臺(tái)登陸管理分超級(jí)管理員和普通管理員，只有超級(jí)管理員才有足夠的權(quán)限管理網(wǎng)站，而且所有密碼都是加密方式寫入數(shù)據(jù)庫，信息顯示功能里面也設(shè)置了管理員、普通工作人員、學(xué)生等權(quán)限瀏覽，這些在很大程度上增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性和可靠性。

五、結(jié)束語

該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)能真正實(shí)現(xiàn)學(xué)校招生管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化。本系統(tǒng)成功研發(fā)，使我院在招生過程中真正實(shí)現(xiàn)了信息化管理，同時(shí)使招生管理緊跟時(shí)代潮流，管理更規(guī)范化，提高招生效率和水平。