民生檔案管理利用的調(diào)查與思考

吳海琰

黨的十七大報告明確指出,加快推進(jìn)以改善民生為重點(diǎn)的社會建設(shè),努力使全體人民學(xué)有所教、老有所得、病有所養(yǎng)、住有所居,推動和諧社會建設(shè)。民生檔案工作是檔案部門深入貫徹黨的十七大精神,全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的具體行動,是服務(wù)首都社會建設(shè)的具體體現(xiàn)。本文所指民生檔案,是指機(jī)關(guān)、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的,包括勞動就業(yè)、社會保障、教育、醫(yī)療、食品安全、社會管理等民生領(lǐng)域中形成的各類檔案。

一、民生檔案的種類

根據(jù)對各單位民生檔案情況的調(diào)查,東城區(qū)屬相關(guān)機(jī)關(guān)單位保存的民生檔案內(nèi)容龐雜,形式多樣,主要有以下幾個方面:

(一)東城區(qū)檔案館現(xiàn)保存的涉及民生的檔案,包括婚姻檔案、招工檔案、知青檔案、公私合營檔案、退伍軍人分配檔案等。其他區(qū)縣檔案館還保存有部分房產(chǎn)檔案、拆遷檔案等。

(二)東城區(qū)屬機(jī)關(guān)單位保存的涉及民生的檔案有:

1、工商局保存的關(guān)于個體工商戶、企業(yè)注冊、廣告登記等工商類檔案。

2、民政局保存的婚姻登記檔案,關(guān)于追烈、評殘、換證、補(bǔ)證、一次性撫恤金等優(yōu)撫檔案,關(guān)于見義勇為人員確認(rèn)檔案,關(guān)于審批低保、生活補(bǔ)助、臨時救助、醫(yī)療救助、冬季燃煤、清潔能源自采暖、高等教育新生入學(xué)、扶貧捐款等低保檔案。

3、房屋管理局、房屋土地經(jīng)營管理中心、國土資源局東城分局以及城市綜合管理委員會保存的關(guān)于拆遷、私產(chǎn)等房屋檔案,關(guān)于協(xié)議書、售房合同、拆遷資料等經(jīng)營檔案,關(guān)于戶口本、身份證和房產(chǎn)證復(fù)印件、評估報告、拆遷協(xié)議、審批表、領(lǐng)款憑證等拆遷檔案,二手房出讓檔案,關(guān)于土地登記發(fā)證等土地登記檔案。

4、勞動局保存的關(guān)于招工審批與備案、職工單對調(diào)等招工檔案,關(guān)于審批退休、審批勞動能力鑒定、勞動仲裁、退休醫(yī)療等審批檔案,關(guān)于養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、工傷、醫(yī)療支付等社保檔案。

5、司法局保存的關(guān)于民事、經(jīng)濟(jì)、涉外的公證檔案。

6、殘聯(lián)保存的關(guān)于殘疾人康復(fù)服務(wù)、康復(fù)救助、輔助用具發(fā)放審批等殘疾人康復(fù)檔案,關(guān)于殘疾人就業(yè)安置、教育培訓(xùn)情況登記調(diào)查等殘疾人教育就業(yè)檔案,關(guān)于殘疾人狀況登記、申請辦理殘疾人證審批等殘疾人證辦理檔案等。

7、各街道保存的關(guān)于殘疾人保障金(就業(yè))、保障(助學(xué)、安置)、康復(fù)等殘疾人檔案,醫(yī)療救助檔案,關(guān)于申辦獨(dú)生子女證、審批二胎申報表、一胎隨父入戶材料、獨(dú)生子女獎勵費(fèi)等有關(guān)計(jì)生檔案,關(guān)于低保、自謀職業(yè)、醫(yī)保、靈活就業(yè)協(xié)議書等社保所檔案等。

8、東城各中小學(xué)幼兒園及直屬成人學(xué)院關(guān)于學(xué)生名冊、學(xué)籍卡、畢(肄)業(yè)證書存根、中高考成績及去向、市區(qū)級學(xué)生表彰冊、校級學(xué)生獎懲名單、學(xué)籍管理等教育教學(xué)檔案。

9、公檢法以及紀(jì)檢等機(jī)關(guān)保存的各種訴訟、判案等案件檔案。

二、民生檔案在管理利用中存在的各種問題

通過對東城區(qū)屬單位保存民生檔案的調(diào)查研究,發(fā)現(xiàn)民生檔案在管理與利用中存在以下主要問題:

(一)民生檔案種類龐雜、數(shù)量較多、動態(tài)性強(qiáng)

民生檔案涉及各個領(lǐng)域,觸及社會民眾生活的各個方面,因此產(chǎn)生的種類多種多樣,數(shù)量也是頗為龐大。由于民生檔案往往是以人為單位組卷,因此無論是與個體相關(guān)的民生檔案,還是與某一群體相關(guān)的民生檔案,都比一般意義上的文書檔案等的產(chǎn)生量要多得多。而且在數(shù)量變化上,體現(xiàn)了較強(qiáng)的動態(tài)性,往往以個體為單位的民生檔案,在一年中會有多次數(shù)量的變更。

(二)民生檔案歸屬繁雜、管理標(biāo)準(zhǔn)不一

1、調(diào)研中發(fā)現(xiàn),很多民生檔案的歸屬不清,無法確定由哪一部門負(fù)責(zé)管理。比如公證檔案,行政單位司法局有,各街道事業(yè)單位司法所也有。原來各街道司法所的檔案管理由街道指導(dǎo)管理,但隨著機(jī)構(gòu)改革,司法所已脫離街道系統(tǒng),在行政管理上,街道已無權(quán)管理各司法所的檔案,而司法局又認(rèn)為自己中途插手不便管理,造成此部分檔案保管的分散。再如低保檔案,民政局也有,各街道社保所也有,也是沒有牽頭單位出面統(tǒng)一管理。2、民生檔案由于種類繁雜,保存部門不一,其管理標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一。有的由上級業(yè)務(wù)主管部門制定統(tǒng)一的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn),比如房管局的房產(chǎn)檔案;有的由本部門根據(jù)工作實(shí)際自行制定管理辦法;但大多數(shù)是既沒有行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn),也沒有相關(guān)的實(shí)際操作管理辦法,更沒有檔案部門相應(yīng)的規(guī)范化指導(dǎo),導(dǎo)致部分民生檔案處于成包打捆、裝箱入柜、無人整理的狀態(tài)。

(三)民生檔案接收進(jìn)館的范圍沒有明確界定

很多民生檔案保存于各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部職能業(yè)務(wù)科室,而非檔案室,其保存條件有限,有的甚至很糟糕,出現(xiàn)潮濕水浸跡象。這些現(xiàn)象一是由于部分單位行政管理沒有理清、理順,不知道應(yīng)向誰尋求幫助與指導(dǎo),不知道檔案是否應(yīng)當(dāng)移交,移交給誰;二是各區(qū)縣檔案館對民生檔案的接收進(jìn)館范圍也沒有明確的界定,相關(guān)民生檔案移交、接收工作無從開展。

(四)民生檔案利用率較高,但數(shù)字化程度較低,檢索不便

由于民生檔案是真正涉及廣大公民自身利益的,因此大部分的利用率都較高;但由于管理不到位,民生檔案信息的檢索體系還不完備,數(shù)字化、信息化程度較低,檢索查詢、提供利用方面還無法實(shí)現(xiàn)快速便捷的效果。

三、民生檔案管理與利用應(yīng)采取的措施

針對民生檔案存在的上述各種問題,筆者認(rèn)為檔案部門當(dāng)務(wù)之急應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面工作:

(一)檔案部門需對管轄范圍內(nèi)產(chǎn)生、保存的各類民生檔案進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查研究,摸清家底,做好民生檔案排查和登記工作

1、各單位基層檔案室應(yīng)當(dāng)結(jié)合本機(jī)關(guān)單位工作職能以及內(nèi)部科室職能,研究各科室可能產(chǎn)生的民生檔案種類,并深入科室進(jìn)行實(shí)地調(diào)研、排查,對各科室實(shí)有民生檔案種類、數(shù)量、整理現(xiàn)狀、保管條件、利用率等各方面情況進(jìn)行登記、匯總。2、各區(qū)縣檔案館應(yīng)當(dāng)對本區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)單位產(chǎn)生的民生檔案進(jìn)行分類登記、匯總,做到心中有數(shù),特別是對民政局、勞動局、轄區(qū)街道等形成民生檔案的重點(diǎn)單位,應(yīng)當(dāng)深入實(shí)際,詳細(xì)調(diào)研。可以建立民生檔案登記和年檢制度,詳細(xì)記錄本區(qū)域民生檔案的形成和管理單位、主要內(nèi)容、數(shù)量、整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、信息化建設(shè)、開放利用規(guī)定和利用情況、移交進(jìn)館規(guī)定等信息,以便掌握民生檔案管理和利用情況,實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)管。

(二)根據(jù)不同形式、不同服務(wù)人群等制定各自的管理標(biāo)準(zhǔn)或遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對民生檔案實(shí)體進(jìn)行分散保管,同時進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)管理

各級檔案部門應(yīng)當(dāng)從源頭抓起,確保民生檔案不流失、不散失。指導(dǎo)涉民檔案管理部門完善相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)不同形式、不同服務(wù)人群等制定各自的管理標(biāo)準(zhǔn)或遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),努力打造民生檔案管理和服務(wù)的制度保障體系。重點(diǎn)抓好出生、學(xué)籍、勞動就業(yè)、婚姻、社會保險、醫(yī)療衛(wèi)生、城市拆遷、房地產(chǎn)、企業(yè)職工等民生檔案管理。統(tǒng)籌管理,將民生檔案進(jìn)行簡單歸類、整合、集中控制民生檔案信息數(shù)據(jù)。

(三)綜合考慮民生檔案的各種情況,合理規(guī)定進(jìn)館范圍

根據(jù)以下幾方面考慮、制定區(qū)縣檔案館民生檔案進(jìn)館范圍:1、是否在較長時期內(nèi)有較大利用需求。檔案管理的最終目的是為了提供利用,所以民生檔案接收進(jìn)館的首要標(biāo)準(zhǔn)就是看其是否有利用需求,且是否在較長時期內(nèi)有較大的利用需求。如果民生檔案只在三、五、十年等很短暫的期限內(nèi)有利用價值,則沒必要接收進(jìn)館,保存在各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部提供利用即可。如果民生檔案在較長時期內(nèi)有較大利用需求,如婚姻檔案的保管期限為100年,當(dāng)然要列入?yún)^(qū)縣檔案館民生檔案的接收范圍。2、進(jìn)館檔案實(shí)體材料動態(tài)性是否較強(qiáng)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》,檔案自形成之日起滿10年向縣級國家檔案館移交,也就是說如果民生檔案滿10年向檔案館移交之后,仍需要不斷地在原檔案材料中添加新的材料,以確保此民生檔案構(gòu)成一個完整的整體,那么筆者認(rèn)為此類檔案不宜接收進(jìn)館。3、進(jìn)館檔案是否便于提供利用。在民生檔案接收進(jìn)館前,需要考慮到區(qū)縣檔案館提供檔案利用的人員對相關(guān)專業(yè)民生服務(wù)政策的掌握與實(shí)際問題的處理是否能夠到位,是否能夠自如地解決相關(guān)民生檔案利用限制、政策解釋、檔案查找相關(guān)線索等問題。如果民生檔案接收進(jìn)館,可能會造成民生檔案產(chǎn)生單位與區(qū)縣檔案館之間的工作摩擦、相關(guān)工作的銜接不暢、公眾利用民生檔案的不便等問題,應(yīng)當(dāng)慎重考慮是否接收進(jìn)館。

(四)對民生檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索

加快民生檔案數(shù)字化進(jìn)程,加強(qiáng)民生檔案信息化管理,加大對各涉民機(jī)關(guān)單位民生檔案檢索體系建設(shè)的指導(dǎo)力度,建立本區(qū)域民生檔案信息檢索系統(tǒng),最終實(shí)現(xiàn)民生檔案信息的集中統(tǒng)一管理。

作者單位:北京市東城區(qū)檔案局