關(guān)于把檔案館建設(shè)成為政務(wù)信息中心的思考

秦建華　劉滿閃

隨著政府信息公開日漸成為當(dāng)今社會(huì)的熱點(diǎn)問題,各級國家綜合檔案館能不能抓住這個(gè)機(jī)遇,發(fā)揮自己的特點(diǎn)和優(yōu)勢,積極參與到政府信息公開工作中,逐步把檔案館建設(shè)成為政務(wù)信息中心成為關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、由各級綜合檔案館組建政務(wù)信息中心具有可操作性和經(jīng)濟(jì)性

1、檔案館具有一定的信息基礎(chǔ),有利于政府信息的集中收集和綜合管理

(1)信息只有附著在一定的物質(zhì)形式上才能存在。政府信息大多是以文件和檔案的形式存在的。經(jīng)過50多年的努力,各級檔案館己將同級機(jī)關(guān)10年(省級機(jī)關(guān)20年)以前形成的檔案全部接收進(jìn)館,已成為各級政府部門歷史記錄的集中保管地。進(jìn)入21世紀(jì)以來,各級檔案部門與時(shí)俱進(jìn),不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,積極開展現(xiàn)行文件的提供利用服務(wù),并設(shè)置有現(xiàn)行文件閱覽室,方便社會(huì)利用。因此,各級國家綜合檔案館既集中保存了各級政府的歷史記錄,又保存有各級政府的現(xiàn)行文件,已成為事實(shí)上的政府信息保管基地。

(2)檔案館為各級政府部門文件與檔案的形成與管理提供規(guī)范指導(dǎo),使其具有統(tǒng)一的格式,便于政府信息的統(tǒng)一收集、管理和利用。

(3)檔案館公布政府信息相對于其他部門自身公布的政府信息而言,具有一定的綜合性。公眾到檔案館可以獲得一攬子源自不同政府機(jī)關(guān)的各類信息。這些都為履行政務(wù)信息中心職能奠定了信息基礎(chǔ)。

2、檔案館具有強(qiáng)大的信息能力

(1)首先,政務(wù)信息中心要具有廣泛的信息收集能力。政府信息是動(dòng)態(tài)的,又分散于政府的各個(gè)部門,沒有強(qiáng)有力的信息收集能力是無法將各種信息從其形成部門收集起來的。在《檔案法》、《檔案館通則》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)的支持下,檔案館已建立了通暢的檔案接收進(jìn)館渠道和一套十分有效的檔案信息采集方法,具備了相當(dāng)?shù)臋n案信息收集能力。

(2)其次,政務(wù)信息中心要具有一定的信息加工整合能力。作為一個(gè)信息工作部門,經(jīng)過多年的努力,檔案館已具備了強(qiáng)大的信息加工能力。檔案館擁有強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)班子,擁有一批政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案信息整編隊(duì)伍,形成了一套科學(xué)的工作機(jī)制,積累了豐富的信息加工整合經(jīng)驗(yàn)。

(3)第三,要想成為政務(wù)信息中心,就必須擁有高效的信息提供利用渠道和方式。經(jīng)過多年的摸索,檔案館已建有多套信息檢索工具,開發(fā)有信息檢索系統(tǒng),并能夠提供網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)。

3、檔案館的現(xiàn)行文件閱覽室具備了政府信息開放的條件和經(jīng)驗(yàn),有利于降低政府信息開放的成本

現(xiàn)在全國許多城市檔案館均設(shè)有現(xiàn)行文件閱覽室,面向社會(huì)公眾開放。以成都市為例,檔案館向社會(huì)開放的現(xiàn)行文件一般是指市委、市政府還在執(zhí)行和使用的規(guī)范性文件及行政規(guī)章,市人大常委會(huì)通過的地方性法規(guī)、規(guī)章和市政協(xié)通過的工作規(guī)則、通則,市直機(jī)關(guān)制發(fā)的規(guī)范性文件。雖與政府信息公開范圍不同,但信息開放目的和性質(zhì)相似,都是為了增加工作透明度,保障人民群眾的知情權(quán),改善經(jīng)濟(jì)發(fā)展軟環(huán)境。另外,現(xiàn)行文件閱覽室工作人員積累了辦理文件信息公開事項(xiàng)的經(jīng)驗(yàn),所以依托各級檔案館在現(xiàn)行文件閱覽室的基礎(chǔ)上建設(shè)政府公開信息閱覽室既順理成章,又經(jīng)濟(jì)實(shí)用。如上海市政府要求直屬部門定期將必須公開的政府信息紙質(zhì)目錄和電子目錄報(bào)送市檔案館,從而使得設(shè)在市檔案館的現(xiàn)行文件開放利用中心在不增加人員編制和經(jīng)費(fèi)的情況下,同時(shí)發(fā)揮了政務(wù)信息中心的功能。

二、積極把檔案館建設(shè)成為政務(wù)信息中心

檔案館雖然具有成為政務(wù)信息中心的有利條件,但要建設(shè)成為真正的政務(wù)信息中心,應(yīng)著重做好三項(xiàng)工作:

1、做好信息儲備,把檔案館建設(shè)成為政務(wù)信息資料的存儲基地

建設(shè)政務(wù)信息中心要從滿足社會(huì)信息需求出發(fā),規(guī)劃建設(shè)檔案館館藏。在檔案文件的接收范圍上要囊括所有的黨政機(jī)關(guān)和有行政管理職能的事業(yè)單位;信息內(nèi)容上要囊括人民群眾、社會(huì)組織所需要的各種政府信息;信息形態(tài)上要包括紙質(zhì)、電子等各種載體,并逐步由以紙質(zhì)為主向以電子為主轉(zhuǎn)變;時(shí)間跨度上要完整,歷史和現(xiàn)行信息全部收集,不能間斷。

2、加強(qiáng)信息化建設(shè),提高信息處理能力

網(wǎng)上信息中心是未來政務(wù)信息中心的基本模式。為此,檔案館應(yīng)加緊信息化工程建設(shè),盡快實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,把檔案館建成網(wǎng)上政務(wù)信息中心。

一是要積極爭取把檔案館信息化建設(shè)納入政府信息化規(guī)劃和重點(diǎn)建設(shè)計(jì)劃,為檔案館信息化建設(shè)尋求政策和資金支持。

二是要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)離不開計(jì)算機(jī)軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持。要加大經(jīng)費(fèi)投入,配備滿足數(shù)量要求和配置要求的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、激光打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備,選用統(tǒng)一的高質(zhì)量的應(yīng)用軟件,建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫,這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的信息化管理。

三是要改革現(xiàn)有的工作模式,不斷增強(qiáng)信息處理能力。政務(wù)信息中心向社會(huì)提供的是系統(tǒng)的政府信息,提供的是信息產(chǎn)品,不再是傳統(tǒng)意義上的檔案文獻(xiàn),而且提供利用的數(shù)量也會(huì)越來越大,檔案館必須具備強(qiáng)大的信息處理能力才能滿足工作需要。目前檔案館管理模式、管理手段和管理方法都是在傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)管理的基礎(chǔ)上建立起來的,離政務(wù)信息中心的要求還有一定的差距。檔案館必須根據(jù)新的角色要求進(jìn)行全方位的改革,在先進(jìn)的信息管理理論指導(dǎo)下,遵循信息工作規(guī)律進(jìn)行流程再造,借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng),逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息采集、加工整合和提供利用的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化,不斷提高檔案館的信息處理效率。

四是要積極實(shí)施數(shù)字化工程,豐富數(shù)字信息。網(wǎng)上政務(wù)信息中心是以數(shù)字信息為基礎(chǔ)的。傳統(tǒng)的檔案館館藏大多是以紙質(zhì)檔案文件的形式存在的,必須加快其數(shù)字化步伐,為建立網(wǎng)上政務(wù)信息中心做好信息準(zhǔn)備。館藏信息數(shù)字化包括館藏檔案文件數(shù)字化和檔案目錄數(shù)字化。館藏檔案文件的數(shù)字化應(yīng)從兩方面、通過兩個(gè)渠道來實(shí)現(xiàn)。一要抓好館藏檔案的數(shù)字化,通過數(shù)字化技術(shù),將館藏紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案;二要大力接收現(xiàn)行電子文件。當(dāng)務(wù)之急是制發(fā)電子文件收集整理和歸檔辦法,要求各機(jī)關(guān)檔案室收集積累本單位形成的電子文件,并隨同現(xiàn)行文件移交檔案館。檔案目錄數(shù)字化通過對檔案文獻(xiàn)內(nèi)容和形式的分析,著錄標(biāo)引檔案文件的檢索特征,建立館藏檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫,為信息的檢索利用提供基礎(chǔ)保障。

此外,在信息化、數(shù)字化的社會(huì)大背景下,電子文件的數(shù)量急劇增加,檔案管理工作應(yīng)將電子文件的歸檔管理工作納入電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化建設(shè)的總體規(guī)劃,進(jìn)行同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施,實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化,通過政府門戶網(wǎng)站政務(wù)公開欄目設(shè)置“申請公開”分欄目,網(wǎng)上受理政府信息申請,并實(shí)現(xiàn)政府信息的網(wǎng)上公開。

3、要盡快建立和完善檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)信息共享

政務(wù)信息中心比傳統(tǒng)意義的檔案館更強(qiáng)調(diào)館際交流和協(xié)作,要求信息的交流和共享更加順暢。要實(shí)現(xiàn)館際的統(tǒng)一行動(dòng)和信息的共享,除加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)的組織協(xié)調(diào)外,更重要的是要建立一整套的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),用技術(shù)規(guī)范統(tǒng)一系統(tǒng)內(nèi)檔案數(shù)據(jù)格式,包括電子文件格式和檔案目錄數(shù)據(jù)格式,為系統(tǒng)內(nèi)的信息共享奠定基礎(chǔ)。

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作者單位:鄭州輕工業(yè)學(xué)院檔案館 石家莊學(xué)院圖書館