河南高校檔案工作調(diào)查及對(duì)策分析

韓振英

摘要：通過(guò)對(duì)河南高校檔案工作的調(diào)查分析，本文認(rèn)為河南省高校檔案工作存在基礎(chǔ)建設(shè)薄弱、管理體制不明、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、服務(wù)水平較低等問(wèn)題，因此應(yīng)積極爭(zhēng)取各方支持，豐富館藏，大力開(kāi)展檔案編研，積極建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)校際聯(lián)合，以檔案信息推送和導(dǎo)航等多種形式，逐步實(shí)現(xiàn)省內(nèi)高校檔案信息資源的共享。

關(guān)鍵詞：檔案工作檔案利用檔案開(kāi)發(fā)高校

高等學(xué)校檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)高校檔案)是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。河南省教育廳軟科學(xué)科研課題《河南省高校檔案資源開(kāi)發(fā)與利用研究》課題組于2008年6-7月份對(duì)河南省高校檔案建設(shè)與工作通過(guò)實(shí)地訪(fǎng)問(wèn)、函詢(xún)等方式對(duì)26所高校進(jìn)行了調(diào)查，最終得到有效調(diào)查資料19份。雖然相較于全省80所高校而言所占比重不大，但均是所處辦學(xué)層次和辦學(xué)實(shí)力的代表高校，基本反映了河南省高校檔案工作狀況，達(dá)到了調(diào)查的目的。

1、調(diào)查高校取樣與內(nèi)容設(shè)計(jì)

1.1調(diào)查高校取樣。課題組首先通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)在各校網(wǎng)絡(luò)上能夠查找的檔案工作的相關(guān)信息瀏覽下載，從而對(duì)河南省全部高校檔案工作情況作初步了解。對(duì)于那些在網(wǎng)站上無(wú)法獲取相關(guān)信息的高校一般視為檔案工作相對(duì)較弱，這類(lèi)高校一般不再作為調(diào)查對(duì)象。最后，篩選出本科辦學(xué)層次高校中不同辦學(xué)實(shí)力的19所高校。辦學(xué)實(shí)力相對(duì)較強(qiáng)的高職高專(zhuān)類(lèi)院校7所，共計(jì)26所高校為本次調(diào)查院校，其中本科院校包括鄭州大學(xué)、河南大學(xué)、河南科技大學(xué)、河南農(nóng)業(yè)大學(xué)、河南中醫(yī)學(xué)院等，高職高專(zhuān)院校包括鄭州師專(zhuān)、河南商專(zhuān)、河南財(cái)專(zhuān)等。

1.2調(diào)查內(nèi)容設(shè)計(jì)。本次調(diào)查內(nèi)容主要包括各高校檔案館(室)基本建設(shè)、檔案信息開(kāi)發(fā)利用和對(duì)檔案工作的建議三大部分：①基本建設(shè)。包括檔案館(室)的行政級(jí)別、人員配置、館舍設(shè)備、館藏資源和現(xiàn)代化建設(shè)等；②檔案開(kāi)發(fā)與利用。包括機(jī)構(gòu)建設(shè)、開(kāi)放形式、服務(wù)數(shù)量與類(lèi)型、各類(lèi)檔案利用情況等；③對(duì)檔案工作的建議。主要從檔案工作的體制與機(jī)制、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、人員等影響因素中選擇各自認(rèn)為較大的因素，并提出個(gè)人的建議或思路。

2、調(diào)查數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

3、河南省高校檔案工作存在的問(wèn)題

3.1高校檔案基礎(chǔ)建設(shè)薄弱。①館藏資源總量豐富但分布極不均衡。調(diào)查中的16所高校提供了館藏總量，共計(jì)272838卷(件)，校均達(dá)17052卷(件)。但在分布上極不均衡，絕對(duì)相差高達(dá)30多倍。只有3所高校的館藏量達(dá)到《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定的建館標(biāo)準(zhǔn)，檔案資源不足1萬(wàn)卷(件)的高校比例高達(dá)50％。②專(zhuān)職人員總體足夠但高層次人員較少。調(diào)查中的17所高校提供了專(zhuān)職檔案工作員數(shù)量，共計(jì)60人，校均3.4人，從人員安排上看能夠滿(mǎn)足基本工作需要。但從整體上看分布過(guò)于集中，僅鄭州大學(xué)和河南大學(xué)兩校就有20人，所占比例高達(dá)34.5％。現(xiàn)有人員中高級(jí)職稱(chēng)人員所占比例為31％，其中鄭州大學(xué)和河南大學(xué)兩校又占全部高級(jí)職稱(chēng)人員中的72％。絕大多數(shù)高校檔案部門(mén)缺少高層次專(zhuān)職人員，難以承擔(dān)編研等高層次檔案信息服務(wù)。③檔案現(xiàn)代化管理還處在初級(jí)階段。調(diào)查高校中除鄭州大學(xué)和許昌職業(yè)技術(shù)學(xué)院外，其余17所高校都提供了詳細(xì)的設(shè)備擁有情況，共有現(xiàn)代辦公設(shè)備189件(不含中央空調(diào))，基本實(shí)現(xiàn)了辦公設(shè)備的現(xiàn)代化。但在管理上，卻不盡如意。不少設(shè)備使用效率較低，有時(shí)甚至成為擺設(shè)。如，雖然各高校檔案館(室)均配有電腦，但使用專(zhuān)用檔案管理系統(tǒng)軟件的只有67％。利用網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相應(yīng)網(wǎng)頁(yè)的高校僅占33％，且只是通過(guò)網(wǎng)站宣傳檔案相關(guān)法規(guī)和基本表格，檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)基本為空白。在檔案信息的數(shù)字化方面，只有鄭州輕工學(xué)院和鄭州電力專(zhuān)科學(xué)校提供了詳細(xì)的數(shù)字化數(shù)量?？傮w而言，我省高校檔案現(xiàn)代化管理還處在初級(jí)階段。

3.2管理體制不明，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。①管理體制不明?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》指出：“教育行政部門(mén)主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。國(guó)家檔案行政部門(mén)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門(mén)在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。”這就表明，高校檔案工作在行政上屬教育廳或地方政府管轄，業(yè)務(wù)上卻應(yīng)受由地方政府檔案局指導(dǎo)，這種行政和業(yè)務(wù)分離領(lǐng)導(dǎo)的局面造成“誰(shuí)都管卻又誰(shuí)都不管”的局面，這從課題組從省教育廳和省檔案局都無(wú)法獲得高校檔案工作的相關(guān)統(tǒng)計(jì)信息中就看出來(lái)，這就造成高校檔案工作自行其事的局面，致使高校主管領(lǐng)導(dǎo)難以適從。從高校來(lái)看，存在檔案管理體制多樣的特點(diǎn)。調(diào)查中的基本全部都具備《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定的成立檔案館的條件之一，但只有4所高校成立有檔案館，其他高校只設(shè)立檔案室，一般作為校辦下屬的科級(jí)機(jī)構(gòu)。有5所高校的檔案室在行政關(guān)系上隸屬于校圖書(shū)館，實(shí)際運(yùn)行的是圖書(shū)館與校辦的雙重領(lǐng)導(dǎo)。

②領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。多數(shù)高校檔案部門(mén)因不是相對(duì)獨(dú)立的二級(jí)管理機(jī)構(gòu)，也就沒(méi)有自己獨(dú)立的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和系統(tǒng)的管理體制，在業(yè)務(wù)工作中往往受到較為強(qiáng)烈的行政意志的影響，難以按照業(yè)務(wù)規(guī)律開(kāi)展工作。在調(diào)查對(duì)高校檔案工作影響因素中體制和機(jī)制占23％，經(jīng)費(fèi)占33％，其實(shí)經(jīng)費(fèi)來(lái)源也是取決于管理體制，可見(jiàn)大多數(shù)檔案工作人員認(rèn)為行政因素對(duì)檔案工作影響較大。

3.3檔案信息服務(wù)水平較低。檔案信息服務(wù)方式單一，編研力度不高。被調(diào)查高校檔案2007年度平均服務(wù)數(shù)量為2677次。其中網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)不足10％，編研服務(wù)和定題服務(wù)不足1％，絕大多數(shù)為查詢(xún)、復(fù)印和借閱等基礎(chǔ)性檔案服務(wù)，31％的高校檔案館(室)沒(méi)實(shí)現(xiàn)定期開(kāi)放或開(kāi)放時(shí)間較少，總體來(lái)看，我省高校對(duì)于科技檔案的提供利用還基本停留在一般性的目錄檢索，針對(duì)科研生產(chǎn)所進(jìn)行的信息資源的傳輸還比較緩慢；雖然利用了計(jì)算機(jī)管理檔案，卻未達(dá)到信息化的要求。很多高校只使用單機(jī)版數(shù)據(jù)庫(kù)或以檔案目錄形式上網(wǎng)；網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化全文錄入上網(wǎng)還處在啟動(dòng)階段：檔案編研量小而且滯后，編研質(zhì)量和水平不高，對(duì)科技檔案信息資源還沒(méi)有形成科學(xué)、完整、系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)利用體系。各單位之間編研工作交流甚少，檔案的編研工作成了閉門(mén)造車(chē)，大多數(shù)的編研材料都是編多研少，編而無(wú)研的現(xiàn)象較為突出。此外，各高校檔案服務(wù)合作意識(shí)較差，已開(kāi)展的檔案信息服務(wù)也缺乏一定的創(chuàng)新意識(shí)，編研課題之間、檔案工作人員之間、檔案工作人員和科研人員之間缺乏溝通，難以實(shí)現(xiàn)交流和研討。

4、河南省高校檔案工作的對(duì)策分析

4.1爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，廣泛收集檔案材料，規(guī)范檔案整理，為檔案服務(wù)與利用提供信息保障。檔案基礎(chǔ)工作的良性循環(huán)是做好高校檔案信息資源服務(wù)與利用工作的基礎(chǔ)。因此，高校檔案部門(mén)要積極主

動(dòng)地向高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)取政策、經(jīng)費(fèi)和人力上的大力支持，適時(shí)將科技檔案工作的進(jìn)展情況和工作中遇到的需領(lǐng)導(dǎo)出面解決的問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，爭(zhēng)取支持，創(chuàng)造條件，推動(dòng)科技檔案工作服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的不斷發(fā)展。

館藏豐富是開(kāi)發(fā)檔案信息的前提。檔案部門(mén)要加大收集工作力度，打破傳統(tǒng)的坐等報(bào)送的收集習(xí)慣，定時(shí)、定點(diǎn)、有針對(duì)性地收集檔案，努力實(shí)現(xiàn)科技檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案材料的系統(tǒng)與完整、準(zhǔn)確、安全，逐步建立起門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理、資料完整的檔案信息庫(kù)，為利用檔案信息資源奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

4.2完善管理機(jī)制，牢固樹(shù)立信息服務(wù)理念。檔案工作的目的是對(duì)信息資源進(jìn)行有效充分地開(kāi)發(fā)利用，因此，高校檔案部門(mén)要破除傳統(tǒng)重藏輕用和被動(dòng)服務(wù)的工作模式，創(chuàng)新管理機(jī)制和服務(wù)機(jī)制，努力推動(dòng)檔案信息開(kāi)發(fā)與服務(wù)。在高校檔案工作制度建設(shè)中，應(yīng)考慮把檔案開(kāi)發(fā)列入檔案工作制度建設(shè)的核心內(nèi)容之一，從制度上擺正利用與管理、開(kāi)發(fā)和服務(wù)的關(guān)系。具體說(shuō)來(lái)。高校檔案工作制度中應(yīng)包括檔案開(kāi)發(fā)利用的工作原則、方法、檢索工具的編程及其報(bào)道，檔案的保密與解密的原則、方法、基本程序，檔案利用的用戶(hù)范圍、手續(xù)、基本原則等，使檔案的開(kāi)發(fā)利用與現(xiàn)實(shí)需求相一致。

4.3建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，拓展檔案信息服務(wù)渠道。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶(hù)要求更方便、更快捷、更自由地獲取檔案信息資源，為此，高校檔案部門(mén)就必須對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、檢索采用現(xiàn)代化的管理手段，提高檔案信息開(kāi)發(fā)利用的效率，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)建設(shè)。所謂檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)就是將設(shè)置館藏簡(jiǎn)介、館藏目錄、信息快報(bào)、查檔指南等頁(yè)面，同時(shí)與全國(guó)其他高校網(wǎng)站建立鏈接，以便為客戶(hù)提供更加豐富的檔案信息。建設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，就是要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，積極開(kāi)展數(shù)字檔案館的建設(shè)，提高檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的主動(dòng)推送和導(dǎo)航。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。檔案信息服務(wù)人員可以通過(guò)電話(huà)、E-mail、FTP、BBS、FAQ或網(wǎng)絡(luò)視頻等方式推送給讀者或在網(wǎng)站上公開(kāi)提供給讀者使用；用戶(hù)也能同時(shí)查找到網(wǎng)上的有關(guān)信息資源，通過(guò)索取、復(fù)印或從網(wǎng)上下載獲取所需的檔案信息，從而突破空間地域限制。

4.4完善檢索系統(tǒng)，加強(qiáng)編研工作，提供便捷利用途徑。檔案能否方便利用，很大程度上取決于檔案的整理是否科學(xué)合理，如果無(wú)規(guī)律可循、無(wú)目錄可查，即使擁有現(xiàn)代化工具也很難發(fā)揮應(yīng)有的作用，因此，檔案整理要系統(tǒng)、編排要有序，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案信息開(kāi)發(fā)利用打下良好的基礎(chǔ)。各高校檔案部門(mén)要加強(qiáng)編目工作，進(jìn)一步完善檢索工具。在此基礎(chǔ)上再進(jìn)一步開(kāi)展檔案編研，有針對(duì)性地對(duì)檔案材料進(jìn)行排列、組合、摘編、匯集等二、三次加工，編制成各種目錄、索引、摘要等多種參考資料或?qū)ｎ}著述，對(duì)檔案信息內(nèi)容做深度加工，廣、快、精、準(zhǔn)地提供各類(lèi)信息。以適應(yīng)不同的需求者從不同角度全方位、深層次地查找所需信息資源。

4.5加強(qiáng)定題服務(wù)，提高檔案信息開(kāi)發(fā)利用的針對(duì)性。充分發(fā)揮校內(nèi)外科技人才優(yōu)勢(shì)。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)迫切需要高層次專(zhuān)業(yè)人才，而我省高校檔案專(zhuān)職工作人員整體層次較低是現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，不可能在短期內(nèi)得到改善。這就需要檔案部門(mén)積極利用校內(nèi)外整體人才資源。要想使專(zhuān)業(yè)人才資源為檔案開(kāi)發(fā)所用，在建立合理的管理機(jī)制的同時(shí)。重要的是讓廣大專(zhuān)業(yè)人才真正了解檔案信息開(kāi)發(fā)利用的意義，感受到檔案信息開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)的好處。這就要求檔案開(kāi)發(fā)必須加強(qiáng)針對(duì)性和結(jié)合性。因此，高校檔案信息服務(wù)必須建立檔案信息利用預(yù)測(cè)制度，通過(guò)對(duì)檔案信息利用的可行性分析預(yù)測(cè)，從而掌握社會(huì)各行業(yè)對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向和發(fā)展趨勢(shì)，特別是要加強(qiáng)同有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，掌握他們需求的重點(diǎn)。建立需求信息預(yù)測(cè)網(wǎng)絡(luò)，有針對(duì)性地進(jìn)行收集、匯總、分析和信息輸出。

4.6加強(qiáng)校際聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。所謂檔案信息資源共享，就是將檔案信息的潛在價(jià)值向現(xiàn)實(shí)價(jià)值轉(zhuǎn)化的實(shí)踐方式，即檔案信息的合理開(kāi)發(fā)和有效利用，它既是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，又是檔案工作的歸宿。我省高校檔案信息的共享可根據(jù)省內(nèi)科研需要，重點(diǎn)扶持一些信息設(shè)施較好的高校，組織網(wǎng)上信息交流，逐步拓寬檔案信息資源共享的范圍，努力建立多種類(lèi)型科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)信息資源共享，為學(xué)?？蒲谐晒霓D(zhuǎn)化提供服務(wù)，把科研活動(dòng)中創(chuàng)新出的新成果推廣應(yīng)用，轉(zhuǎn)化成先進(jìn)的生產(chǎn)力。