檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，路在何方

張奇明等

張奇明：業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是檔案局(館)工作的一個重要內(nèi)容，時下比較通行的業(yè)務(wù)指導(dǎo)模式不外乎三種：一是開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作；二是面對面的交流、溝通、指導(dǎo)；三是出臺或轉(zhuǎn)發(fā)政策業(yè)務(wù)性文件。業(yè)務(wù)指導(dǎo)對象多以檔案室為主，可以說作為整個檔案工作基礎(chǔ)的檔案室工作的好壞、優(yōu)劣高低與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作有很大的關(guān)系。那么，我們該如何開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作呢?檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，路在何方?

檔童刃：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的核心是“指導(dǎo)”?！爸笇?dǎo)”一詞，《現(xiàn)代漢語詞典》解釋為：“指示教導(dǎo)”“指點(diǎn)引導(dǎo)”。因此，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中應(yīng)遵循“授之以漁”的原則，即把檔案業(yè)務(wù)工作的方法和技能傳授給被指導(dǎo)人員。而不能超越自己的職責(zé)范圍，越俎代庖，包辦代替，即所謂的“授之以魚”。那么，如何做到“授之以漁”呢?我認(rèn)為需要從以下三方面努力：一要端正指導(dǎo)思想，破除那種認(rèn)為業(yè)務(wù)指導(dǎo)是“包辦代替”的糊涂認(rèn)識，真正意識到業(yè)務(wù)指導(dǎo)是“授之以漁”而不是“授之以魚”：二要轉(zhuǎn)變被指導(dǎo)者坐享其成的懶惰思想，激發(fā)其學(xué)習(xí)興趣，使其積極學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識和技能，并虛心接受指導(dǎo)，愉快地與指導(dǎo)者合作：三要采取技能培養(yǎng)與實(shí)際示范相結(jié)合的方法，把重點(diǎn)放在對被指導(dǎo)者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的培養(yǎng)上。與此相應(yīng)，適當(dāng)?shù)貛椭麄冏鲂?shí)際示范，以提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能，真正達(dá)到“授之以漁”的業(yè)務(wù)指導(dǎo)目的?！笆谥詽O”表面看起來比“授之以魚”進(jìn)度慢了些，但從長遠(yuǎn)意義上講收獲頗大，是業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的最基本的原則。

魏新：檔童刃說的很有道理。所謂檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，就是指出、教導(dǎo)，指出檔案業(yè)務(wù)工作中存在的問題，教導(dǎo)解決這些問題的方法，而不是大包大攬地直接給做了。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的目的應(yīng)該是改進(jìn)檔案管理人員在檔案管理中存在的一些不合適的作法。當(dāng)然了，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中也要注意方式和方法的問題，提出的改進(jìn)方法也應(yīng)具有可操作性，而不是頭腦一熱憑空想象出來的，從而真正達(dá)到“指導(dǎo)業(yè)務(wù)、教導(dǎo)方法”的目的。

漢中：魏新的看法很有道理，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)該是針對檔案館室中的具體業(yè)務(wù)活動提出技術(shù)幫助。但目前的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)已經(jīng)演變成行政領(lǐng)導(dǎo)，成天忙于評比、升級、評審，相當(dāng)于裁判的職能，而且利用這些職能對檔案館室的工作進(jìn)行過多的干涉，不服不行。讓一批不從事業(yè)務(wù)活動的行政干部來指導(dǎo)第一線的實(shí)際工作者，這本來就是一種外行指導(dǎo)內(nèi)行，不要也罷。這種指導(dǎo)極大地挫傷了基層工作人員的工作創(chuàng)造性和積極性，干的不如看的，看的不如指導(dǎo)的。結(jié)果常常是業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員生病，基層館室吃藥。茂躍：業(yè)務(wù)指導(dǎo)要懂業(yè)務(wù)。而業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員不可能是萬金油，什么都懂。如我所在市檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員就不太懂高校業(yè)務(wù)，在指導(dǎo)時就只能泛泛而論。其實(shí)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)當(dāng)是宏觀指導(dǎo)，不是微觀指導(dǎo)。不是指導(dǎo)機(jī)關(guān)單位的檔案人員如何去做具體的業(yè)務(wù)工作。以前升級達(dá)標(biāo)時，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員很吃香，整天忙得焦頭爛額。但僅僅依靠有限的指導(dǎo)人員去指導(dǎo)甚至代替機(jī)關(guān)單位去做業(yè)務(wù)工作。肯定是杯水車薪、無濟(jì)于事的。現(xiàn)在檔案整理雖改為件了，更好操作一些，經(jīng)常辦一些業(yè)務(wù)培訓(xùn)班就是一種很好的指導(dǎo)形式，或者樹立檔案管理的典型，組織機(jī)關(guān)單位的檔案人員去取經(jīng)，也是很好的業(yè)務(wù)指導(dǎo)形式。興利：開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，一是要定規(guī)則，將上級相對宏觀的規(guī)章制度變成操作性強(qiáng)的實(shí)施細(xì)則：二是搞試點(diǎn)，探索積累經(jīng)驗(yàn)，以便大面積推廣：三是培訓(xùn)，讓基層檔案部門的同志知道怎么辦：四是巡回督導(dǎo)檢查。及時糾正差錯，如是單位的問題幫助其改正，如是制度的問題也要及時予以修訂。

白樺：培養(yǎng)典型、以點(diǎn)帶面是一種行之有效的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法。尤其是當(dāng)一項(xiàng)新的檔案業(yè)務(wù)工作開始之初，沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)，面臨的新情況、新問題又比較多，在這樣復(fù)雜的情況面前，我們能抓好一個典型，就等于樹立一面旗幟，人們就會跟著學(xué)，照著學(xué)，這樣抓檔案工作落實(shí)就會有所突破。要想抓好典型，帶動一般。以點(diǎn)帶面，我認(rèn)為必須做到以下幾個方面：一是要經(jīng)常深入基層，參加業(yè)務(wù)實(shí)踐，及時發(fā)現(xiàn)帶有普遍指導(dǎo)意義的閃光點(diǎn)的典型：二是要熱情支持關(guān)心培養(yǎng)典型，有意識地去做引導(dǎo)和促進(jìn)工作，幫助典型克服存在的弱點(diǎn)和缺點(diǎn)，給典型創(chuàng)造條件；三是要通過采取召開經(jīng)驗(yàn)交流會、參觀、印發(fā)材料等形式推廣宣傳典型。擴(kuò)大典型的影響作用，用典型帶方向。帶標(biāo)準(zhǔn)，帶水平，促進(jìn)檔案工作不斷發(fā)展，從而使業(yè)務(wù)指導(dǎo)達(dá)到事半功倍的良好效果。

石克：業(yè)務(wù)指導(dǎo)主要是為了不指導(dǎo)，首先。應(yīng)該使被指導(dǎo)的單位明白檔案工作應(yīng)該怎么做，應(yīng)該遵循什么樣的標(biāo)準(zhǔn)，迫使其熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，達(dá)到“不指導(dǎo)”的目的。其次。業(yè)務(wù)指導(dǎo)對于被指導(dǎo)單位來說還應(yīng)該是一種督促檢查，檢查相關(guān)工作的落實(shí)，檔案管理工作的規(guī)范程度，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況等。再次，既然是指導(dǎo)，就應(yīng)該起到指導(dǎo)的作用，應(yīng)該制定相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)流程：既然是業(yè)務(wù)指導(dǎo)就應(yīng)該突出“業(yè)務(wù)”，對被指導(dǎo)單位的工作有所幫助，有所提高。最后，業(yè)務(wù)指導(dǎo)還應(yīng)該是解決被指導(dǎo)單位工作過程中遇到的問題集中解決的時候，是解決相關(guān)具體難題的契機(jī)。指導(dǎo)者還應(yīng)看作是了解相關(guān)單位檔案工作開展情況的大好時機(jī)，便于及時掌握宏觀情況。

丁從建：我認(rèn)為現(xiàn)階段檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的重點(diǎn)是學(xué)習(xí)、掌握檔案管理現(xiàn)代化的知識、操作技能，依法依規(guī)建立健全各單位檔案工作，貫徹落實(shí)好檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。建立完善的基層檔案工作組織體系和提高科學(xué)管理檔案的水平。

小龍女：業(yè)務(wù)指導(dǎo)顧名思義，就是業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對檔案員檔案整理時進(jìn)行的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，做好這項(xiàng)工作，一要對檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓其懂得檔案收集整理的要點(diǎn)：二要進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，讓檔案員首先自行整理，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員再進(jìn)行點(diǎn)評指導(dǎo)，以加深檔案員的感性理性認(rèn)識：三要加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系，著重于平時檔案的收集和整理，及時指導(dǎo)。

豫同仁：關(guān)于如何開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，根據(jù)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定。我認(rèn)為各級檔案局、檔案館、檔案室應(yīng)當(dāng)各司其職，在科學(xué)合理的分工下健康協(xié)調(diào)地開展工作。我認(rèn)為各級檔案局對外業(yè)務(wù)指導(dǎo)的層面應(yīng)該定位在立檔單位而不是立檔單位內(nèi)的檔案室上，具體來說。各級檔案局對立檔單位檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)該主要包括以下三項(xiàng)內(nèi)容：一是立檔單位必須建立檔案工作。完善檔案工作制度：二是立檔單位必須設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)(一般是指檔案室)并配備相應(yīng)的人、財(cái)、物來保證檔案工作的正常開展：三是立檔單位必須確定分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。如果哪個立檔單位不按照上述要求保證檔案工作的開展，檔案局就有權(quán)依照《檔案法》和

《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定提出整改措施。當(dāng)某個立檔單位按照要求建立了檔案室并具備了相應(yīng)的條件后，對檔案室具體業(yè)務(wù)工作的開展，我認(rèn)為則應(yīng)由檔案室根據(jù)有關(guān)規(guī)定自行開展，而檔案室日常業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作可交由檔案館的收集部門來承擔(dān)。這樣可以密切檔案館同檔案室的業(yè)務(wù)聯(lián)系，使檔案室提前形成符合進(jìn)館要求的檔案(案卷)，從而避免因檔案館與檔案室業(yè)務(wù)脫節(jié)造成的移交進(jìn)館的檔案不符合要求必須返工的巨大浪費(fèi)。

濮檔人：我認(rèn)為豫同仁的看法很有道理。立檔單位與立檔單位內(nèi)檔案室的的確確是兩個不同的概念，在機(jī)構(gòu)的級別上處于不同的層次，檔案局對立檔單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是對整個單位而言，是宏觀的，是對單位領(lǐng)導(dǎo)以及這個單位關(guān)于檔案工作所提供的條件的要求：而檔案館對檔案室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是對一個單位的局部而言的，具體來說，是對檔案室工作人員的業(yè)務(wù)要求，是微觀的。同時，我認(rèn)為檔案館對檔案室屬于進(jìn)館檔案(案卷)質(zhì)量方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)，同檔案局對各個立檔單位檔案工作的宏觀指導(dǎo)權(quán)一樣，都是《檔案法》所賦予的權(quán)力(因?yàn)椤稒n案法》第八條規(guī)定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案?！边@就嚴(yán)格規(guī)定了各級各類檔案館對分管范圍內(nèi)應(yīng)該移交檔案單位的檔案接收權(quán)，從法律賦予檔案館接收檔案的權(quán)力的角度來看，對各單位檔案室應(yīng)移交進(jìn)館檔案所必須達(dá)到的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)與監(jiān)督權(quán)，應(yīng)由檔案館的收集部門來行使，因?yàn)檫@部分檔案最終要移交到檔案館來保管，其分類、整理的質(zhì)量直接關(guān)系到保管與利用的水平)，不得相互混淆，更下能由一方長期包辦而渾然不覺。

滄海：豫同仁與濮檔人的看法我認(rèn)為很好，的確檔案局與檔案館應(yīng)該根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定科學(xué)合理分工，檔案局管宏觀、管整體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案館根據(jù)檔案局確定的原則、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范行使自己職權(quán)范圍內(nèi)的職權(quán)。我認(rèn)為這兩個不同層次的職能的有效區(qū)分與實(shí)施，不僅能使各級檔案局從繁重的具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中解脫出來，真正發(fā)揮宏觀指導(dǎo)與協(xié)調(diào)的作用，而且還能充分調(diào)動各級檔案館的積極性，發(fā)揮檔案館的主動權(quán)，把接收檔案的工作做好，共同推動我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展。同時，這樣以來，各級檔案局就不會總是叫喊人手不夠、工作量太大，而各級檔案館也不會抱怨寂寞難耐、無事可做了。

寧靜：對于豫同仁、濮檔人提出的“檔案室日常業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作交由檔案館的收集部門來承擔(dān)”，不敢茍同。其理由有二：一是兩者職責(zé)不同。《檔案館工作通則》規(guī)定檔案館的任務(wù)是“接收與征集”(檔案)，《檔案法》規(guī)定各級檔案局的基本職責(zé)是“對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”。二是兩者力度不同。如果檔案室應(yīng)做而未做，檔案館既無法監(jiān)督又無法指導(dǎo)，還要通過檔案局，勢必影響工作效率又容易產(chǎn)生扯皮現(xiàn)象，而檔案局則不同。當(dāng)然，檔案館在接收檔案進(jìn)館的過程中少不了與檔案室的密切聯(lián)系。一井水：要想搞好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。就要努力念好“細(xì)”、“實(shí)”、“高”三字經(jīng)。一是在各項(xiàng)工作的部署實(shí)施上堅(jiān)持一個“細(xì)”字，從指導(dǎo)思想、內(nèi)容重點(diǎn)、方法步驟、組織領(lǐng)導(dǎo)到注意事項(xiàng)和具體要求，每一個環(huán)節(jié)、每一個步驟都進(jìn)行認(rèn)真周密的研究謀劃，不能出任何紕漏。二是在執(zhí)法檢查中堅(jiān)持一個“實(shí)”，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，對做得好的單位予以肯定，對于存在問題的單位，提出中肯的改進(jìn)意見和建議，并明確整改時限：在檔案違法案件的查處中，堅(jiān)持實(shí)事求是，嚴(yán)格執(zhí)法程序，保證公開、公正、公平執(zhí)法。三是在案卷質(zhì)量和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)上堅(jiān)持一個“高”字，在依法規(guī)范基層檔案室工作中，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，確保檔案材料收集齊全、分類科學(xué)、保管期限劃分準(zhǔn)確、裝訂整齊，檔案裝具統(tǒng)一，檔號編制與檔案館的要求統(tǒng)一。

豫同仁：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，不僅要念好“細(xì)”、“實(shí)”、“高”三字經(jīng)。還要做到狠、準(zhǔn)、快。所謂“狠”是指在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)要嚴(yán)格照章辦事，以事實(shí)為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩，依法辦事，從而確保檔案工作在檔案法制軌道上健康發(fā)展。所謂“準(zhǔn)”是指在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要力求準(zhǔn)確無誤，以確保指導(dǎo)過的地區(qū)、單位的檔案工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化。所謂“快”是指在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員行動出擊要快，力爭做到“腿快、嘴快、手快”。具體來說。就是要求檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員經(jīng)常向基層單位跑。把主動服務(wù)與被動服務(wù)有機(jī)結(jié)合起來，盡量掌握第一手資料，即“腿快”；要耐心細(xì)致地做領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的思想工作，全面地講解檔案工作的業(yè)務(wù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和工作方法，即“嘴快”：要不厭其煩地親自為基層檔案人員操作、示范，即“手快”。

濮檔人：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作不僅要念好“細(xì)”、“實(shí)”、“高”三字經(jīng)，做到狠、準(zhǔn)、快。還要與檔案宣傳、執(zhí)法檢查相結(jié)合。其一是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)要與檔案宣傳相結(jié)合。因?yàn)闄n案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檔案宣傳關(guān)系密切，在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中加強(qiáng)檔案宣傳可以大大增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的效果。促進(jìn)檔案工作的全面發(fā)展。其二是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)要與檔案執(zhí)法檢查相結(jié)合。因?yàn)閷n案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檔案執(zhí)法檢查結(jié)合起來進(jìn)行?；蛘邔n案業(yè)務(wù)指導(dǎo)作為檔案執(zhí)法檢查的重要內(nèi)容開展工作，納入依法治檔的軌道，會使檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作更具有權(quán)威性，從而達(dá)到吹糠見米的良好效果。

張奇明：業(yè)務(wù)指導(dǎo)最忌的是光講大道理、大政策，業(yè)務(wù)指導(dǎo)中要善于發(fā)現(xiàn)基層檔案室工作中做出的成績與優(yōu)點(diǎn)，不要吝惜贊美之辭。我們在肯定與表揚(yáng)的同時再說出發(fā)現(xiàn)的問題，也許更容易被其接受。在指出存在的問題時，更應(yīng)該注意措辭與語調(diào)，不要板著臉一味指責(zé)這也不對頭、那也不正確。做到業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容是嚴(yán)肅的，但方式方法是寬松、活潑的。

蘭臺卒：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對待受指導(dǎo)者態(tài)度如何在很大程度上影響著業(yè)務(wù)指導(dǎo)的效果。我認(rèn)為正確的態(tài)度應(yīng)該是“平等待人”。如何做到“平等”二字，這個度不好掌握，謙虛過了頭，會削弱別人對你的信任感：態(tài)度稍有高傲，又會引起別人反感，雙方難以融洽。要想真正做到“平等待人”，我認(rèn)為應(yīng)在以下三方面努力：一是當(dāng)你想讓對方接受你的意見和做法時，應(yīng)建議式地提出來，而不能讓人感到你有“不按我說的辦就不行”這個意思；二是想方設(shè)法向被指導(dǎo)者傳遞“我并不比你們高明，只不過比你們先走了一步”這一信息，使其能夠?qū)崒?shí)在在感受到你的平等待人態(tài)度：三是在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中要習(xí)慣于用商量的口氣，使“我的看法是這樣，你的看法呢?”這一類語句成為你的口頭禪，使“平等待人”真正落實(shí)到日常檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中。