高校檔案館科學(xué)定位研究

王玉斌

摘要：在高等教育發(fā)展的新形勢下，高等學(xué)校檔案館必須進(jìn)行科學(xué)定位：高等學(xué)校檔案館要成為學(xué)校永久保存檔案的基地、高等教育研究的基地、愛國榮校的教育基地，成為學(xué)校檔案信息服務(wù)中心、學(xué)歷文憑認(rèn)證中心、社會資本培育中心。實現(xiàn)這一科學(xué)定位的前提是高校檔案館必須更新觀念，提高對檔案工作的認(rèn)識：保障是引進(jìn)和培養(yǎng)檔案管理的高素質(zhì)人才，而推進(jìn)信息化建設(shè)，建設(shè)數(shù)字化檔案館。實現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案館科學(xué)定位的必由之路。

關(guān)鍵詞：高校檔案館定位

高校檔案是高校發(fā)展的史記，是高校文化的積聚，是高校精神的發(fā)揚(yáng)。做好高校檔案工作，確保高校檔案的齊全、完整與安全，是高校的一項重要基礎(chǔ)性工作，對高校發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。高校檔案館是高校檔案管理的專業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)有高校檔案收集、整理、保管、開發(fā)與利用等職能。當(dāng)前，高校正處于改革的攻堅期、發(fā)展的關(guān)鍵期，而高校檔案工作明顯落后于高校發(fā)展的整體水平，高校檔案館要實現(xiàn)與高校同步發(fā)展，并為高校發(fā)展提供智力支撐，高校檔案館就必須走跨越式發(fā)展之路。積極主動地應(yīng)對挑戰(zhàn)，以超前意識對高校檔案館進(jìn)行科學(xué)定位。

1、高校檔案館的定位設(shè)想

教育部2008年27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確指出：“高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)?！彼仁菍W(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。它和一般的檔案館一樣具有三項職能：一是保存歷史的職能，二是服務(wù)職能，三是管理職能，其中存史是基礎(chǔ)，服務(wù)是檔案館價值的實現(xiàn)手段，管理是存史、服務(wù)的保證條件。除此之外，作為高校檔案館又具有自身的一些特性。首先，高校是一種學(xué)術(shù)性組織，其歷史的積淀在高校發(fā)展中具有十分重要的作用。高校的歷史越長，其生命力也就越強(qiáng)。故而，在保存的檔案內(nèi)容上，高校檔案館應(yīng)盡力收集最為完全的大學(xué)發(fā)展進(jìn)程歷史記錄。其次，在服務(wù)對象上，主要針對學(xué)校各職能部門、廣大在校師生員工及畢業(yè)生。因此高校檔案館在高校這一特定環(huán)境中，如何較好地發(fā)揮作用。實現(xiàn)快速發(fā)展，就要找準(zhǔn)定位。綜合高校檔案館的功能作用，其科學(xué)定位應(yīng)是高校的“三個基地、三個中心”。即：永久保存檔案的基地、校史研究基地、愛國榮校的教育基地、檔案信息服務(wù)中心、學(xué)歷文憑認(rèn)證中心、社會資本培育中心。

1.1永久保存檔案的基地。保存檔案是所有檔案館存在的基礎(chǔ)，如果一個檔案館沒有檔案。也就失去了存在的意義，這是其性質(zhì)和被賦予的基本任務(wù)所決定的?！案咝n案是高校發(fā)展記憶的基石，是高校歷史的原始記錄。作為一種重要的信息資源，高校檔案的質(zhì)量和完整程度影響到我國高等教育甚至整個社會記憶的留存?！备咝n案館集中保存了高校歷史進(jìn)程中存留下來的珍貴檔案，這些檔案是學(xué)校文化傳承、辦學(xué)教育思想、科學(xué)研究等歷史發(fā)展的見證。真實地反映了學(xué)校的具體狀況。無論是保存?zhèn)鹘y(tǒng)意義上的實物檔案還是高度信息化的數(shù)字檔案，都不會改變檔案館作為永久保存檔案基地的定位，

1.2高等教育研究基地。歷史資源是高校發(fā)展的厚實基礎(chǔ)和寶貴財富，我們研究校史、挖掘?qū)W校的歷史資源，重要的意義還在于認(rèn)識歷史、借鑒歷史，與時俱進(jìn)地推進(jìn)高校教育事業(yè)的發(fā)展。高校檔案作為歷史的記憶，它的史料價值、憑證價值是查考、研究、處理問題的依據(jù)，同時也是校史研究、高等教育研究和高校檔案管理研究的第一手材料。高校的文化及其傳統(tǒng)、辦學(xué)教育思想等是由教職工和學(xué)生們共同創(chuàng)造的，既是有形的也是無形的，無形的文化多以有形的文化為基礎(chǔ)，比如著作、論文、手稿、雕塑、建筑、音像、會議記錄、校訓(xùn)、領(lǐng)導(dǎo)講話等，這些文化載體多由檔案館保存并傳承下來。這些資料既能從宏觀上折射高等教育發(fā)展中的規(guī)律性。又能從微觀上反映高校辦學(xué)的得失和經(jīng)驗。通過對這些資料的加工、提取、挖掘，為編寫校史、年鑒、名人軼事等提供了豐富的題材，為高等教育研究提供第一手的資料。

1.3愛國榮校的教育基地。高校檔案記述了高校的優(yōu)良傳統(tǒng)。翻開高校檔案，記錄了學(xué)校的光榮歷史。高校檔案中所記載的每一頁歷史都有著豐富的愛國榮校的教育內(nèi)容，是對師生進(jìn)行愛國主義教育的好教材。在檔案館基礎(chǔ)上建立的校史館，經(jīng)過對檔案資源提煉加工，舉辦不同類型的展覽活動，進(jìn)而有效地宣傳學(xué)校文化、辦學(xué)指導(dǎo)思想。如校史展、教育展、榮譽(yù)展、名人名家展等。這些生動教材和豐富的素材具有真實性、直觀性、原始性和生動形象的特點，是其他部門所不能比擬的，學(xué)校檔案館憑借館藏資源優(yōu)勢對廣大師生提供道德情操、思想品德、科學(xué)文化知識教育和素質(zhì)教育，具有很強(qiáng)的說服力、感染力和吸引力。《高等學(xué)校檔案管理辦法》第8條也明確提出了“有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地”的要求。

1.4檔案信息服務(wù)中心。檔案提供利用是檔案工作的根本目的，也是服務(wù)學(xué)校教育教學(xué)、科研和社會服務(wù)的直接方式。檔案館豐富的館藏就是一個豐富的信息資源，它可以多方位地提供各種信息。“開發(fā)檔案信息資源，讓歷史以更智慧的方式走進(jìn)大眾，可以弘揚(yáng)學(xué)校辦學(xué)傳統(tǒng)，提升大學(xué)文化，凝練大學(xué)精神，鼓舞、激勵、引導(dǎo)廣大師生心往一處想。勁往一處使，為學(xué)校改革和發(fā)展提供強(qiáng)大的精神動力?！笨谀壳皺n案信息提供服務(wù)方式也是多種多樣。主要有三種：一種是檔案資料的直接利用；一種是數(shù)字化檔案信息資源的利用，如電子文件等；另一種就是經(jīng)過加工提取的檔案信息整合資源。

1.5學(xué)歷文憑認(rèn)證中心。高校檔案館館藏資源中最重要的一部分就是學(xué)籍檔案，它詳細(xì)地記錄了每一個畢業(yè)生的在校學(xué)習(xí)情況，是最為原始的真實記錄，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。隨著畢業(yè)生就業(yè)的需要，以及畢業(yè)證書文憑特殊作用的發(fā)揮，社會上的一些不法分子利用制造假證謀取暴利，使得大量的社會用人和認(rèn)證單位向畢業(yè)生所在學(xué)校尋求印證。高校檔案館可以利用該項資源，建立學(xué)歷文憑認(rèn)證中心，成為本校畢業(yè)證書、學(xué)位證書、考試成績公證的唯一單位，進(jìn)一步體現(xiàn)學(xué)校學(xué)歷文憑管理制度的規(guī)范化。

1.6社會資本培育中心。大學(xué)的最大財富是培養(yǎng)出的各類合格人才。這些走向社會的畢業(yè)生，成為母校的校友，由于這些校友與母校的天然聯(lián)系，使這些校友成為學(xué)校的最主要的資源，最主要的社會資本，成為大學(xué)聯(lián)系社會的一個很重要的橋梁。按照國外大學(xué)評估指標(biāo)體系，校友對母校的年度捐贈是評價一所大學(xué)聲譽(yù)的指標(biāo)之一。在大學(xué)評估指標(biāo)體系中一般占到5％的份額，該指標(biāo)可以間接地度量校友對母校的滿意程度。世界一流大學(xué)的校友捐贈一般占到本校所獲總捐贈額的50％。

隨著檔案館開放力度的加大，檔案館與社會的聯(lián)系逐步擴(kuò)大，除了為社會科研機(jī)構(gòu)、廠礦企業(yè)及個人提供廣泛利用外，高校檔案館服務(wù)最大的對象是本校的畢業(yè)生。高校檔案館通過良好的檔案服務(wù)，為校友提供有價值的檔案資源，幫助他們解決一些自

己的問題，使其加深對學(xué)校的了解，使得校友與學(xué)校之間關(guān)系加強(qiáng)，能真正感受學(xué)校的發(fā)展，激發(fā)其愿意為之宣傳或資金投資、捐助，從而提升學(xué)校的社會資本價值。

2、實現(xiàn)科學(xué)定位的舉措

2.1更新觀念，提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是實現(xiàn)高校檔案館科學(xué)定位的前提。在新形勢下。面對現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化校園的建設(shè)，以往“抄抄寫寫、剪剪貼貼、裝裝訂訂”的傳統(tǒng)的“小作坊”式的檔案管理模式已很難適應(yīng)新時期高校對檔案工作的要求，長期以來以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)建立的傳統(tǒng)檔案管理思想、管理原則、管理方法必須以新的管理思想、管理原則和管理方法所代替。即在高校發(fā)展的攻堅時期，高校檔案館必須形成新的辦館理念，樹立信息化、數(shù)字化、全局化的思想，樹立“大檔案館”思想，把檔案館真正建成學(xué)校的信息中心。新的《高等教育學(xué)校檔案管理辦法》對此作了具體規(guī)定：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)”(第5條)、“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展?！?第5條)因此，高校領(lǐng)導(dǎo)必須更新高校檔案工作的觀念，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)對高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校發(fā)展的議事日程和整體規(guī)劃。這是實現(xiàn)高校檔案館科學(xué)定位的前提。

2.2引進(jìn)人才，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)培養(yǎng)是實現(xiàn)高校檔案館科學(xué)定位的保障。館以才興。面對檔案工作的新形勢、新要求，高校檔案工作對檔案管理人員提出了更高要求。高校檔案館要有一支具有較高專業(yè)素質(zhì)和綜合實力，管理型、技術(shù)型、服務(wù)型、研究型相結(jié)合的創(chuàng)新團(tuán)隊。這個團(tuán)隊?wèi)?yīng)該包括檔案專業(yè)人才、計算機(jī)專業(yè)人才、高等教育管理專業(yè)人才等。高校檔案館要積極引進(jìn)專業(yè)人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員培養(yǎng)，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息化素質(zhì)。這是把高校檔案館工作做好、做大、做強(qiáng)的重要基礎(chǔ)和有力保障，是實現(xiàn)檔案館科學(xué)定位的基礎(chǔ)與保障。

2.3推進(jìn)信息化建設(shè)，建設(shè)數(shù)字化檔案館，實現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化是實現(xiàn)高校檔案館科學(xué)定位的必由之路。數(shù)字化檔案以檔案的信息資源為核心，以檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)。以擴(kuò)大檔案信息資源的開發(fā)利用為目標(biāo)。它把分散于不同載體不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)方式互相聯(lián)結(jié)，從而提供及時利用，實現(xiàn)資源共享。高校檔案館要把檔案信息化建設(shè)、數(shù)字化和現(xiàn)代化建設(shè)列為工作的重點，要把檔案工作與學(xué)校的改革和發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來，積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、教師推廣檔案意識。在高校檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)中，特別要注意把檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)納入學(xué)校的總體規(guī)劃，積極探索實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和學(xué)校電子校務(wù)建設(shè)有效銜接的途徑，使檔案信息資源與學(xué)校公共信息平臺的信息實現(xiàn)對接。只有如此，才能實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用的最大化。