對(duì)檔案收集的若干思考

劉東斌

摘要：本文認(rèn)為檔案收集工作難做的現(xiàn)象后面有著更深層次的問題。既有理論上的問題也有實(shí)踐中的問題。一是“收集”概念不清晰：二是檔案收集對(duì)象不明確；三是檔案收集法規(guī)不健全；四是檔案收集工作考核標(biāo)準(zhǔn)太籠統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：檔案收集檔案工作征集接收

檔案收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，然而，這個(gè)基礎(chǔ)工作在檔案部門卻不那么牢固，檔案收集難的呼聲不絕于耳。盡管有不少專家學(xué)者和檔案工作者對(duì)此進(jìn)行了探析。但說起檔案收集難的原因，卻總也離不開檔案宣傳力度不夠，社會(huì)公眾檔案意識(shí)不強(qiáng)，等等。當(dāng)然也有人認(rèn)為：“新形勢(shì)下隨著檔案收集難內(nèi)容的變化，收集難的原因也發(fā)生相應(yīng)變化，認(rèn)為檔案收集難原因有六：一是檔案收藏價(jià)值已被公眾認(rèn)知。二是檔案收集渠道多元化格局已經(jīng)形成。三是檔案收集的附加要求使人不易接受。四是檔案收集方式的單一已難于收集到珍貴檔案，五是檔案收集工作缺少?gòu)?qiáng)有力的執(zhí)法。六是對(duì)檔案收集對(duì)象檔案部門心中無數(shù)?！痹蚍治隽瞬簧伲灿胁簧俳鉀Q對(duì)策，但是，情況并沒有好轉(zhuǎn)。筆者認(rèn)為，檔案收集難只是現(xiàn)象，所分析的原因也只是表象，在檔案收集難現(xiàn)象后面還有更深層次的問題，既有理論上的問題也有實(shí)踐中的問題。現(xiàn)就此提出來與大家共同探討。

1、“收集”概念不清晰

“收集”，按照檔案管理學(xué)的說法是檔案工作“六環(huán)節(jié)”或“八環(huán)節(jié)”中的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)。但是，“收集”的概念卻并不清晰。吳寶康先生認(rèn)為：“收集有兩個(gè)方面，一方面在檔案室是接收本單位各個(gè)部門按照規(guī)定手續(xù)和制度集中來的文件，在檔案館則是接收各單位檔案室集中來的檔案：另一方面是向各方面廣泛搜集零散的文件?！标愓嘴⒑蛯殬s、王英瑋主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》(2005年第三版)認(rèn)為：“所謂檔案的收集，就是按照檔案形成的規(guī)律，把分散的文件接收、征集、集中起來?！编嚱B興、陳智為主編的《檔案管理學(xué)》(2005年版修訂本)認(rèn)為：“檔案的收集是指接收與征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)?！薄稒n案學(xué)詞典》認(rèn)為：檔案收集是“檔案館(室)通過制度接收和征集等方法，將分散在各個(gè)方面的檔案集中保存的工作”?！吨袊?guó)大百科全書，圖書館學(xué)情報(bào)學(xué)檔案學(xué)》認(rèn)為：檔案收集是“檔案館(室)取得和積累檔案及有關(guān)資料的一項(xiàng)工作，是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。其主要手段有接收、征集和寄存三種形式?！标愓椎伒戎骶幍摹稒n案工作全書》認(rèn)為：“檔案的收集，又稱收集工作，即檔案管理機(jī)構(gòu)按照制度規(guī)定將應(yīng)保存的檔案收進(jìn)檔案室或檔案館的工作。”“收集工作從工作方式和手段的性質(zhì)上可分為接收與征集(搜集)兩種方式?！币陨蠈?duì)“收集”一詞的解釋，有把“收集”作為一個(gè)詞的，有把它作為“接收”和“搜集”兩詞合一的，有把它作為“接收”和“征集”兩詞合一的，還有把它作為“接收、征集、集中”三詞合一的，有把“收集”的工作方式和手段的性質(zhì)上分為接收與征集(搜集)兩種方式的。也有從手段上分為接收、征集和寄存三種形式的。《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)第一條規(guī)定：“為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法?！钡诎藯l規(guī)定：“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案?！薄稒n案法》則將“收集”與“接收”并列。從以上所述可以看出“收集”的概念是相當(dāng)混亂?！笆占备拍畹幕靵y，對(duì)檔案收集工作有沒有影響呢?筆者認(rèn)為是有影響的?！冬F(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》對(duì)“收集”的解釋：“使聚集在一起”。對(duì)“接收”的解釋：1、收受：2、根據(jù)法令把機(jī)構(gòu)、財(cái)產(chǎn)等拿過來；3，接納。對(duì)“征集”的解釋：1、用公告或口頭詢問的方式收集；2、征募。從《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》對(duì)這幾個(gè)詞語(yǔ)的解釋看?！笆占迸c“接收”是有差異的，除了它們的差異外，“收集”含有主動(dòng)的意思，而“接收”則含有更多的被動(dòng)成分?！罢骷眲t是“收集”的一種方式。接收“是檔案館(室)取得和積累檔案的主渠道?！闭骷笆菣n案館取得和積累檔案史料的必要補(bǔ)充渠道。”對(duì)于檔案積累的主渠道“接收”來說，對(duì)“接收”的理解直接影響到檔案的收集。對(duì)于含有更多的被動(dòng)成分的“接收”，不能說檔案部門在接收檔案中都是理解為被動(dòng)，而被動(dòng)地做這項(xiàng)工作，也不能否認(rèn)許多檔案部門都積極主動(dòng)地開展接收檔案工作。但是，也不能否認(rèn)有相當(dāng)一部分檔案部門卻是在被動(dòng)地做這項(xiàng)工作，甚至有意借口推托，否則就不會(huì)有那么多的收集難的聲音。至于是不是由于受“接收”有被動(dòng)意思的影響而使一些檔案部門有被動(dòng)的觀念，使檔案收集工作難做，不好下結(jié)論。但是，“收集”概念的混亂，肯定對(duì)檔案收集工作有影響，如何規(guī)范檔案“收集”概念是值得理論界研究的問題。

2、檔案收集對(duì)象不明確

如果要問：檔案收集的對(duì)象是什么?可能會(huì)立刻回答：是檔案!這有什么疑問?!然而，問題并沒有這么簡(jiǎn)單。陳兆祦、和寶榮、王英瑋主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》(2005年第三版)認(rèn)為：“檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：1、對(duì)本單位需要?dú)w檔文件的接收工作。2、對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作。3、對(duì)歷史檔案的接收和征集工作?！薄靶枰?dú)w檔文件”是收集的對(duì)象嗎?是檔案嗎?對(duì)后兩種情況，下面再述。鄧紹興、陳智為主編的《檔案管理學(xué)》(2005年版修訂本)中說到：“一個(gè)機(jī)關(guān)或單位應(yīng)在嚴(yán)格的歸檔制度保證下，將本單位文件處理部門及其他業(yè)務(wù)部門所形成的、屬于歸檔范圍的文件，及時(shí)、系統(tǒng)地接收入室”?！皩儆跉w檔范圍的文件”是收集的對(duì)象嗎?是檔案嗎?《檔案法》第十條規(guī)定：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！薄皯?yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料”是收集的對(duì)象嗎?是檔案嗎?下面就以陳兆祦、和寶榮、王英瑋主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》(2005年第三版)中的觀點(diǎn)為例做一下探討。關(guān)于什么是檔案，陳兆裎等主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》認(rèn)為：“檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?，“文件作為檔案保存是有條件的。不是一切文件全都需要和可能成為檔案。文件作為檔案保存一般需要具備三個(gè)條件：1、辦理完畢(或叫處理完畢)的文件才能作為檔案保存?！薄?、對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的現(xiàn)行文件，才有必要作為檔案保存?！薄?、按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。”“歸檔和保存，是人們自覺地積累和留存檔案的重要程序和條件，從一定意義上說，也是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件成為檔案的一般標(biāo)志?！薄皺n案就是由具有保存價(jià)值的文件構(gòu)成的有機(jī)體?！边@就是說文件經(jīng)過立卷歸檔整理后才是檔案，而沒有經(jīng)過立卷歸檔整理的文件則不是檔案。用這一觀點(diǎn)看“需要?dú)w檔文件”、“屬于歸檔范圍的文件”、“應(yīng)當(dāng)

立卷歸檔的材料”都不是檔案，也就是說這些都不是檔案收集的對(duì)象。而對(duì)歷史檔案則又另有標(biāo)準(zhǔn)，“在征集失散的歷史檔案時(shí)，”“常常發(fā)現(xiàn)一些歷史檔案。如布告、文件原本或副本、記錄、手稿等?！边@些“布告、文件原本或副本、記錄、手稿”顯然沒有經(jīng)過立卷歸檔整理。怎么就成了檔案了呢?

再來看實(shí)踐中接收的是什么檔案。不知是為了與理論上說的檔案形成的三個(gè)條件相適應(yīng)，設(shè)計(jì)了文書(業(yè)務(wù))部門立卷歸檔整理的制度，由文書(業(yè)務(wù))部門來完成文件的立卷歸檔整理，還是由于有文書(業(yè)務(wù))部門立卷歸檔整理的實(shí)踐，而后總結(jié)出檔案形成的三個(gè)條件?按照制度設(shè)計(jì)，文件的立卷歸檔整理由文書(業(yè)務(wù))部門來完成，然后把立卷歸檔整理好的文件，也就是檔案移交給檔案室。文書(業(yè)務(wù))部門立卷的制度推行了50年，但是，效果并不理想，現(xiàn)實(shí)中存在著大量的檔案室立卷的現(xiàn)象，據(jù)“調(diào)查了解在市(地)、縣直立檔單位中基本上都是檔案室立卷，在省直立檔單位中也有一半以上的單位是檔案室立卷?！睂＜覀円膊坏貌怀姓J(rèn)“有相當(dāng)多的單位由于各種原因推行不力，致使每年歸檔立卷成了單位檔案部門的一項(xiàng)繁重而主要的工作，立卷工作占用了檔案部門大量的時(shí)間和精力?！痹谶@種情況下，你說檔案室接收的是文件?還是檔案呢?在檔案室立卷大量存在的情況下，要求必須接收文書(業(yè)務(wù))部門立卷歸檔整理好的檔案，你說難不難呢?

對(duì)檔案館接收的檔案來說，這種檔案就不僅僅是符合檔案形成的三個(gè)條件由文書(業(yè)務(wù))部門立卷歸檔整理好的文件了?！稒n案館工作通則》第八條規(guī)定了“檔案館接收檔案的要求和手續(xù)”，明確提出“進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，并按規(guī)定整理好?！边€要求“立檔單位編制的組織沿革、全宗介紹和有關(guān)檢索工具應(yīng)隨檔案一起接收?！币虼?，檔案館在接收檔案時(shí)大部分都有對(duì)整理檔案的質(zhì)量要求，大都制定有《檔案館接收檔案的規(guī)定》。對(duì)接收進(jìn)館的檔案要求要按照館藏檔案管理的要求整理好。要求整理檔案的所謂質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)非常細(xì)，卷盒、案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表一應(yīng)俱全，所有項(xiàng)目要逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，缺一不可。凡是沒有按照檔案館接收檔案規(guī)范質(zhì)量要求整理的檔案不接。這種檔案規(guī)范倒是規(guī)范了質(zhì)量高了“純”了。只是這種檔案將許多檔案都排斥在外了。也致使一些單位一聽這樣的要求，就以種種借口拖延不交。檔案館對(duì)行政機(jī)關(guān)還可以以行政手段來解決，但是對(duì)其他單位或組織就不靈了，使檔案館感覺接收這些單位或組織的檔案難了。也有一些檔案館為了減少進(jìn)館后的整理工作量，堅(jiān)持只接收所謂的質(zhì)量高的“純”檔案，對(duì)那些不符合其質(zhì)量要求的檔案不承認(rèn)是檔案而拒絕接收?！半y怪有人把這些要求戲稱‘寧肯千家(指立檔單位)辛苦，不讓一家(指檔案館)受累?！痹谶@種“純”檔案觀念支配下的一些檔案館，在接收撤并單位檔案和征集歷史檔案中就顯得更難了。大部分撤并單位的檔案都整理的不符合進(jìn)館檔案的規(guī)范，檔案館要求這些撤并單位的檔案必須整理的符合進(jìn)館規(guī)范才接收。而撤并單位已經(jīng)撤并，沒有人再去整理，自然就形成了接收難。對(duì)于征集歷史檔案，那些所說的在中華人民共和國(guó)成立前，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、學(xué)校、企業(yè)、事業(yè)單位以及著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的歷史檔案，散存在社會(huì)上的基本上都是沒有經(jīng)過整理的，經(jīng)過整理并達(dá)到進(jìn)館規(guī)范的“純”檔案就根本沒有。也就是說這些收集的對(duì)象都是以零散的文件材料形式存在的，它們既不是符合檔案形成三個(gè)條件的檔案，更不是達(dá)到進(jìn)館規(guī)范的“純”檔案。如果要收集這些檔案還要投入大量的人力物力去收集整理，有多少檔案館會(huì)自愿地去做呢?收集歷史檔案難是不是也在情理之中呢?這里同時(shí)也給理論界提出了一個(gè)究竟什么是檔案的問題。

3、檔案收集法規(guī)不健全

3.1收集范圍方面。檔案館(室)收集檔案要依法進(jìn)行，收集的檔案應(yīng)該是《檔案法》所規(guī)定的檔案范圍。盡管《檔案法》第二條規(guī)定了范圍：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”《檔案法實(shí)施辦法》進(jìn)一步規(guī)定：“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案，屬于國(guó)家所有的，由國(guó)家檔案局會(huì)同有關(guān)部門確定具體范圍；屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國(guó)家檔案局同意后確定具體范圍?！钡?，這一標(biāo)準(zhǔn)太抽象，至今國(guó)家和絕大部分省、自治區(qū)、直轄市都沒有劃定具體的檔案范圍。使在檔案收集工作中不知道哪些是收集的范圍，而無法依法進(jìn)行檔案收集。增加了檔案收集工作的難度。

對(duì)于檔案館收集檔案范圍，雖然有1983年6月26日國(guó)家檔案局頒布的《檔案館工作通則》和1986年2月7日國(guó)家檔案局頒布的《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，但是，這兩個(gè)規(guī)定都是在《檔案法》實(shí)施以前頒布的，有許多內(nèi)容是與《檔案法》相抵觸，不適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的。與《檔案法》相配套和與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的《檔案館工作通則》和《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》則始終未出臺(tái)。這恐怕也是檔案收集工作難做的原因吧?

3.2檔案執(zhí)法方面。盡管《檔案法》規(guī)定：“違反本法第十條、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的”，《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定：“將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的；”“拒不按照國(guó)家規(guī)定向國(guó)家檔案館移交檔案的；”要給予處罰，但是，檔案執(zhí)法的執(zhí)行力度或者說配套法規(guī)不健全，使得在檔案收集問題上，根本見不到一例因拒交檔案或拒絕檔案館向其征集檔案，而被檔案部門依法處理的案例?？梢娫跈n案收集上，原則上有法可依，具體實(shí)施時(shí)卻無章可循。當(dāng)然，這里也有法定檔案范圍不明確的原因。

4、檔案收集工作考核標(biāo)準(zhǔn)太籠統(tǒng)

對(duì)于檔案收集工作在檔案工作規(guī)范化管理中，雖說有考核，但是考核標(biāo)準(zhǔn)太籠統(tǒng)。對(duì)檔案室檔案收集工作，就沒有硬性標(biāo)準(zhǔn)，而是籠統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)是收集齊全完整。而“拿到臺(tái)面上的歸檔率常常是個(gè)自欺欺人的東西。因?yàn)?，就連一向?qū)嵤虑笫堑臋n案人也早已學(xué)會(huì)把實(shí)際歸檔數(shù)視作應(yīng)當(dāng)歸檔數(shù)了?！薄皩?shí)際歸檔多少，無論對(duì)檔案室，還是對(duì)職能處室，也都是一筆糊涂賬?！睂?shí)際等于沒有標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案館檔案收集工作來說，國(guó)家檔案局的《市、縣國(guó)家綜合檔案館測(cè)評(píng)細(xì)則》規(guī)定是：編制有本館接收計(jì)劃和接收名冊(cè)；接收了名冊(cè)中所有應(yīng)接收的檔案：在接收文書檔案的同時(shí)也接收了其他門類和其他載體的檔案，測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)過于籠統(tǒng)或過于單薄，“編制有本館接收計(jì)劃和接收名冊(cè)；接收了名冊(cè)中所有應(yīng)接收的檔案”，如同歸檔率。而對(duì)于其他門類和其他載體的檔案的要求，是不管什么內(nèi)容，也不管有多少。致使真正有價(jià)值的大批的專業(yè)檔案并不能接收進(jìn)館(當(dāng)然，這里也有擁有專業(yè)檔案的部門不愿交的因素)。實(shí)際也是沒有標(biāo)準(zhǔn)。所以，也就使有些檔案部門把收集難作為不開展收集工作的托詞。