中心檔案室在醫(yī)院工作中的地位和作用

王正紅　譚喜松

[關(guān)鍵詞] 檔案管理;中心檔案室;地位作用;醫(yī)院

[中圖分類號(hào)] R197.3[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] C[文章編號(hào)] 1673-7210(2009)07(c)-129-02

在長期的業(yè)務(wù)工作中,醫(yī)院積累了諸如文書檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等諸多檔案,由于受人員、庫房等條件限制,加上對(duì)檔案管理工作的不重視,仍有許多醫(yī)院沒有建立中心檔案室,檔案分散在各職能科室保存。不但易造成檔案材料的丟失,也不利于綜合利用,極大地浪費(fèi)了檔案資源。本文闡述了檔案在中心檔案室中集中保管相對(duì)于傳統(tǒng)分散保管的幾點(diǎn)優(yōu)勢,指明了建立中心檔案室是新形勢下醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理與應(yīng)用的有效途徑。

1 檔案材料分散保存的弊端

1.1 易發(fā)生失竊密事件

醫(yī)院工作中產(chǎn)生或涉及的秘密,大多通過文件反映出來。不設(shè)立中心檔案室,文件和檔案分散管理,極易發(fā)生失竊密事件。主要原因是檔案管理人員思想麻痹,保密意識(shí)淡漠,安全觀念不強(qiáng),對(duì)檔案保密工作沒有給予高度重視。有些醫(yī)院,在廢紙堆里翻撿出或在洗手間里拾到秘級(jí)文件;個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)同志為了方便,復(fù)制秘級(jí)文件留存,或?qū)㈤喓蟮拿芗?jí)文件隨意放在辦公桌上;更有甚者連收發(fā)文登記都沒有,檔案保密工作毫無保障。這些漏洞和薄弱環(huán)節(jié),都是造成檔案材料失竊密事件的隱患所在。

1.2 檔案管理人員求知欲望不足

目前,我國醫(yī)學(xué)院校尚未開設(shè)檔案管理專業(yè),檔案管理人員多由醫(yī)、護(hù)等專業(yè)人員改行或行政人員兼任,缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)。加上其他公務(wù)纏身,使他們很少有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)。有些醫(yī)護(hù)人員雖改行做檔案管理工作,但職稱評(píng)定仍延續(xù)以前的老本行,學(xué)習(xí)檔案知識(shí)缺乏動(dòng)力,專業(yè)知識(shí)嚴(yán)重潰乏,檔案管理質(zhì)量不高,難以適應(yīng)新形勢下對(duì)檔案管理工作者提出的要求。

1.3 檔案管理不規(guī)范,利用率低

檔案的分散保存使其缺乏統(tǒng)一模式。有些部門無專人管理,遇有人事變動(dòng)、交接不清時(shí),極易造成檔案材料的丟失。由于沒有統(tǒng)一的庫房和設(shè)備,許多檔案材料只好捆綁起來堆放,經(jīng)水潮、蟲咬、風(fēng)蝕,損壞嚴(yán)重,縮短了保存期限。由于貯存空間有限,有些檔案材料在保存一定期限后只好銷毀,造成大量有價(jià)值材料的流失。檔案分散管理還導(dǎo)致檔案管理人員知識(shí)面窄。由于檔案管理只是兼職,無論領(lǐng)導(dǎo)還是其管理者本人,都未對(duì)此引起足夠重視,把檔案學(xué)習(xí)看得可有可無,從而缺乏對(duì)外的溝通與交流,信息傳遞不夠,眼界不開闊,不利于新工作、新業(yè)務(wù)的開展。

2 建立中心檔案室是基層醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理與應(yīng)用的有效途徑

2.1 檔案管理更加系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化

中心檔案室設(shè)立以后,將醫(yī)院歸檔的各種材料統(tǒng)一保存,保證了檔案材料的完整性。在統(tǒng)一保管的過程中,由于格式規(guī)范、管理科學(xué),檔案資料序號(hào)明晰,查找簡便、快捷,大大提高了利用率,而且統(tǒng)一保存,集中管理,還避免了檔案經(jīng)手人員多、保密性差等弊端,維護(hù)了其機(jī)密性。當(dāng)然,中心檔案室的設(shè)立,也使庫房、設(shè)備等硬件設(shè)施得到改善,從而有效地延長了檔案材料的保存期限。

2.2 為檔案管理工作者提高自身素質(zhì)提供了有利條件

中心檔案室設(shè)立后,檔案管理必須定崗定編,配備專職人員,兌現(xiàn)職稱待遇。醫(yī)院要挑選政治上堅(jiān)定、思想上純潔、業(yè)務(wù)上精通、作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐緩氖聶n案管理工作。因?yàn)槭菍Ｂ?檔案管理人員可以有更多機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),豐富自身素質(zhì)。檔案管理崗位責(zé)任制和獎(jiǎng)懲制度的實(shí)行,確保了檔案管理事事有人抓、件件有人管,督促工作質(zhì)量不斷提高。特別是參加檔案管理職稱晉升的工作人員,學(xué)習(xí)新知識(shí)的積極性和動(dòng)力更大,必然會(huì)促使他們不斷更新知識(shí),轉(zhuǎn)變觀念,掌握現(xiàn)代化的管理手段,從而更好地做好檔案管理工作,推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

2.3 杜絕失竊密事件的發(fā)生

中心檔案室建立后,要做好兩方面的工作。一方面,抓好以保密宣傳教育和建立健全規(guī)章制度為主的軟件建設(shè)。必須看到保密宣傳教育絕不是可有可無、可抓可不抓的軟任務(wù),而是檔案管理、利用、傳閱等諸環(huán)節(jié)人員必須履行的一項(xiàng)法律責(zé)任。對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo),要教育他們帶頭遵守保密原則,認(rèn)真執(zhí)行保密工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制;對(duì)要害部門、重點(diǎn)涉密人員要嚴(yán)格政審,不適宜人員要堅(jiān)決調(diào)整;要根據(jù)單位工作實(shí)際,建立健全并逐步完善各項(xiàng)規(guī)章制度,有效地約束和規(guī)范保密行為。在具體工作中,檔案管理人員必須嚴(yán)格做到以下幾點(diǎn):①密件材料的打印,必須由醫(yī)院內(nèi)部的打字室、印刷廠或經(jīng)保密部門批準(zhǔn)的定點(diǎn)復(fù)制單位承擔(dān);②秘級(jí)檔案要嚴(yán)格履行借、傳閱制度,嚴(yán)禁橫傳文件;③秘密文件不得私自復(fù)制、銷毀、摘抄或留存,確因工作需要須經(jīng)有關(guān)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn);④嚴(yán)禁向廢品收購人員或向垃圾箱中拋扔秘密文件、內(nèi)部資料。另一方面,要抓好設(shè)施配備等硬件建設(shè)。凡是涉密單位或部門必須配有鐵制文件柜,有條件的還應(yīng)配有文件粉碎機(jī)、微機(jī)干擾器、文件密碼箱、保密電話等先進(jìn)設(shè)施。凡是標(biāo)明密級(jí)或單位內(nèi)部交流的檔案材料,一律不得上網(wǎng)發(fā)布,嚴(yán)防網(wǎng)絡(luò)失泄密事件發(fā)生。

2.4 充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值

檔案的收集整理是基礎(chǔ),開發(fā)利用才是關(guān)鍵。設(shè)立中心檔案室,使檔案由專人保存、整理,及時(shí)對(duì)有價(jià)信息歸類匯總提供給領(lǐng)導(dǎo)參考,必將對(duì)其指導(dǎo)工作大有裨益。從檔案中發(fā)現(xiàn)新情況,提供新信息,更好地指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作,這不但是檔案管理工作的職責(zé),也是現(xiàn)代檔案管理與應(yīng)用的根本。

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(收稿日期:2009-01-16)