檔案利用實效的統(tǒng)計

杜　煒

檔案工作的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案的作用，便于社會各方面的昶用?；鶎訖n案室在提供利用工作中，存在著不重視檔案利用實效統(tǒng)計的問題，影響著社會檔案意識的提升和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。筆者認為在檔案室基本利用情況統(tǒng)計的基礎(chǔ)上，更重要的是著手了解和掌握檔案利用的實際效益，了解利用目的和所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益。

一、檔案利用實效統(tǒng)計工作的重要作用

(一)有利于判定檔案的價值和作用

檔案的價值和作用體現(xiàn)為它對現(xiàn)實工作所產(chǎn)生的影響和效益。如果檔案不被利用，再有價值的檔案都沒有保存的意義。檔案在提供利用過程中，可以檢驗出其是否具有保存價值，并判定其作用的大小，檔案利用實效的統(tǒng)計工作可以有效地將這一檢驗與情況記錄下來。

(二)有利于到期檔案的再次鑒定

眾所周知，檔案的保管期限分為永久、定期兩種，對于保管期限已滿的檔案，就要對它們組織再次鑒定，判定銷毀與否。而檔案利用實效的統(tǒng)計情況，是再次鑒定時必須考慮的一個重要因素。對于那些利用頻率高、利用周期長的檔案，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長其保管期限；反之，利用頻率較低、利用周期短的檔案，到期后即可進行銷毀。

(三)有利于了解檔案利用需求，拓寬利用渠道

通過對檔案利用實效的收集與統(tǒng)計，可以進一步了解社會利用檔案的需求以及利用者的心理，從而改進我們的服務(wù)方式，拓寬檔案提供利用的渠道，使更多的社會公民了解檔案，熟悉檔案，利用檔案。

(四)有利于編發(fā)檔案利用實例，擴大檔案宣傳

通過調(diào)查和統(tǒng)計檔案利用實效，將一個又一個的利用實例篩選與整理出來，并編印成冊，發(fā)至單位領(lǐng)導(dǎo)和各個業(yè)務(wù)部門，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作如何重要強得多。尤其對不了解檔案、不熟悉檔案價值的同志來說，更是一個有實際意義的宣傳和教育，通過檔案提供利用產(chǎn)生實際效益的例證，使他們了解檔案并支持檔案工作。

(五)有利于體現(xiàn)檔案部門的工作實績

檔案工作的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有多個，檔案信息資源的開發(fā)利用是整個檔案工作的終極目標。而要衡量檔案部門的工作實績，就是要看靜態(tài)的檔案信息資源產(chǎn)生了多大的動態(tài)效應(yīng)，看利用者通過檔案利用解決了多少工作中的實際問題。如果檔案部門在統(tǒng)計工作中，既統(tǒng)計利用人次、卷次等基本數(shù)據(jù)，又統(tǒng)計檔案利用所產(chǎn)生的實際效益，那么檔案部門的業(yè)務(wù)工作實績就會有血有肉，檔案部門的生存和發(fā)展也就有了堅實的基礎(chǔ)。

二、檔案利用統(tǒng)計中存在的主要問題及原因分析

(一)存在的主要問題

1、局限于檔案利用的基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計，不求檔案利用實效的統(tǒng)計。每到年終在要求基層檔案室編制年報，了解檔案利用情況時，只需統(tǒng)計幾個利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷(冊)數(shù)、頁數(shù)及復(fù)印數(shù)等，而沒有了解檔案信息資源的開發(fā)與利用所創(chuàng)造出的社會效益和經(jīng)濟效益。例如2003-2008年，我公司檔案室共接待查閱利用者6014人次，提供利用檔案21000卷。這些基本情況的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，雖然亦能反映檔案的利用情況，但只是表面現(xiàn)象，說明不了檔案給公司生產(chǎn)經(jīng)營提供了多少幫助，產(chǎn)生了多大的效益。

2、在檔案室提供借閱服務(wù)時，只要求利用者填寫其利用目的，不求深層次了解利用需求。失去檔案利用信息反饋的機會，也拿不出有利的證據(jù)說明檔案的重要。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案室查閱檔案時，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如“工作參考”、“提供產(chǎn)權(quán)依據(jù)”等，不利于檔案部門了解和掌握利用檔案所產(chǎn)生的實際效益。

3、只收集一個個零散的利用實例，不求匯編成冊。我公司檔案室雖也注重檔案利用信息的反饋工作，收集有價值的檔案利用實例，但只是作為檔案目標管理認證的一個依據(jù)和手段，因此收集后就將其束之高閣，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與其他業(yè)務(wù)部門無從知曉。作為一個大型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，每年到檔案室利用的主要是工程檔案，特別是竣工圖。這些檔案可以說解決了不少工作中遇到的疑難問題。例如在我公司開發(fā)的曙光小區(qū)建設(shè)中，施工單位挖斷了一條光纜，導(dǎo)致整個小區(qū)有線電視信號中斷。通過查找有關(guān)的地下管網(wǎng)圖，施工單位配合歌華有線公司迅速找到了問題并修復(fù)了光纜。類似通過利用檔案而解決了實際問題的案例有很多，直接為公司挽回了經(jīng)濟損失，但是檔案部門缺乏的是對這些實際案例的系統(tǒng)總結(jié)和歸納。

(二)上述問題產(chǎn)生的原因

1、檔案工作人員自身的問題。其一是人員少，兼職多?，F(xiàn)有專職檔案人員5名，基本上是一人多崗，同時兼著辦公室文書、人事和黨群工作，而檔案工作內(nèi)容在多項職責中所占比重最小，造成檔案人員從事檔案工作的時間與精力極為有限。其二是人員素質(zhì)低，我集團有專兼職檔案人員82人，其中有檔案專業(yè)大學學歷的不足1％。其三是社會上普遍對檔案工作重視不夠，檔案人員待遇低，人員流動頻繁，很多人不愿意從事檔案工作，在檔案人員中也普遍存在著看堆守攤的思想。以上種種造成檔案人員工作不扎實、不細致，也就不可能對檔案利用實效進行深入全面的統(tǒng)計與分析了。

2、檔案工作自身的特點。檔案工作是通過向社會傳遞檔案信息為社會實踐活動服務(wù)，以間接的形式促進社會經(jīng)濟效益的提高。目前，在我們房地產(chǎn)企業(yè)中，檔案部門不同于設(shè)計施工部門，而是弱勢部門，不會創(chuàng)造經(jīng)濟價值，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也認為檔案不能給本企業(yè)直接出效益、出成果。因此，企業(yè)對檔案部門沒有要求它必須產(chǎn)生經(jīng)濟效益，也不以檔案部門產(chǎn)生的經(jīng)濟效益或社會效益來衡量和考核檔案工作的好壞。

3、檔案統(tǒng)計年報工作沒有要求。作為市國資委下屬的大型國有企業(yè)，我公司每年都要填寫統(tǒng)計年報并上報到市檔案局。在檔案統(tǒng)計年報中，只要求統(tǒng)計每年提供利用的人次和卷數(shù)，不要求統(tǒng)計檔案提供利用所產(chǎn)生的實際效益。因此，檔案部門缺乏統(tǒng)計利用實效的客觀機制和要求。

三、加強對檔案利用實效統(tǒng)計工作的措施

(一)認真做好借閱登記工作

在提供利用檔案的過程中，檔案部門要督促利用者將查閱檔案的目的填寫詳細，應(yīng)填明查閱檔案具體是為哪一項工作、哪一項工程服務(wù)，這些檔案將起到什么樣的作用、取得怎樣的效益等內(nèi)容，這樣便于收集提供實際實效的線索和確定是否有必要進行跟蹤調(diào)查等，為利用實效的統(tǒng)計工作積累素材。

(二)建立與利用者的聯(lián)系制度

利用者查閱檔案時，這些被利用的檔案一般不會直接產(chǎn)生效益，而要通過在工作中發(fā)揮的作用來體現(xiàn)出檔案的實際價值。筆者認為新時期的檔案工作要和整個公司的工作進展同步進行，作為一個房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，其檔案工作特別要與工程進展同步，即項目施工到什么階段產(chǎn)生什么檔案，工程技術(shù)人員都會用到哪些檔案，檔案人員都要做到心中有數(shù)。為此需要建立用戶聯(lián)系制度，把利用者的姓名、單位地址、聯(lián)系電話等一一登記在冊，便于與利用者進行聯(lián)系。同時，也可定期召開利用者座談會。加強與單位內(nèi)各部門的聯(lián)系，改進我們的工作和服務(wù)。

(三)加強對檔案利用情況的信息反饋

可以采取利用者填寫信息反饋表、實地調(diào)查和電話采訪等手段，加強對檔案利用情況的信息反饋。信息反饋表主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經(jīng)濟效益。特別是效益要寫得具體一點，應(yīng)有時間、地點、人物和具體事例。實地調(diào)查和電話采訪，是根據(jù)用戶查閱時登記在案的線索，通過及時的實地調(diào)查或電話采訪，掌握利用效果的第一手資料。因此，在提供利用檔案之后，檔案人員還應(yīng)主動上門，加強對檔案利用情況信息反饋的收集，隨時了解和掌握利用檔案所產(chǎn)生的實效。

(四)及時編發(fā)檔案利用實效匯編

檔案部門應(yīng)每年編發(fā)檔案利用實效匯編，宣傳檔案的利用效果和產(chǎn)生的社會與經(jīng)濟效益。利用實效匯編是將利用者反饋的利用檔案產(chǎn)生的實際效益等信息，通過編輯成冊并再次反饋給社會，這樣可以突出宣傳檔案的作用和價值。特別要將產(chǎn)生重大效益的實例送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，使他們進一步認識檔案的作用，充分支持檔案部門的工作。