電子圖書招標(biāo)采購的實(shí)踐探索

吳小鳳

〔摘 要〕結(jié)合本館電子圖書招標(biāo)采購的具體實(shí)踐，從招標(biāo)前準(zhǔn)備工作、招標(biāo)中組織實(shí)施、招標(biāo)后服務(wù)管理3個階段介紹了電子圖書招標(biāo)采購的操作程序，構(gòu)建了電子圖書采購的規(guī)范化流程，總結(jié)了招標(biāo)過程遇到的問題、工作成效及有益經(jīng)驗(yàn)，以求為圖書館采購電子圖書提供借鑒。

〔關(guān)鍵詞〕電子圖書；招標(biāo)；采購；規(guī)范流程；經(jīng)驗(yàn)體會；圖書館

〔中圖分類號〕G253.1；G255.75 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)03-0097-03

電子圖書是以數(shù)字代碼形式將圖、文、聲、像等信息存儲在磁、光、電介質(zhì)上，通過計算機(jī)或電子設(shè)備使用并可復(fù)制發(fā)行的大眾傳播體。自1999年我國第一代電子圖書產(chǎn)品問世，集閱覽、存儲、檢索為一身的電子圖書便以其靈活便捷、大容量、低價格等優(yōu)勢而受到人們的青睞，并逐漸成為圖書館電子資源采購的新對象。在目前圖書文獻(xiàn)普遍要求實(shí)行集中采購的情況下，如何采用招標(biāo)的方式規(guī)范采購所需電子圖書，成為圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的一個嶄新課題。筆者結(jié)合本館電子圖書招標(biāo)采購的具體實(shí)踐，總結(jié)了招標(biāo)過程遇到的問題、工作成效及有益經(jīng)驗(yàn)，以期和同行交流。

1 采購流程

電子圖書招標(biāo)采購全過程可分為3個階段:招標(biāo)前準(zhǔn)備工作、招標(biāo)中組織實(shí)施、招標(biāo)后服務(wù)管理，只有規(guī)范每一個階段的工作才能真正實(shí)現(xiàn)電子圖書招標(biāo)采購的規(guī)范化運(yùn)作。

1.1 招標(biāo)前準(zhǔn)備工作

電子圖書采購是一項較為復(fù)雜的工作，與印刷型文獻(xiàn)采購相比具有提供商與圖書類型較少、銷售與定價模式復(fù)雜多樣、一次性投入較大、利用環(huán)境要求高 、內(nèi)容質(zhì)量和使用效果一時較難判斷等特點(diǎn)。因此，扎實(shí)做好前期調(diào)研評估，采取慎重態(tài)度進(jìn)行決策，可以合理有效使用有限資金，避免采購的盲目性、攀比性，將采購失誤的風(fēng)險降到最低。

1.1.1 收集信息

采訪人員廣泛了解國內(nèi)電子圖書市場發(fā)展現(xiàn)狀和供應(yīng)商主流產(chǎn)品特點(diǎn)，比較研究國內(nèi)知名電子圖書重要指標(biāo)(收錄內(nèi)容、數(shù)量價格、版權(quán)解決、閱讀效果、復(fù)本限制、授權(quán)方式、系統(tǒng)性能、閱讀復(fù)制、占用空間等)，注意搜集業(yè)內(nèi)同行電子圖書購買情況、使用情況、評價意見，形成備用資料。

1.1.2 擬定計劃

采訪人員通過統(tǒng)計和走訪形式，充分了解和掌握本館紙質(zhì)圖書的館藏實(shí)際，明了文獻(xiàn)缺藏情況和高利用圖書，圍繞文獻(xiàn)資源建設(shè)總體發(fā)展目標(biāo)，對重點(diǎn)學(xué)科、學(xué)科分布、讀者群、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施配置情況進(jìn)行分析，以用戶需求和成本效益為基本原則，根據(jù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算確定與紙質(zhì)圖書協(xié)調(diào)互補(bǔ)的電子圖書選購品種和類型。

1.1.3 申請試用

采訪人員經(jīng)過初步的試用資格審查后，向電子圖書供應(yīng)商發(fā)出試用申請，明確試用的具體要求(試用資源對象、試用期限、認(rèn)證方式等)，向供應(yīng)商提供相關(guān)技術(shù)信息(圖書館IP、代理服務(wù)器地址、用戶規(guī)模和服務(wù)方式等)。

1.1.4 試用推廣

采訪人員和技術(shù)人員通過網(wǎng)站、通知、公告、橫幅等渠道向讀者發(fā)布資源試用通知，揭示試用資源基本情況、使用方法、訪問方式、賬號密碼、有無并發(fā)數(shù)限制等，向讀者進(jìn)行宣傳推薦。針對試用中出現(xiàn)的常見問題，提供咨詢解答或邀請資源提供商的培訓(xùn)經(jīng)理來館進(jìn)行資源介紹和用戶培訓(xùn)。

1.1.5 商家反饋

試用結(jié)束后，向商家索取試用期間的利用統(tǒng)計報告，了解逐月訪問量統(tǒng)計(登錄次數(shù)、檢索次數(shù)、下載次數(shù)、總訪問次數(shù)、消費(fèi)金額)，同時由電子圖書提供商提供按《中圖法》22大類設(shè)置的選購清單、銷售報價和合同文本，以備資源評估之需。

1.1.6 資源評估

由館長、采訪人員、技術(shù)人員、咨詢?nèi)藛T、學(xué)科專家共同組成評估小組，對擬定資源從學(xué)術(shù)價值、系統(tǒng)技術(shù)、使用情況、售后服務(wù)、價格情況進(jìn)行全面評估，撰寫評估報告(包括概況、內(nèi)容、用戶服務(wù)、使用分析、用戶評價、價格分析、結(jié)論)，拿出采購與否的初步意見。

1.1.7 設(shè)計方案

采訪人員根據(jù)評估報告制定初步的購買對象和購買方案，明確預(yù)選購的電子圖書學(xué)科分類和起至年限、購買模式(逐年訂購、一次性購買)、選購內(nèi)容(按電子圖書集成庫購買、按本購買)、訪問方式(本地鏡像、遠(yuǎn)程訪問)、授權(quán)方式(校內(nèi)IP控制、校外賬號密碼)、付款方式、不同價格方案下的折算冊書及概算價格等內(nèi)容。

1.1.8 申請招標(biāo)

采訪人員將采購方案提交館長辦公會討論通過并出具建議采購意見后，由館長親自出面向圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)匯報采購情況，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，向紀(jì)檢監(jiān)察辦公室提出招標(biāo)采購申請，雙方商定采購活動程序達(dá)成一致后方可進(jìn)行招標(biāo)采購。

1.2 招標(biāo)中組織實(shí)施

文獻(xiàn)集中采購可用以下幾種方式:公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購和采購備案制，每種采購方式都有不同的適用條件和操作流程。由于邀請招標(biāo)多用于緊急情況下的采購或涉及一些高科技產(chǎn)品或有可替代產(chǎn)品而為數(shù)不多的一種采購方法，目前電子圖書提供商主要有北京世紀(jì)超星信息技術(shù)發(fā)展有限公司開發(fā)的超星數(shù)字圖書館、北京數(shù)字技術(shù)有限公司開發(fā)的書生之家數(shù)字圖書館、北京大學(xué)方正公司開發(fā)的Apabi數(shù)字圖書系統(tǒng)、北京國圖數(shù)字技術(shù)有限公司研制的中國數(shù)字圖書館4家數(shù)量不多，因此，在圖書館的電子圖書采購中，多采用邀請招標(biāo)的方法進(jìn)行采購。下面就已邀請招標(biāo)實(shí)踐為例，詳細(xì)介紹電子圖書采購招標(biāo)的過程控制:

1.2.1 制作標(biāo)書

招標(biāo)申請通過審批后，圖書館作為招標(biāo)承辦單位負(fù)責(zé)根據(jù)采購項目的需求和特點(diǎn)，制作電子圖書招標(biāo)文件，標(biāo)書包括以下內(nèi)容:項目簡介、采購內(nèi)容(覆蓋學(xué)科、總計冊數(shù))、技術(shù)要求(閱讀效果、支持格式、檢索功能、統(tǒng)計功能、訪問限制)、內(nèi)容要求(學(xué)科范圍、收錄年限、資源目錄、分類途經(jīng))、報價要求(報價構(gòu)成、每種單價、付款方式)、服務(wù)要求(選書方法、安裝調(diào)試、響應(yīng)時間)。

1.2.2 發(fā)出邀請

圖書館擬定招標(biāo)文件經(jīng)紀(jì)檢監(jiān)察辦公室審查備案后，商定招標(biāo)會議的具體時間和地點(diǎn)，根據(jù)標(biāo)書中對提供商的資質(zhì)要求(企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、出版物經(jīng)營許可證、軟件企業(yè)認(rèn)定證書等)進(jìn)行資格預(yù)審，從符合相應(yīng)資格條件的提供商中，選擇3家以上的提供商并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。

1.2.3 發(fā)售標(biāo)書

電子圖書提供商根據(jù)投標(biāo)邀請書規(guī)定的時間和要求，到圖書館購買招標(biāo)文件。如對招標(biāo)書中招標(biāo)內(nèi)容、招標(biāo)文件要求、業(yè)務(wù)要求、優(yōu)惠要求、付款方式、投標(biāo)違約責(zé)任、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)時間、地點(diǎn)等詳細(xì)問題不太清楚，可以通過電話和面談方式向圖書館進(jìn)行咨詢，以便按要求制作投標(biāo)書。

1.2.4 開標(biāo)會議

到約定好的招標(biāo)時間，圖書館召集采購小組成員和投標(biāo)商家開會，采購小組由資產(chǎn)處、后勤處、圖書館、計財處、教務(wù)處、紀(jì)檢監(jiān)察辦公室等部門及使用單位負(fù)責(zé)人和相關(guān)技術(shù)人員組成。開標(biāo)會議由圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)主持，按接受投標(biāo)、當(dāng)眾拆封、資格審查、商家述標(biāo)的規(guī)定程序進(jìn)行招標(biāo)采購，監(jiān)察部門派員全程監(jiān)督。

1.2.5 現(xiàn)場評標(biāo)

評標(biāo)在商家述標(biāo)完畢離開會場之后進(jìn)行。評標(biāo)前館長簡單介紹電子圖書采購的特點(diǎn)及基本原則，說明采購重點(diǎn)和數(shù)量金額，提出評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及辦法。采購小組在綜合分析審核商家投標(biāo)書基礎(chǔ)上，對參評商家的資源優(yōu)勢、品種價格、服務(wù)承諾、優(yōu)惠措施等比較分析后，經(jīng)評議商討達(dá)成一致意見后當(dāng)場定標(biāo)確定中標(biāo)商。

1.2.6 中標(biāo)通知

會后圖書館以會議紀(jì)要的形式將招標(biāo)結(jié)果和開標(biāo)會議的主要精神整理歸納形成書面材料，分送主管領(lǐng)導(dǎo)和紀(jì)檢監(jiān)察辦公室審查備案，征得同意之后通知中標(biāo)商在評標(biāo)結(jié)束后的5個工作日內(nèi)前來辦理簽約手續(xù)。

1.2.7 簽訂合同

合同是簽約雙方的約定文件，必須本著協(xié)商自愿原則進(jìn)行。電子圖書采購合同內(nèi)容包括:甲方和乙方名稱、項目內(nèi)容、技術(shù)指標(biāo)、權(quán)利與義務(wù)、項目經(jīng)費(fèi)、項目實(shí)施步驟、付款方式、違約責(zé)任等。圖書館和中標(biāo)商應(yīng)就合同條款逐條分析作好充分的交流和溝通，在達(dá)成一致的基礎(chǔ)上由供需雙方自覺自愿地簽訂合同，并經(jīng)計財處審核后生效。

1.3 招標(biāo)后服務(wù)管理

招標(biāo)任務(wù)完成并不意味著所有工作的結(jié)束，圖書館還有大量后續(xù)管理工作需要進(jìn)行，如合同的履行、資金的結(jié)算、資源的宣傳推介以及維護(hù)統(tǒng)計等等，其中最主要的任務(wù)是組織電子圖書提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.3.1 履約驗(yàn)收

按照常規(guī)采訪人員應(yīng)按合同對已采購電子圖書的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。但是電子圖書不同于紙本書刊，不能以單本紙本實(shí)物是否到館來一次確定驗(yàn)收的完成，存在問題只能在讀者使用過程中逐漸顯現(xiàn)出來。驗(yàn)收把關(guān)是一個持續(xù)的過程，在圖書館與提供商簽約的期限內(nèi)，圖書館驗(yàn)收工作需要對所購買的電子圖書所有內(nèi)容做持續(xù)的跟蹤，直至合同期滿。

1.3.2 資金支付

在確認(rèn)電子圖書使用無誤的情況下，采訪人員按照合同關(guān)于支付的約定，依據(jù)報賬審批程序具體辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)，由計財處向提供商支付合同費(fèi)用。

1.3.3 資源揭示

采訪人員和技術(shù)人員通過圖書館網(wǎng)站、門戶系統(tǒng)和郵件列表等渠道向館員和讀者發(fā)布新資源通知，公布反饋意見的聯(lián)系電話和電子郵箱，歡迎大家踴躍使用并留下寶貴意見。

1.3.4 資源推廣

咨詢?nèi)藛T制作資源介紹課件，詳細(xì)講解使用方法和操作步驟，鏈結(jié)在圖書館主頁上供讀者瀏覽下載，同時約請資源提供商的培訓(xùn)經(jīng)理來館向館員和讀者進(jìn)行資源介紹和用戶培訓(xùn)，提高電子圖書使用效率。

1.3.5 資源再評估/續(xù)訂

采訪人員按照合同約定的期限，從使用情況、用戶反饋、成本核算3個方面對已購電子圖書進(jìn)行資源再評估，為今后的續(xù)訂、停訂、改訂、新訂等決策做準(zhǔn)備工作，多方征求意見決定是否續(xù)訂等事宜。

2 成效和體會

2.1 主要成效

電子圖書招標(biāo)采購從招標(biāo)前準(zhǔn)備工作(收集信息、擬定計劃、申請試用、設(shè)計方案、申請招標(biāo))、招標(biāo)中組織實(shí)施(制作標(biāo)書、發(fā)出邀請、發(fā)售標(biāo)書、開標(biāo)會議、現(xiàn)場評標(biāo)、中標(biāo)通知、簽訂合同)、招標(biāo)后服務(wù)管理(履約驗(yàn)收、資金支付、資源揭示、資源推廣、資源再評估/續(xù)訂)，歷時4個月之久(包括4個月試用期)，經(jīng)過規(guī)范化的招標(biāo)過程，最終兩家社會聲譽(yù)好、產(chǎn)品質(zhì)量高、服務(wù)態(tài)度優(yōu)的知名企業(yè)以合理低價中標(biāo)。圖書館在確定中標(biāo)提供商、談妥供應(yīng)單價的基礎(chǔ)上，不突破劃定的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，先選適用資源后定采購金額，用好用足采購經(jīng)費(fèi)，圓滿完成了此次招標(biāo)任務(wù)。

2.2 存在問題

2.2.1 選購查重復(fù)雜困難

電子圖書多以供應(yīng)商提供的按照《中圖法》設(shè)置22個大類選購目錄為基礎(chǔ)進(jìn)行選擇。圖書館根據(jù)電子圖書采購原則和學(xué)科分布，要在較短時間內(nèi)以冊為單位一次性選購并查重幾十萬元電子圖書決非易事。原因如下:一是種類繁多，數(shù)量龐大，無法逐一瀏覽每冊圖書的內(nèi)容簡介或部分章節(jié)內(nèi)容，只能按“分類名稱+出版年度”大致粗選；二是已經(jīng)購買數(shù)家資源，缺乏統(tǒng)一文件格式，圖書查重困難重重，容易出現(xiàn)重復(fù)選擇。

2.2.2 衡量標(biāo)準(zhǔn)有待細(xì)化

電子圖書招標(biāo)采購尚屬全新嘗試，在招標(biāo)方式、采購流程、供應(yīng)商遴選標(biāo)準(zhǔn)等方面上，只能“摸著石頭過河”，邊學(xué)習(xí)、邊實(shí)踐、邊摸索，出現(xiàn)了事先沒有料到的新問題，如在比較過程中發(fā)現(xiàn)僅從主要產(chǎn)品、數(shù)量類型、供應(yīng)價格、服務(wù)承諾、優(yōu)惠條件5個方面不能完全涵蓋供應(yīng)商的全部情況，還需考慮讀者使用的便捷性(包括檢索功能、瀏覽效果、離線使用、復(fù)本限制)、電子圖書的質(zhì)量效果(包括文件大小、資源格式、圖像效果、放大質(zhì)量、全文信息)等其他技術(shù)因素。

2.3 點(diǎn)滴體會

2.3.1 充分準(zhǔn)備是基礎(chǔ)

在招標(biāo)工作開始前，圖書館做了大量扎實(shí)而有效的工作:了解試用國內(nèi)四大電子圖書，掌握各個電子圖書系統(tǒng)的概況、閱讀器、檢索界面、資源建設(shè)、價格及服務(wù)等第一手資料，做好信息的收集準(zhǔn)備；走訪咨詢業(yè)內(nèi)同行電子圖書的購買情況、使用評價、招標(biāo)方式、采購要點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際起草撰寫此次招標(biāo)的文件合同，做好招標(biāo)的文件準(zhǔn)備；組建成立電子資源采購招標(biāo)小組，圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)親任組長，組員由紀(jì)檢、后勤、資產(chǎn)、計財、教務(wù)、圖書、網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)8家單位人員共同組成，做好招標(biāo)的組織準(zhǔn)備；制定詳細(xì)的建設(shè)方案，明確預(yù)選電子圖書的學(xué)科分類和起至年限、不同價格方案下選購的圖書冊書和預(yù)算價格，做好招標(biāo)的實(shí)施準(zhǔn)備。

2.3.2 綜合評價是關(guān)鍵

評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是對商家進(jìn)行評標(biāo)的重要依據(jù)，其科學(xué)性直接影響評標(biāo)的最終結(jié)果。電子圖書評標(biāo)辦法采用綜合評分法，評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)分為商務(wù)和技術(shù)兩個部分。商務(wù)部分包括公司資質(zhì)、綜合實(shí)力、商業(yè)信譽(yù)、規(guī)模業(yè)績、專業(yè)隊伍、供應(yīng)價格、服務(wù)承諾、優(yōu)惠條件、保修期限、交貨時間等，技術(shù)部分包括版權(quán)解決、制造標(biāo)準(zhǔn)、安裝標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、條款響應(yīng)、產(chǎn)品質(zhì)量、版權(quán)時間等。評委按照評標(biāo)程序和評分標(biāo)準(zhǔn)及各項權(quán)重對每個投標(biāo)企業(yè)的技術(shù)、商務(wù)和修正后的價格情況進(jìn)行評議和比較，匯總商務(wù)、技術(shù)和價格得分，按照由高到低的順序排序確定中標(biāo)企業(yè)?？茖W(xué)的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和綜合評分辦法是優(yōu)秀企業(yè)脫穎而出順利中標(biāo)的關(guān)鍵所在。

2.3.3 規(guī)范運(yùn)作是保證

此次招標(biāo)參照《普通高等學(xué)校圖書館文獻(xiàn)集中采購工作指南》和學(xué)院招標(biāo)工作指導(dǎo)文件要求進(jìn)行。監(jiān)察部門對招標(biāo)過程進(jìn)行全程監(jiān)督，按照邀請招標(biāo)規(guī)定程序(包括制作標(biāo)書→發(fā)出邀請→發(fā)售標(biāo)書→開標(biāo)會議→現(xiàn)場評標(biāo)→中標(biāo)通知→簽訂合同等環(huán)節(jié))，遵循公開公正公平的原則，經(jīng)過電子資源采購小組對投標(biāo)企業(yè)的價格、服務(wù)、質(zhì)量等對比分析，嚴(yán)格執(zhí)行評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，評標(biāo)結(jié)果經(jīng)評委商討同意、上報主管領(lǐng)導(dǎo)審批生效后向中標(biāo)企業(yè)通知。整個招標(biāo)過程手續(xù)齊全，過程規(guī)范，這是招標(biāo)任務(wù)得以圓滿完成的根本保證。

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