Excel電子表格排序的三種實用方法

排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作，Excel排序有序數(shù)計算(類似成績統(tǒng)計中的名次)和數(shù)據(jù)重排兩類。本文以幾個車間的產(chǎn)值和名稱為例，介紹Excel 2000／XP的數(shù)據(jù)排序方法。

一、數(shù)值排序

1RANK函數(shù)

RANK函數(shù)是ExceI計算序數(shù)的主要工具，它的語法為：RANK(number，ref，order)，其中number為參與計算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，ref是對參與計算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對引用，order是用來說明排序方式的數(shù)字(如果order為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式)。

例如要計算E2、E3、E4單元格存放的一季度的總產(chǎn)值，計算各車間產(chǎn)值排名的方法是：在F2單元格內(nèi)輸入公式“=RANK(E2，$E$2：$E$4)”，敲回車即可計算出該車間的產(chǎn)值排名是2。再將F2中的公式復制到剪貼板，選中F3、F4單元格按Ctrl+V，就能計算出其余兩個車間的產(chǎn)值排名為3和1。如果單元格中輸入的公式為“=RANK(（E2，$E$2：$E$4，1)”，則計算出的序數(shù)按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是：相同數(shù)值用RANK函數(shù)計算得到的序數(shù)(名次)相同，但會導致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與[3相同，則按本法計算出的排名分別是3、3和1(降序時)。

2COUNTIF函數(shù)

COUNTlF函數(shù)可以統(tǒng)計某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語法為COUNTlF(range，criteria)。其中range為參與統(tǒng)計的單元格區(qū)域，criteria是以數(shù)字、表達式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫入，表達式和文本必須加引號。

仍以上面的為例，[2單元格內(nèi)輸入的公式為“=COUNTIF($E$2：$E$4，”>“&E2;)+1”。計算各車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同，2、1和3。

此公式的計算過程是這樣的：首先根據(jù)E2單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符＆的作用下產(chǎn)生一個邏輯表達式，即“>176.T”、“>167.3”等。COUNTIF函數(shù)計算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加1即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對重復數(shù)據(jù)計算得到的結(jié)果與RANK函數(shù)相同。

3IF函數(shù)

Excel自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與lF函數(shù)結(jié)合，可以計算出沒有空缺的排名。以上例中E2、E3、E4單元格的產(chǎn)值排序為例，具體做法是：選中E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊ExceI工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。

假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到小(降序)排列的，而你又想賦予每個車間從1到n(n為自然數(shù))的排名。可以在G2單元格中輸入1，然后在G3單元格中輸入公式“=1F(E3=E2，G3，G3+1)”，只要將公式復制到G4等單元格，就可以計算出其他車間的產(chǎn)值排名。

二、文本排序

選舉等場合需要按姓氏筆畫為文本排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果你議將上例數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆畫排序，可以使用以下方法：選中排序關鍵字所在列(或行)的首個單元格，單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項”按鈕。選中“排序選項”對話框“方法”下的“筆畫排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對話框。如果你的數(shù)據(jù)帶有標題行，則應選中“有標題行”(反之不選)，然后打開“主要關鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式(“升序”或“降序”)后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請讀者自行摸索。

三、自定義排序

如果你要求ExceI按照指定的關鍵字的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規(guī)則的方法解決：首先單擊Excel‘‘工具”菜單下的“選項”命令。打開“選項”對話框中的“自定義序列”選項卡。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標就會在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動，你就可以輸入指定的關鍵字自定義序列了，輸入的每個序列之間要用英文逗號分隔?；蛘呙枯斎胍粋€序列就敲回車。如果序列已經(jīng)存在于工作表中?？梢赃x中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導入”，這些序列就會被自動加入“輸入序列”框。單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用。

使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆畫排序很相似，只是你要打開“排序選項”對話框中的“自定義排序次序”下拉列表。選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項保持不動?；氐健芭判颉睂υ捒蚝蟾鶕?jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。

需要說明的是：顯示在“自定義序列”選項卡中的序列(如一、二、三等)，均可按以上方法參與排序，請讀者注意Excel提供的自定義序列類型。(e客)