如何用Excel開發(fā)MIS(管理信息系統(tǒng))

劉秀青

摘要管理信息系統(tǒng)(MIS)的開發(fā)研制目前常用的有dBaseX、Foxbase或Foxpro等。但是在Excel軟件中也有一個

非常實用的功能,就是開發(fā)MIS。一般來說,一套MIS主要包括信息輸入、信息處理、信息輸出、界面設計、代碼設計和數(shù)據(jù)保護六大組成部分。因為Excel是Windows環(huán)境下的一種電子表格軟件,豐常簡單易用,所以處理起來也會游刃有余。并且Excel具有圖表、電子數(shù)據(jù)表和數(shù)據(jù)庫的功能,也就是具有極強的分析性能,且報表制作工具和統(tǒng)計圖表功能都很強大。下面我就來介紹一下用Excel開發(fā)MIS的方法。感受到其強大的功能和方便性。

關鍵詞Excel開發(fā)管理信息系統(tǒng)信息輸入

中圖分類號:TP3文獻標識碼:A

1 信息輸入

最常用的信息輸入方法有三種:(1)在工作表(WorkSheets)的單元格(Cells)中直接輸入文字和數(shù)據(jù);(2)采用輸入框(InputBox)輸入少量數(shù)據(jù);(3)設計對話窗體,在其上可加入標簽框、文本框、列表框、分組框等,然后設計其對象格式(如屬性、保護、控制項、對齊、字體和圖案等)。當然Excel的強大文件轉(zhuǎn)換功能,也可將Txt文件、dBase、Lotus1-2-3文件、QuattroPro文件、MSWork文件、SYLK文件、DIF文件等直接轉(zhuǎn)換為Excel工作簿文件,也為數(shù)據(jù)的共享、快速錄入及轉(zhuǎn)換提供了很大的方便。

2 信息處理

按行業(yè)的不同,信息處理的要求有較大的差別,常用的信息處理包括數(shù)據(jù)的修改、查詢、檢索、排序和統(tǒng)計匯總。在dBase中,這些工作一般需要編程設計,而在Excel中,幾乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能輕松地完成。最常用的是右端"數(shù)據(jù)"菜單中的各項功能:“記錄單”選項提供了數(shù)據(jù)庫記錄查詢、輸入、修改或刪除的簡單方法;“排序”選項提供了數(shù)據(jù)庫記錄同時按三個字段的排序方法,可以按行或按列、以升序或降序、考慮或不考慮大寫來進行排序;“篩選”選項提供了隱藏除符合指定條件外的所有數(shù)據(jù)的方法,為數(shù)據(jù)庫同類記錄的查詢和重點顯示提供了方便;“分類匯總”選項提供了同類數(shù)據(jù)的匯總及統(tǒng)計方法;“數(shù)據(jù)透視表”選項可以迅速使一個復雜的表格變得容易閱讀和理解,它可以方便地概括出感興趣的字段,從不同的角度“透視”出求和值、計數(shù)值、平均值、最大值、最小值、乘積值、標準偏差、總體標準偏差、變異值、總體變異值。

表格設計是MIS的重點和難點之一,然而在Excel中,表格設計卻易如反掌。Excel的工作簿(WorkBooks)是一個三維電子表格,一個工作簿由若干個工作表構成,每個工作表本身就是一張表格,它最多可達16384行256列,足以滿足表格設計的需要。表格中每一行的高度和每一列的寬度均可隨意調(diào)節(jié),多余的行和列可以隱藏起來,表格中的每個單元格可有不同的字體、字號、邊框線、前景色、數(shù)據(jù)格式、對齊方式和保護方式,在每個單元格中還可插入不同的文字附注和聲音附注。此外,在每個工作表中可任意繪制直線、曲線、矩形、橢圓、箭頭。

各種窗體控件(Controls),并且還可插入其他Windows應用程序的圖片和對象,支持DDL和OLE。Excel的這些功能為靈活設計各種復雜的表格提供了極大的方便。

統(tǒng)計圖表是各類MIS的特色之一,能否設計出美觀易懂的圖表從一個方面反映了MIS生命力的強弱。Excel的作圖能力特別強大,操作使用方便,它可從工作表中靈活地提取所需的數(shù)據(jù),快速生成二維或三維的條形圖、柱形圖、餅圖、環(huán)形圖、散列圖、曲面圖、雷達圖等。

3 信息輸出

Excel具有所見即所得的功能,凡是在工作表上能顯示出來的內(nèi)容(文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖表)均可打印出來,超寬表格可以自動分頁打印;其打印選項十分豐富,完全不需要自己編寫另外的打印驅(qū)動代碼。

4 在Excel中制作信息界面

在Excel中,MIS的界面既可采用對話窗體進行設計,也可在工作表上直接進行設計,窗體的各種控件可隨意放置在工作表上。在錄制或編寫了宏代碼后,還可根據(jù)自己的需要任意修改Excel的菜單、工具箱以及提示行顯示信息,而隱藏Excel本身的菜單系統(tǒng),使MIS仿佛脫離了Excel處于單獨運行之中。

為了在進入Windows的同時就進入MIS界面,可在Windows的初始化文件WIN.INI中加入LOAD=C:Excel5Excel.EXE/E,在C:Excel5XLSTART子目錄中加入MIS的界面控制程序,這樣將在啟動Windows的同時直接進入Excel環(huán)境并啟動MIS的操作界面,而不顯示Excel的啟動封面;Auto-Open是含有特殊含義的子程序名稱,它可在打

開工作簿的同時運行Auto-Open中的語句。

5 代碼設計

一般簡單的MIS,不需要進行代碼設計,用Excel本身提供的各項功能就可滿足要求。例如在B1單元格輸入公式"=AVERAGE(A1:A9)",就可直接求出從A1到A9中各單元數(shù)據(jù)的平均值。另外Excel還提供了豐富的日期和時間函數(shù)、財務分析函數(shù)、統(tǒng)計分析函數(shù)和假設分析函數(shù)功能。

對于比較復雜的MIS,則必須使用Excel的編程語言—VisualBasicforApplication(VBA,也就是Excel的“宏”)。VBA直接嵌入Excel的工作簿中,其語法規(guī)則非常類似于VisualBasic,比較容易掌握。VBA包含豐富的各種函(下轉(zhuǎn)第139頁)(上接第130頁)數(shù)、方法、對象、屬性和語句。理解并逐步掌握VBA中數(shù)量龐大的各類方法、對象和屬性是在Excel平臺上進行二次開發(fā)的關鍵技術。Excel的所有菜單操作均可通過VBA編程實現(xiàn),此外VBA還可以實現(xiàn)Excel本身不具備的功能,如API函數(shù)的調(diào)用。利用Excel提供的"錄制宏"功能是初步學習VBA的簡捷方法。熟悉VBA之后,就可自己修改宏并編寫新的宏。

6 數(shù)據(jù)保護

MIS的數(shù)據(jù)保護能力是用戶和軟件開發(fā)人員共同關心的問題。用dBase開發(fā)的MIS,往往需要為設計數(shù)據(jù)庫的保密功能費盡心機。然而在Excel中,您不必編寫任何程序代碼就可達到數(shù)據(jù)保護的目的。Excel為用戶提供了多級保護手段,可以自行選擇是否保護每個單元格或每個控件,是否保護某個工作表,是否保護每個工作簿,是否需要輸入打開工作簿的口令。一般而言,打開工作簿的口令由用戶設定,其他保護功能由程序設計人員設定,一旦設置了保護功能,任何人(包括程序設計人員)在不知道口令的情況下均無法越權使用。

Excel內(nèi)置的強大功能以及提供的二次開發(fā)平臺,為快速、簡便地開發(fā)出具有專業(yè)水平的MIS提供了高效的手段。