基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的醫(yī)院綜合檔案管理分析

張偉娟

摘 要：文章立足于互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行了分析。首先介紹了信息時(shí)代下檔案管理工作的特點(diǎn)和重要性，其次闡述了目前實(shí)現(xiàn)綜合檔案管理存在的問(wèn)題，最后提出了四點(diǎn)針對(duì)性的解決對(duì)策，并且以某醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新為例，對(duì)其進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析，從而了解到電子檔案改革的重要意義，推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；醫(yī)院；綜合檔案管理

醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域在其發(fā)展過(guò)程中，為了適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)，一改傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，開(kāi)始展開(kāi)信息化建設(shè)創(chuàng)新，發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)勢(shì)進(jìn)行綜合檔案管理。基于這一發(fā)展背景，目前醫(yī)院的管理工作必須要準(zhǔn)確掌握要點(diǎn)，對(duì)檔案管理觀念進(jìn)行創(chuàng)新，使傳統(tǒng)檔案管理工作流程更加快捷，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案價(jià)值的最大化，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展。

1 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理

1.1 電子檔案管理特點(diǎn)

醫(yī)院綜合檔案涵蓋實(shí)物檔案、黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計(jì)檔案類、科學(xué)技術(shù)研究類、制劑生產(chǎn)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像檔案類、電子檔案類、干部職工檔案類，對(duì)于醫(yī)院今后發(fā)展起著關(guān)鍵性意義，將其與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，主要呈現(xiàn)出便捷性、豐富性、高效率以及多元化的特點(diǎn)：

1.2 檔案綜合管理重要性

以“互聯(lián)網(wǎng)+”為前提的醫(yī)院檔案綜合管理，管理理念得到了創(chuàng)新，使檔案管理過(guò)程更加完善，通過(guò)信息技術(shù)加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，提升檔案管理效率；第二，滿足社會(huì)發(fā)展需求；第三，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新。以往醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理主要是以人力為主，設(shè)置專門的檔案管理工作人員，對(duì)大量資料進(jìn)行整理與分類，效率非常低。但是進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代之后，這一傳統(tǒng)的工作模式便可以得到創(chuàng)新，將檔案信息上傳到互聯(lián)網(wǎng)中，再通過(guò)云計(jì)算等相關(guān)技術(shù)，使所有檔案信息都能夠得到應(yīng)用。

2 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的醫(yī)院綜合檔案管理問(wèn)題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施有待完善與升級(jí)

醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，需要建立檔案管理系統(tǒng)，并且定期升級(jí)，在醫(yī)院各項(xiàng)工作中予以落實(shí)。其中最為關(guān)鍵的一個(gè)因素便是基礎(chǔ)設(shè)施，不僅關(guān)系到醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)，還是檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的直接因素。為此，醫(yī)院有關(guān)部門必須要結(jié)合實(shí)際情況，將現(xiàn)有資源進(jìn)行多元化整合。但是，檔案管理期間，部分工作人員對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施沒(méi)有形成清晰的認(rèn)知，相關(guān)設(shè)備有待完善，系統(tǒng)升級(jí)不及時(shí)，導(dǎo)致出現(xiàn)一系列問(wèn)題，特別是檔案管理軟件不足，對(duì)檔案管理效率的提高帶來(lái)限制。除此之外，個(gè)別醫(yī)院依然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅會(huì)影響到醫(yī)院管理工作的順利開(kāi)展，還關(guān)系到醫(yī)院信息的整理與傳遞，耗損時(shí)間與精力。所以，醫(yī)院內(nèi)部管理人員必須要合理利用軟件系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)有檔案管理信息進(jìn)行系統(tǒng)化整合。

2.2 檔案管理人員專業(yè)水平有待提升

管理人員專業(yè)性是推動(dòng)發(fā)展非常重要的一項(xiàng)因素，受信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的影響，醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息熟練越來(lái)越多，檔案管理人員所承擔(dān)的工作不只是檔案管理，同時(shí)也負(fù)責(zé)檔案收集和上傳，實(shí)現(xiàn)資源共享。如此一來(lái)，對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了嚴(yán)格要求。但結(jié)合實(shí)際情況發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的人員在綜合素質(zhì)方面還需要進(jìn)一步提升，主要體現(xiàn)在信息化知識(shí)的了解不深入，與現(xiàn)如今多元化管理諸多要求不符，特別是計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，無(wú)法有效操作檔案管理系統(tǒng)解決實(shí)際問(wèn)題。

2.3 檔案管理范圍模糊

醫(yī)院檔案管理需要有完善的機(jī)制作為支持，當(dāng)機(jī)制運(yùn)行期間因?yàn)闄n案涉及到的范圍比較廣，如果沒(méi)有具體的區(qū)域管理制度，那么檔案管理范圍模糊，便會(huì)降低行政、人事以及財(cái)務(wù)等各個(gè)部門的檔案管理效率，如果嚴(yán)重的話甚至?xí)?dǎo)致重要檔案遺失。檔案管理范疇控制效果不顯著，也會(huì)影響到醫(yī)院內(nèi)部有關(guān)部門承擔(dān)職責(zé)與工作的落實(shí)。

2.4 電子檔案面臨安全性問(wèn)題

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的醫(yī)院檔案管理主要是以電子檔案的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，其與傳統(tǒng)檔案管理模式相比直接的優(yōu)點(diǎn)便是快捷、高效，可以有效節(jié)省檔案管理的時(shí)間，全面提高其他工作效率。但這種以互聯(lián)網(wǎng)為載體的檔案管理模式，也會(huì)帶來(lái)安全性方面的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，因?yàn)殡娮訖n案必須要與信息技術(shù)配合，如果網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，便會(huì)影響到檔案管理工作，甚至?xí)?dǎo)致重要文件丟失；第二，最近黑客、病毒是比較常見(jiàn)的互聯(lián)網(wǎng)安全問(wèn)題，如果不及時(shí)加以解決便會(huì)降低運(yùn)行效率，檔案相關(guān)數(shù)據(jù)得不到修復(fù)，也會(huì)對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)以及行業(yè)發(fā)展帶來(lái)限制。

3 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的醫(yī)院綜合檔案管理對(duì)策

3.1 引入先進(jìn)的軟硬件技術(shù)與設(shè)備

醫(yī)院建立檔案管理機(jī)制，其在其運(yùn)行期間必須要有計(jì)算機(jī)設(shè)備，并建立健全的系統(tǒng)化管理機(jī)制，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供參考。第一，要引入硬件設(shè)施，確保計(jì)算機(jī)能夠有效運(yùn)行。醫(yī)院內(nèi)部的硬件設(shè)施完善，也可以作用于網(wǎng)絡(luò)發(fā)展進(jìn)程和問(wèn)題處理成效這兩個(gè)方面，使“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的檔案管理工作能夠得到保障；第二，開(kāi)發(fā)軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)與硬件系統(tǒng)配合使用，對(duì)于檔案管理工作而言有重要作用。例如，某醫(yī)院在管理創(chuàng)新過(guò)程中，為了加快實(shí)現(xiàn)檔案管理，充分分析了當(dāng)前管理狀況，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)需要有檔案信息作為保證，這就需要構(gòu)建電子檔案。為此，該醫(yī)院專門開(kāi)發(fā)了檔案管理軟件系統(tǒng)，確保管理工作和發(fā)展需求相符合。如此一來(lái)，醫(yī)院內(nèi)部管理人員便可以快速獲取檔案信息。

3.2 組織管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

醫(yī)院檔案管理期間，管理人員的專業(yè)性是最終效果的直接影響因素。所以，醫(yī)院需要將管理者水平作為需要關(guān)注的重點(diǎn)，完善培訓(xùn)制度，一方面做好硬件基礎(chǔ)設(shè)施與相關(guān)資源的整合，另一方面則要組織系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn)。換而言之，管理人員一方面需要掌握醫(yī)學(xué)專業(yè)以及檔案管理方面的知識(shí)，另一方面則要熟練操作計(jì)算機(jī)，按照醫(yī)院檔案管理工作需求，為其他有關(guān)工作的順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，也要有完善的監(jiān)督機(jī)制和長(zhǎng)效人才儲(chǔ)備方案作為支撐，通過(guò)專業(yè)技能的輸入，提高管理能力。例如，醫(yī)院可以搭建互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，分析當(dāng)前檔案管理需求，完善管理方案。此外，醫(yī)院組織所有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，專門輔導(dǎo)專業(yè)知識(shí)與互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)操作技能，組建一支專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。為了調(diào)動(dòng)管理人員積極性，醫(yī)院也可以踐行考核機(jī)制，考察管理人員的綜合素質(zhì)，從而提升醫(yī)院管理能力。

3.3 強(qiáng)化檔案資源管理

檔案管理工作人員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將醫(yī)院內(nèi)部的綜合檔案整理成表格，管理檔案只需要操作計(jì)算機(jī)，便可以提取表格中的相關(guān)內(nèi)容，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。醫(yī)院綜合檔案管理，要注意采集信息，建立資料庫(kù)，應(yīng)用PDCA機(jī)制，分析醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展趨勢(shì)，將最新的檔案資料全部上傳到資料庫(kù)。建立綜合檔案管理制度，其作用并不只是提高管理有效性，還能夠完善醫(yī)院的管理機(jī)制，使檔案管理規(guī)范化，再與醫(yī)院內(nèi)部自有的控制機(jī)制相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)所有管理工作的有序進(jìn)行。醫(yī)院中所有科室必須要結(jié)合工作需求，完善檔案管理制度，方便所有各個(gè)科室的工作人員隨時(shí)調(diào)取檔案，對(duì)檔案信息進(jìn)行整理，根據(jù)整理出來(lái)的管理類別進(jìn)行上傳，從而提升管理工作效率，獲得理想的檔案管理效果。醫(yī)院內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行期間，為了保證其實(shí)效性，需要安排專門人員負(fù)責(zé)維護(hù)，以免重要的醫(yī)院資料丟失，或者因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致?lián)p壞，影響檔案信息安全。

例如為了更加全面的理解“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案資源管理，針對(duì)某醫(yī)院檔案管理工作展開(kāi)分析：首先，針對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的黨務(wù)、行政等職能部門檔案，要進(jìn)行細(xì)致的處理，并且規(guī)定在第二年3月之前全面集中歸檔。為了提高這一工作的效率，需要對(duì)處理體系進(jìn)行升級(jí)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案落實(shí)與各個(gè)項(xiàng)目的整合。另外在財(cái)務(wù)管理架構(gòu)編制期間，醫(yī)院內(nèi)部的大型儀器的驗(yàn)收記錄也要整理檔案，設(shè)定重要檔案的歸檔時(shí)間，對(duì)于相關(guān)工作及時(shí)做好整合，保證檔案管理效率質(zhì)量以及最終的控制成效。

其次，檔案管理期間，應(yīng)用了PDCA機(jī)制?！癙”即Plan，醫(yī)院內(nèi)部的財(cái)務(wù)部門在主管的帶領(lǐng)下，積極學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)制度，確定檔案管理范疇，不同的檔案要及時(shí)分類，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范要求做好相關(guān)工作，特別是檔案歸檔的期限要集中標(biāo)注；“D”即Do，財(cái)務(wù)部門需要設(shè)置兼任檔案管理人員，采集醫(yī)院中的重要信息，根據(jù)信息的分類結(jié)構(gòu)展開(kāi)深入剖析，保證 滿足相關(guān)要求，整理之后交給財(cái)務(wù)檔案部門進(jìn)行處理；“C”即Check，財(cái)務(wù)檔案部門接到信息之后，需要對(duì)其進(jìn)行檢查與監(jiān)督，確保檔案完整，加大檔案管理制度控制，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行檔案資源的檢查與統(tǒng)計(jì)。有關(guān)部門上交的檔案當(dāng)中，需要定期組織檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，獲得理想的管理效果；“A”即Action，將有關(guān)機(jī)制在醫(yī)院相關(guān)工作中深入落實(shí)，并且結(jié)合醫(yī)院發(fā)展情況進(jìn)行調(diào)整，尤其是財(cái)務(wù)部門，必須要踐行負(fù)責(zé)制，確保整改最終效果與標(biāo)準(zhǔn)相符。

3.4 加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督

為了最大程度的提升互聯(lián)網(wǎng)電子檔案運(yùn)用的優(yōu)勢(shì)，需要全面提升管理效率，建構(gòu)安全性高的管理體系，如此才能夠?yàn)楹罄m(xù)工作提供保障。電子檔案調(diào)取與儲(chǔ)存期間，為醫(yī)療工作提供方便，需要保證綜合檔案系統(tǒng)的安全性，注意信息資源保密，提高管理成效。為此提出三點(diǎn)建議：第一，結(jié)合工作需求進(jìn)行檔案系統(tǒng)驗(yàn)證，通過(guò)行之有效的安全管理對(duì)策，將升級(jí)處理效果進(jìn)行完善，結(jié)合實(shí)際需求優(yōu)化技術(shù)架構(gòu)，保證檔案管理質(zhì)量；第二，做好信息監(jiān)督工作，信息處理制度與管理舉措實(shí)踐的基礎(chǔ)上，要做好信息處理、信息整合的分析，通過(guò)監(jiān)督制度檢查檔案信息；第三，針對(duì)已經(jīng)構(gòu)建的信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一處理，特別是有可能導(dǎo)致安全問(wèn)題的隱患，需要展開(kāi)綜合管理，提升信息處理效率。管理人員也需要及時(shí)整理備份，以免因?yàn)橘Y料丟失導(dǎo)致安全問(wèn)題。另外，除了要注意信息安全性以外，也要落實(shí)安全管控舉措，為檔案管理賦予規(guī)范化特點(diǎn)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案科學(xué)化管理。比如如果檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行期間出現(xiàn)病毒，這時(shí)可以設(shè)置系統(tǒng)的自動(dòng)修復(fù)，將病毒可能帶來(lái)的安全隱患遏制在搖籃中，并且實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)自動(dòng)處理。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展期間，時(shí)代發(fā)展對(duì)其造成了較為深刻的重要，尤其是進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代之后，醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作必須要與信息技術(shù)相結(jié)合，全面實(shí)現(xiàn)智能、信息化管理，進(jìn)而為我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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