我國高校人事檔案管理存在的問題與對策

孫紅麗

摘要高校人事檔案工作,是黨和國家干部工作的重要組成部分。新時期如何提高高校人事檔案管理水平是一個嶄新的課題,在社會發(fā)展急劇變革的社會背景下,高校人事檔案工作面臨著與整個社會人事檔案工作類似的諸多問題。本文分析了高校人事檔案管理存在的諸多問題并針對這些問題提出了一些解決的措施。

關(guān)鍵詞高校人事檔案管理對策

中圖分類號:G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

高校人事檔案工作是高校人事管理工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作。隨著我國高校教育教學(xué)和人事制度改革的不斷深入,人事檔案作為個人和社會的實(shí)踐載體,它在人才的選擇、培養(yǎng)、使用和考核等工作中發(fā)揮著巨大的作用。然而,從目前高校人事檔案工作來看,依然存在著一些不適應(yīng)高校教育發(fā)展需要的環(huán)節(jié)。因此,新時期如何提高高校人事檔案管理水平已成為一個不容回避的嶄新的課題。

1 高校人事檔案管理存在的問題

1.1 管理觀念落后、管理模式陳舊

目前,大多數(shù)高校對人事檔案的管理仍采用傳統(tǒng)的方式,即個人材料由相應(yīng)的職能部門在一定時間內(nèi)送到人事檔案室保存, 這些材料絕大多數(shù)是文字材料,在管理手段上,大部分以手工操作為主,工作效率低,準(zhǔn)確性較差。

1.2檔案材料收集歸檔難,對其重要性認(rèn)識不足

高校中部門繁雜、人員眾多且調(diào)動頻繁,外出進(jìn)修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國留學(xué)的教師不斷增多。因而,人事檔案材料收集困難,如教職工的年度考核表、青年教師學(xué)歷與學(xué)位證明材料及各種表彰和獎勵及嘉獎通報材料、各類培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績、在國外工作學(xué)習(xí)情況的材料或鑒定材料、畢業(yè)生就業(yè)報到通知書等等。由于這些材料按上級規(guī)定都是必須歸檔的材料,但是教職工缺乏檔案意識和對檔案的重要性認(rèn)識不夠,不清楚人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求,使其歸檔更新不及時,很可能就會造成人事檔案的遺漏,影響其完整性和準(zhǔn)確性。

1.3材料格式不規(guī)范導(dǎo)致檔案材料整理難

按照要求,每個干部的檔案材料必須裝訂成卷,檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙,裝訂后的檔案要做到卷面整潔,全卷整齊、平坦。但是現(xiàn)有人事檔案需要入檔的材料比較多,紙張大小不一。有的材料內(nèi)容不夠規(guī)范,導(dǎo)致內(nèi)容不夠完整。

1.4人事檔案管理混亂,人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重

近年來,各高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,人才層次要求越來越高,人才流動成為必然,檔隨人走的人事檔案管理模式面臨挑戰(zhàn)。這就給人事檔案管理工作帶來一定困難,使得我國高等學(xué)校干部人事檔案管理工作任務(wù)加重,引發(fā)一系列的矛盾,不僅會帶來人事檔案管理的混亂,還會導(dǎo)致高校人才大量流失,影響師資隊伍的穩(wěn)定,更有甚者,還會訴諸法律,產(chǎn)生不必要的糾紛。面臨這樣的形勢,人事檔案管理體系改革勢在必行。

2 加強(qiáng)高校人事檔案管理的對策

2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

堅持把檔案工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性的重要工作納入學(xué)校的重要議事日程,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、抓緊抓好。首先,負(fù)責(zé)干部人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)要定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。要改變干部檔案管理較為落后的狀況,應(yīng)加強(qiáng)對各單位干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),切實(shí)把干部人事檔案管理工作納入單位重要議事日程,納入目標(biāo)考核,納入法制軌道,并作為一項(xiàng)長期的任務(wù)始終堅持下去。其次,加大資金投入,使硬件設(shè)施上檔次。新形勢和新任務(wù)已經(jīng)把檔案管理工作推到一個嶄新的現(xiàn)代化管理階段。人事檔案工作是人才工作的重要組成部分,是組織人事部門選拔使用人才的重要依據(jù),高校人事檔案工作也應(yīng)由過去側(cè)重為政治服務(wù),轉(zhuǎn)變?yōu)閭?cè)重為教學(xué)科研和事業(yè)發(fā)展服務(wù);由過去單純注重人才的政治歷史,轉(zhuǎn)移到重視人才的德、能、勤、績、廉的全面情況;由使用經(jīng)驗(yàn)型人才向使用管理型、創(chuàng)新型、專業(yè)技術(shù)型人才轉(zhuǎn)變;由使用傳統(tǒng)技術(shù)型人才向使用高新科學(xué)技術(shù)型人才轉(zhuǎn)變。

2.2強(qiáng)化隊伍,提升人員素質(zhì)

檔案管理包括五個部分:歸檔、核查、保衛(wèi)、統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞。歸檔包括文本資料和電子數(shù)據(jù)存入,核查和保衛(wèi)是對檔案進(jìn)行保管和整理,統(tǒng)計是制作人力資源報表的重要依據(jù),轉(zhuǎn)遞記錄是統(tǒng)計的重要內(nèi)容。五個部分構(gòu)成了檔案管理的主體部分。檔案利用包括三個部分:查閱、外借和出具證明。查閱是在指定的場所內(nèi)進(jìn)行,外借必須是因特殊需要必須借用人事檔案,要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。制定人事檔案管理制度主要包括以上兩部分內(nèi)容。具體在制定的時候,可以依據(jù)高校自身情況進(jìn)行整理。

人事檔案管理工作人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想,努力提高思想政治素質(zhì),嚴(yán)格按照《檔案工作條例》規(guī)定和各項(xiàng)工作制度的要求,堅持原則,一絲不茍,認(rèn)真履行工作職責(zé),刻苦鉆研人事檔案管理業(yè)務(wù),努力提高管理工作能力和水平,認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)和各項(xiàng)安全保密制度,嚴(yán)密保管人事檔案,嚴(yán)防失密、泄密,保證人事檔案的絕對安全,認(rèn)真做好人事檔案材料的收集工作,對收集的材料要詳細(xì)登記、認(rèn)真鑒別、及時入卷歸檔,嚴(yán)格履行查(借)閱干部檔案登記、審核、簽批程序,對查(借)閱后的檔案,要認(rèn)真檢查核對,及時完好地歸入庫房,、熱情接待查(借)閱檔案人員,努力提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),工作調(diào)動時,必須做好檔案和檔案材料及業(yè)務(wù)文件的交接工作。

2.3科學(xué)管理,提高服務(wù)質(zhì)量

人事檔案管理信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進(jìn)行處理管理和利用。對高校人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化,提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平,實(shí)行人事檔案的社會化管理是解決現(xiàn)階段諸多問題的一個有效方法。國外一些發(fā)達(dá)國家,個人檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已非常完備,你在任何一所學(xué)校、單位學(xué)習(xí)、工作之后,個人基本信息都會被保存到這份網(wǎng)絡(luò)檔案中。其次,提高服務(wù)意識和質(zhì)量,真正地發(fā)揮檔案管理的作用。當(dāng)前,要實(shí)現(xiàn)人事檔案部分信息向個人開放。目前,高校人事檔案提供利用是面向組織,任何個人不能查閱自己的檔案。這種制度與民主、公開、透明的現(xiàn)代法治精神不相符。新世紀(jì)的高校人事檔案提供利用制度應(yīng)與時俱進(jìn),增加透明度,只要不屬于保密范圍的,個人應(yīng)享有對自己檔案的知情權(quán)。與此同時,要杜絕“棄檔”“死檔”現(xiàn)象的發(fā)生。許多流動人員棄檔不顧的一個重要原因就是流動人員人事檔案調(diào)檔轉(zhuǎn)檔難,手續(xù)繁雜。而要解決這個問題,關(guān)鍵在于建立一個有利于人才流動的人事檔案轉(zhuǎn)遞和補(bǔ)充更新機(jī)制,這就要求利用計算機(jī)技術(shù)對流動人員人事檔案進(jìn)行信息存貯、查找進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對流動人員人事檔案的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。

2.4建章立制,規(guī)范管理程序

按照《中華人民共和國檔案法》等法律、法規(guī)的規(guī)定,依法管理人事檔案,為國家積累檔案史料。檔案管理人員要及時收集、鑒別和整理人事檔案材料,要按規(guī)定辦理人事檔案的查(借)閱和轉(zhuǎn)遞工作,及時更新有關(guān)人員職務(wù)(職稱)、學(xué)歷、工資等變動信息,積極為上級黨委和有關(guān)部門提供人事情況,全力做好人事檔案的安全、保密、保管與保護(hù)工作,經(jīng)常調(diào)查研究人事檔案工作的新情況,結(jié)合實(shí)際制定、完善規(guī)章制度,加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,建立和不斷完善人事檔案的信息庫,大力推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代管理方法和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。