淺談企業(yè)檔案管理

張鐵錚　高麗紅

現(xiàn)代企業(yè)的社會化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。信息化時代，企業(yè)為提高自身在國際上的競爭力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐刻不容緩。在企業(yè)大力實施信息化建設(shè)的大背景下，文件與檔案管理實踐迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。計算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動的方方面面。計算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)品的輔助設(shè)計、輔助制造和輔助數(shù)控編程，參與企業(yè)管理系統(tǒng)的制作文件、統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理，進(jìn)而發(fā)展到把產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與有關(guān)人、財、物、產(chǎn)、供、銷的管理信息系統(tǒng)和制造資源計劃系統(tǒng)等組合在一起的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，企業(yè)檔案管理也發(fā)生了巨大變化。

一、工作平臺創(chuàng)新

建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計算機(jī)工作流程來支持、執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)各項職能的業(yè)務(wù)活動。這些信息系統(tǒng)在企業(yè)辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應(yīng)用崗位人員眾多、數(shù)據(jù)庫功能強(qiáng)大、信息傳遞迅速、易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺。同時，信息系統(tǒng)的建立為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動提供了信息流向規(guī)范、控制集中、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上了一個新的臺階。

二、流程創(chuàng)新

在紙質(zhì)文件時代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動，管理活動就如一個一個的串行節(jié)點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成的過程，它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標(biāo)經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺。企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機(jī)輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如，生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動管理要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

三、管理創(chuàng)新

應(yīng)有適應(yīng)時代發(fā)展的管理手段，對于企業(yè)檔案部門來說，采用科學(xué)的管理手段，為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)是非常必要的。信息化時代，計算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會造成計算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

信息管理通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強(qiáng)對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。流程管理是對整個系統(tǒng)運行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。信息工作人員管理主要是加強(qiáng)對信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員、技術(shù)人員隊伍”。

四、制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理密不可分。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

五、服務(wù)創(chuàng)新

信息化時代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對的一個問題是信息數(shù)據(jù)的長期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)。

六、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

1、要具備現(xiàn)代化的觀念。計算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)和正在檔案管理工作中產(chǎn)生劃時代的巨大影響。隨著企業(yè)辦公自動化進(jìn)程的加快，大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機(jī)代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現(xiàn)代化的第一步。

2、要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)。目前，就大多數(shù)檔案館特別是基層檔案館來說，先進(jìn)設(shè)備不可能引進(jìn)。因此，我們一方面要不失時機(jī)地爭取相關(guān)部門的支持，力爭改變我們的設(shè)備條件，為現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)，同時也應(yīng)不失時機(jī)地培養(yǎng)人才，使現(xiàn)有的設(shè)備盡可能地與自己的館藏實際相結(jié)合，在檔案管理和提供使用中發(fā)揮作用。這方面的重要任務(wù)，一是充分利用現(xiàn)有設(shè)備，使之充分發(fā)揮效用，總結(jié)經(jīng)驗，培養(yǎng)人才；二是在整理、編目等基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化上多下功夫，為進(jìn)一步引進(jìn)設(shè)備創(chuàng)造條件；三是對電子文件歸檔工作著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時應(yīng)從本單位的實際情況出發(fā)，在保管條件、翻拍復(fù)印、裝訂等方面的現(xiàn)代化需要新的知識和新的技術(shù)手段?，F(xiàn)有的立卷人員尚不能適應(yīng)工作的需要，要通過組織培訓(xùn)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能?？傊?，在購買和采用現(xiàn)代化設(shè)備上，必須以相關(guān)人才的調(diào)入和培養(yǎng)為前提，因為沒有懂技術(shù)的相關(guān)人才，設(shè)備不可能充分發(fā)揮作用。另外，購買和引進(jìn)設(shè)行備一定要考慮到本單位的實際，重點搞好基礎(chǔ)工作，只有基礎(chǔ)工作先行，現(xiàn)代化設(shè)備才能真正充分發(fā)揮作用。

信息化時代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。