淺談醫(yī)院科研檔案的管理與利用

摘要：一套完整規(guī)范的醫(yī)學(xué)科研檔案既可以隨時為研究者提供科研進展?fàn)顩r，又是科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的一個重要標(biāo)志。文章認為，要針對科研活動和科研檔案形成的特點，在科研活動進行和科研檔案形成過程中采取適當(dāng)?shù)墓芾泶胧?，加以有效控制?/p>

關(guān)鍵詞：醫(yī)院科研檔案管理；科研進展；科研檔案形成

中圖分類號：G643文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1674-1145（2009）14-0090-02

醫(yī)院科研檔案是在科學(xué)研究活動中所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價值的科研文件材料，是醫(yī)院綜合檔案的重要組成部分。它在一定程度上反映了醫(yī)院的醫(yī)療水平。為確?？蒲袡n案的質(zhì)量和提高檔案利用率，檔案管理人員要切實轉(zhuǎn)變管理理念，結(jié)合科研檔案特點，有針對性地采取管理措施。

一、創(chuàng)新管理理念

要進一步解放思想，更新觀念，努力培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化的管理理念與意識，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用，使科研檔案工作在理論、制度和科技手段上創(chuàng)新，從而使檔案工作與時俱進。樹立科研檔案利用的創(chuàng)新意識，充分發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案自身價值，做好科研檔案信息資源的開發(fā)、編研工作，為廣大科研人員開展醫(yī)學(xué)研究提供最新的科研信息資料，避免不必要的人、財、物的浪費，減少研究過程中的迂回和重復(fù)；另一方面，通過對科研檔案的綜合和歸納，為醫(yī)院的決策群體提供決策依據(jù)，在制定科研投入、醫(yī)院資源搭配實施必要的傾斜和扶持時做出合理與正確的決斷；再有面向社會公眾提供最新的反映醫(yī)院醫(yī)療、科研活動的寶貴信息。特別是醫(yī)療科研成果，可以為疾病的防治提供依據(jù)；部分發(fā)病機制研究的成果，可以為疾病的診斷、治療提供依據(jù)；直接使患者受益，充分體現(xiàn)檔案信息的社會效益和經(jīng)濟效益。

二、集中統(tǒng)一管理

檔案集中統(tǒng)一管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是最基本的要求?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案工作條例》中規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達到科技檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求”。因此，必須統(tǒng)一思想、統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)，運用行政手段和法律手段對檔案進行集中統(tǒng)一管理。各種檔案材料由檔案部門集中管理，不能由承辦科室和個人保管，更不能據(jù)為己有。只有將檔案實行集中管理，規(guī)范管理制度，建立科學(xué)的管理方法，才能保證科研檔案的完整、安全，才能使科研檔案得到更好的

開發(fā)利用。

三、全過程跟蹤管理

根據(jù)醫(yī)院科研檔案工作的特點，在遵照醫(yī)療科技檔案規(guī)范管理原則的基礎(chǔ)上，從以下四方面抓科研檔案質(zhì)量：

1．立項指導(dǎo)。臨床科研人員往往對檔案收集的程序不熟悉，在科研立項時，由科教科的一名兼職檔案員根據(jù)科研設(shè)計的內(nèi)容，將科研項目的歸檔內(nèi)容和要求書面告知項目負責(zé)人，并對其進行指導(dǎo)。將應(yīng)歸檔的內(nèi)容、形成材料的要求，形成書面要求分發(fā)各項目組，并指定一名兼職檔案員具體負責(zé)該項目所形成的各種文件材料的收集。

2．中期檢查。在科研項目開展過程中，科教科的兼職檔案員要及時了解和掌握科研項目進展的動態(tài)，針對開展項目的每一階段應(yīng)形成的原始材料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保研究活動中原始材料形成的真實性和準確性。

3．參與驗收。在科研課題結(jié)題驗收前，項目負責(zé)人要將該項目的全部文件材料送科教科審核，科教科的兼職檔案員應(yīng)檢查研究實施的原始資料、實驗記載形成及管理情況、驗收研究材料形成的質(zhì)量，對檔案不符合要求的科研項目不予結(jié)題驗收。

4．審核鑒定。醫(yī)院綜合檔案室檔案員要對研究項目形成材料實行全程跟蹤，確保材料的齊全、完整，保證科研檔案的質(zhì)量。科研項目結(jié)題后，科教科的兼職檔案員將檔案移交到醫(yī)院綜合檔案室，由醫(yī)院專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求對項目的檔案材料進行審核鑒定后，集中歸檔到醫(yī)院綜合檔案室。各項目組課題申請上級驗收、鑒定、申報科研成果都可以按規(guī)定程序向醫(yī)院綜合檔案室借閱項目檔案。

四、運用現(xiàn)代化管理手段

醫(yī)院科研檔案工作的根本目的是滿足醫(yī)務(wù)人員對檔案利用的需要。對于現(xiàn)代醫(yī)院科研檔案來說，由于檔案數(shù)量多，內(nèi)容復(fù)雜，隨著歷史延續(xù)，檔案數(shù)量也在不斷增加，同時檔案的載體、記錄方式也出現(xiàn)多樣化的趨勢，從而產(chǎn)生了檔案數(shù)量龐大與利用檔案時特有的利用與需求之間的矛盾。解決這一矛盾的主要途徑是改進檔案存儲和檢索方式，采取電子文檔、照片、病理切片標(biāo)本等多種形式的存儲，并利用計算機等工具，提供高質(zhì)量、高效率的科研檔案檢索，提高科研檔案的管理水平，做好服務(wù)工作，充分利用科研檔案資源，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)

日益發(fā)展的需要。

五、開發(fā)利用創(chuàng)新

檔案的收集、保管以及所有技術(shù)支持都是為了檔案信息資源的開發(fā)利用。利用創(chuàng)新是提高醫(yī)學(xué)科研檔案信息資源為科研服務(wù)、為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展服務(wù)的重要手段，也是科研檔案管理的目的。利用創(chuàng)新主要有兩個方面，一是利用平臺的創(chuàng)新。除了傳統(tǒng)的文件查閱、復(fù)印外，可將科研項目檔案首頁的醫(yī)學(xué)科學(xué)研究檔案歸檔說明書內(nèi)容逐項輸入計算機，建立形式多樣的檔案數(shù)據(jù)庫，借助計算機進行排序、索引、檢索，提供形式多樣的查詢方式，滿足不同的檢索需求。另外還可利用醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)構(gòu)建檔案信息管理網(wǎng)頁，實現(xiàn)遠程檢索、瀏覽、下載和傳輸。二是利用方式的創(chuàng)新。利用上述數(shù)據(jù)庫對科研檔案信息進行加工提煉，編輯各種形式的參考資料；根據(jù)科研檔案的內(nèi)在價值，編研醫(yī)學(xué)科技發(fā)展的趨勢和研究動態(tài)，為項目查新服務(wù)；利用科研成果資料，制作多媒體演示系統(tǒng)，為教學(xué)服務(wù)；舉辦成果介紹會、展覽會，推廣新技術(shù)、新方法，指導(dǎo)臨床工作和促成成果技術(shù)轉(zhuǎn)讓；制作多媒體或網(wǎng)頁，宣傳科研新成果，樹立良好的社會形象，提升醫(yī)院競爭實力等。在提供檢索性、介紹性、匯編性檔案參考材料的基礎(chǔ)上，開發(fā)系統(tǒng)性、綜合性、專題性的科研檔案信息材料，提高檔案利用效率，發(fā)揮檔案在科研活動中的作用。

參考文獻

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作者簡介：黃靜虹（1975- ），女（壯族），廣西欽州人，廣東省茂名市人民醫(yī)院助理館員，研究方向：檔案管理。