加強(qiáng)物資采購(gòu)監(jiān)督管理　實(shí)現(xiàn)降本增效

焦健祁　王連杰　何玉濤

在全球金融危機(jī)的影響下，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和生存能力面臨著前所未有的考驗(yàn)。如何在生產(chǎn)材料大幅度上漲、市場(chǎng)極度萎縮的情況下，實(shí)現(xiàn)持續(xù)、健康、長(zhǎng)期、穩(wěn)定的發(fā)展？許多企業(yè)把降低材料成本作為提升競(jìng)爭(zhēng)力的一種手段，這就需要建立一整套完善的監(jiān)督管理機(jī)制來(lái)制約物資采購(gòu)的全過(guò)程，尤其是對(duì)國(guó)企物資采購(gòu)的監(jiān)督管理，必須立足于制度建設(shè)，必須對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制和監(jiān)督，不僅要進(jìn)行事后監(jiān)督，更要在事前、事中進(jìn)行監(jiān)督，使物資采購(gòu)監(jiān)督從他律走向自律。

一、物資采購(gòu)監(jiān)督中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)

物資采購(gòu)過(guò)程包括諸多需要判斷決策的子因素，而這些分析判斷是由企業(yè)采購(gòu)部門、用戶單位和供應(yīng)商等多方因素共同作用下完成的。因此，物資采購(gòu)過(guò)程中存在著諸多人為因素，也就是說(shuō)在采購(gòu)過(guò)程中許多采購(gòu)參與者有可以自由決定的空間。所以對(duì)物資采購(gòu)監(jiān)督管理要重點(diǎn)關(guān)注幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。1、采購(gòu)計(jì)劃的制定。編制采購(gòu)計(jì)劃的采購(gòu)部門或人員可能在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)超出實(shí)際的物資需求和庫(kù)存物資平衡，還可能將一些實(shí)際并不需要的物資加入采購(gòu)計(jì)劃中，以謀求部門或個(gè)人的私利。所以，在編制采購(gòu)計(jì)劃的初期，應(yīng)結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)、消費(fèi)的實(shí)際需求，認(rèn)真審核和監(jiān)督采購(gòu)計(jì)劃的編制，分析所采購(gòu)物資是否符合企業(yè)生產(chǎn)所需，以及必須采購(gòu)和怎樣實(shí)施采購(gòu)、采購(gòu)的數(shù)量多少等。2、 采購(gòu)供應(yīng)商的選擇。在買方市場(chǎng)下，絕大多數(shù)物資品種數(shù)量多、產(chǎn)品質(zhì)量參差不齊、供應(yīng)商等級(jí)、資信差異，使物資采購(gòu)部門有較大的選擇余地，并可能成為謀取私利的空間。如何按照“控制總量、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、優(yōu)勝劣汰、動(dòng)態(tài)管理”的原則優(yōu)選供應(yīng)商，以及由誰(shuí)來(lái)最終決定等問(wèn)題是監(jiān)督的突出點(diǎn)。3、價(jià)格的確定。物資采購(gòu)價(jià)格的形成受多種因素變量的影響。物資產(chǎn)品質(zhì)量等級(jí)、功能、技術(shù)配置、交貨條件、售后服務(wù)等原因，都會(huì)使同樣一種物資產(chǎn)品的采購(gòu)價(jià)格不同。什么樣的性價(jià)比對(duì)企業(yè)最有利是監(jiān)督的關(guān)鍵點(diǎn)。4、驗(yàn)收物資的質(zhì)量與數(shù)量。實(shí)際到貨的物資數(shù)量存在短缺和質(zhì)量不能夠滿足用戶使用要求的情況時(shí)， 就需要驗(yàn)收人員把關(guān)。驗(yàn)收人員的責(zé)任心和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的把握成為監(jiān)督的關(guān)鍵控制點(diǎn)。5、物資結(jié)算。采購(gòu)合同簽定并開始執(zhí)行后，采購(gòu)貨款何時(shí)支付、支付金額的大小、以及以何種方式支付是一個(gè)復(fù)雜的決策過(guò)程。貨款結(jié)算的科學(xué)合理決策和有效執(zhí)行是監(jiān)督的重點(diǎn)。

二、人員因素是物資采購(gòu)監(jiān)督的重點(diǎn)

物資采購(gòu)涉及采購(gòu)人員、驗(yàn)收人員、保管人員、具體使用物資的人員、財(cái)務(wù)人員和領(lǐng)導(dǎo)干部等。人是采購(gòu)行為的主體，物資采購(gòu)過(guò)程是否規(guī)范，采購(gòu)物資質(zhì)量是否優(yōu)良，很大程度上取決于對(duì)采購(gòu)行為主體的監(jiān)督管理。1、從制度上規(guī)范采購(gòu)行為。對(duì)采購(gòu)員實(shí)行采購(gòu)物資質(zhì)量保證制度，持證上崗制度，業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量實(shí)行“誰(shuí)采購(gòu)、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的終身負(fù)責(zé)制，持證上崗、嚴(yán)格管理、定期考核；以此提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和遵紀(jì)守法的自覺性。2、從管理上加強(qiáng)監(jiān)督。實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一供應(yīng)、統(tǒng)一管理。在重要物資采購(gòu)中實(shí)行集體決策原則，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)于重大的物資、設(shè)備（如大型機(jī)械、壓力容器等）要經(jīng)集體辦公會(huì)研究決定，方可付諸實(shí)施。建立落實(shí)責(zé)任制，將物資采購(gòu)中的敏感問(wèn)題納入領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制細(xì)則中。3、從教育上形成長(zhǎng)期有效機(jī)制。首先是遵紀(jì)守法教育，通過(guò)加強(qiáng)法律教育，增強(qiáng)相關(guān)人員的法律意識(shí)。其次是職業(yè)道德教育，相關(guān)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)“八榮八恥”，做到在物資采購(gòu)過(guò)程中自覺維護(hù)企業(yè)的利益，維護(hù)企業(yè)的形象。再次是進(jìn)行警示教育，通過(guò)案例明示，以案明紀(jì)，以實(shí)例為誡，讓相關(guān)的物資管理采購(gòu)人員清醒的認(rèn)識(shí)到違紀(jì)的可怕后果。

三、加強(qiáng)物資采購(gòu)監(jiān)督管理的幾個(gè)重點(diǎn)制度

建立良好的物資采購(gòu)管理系統(tǒng)，必須有一套完善、嚴(yán)密的運(yùn)作體系和運(yùn)作程序。因此要建立以下制度：1、物資采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)管理制度。招標(biāo)采購(gòu)的最大特點(diǎn)就是程序的規(guī)范性、廠家的競(jìng)爭(zhēng)性。招標(biāo)過(guò)程中，必須成立各個(gè)相關(guān)部門人員組成的工作機(jī)構(gòu)，使招標(biāo)行為正常運(yùn)轉(zhuǎn)，以保證招標(biāo)的公開、公正、公平，避免人為因素的影響，較好防止暗箱操作。2、集中采購(gòu)制度。集中采購(gòu)是堵塞采購(gòu)過(guò)程中各種漏洞的重要體制保證，它不僅可以增強(qiáng)議價(jià)能力、減低采購(gòu)成本，而且可以實(shí)施專業(yè)化采購(gòu)、規(guī)范化管理，減少效益流失和腐敗問(wèn)題發(fā)生的可能性。3、物資采購(gòu)的監(jiān)督檢查機(jī)制。在規(guī)范物資采購(gòu)內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制的同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)外部的監(jiān)督機(jī)制。建立對(duì)重大物資采購(gòu)業(yè)務(wù)定期開展審計(jì)制度，通過(guò)審計(jì)督查物資需求計(jì)劃的提報(bào)、采購(gòu)渠道的選擇、價(jià)格確定等重點(diǎn)環(huán)節(jié)執(zhí)行各種規(guī)章制度情況，預(yù)防腐敗問(wèn)題的發(fā)生。4、職能分工控制制度。外購(gòu)的材料、商品驗(yàn)收、自制材料和委托加工材料的入庫(kù)，對(duì)材料數(shù)量、質(zhì)量和價(jià)格的審查驗(yàn)收，以及材料采購(gòu)貨款的結(jié)算涉及許多部門和環(huán)節(jié)，實(shí)行職責(zé)分工進(jìn)行管理控制，并通過(guò)管理制度加以確定，以明確相關(guān)人員的責(zé)任，加強(qiáng)控制。5、物資定期盤點(diǎn)制度。在倉(cāng)儲(chǔ)部門要定期或不定期要進(jìn)行盤點(diǎn)，由倉(cāng)儲(chǔ)、物資采購(gòu)、財(cái)務(wù)、審計(jì)紀(jì)檢等人員組成盤點(diǎn)小組，點(diǎn)清數(shù)量，查明質(zhì)量，對(duì)盤盈盤虧的物資，要注明原因和有關(guān)人員的責(zé)任。6、有限授權(quán)和信息共享制度。建立有限授權(quán)制度和決策信息共享制度，可以使整個(gè)招標(biāo)過(guò)程更加陽(yáng)光和透明，這是現(xiàn)代管理的基本要求，也是對(duì)采購(gòu)管理人員的有效保護(hù)措施。因此，這一制度的建設(shè)理應(yīng)引起我們的高度重視。

物資采購(gòu)管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，一方面要降低材料成本，一方面要保證生產(chǎn)物資的正常供應(yīng)，難度是可想而知的。只有我們以企為家，認(rèn)真真真、誠(chéng)誠(chéng)懇懇的工作，就能夠在保證生產(chǎn)供給的同時(shí)降低材料成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)控制材料成本的管理目標(biāo)。◆