如何做好社區(qū)檔案的提供利用服務工作

柴艷麗

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，而檔案的提供利用則是檔案工作的目的和歸宿，利用就是效率，利用就有效益，利用就有成果，為構建和諧社會，推動社區(qū)建設，檔案部門、檔案工作者要因地制宜地抓好社區(qū)檔案工作。檔案工作者要充分利用檔案的寶貴財富，切實為社區(qū)居民服好務，為領導決策當好參謀。如何做好社區(qū)檔案提供利用工作，我主要從四個方面談起：

1.要有一個滿足利用者需要的館（室）藏。檔案提供利用工作做的好壞不是我們檔案工作者說了算，其評判權應該屬于利用者，如何讓利用者滿意？首先，要把檔案的收集整理、分類歸檔等基礎業(yè)務工作做扎實，為利用者利用檔案創(chuàng)造方便條件，使得每一個到檔案館（室）來查檔案的利用者都能乘興而來滿意而歸；其次，強化館（室）藏檔案信息資源建設，將包括紙質檔案、圖片檔案、電子檔案、實物檔案等各種不同介質、不同形式、種類繁多的檔案信息集成到統(tǒng)一系統(tǒng)中，豐富企業(yè)館（室）藏信息資源，否則，巧婦難為無米之炊；其三，在提供利用服務工具上，要由過去檢索工具單一不系統(tǒng)、不配套、平行重復，逐步轉向建立一個形式統(tǒng)一、內(nèi)容統(tǒng)一、內(nèi)容穩(wěn)定、功能健全的檢索體系，以滿足不同角度、不同方面利用檔案的需要。

2.要有熟悉館（室）藏的人從事提供利用工作。熟悉館藏不僅是檔案工作人員的基本功，也是搞好檔案利用工作的首要環(huán)節(jié)，檔案信息資源的加工或檔案利用活動的其他各環(huán)節(jié)都是從熟悉館（室）藏開始的，離開了熟悉館藏這一環(huán)節(jié)，其他各環(huán)節(jié)就無從談起。社區(qū)檔案室集中收集文書、科技和機關及基層單位的會計檔案，因此要求檔案工作人員要很熟悉自己的“家底”，這樣才能為利用者提供多角度的檔案信息檢索途徑。不過熟悉館藏是一項艱巨性、科學性、連續(xù)性的工作，不是一朝一夕就能完成，由于檔案信息資源是在不斷變化、不斷增長之中。它是一個永無止境的過程，需要檔案工作人員付出一定的艱苦勞動才能完成。只有熟悉館（室）藏，對館藏“如數(shù)家珍”，才能進行科學的檔案利用。

3.要有一個熱心、細心的工作態(tài)度。長期以來，檔案利用工作只能根據(jù)利用者的需要進行，檔案工作人員有一定的被動性，并且檔案工作比較枯燥，工作環(huán)境寂寞，但作為檔案工作者，要以平常心待之，以平常人為之，要有熱心服務、甘為人梯的犧牲精神。做好檔案利用，一是要熱心。做什么工作都要有熱心，都要有一個正確的工作態(tài)度，只有全身心的投入，才能做好工作，這是首要條件。二是要細心，細心是做好檔案工作的必要條件，人們把檔案工作比作“繡花”，來不得半點的粗心大意。所以每個工作人員應該真正熱愛這份工作，沉得下心，耐得住寂寞，端正工作態(tài)度，以滿腔熱情做好這份工作，時刻把服務放在第一位。

4.要有現(xiàn)代化的手段和條件。檔案匯集著大量的知識，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多、勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都按照統(tǒng)一標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以“卷”為單位案卷目錄這一檢索工具的替代物，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮了計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

隨著現(xiàn)代化科學技術的發(fā)展，尤其是計算機縮微、光盤技術在檔案部門中的推廣應用，要求檔案工作人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的理論知識和科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能，更好地服務于社會。

除此之外，在檔案利用工作中，檔案工作者還要有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，急利用者之急，想利用者所想，盡量提高檔案的查準率、查全率，以盡量滿足利用者的需要為目的，積極主動了解利用者的需求，及時改進工作，尋求開發(fā)利用檔案的新途徑，為社區(qū)生產(chǎn)建設、和諧穩(wěn)定提供最優(yōu)質的服務。◆