高校館文獻(xiàn)采訪工作新舉措探討

李桂清　張愛芳

【摘 要】本文淺談了河南工業(yè)大學(xué)圖書館在文獻(xiàn)采訪工作中采取的一些新措施，以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。

【關(guān)鍵詞】圖書館 文獻(xiàn)采訪

1 讀者需求調(diào)查的一些新方法

1.1網(wǎng)上圖書薦購

采訪人員將得到的電子書目數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入本館系統(tǒng)后，系統(tǒng)將數(shù)據(jù)發(fā)布到圖書館服務(wù)器上，讀者通過圖書館網(wǎng)頁上相關(guān)的新書薦購欄目，查看新書目錄，進(jìn)行薦購。采訪人員通過系統(tǒng)薦購程序查看讀者薦書情況，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，作為訂購的依據(jù)。另外讀者還可以通過留言簿或E-mail將網(wǎng)頁上新書目錄中沒有的一些新書發(fā)送給采訪人員進(jìn)行薦購，同樣可以作為采訪人員的訂購依據(jù)。

1.2網(wǎng)上問卷調(diào)查

將調(diào)查問卷常年放在校園網(wǎng)上或圖書館的網(wǎng)站上，感興趣的讀者會(huì)填寫問卷。或者建立本校讀者的E-mail目錄，根據(jù)目前圖書采訪工作的需要和進(jìn)程設(shè)計(jì)問卷，將問卷發(fā)送給特定的用戶，比如經(jīng)常參加圖書館組織的外采的學(xué)科專家、熱心于圖書館建設(shè)的一線教師、各專業(yè)的學(xué)科帶頭人、學(xué)院行政領(lǐng)導(dǎo)、圖書館的熱心讀者及在圖書館勤工儉學(xué)的學(xué)生等。

1.3 E-mail分主題函件送發(fā)

采訪人員要根據(jù)讀者的學(xué)習(xí)或科研進(jìn)程發(fā)送分主題函件，比如新生、新員工的入校薦言、新專業(yè)師生的專業(yè)書目推薦單、專業(yè)教師的最新教學(xué)參考書書目、畢業(yè)設(shè)計(jì)（或畢業(yè)論文）的文獻(xiàn)目錄推薦。

1.4 BBS討論

這種方式特別適合單一主題的討論與交流，借助于校園網(wǎng)上的BBS，圖書館不需要專門的軟件系統(tǒng)和技術(shù)維護(hù)，就能基本做到與讀者的隨時(shí)溝通，作為公告牌的BBS在高校具有特殊的地位，分類分主題的話語空間中活躍在BBS的人群一般是圖書館的熱心讀者。讀者調(diào)查人員可將問題貼中BBS熱門板上，就讀者關(guān)心和有爭(zhēng)議的問題進(jìn)行討論，比如考研圖書、四六級(jí)考試資料、各家出版社的排名與評(píng)價(jià)，或者采訪人員不太了解的學(xué)科與新熱點(diǎn)發(fā)展動(dòng)態(tài)向讀者進(jìn)行請(qǐng)教。┆

上述讀者需求調(diào)查方式還可以從以下四方面進(jìn)行優(yōu)化：(1)設(shè)置一些更詳細(xì)的個(gè)人信息，如選書的書簽功能，可以讓每個(gè)用戶能夠查到自己上次的選書記錄。再如，對(duì)登錄讀者身份自動(dòng)進(jìn)行界定并記錄。(2）讀者問卷調(diào)查工作，通過計(jì)算機(jī)設(shè)置對(duì)網(wǎng)上問卷的填寫權(quán)進(jìn)行IP限制，以防止網(wǎng)絡(luò)用戶惡意填寫造成的數(shù)據(jù)失真；另外，對(duì)讀者身份、學(xué)科類別進(jìn)行較詳細(xì)的規(guī)定。比如要填報(bào)者注明自己是教師、研究生、本科生、大專生、自考生或校外讀者，所在學(xué)院、專業(yè)系別和年級(jí)，細(xì)化身份要求可增強(qiáng)填報(bào)者的真實(shí)嚴(yán)肅感。(3)問卷內(nèi)容要設(shè)計(jì)得簡(jiǎn)單扼要，項(xiàng)目不必太多，問題設(shè)計(jì)要科學(xué)精準(zhǔn)，能夠讓人通過回答問卷反應(yīng)問題，切忌A選項(xiàng)與B選項(xiàng)的含義模糊與模棱兩可，以免讓答卷人感到浪費(fèi)時(shí)間。(4)可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行館藏?cái)?shù)據(jù)的多方統(tǒng)計(jì)工作，如拒借率、流通率、預(yù)約情況等。通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的分析，有助于采訪人員了解館藏利用情況，從而推測(cè)館藏的適宜情況，以便根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，并設(shè)法彌補(bǔ)館藏缺失。

新興的讀者調(diào)查方式的優(yōu)點(diǎn)是擴(kuò)大了參與圖書采訪意見征求的人群。傳統(tǒng)方式下，采訪人員只能將書目訂單發(fā)放到重點(diǎn)讀者手中，沒有精力經(jīng)常分發(fā)回收調(diào)查問卷，聽取最大多數(shù)讀者的訂購意見。而從讀者薦購的書目統(tǒng)計(jì)中，采訪人員可以了解到所有讀者對(duì)文獻(xiàn)訂購的要求及建議。這對(duì)于確定館藏定位、館藏結(jié)構(gòu)及館藏復(fù)本具有重要的參考價(jià)值，從而克服或減少采購過程中的隨意性和盲目性，從E-MAIL郵件上和BBS上可以非常方便地進(jìn)行讀者征訂意見調(diào)查。更重要的是能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)讀者個(gè)性化需求的滿足。

2 高校館文獻(xiàn)采集在實(shí)行招標(biāo)制度下的一些新措施

2.1多方對(duì)書商進(jìn)行評(píng)估。訂到率：尤其是一些重點(diǎn)出版社圖書的訂到率。圖書館可以采取每三個(gè)月、半年對(duì)前期訂單進(jìn)行一次回溯統(tǒng)計(jì)，對(duì)半年以上的未到訂單要進(jìn)行催缺；對(duì)一年以上的未到訂單要進(jìn)行原因分析，是否是取消出版?漏發(fā)

訂到率是判斷書商實(shí)力的一個(gè)非常關(guān)鍵的指標(biāo)。采購招標(biāo)簽訂的是一個(gè)平均的折扣，但書商從各出版社獲得的折扣卻是不同的，一些有名的出版社因?yàn)殇N路好會(huì)壓低折扣，反之亦然，銷路不好的出版社則會(huì)提高折扣。追求利益的最大化是書商的天性，書商有可能因?yàn)檎劭鄱x擇是否給圖書館發(fā)書。因此，訂到率的統(tǒng)計(jì)尤其要注意一些折扣低的出版社的圖書。到書周期：主要指預(yù)定圖書的到書周期。圖書館可以采取每三個(gè)月、半年對(duì)前期訂單進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)，計(jì)算出平均到書周期。單批出錯(cuò)率：每批分別統(tǒng)計(jì)，累計(jì)后計(jì)算出平均值；退書方便程度：供書方責(zé)任退書或是無條件退書。數(shù)據(jù)質(zhì)量：包括采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)與本館要求的符合程度及使用起來的方便程度。折扣情況：在平均折扣的上或是下。

2.2在保證采購質(zhì)量的前提下注重經(jīng)濟(jì)效益的原則。如果將招標(biāo)采購的注意力只集中在購書折扣上，而將更為重要的選擇指標(biāo)，如到書時(shí)間、到書率、訂準(zhǔn)率及其他服務(wù)忽略，那將顧此失彼，顯然不妥。

2.3標(biāo)書制作中關(guān)于招標(biāo)項(xiàng)目?jī)?nèi)容與要求至關(guān)重要。要求書商們出具營(yíng)業(yè)執(zhí)照、注冊(cè)資金、資產(chǎn)負(fù)債表和損益表等書面材料，要求書商們提供全年可供圖書專業(yè)類別、品種和業(yè)務(wù)往來的出版社名單，及在本地區(qū)的大學(xué)圖書館用戶名單，從中可了解其業(yè)務(wù)范圍和規(guī)模等，對(duì)各書商進(jìn)行全面評(píng)估。要求書商們提供的服務(wù)指標(biāo)主要有：(1)采訪數(shù)據(jù)。要看提供的電子征訂書目的數(shù)據(jù)格式是否與本館采訪系統(tǒng)相匹配，以及數(shù)據(jù)覆蓋面如何，是否及時(shí)更新等。(2)到書率、到書時(shí)間。到書率和到書時(shí)間反映書商的供書能力和工作效率。一般要求，現(xiàn)購圖書到書率不得低于95%；預(yù)訂圖書到書率全年不得低于85%；(3)訂準(zhǔn)率。要求書商嚴(yán)格按圖書館的訂單發(fā)書，防止任意搭配不需要的圖書。(4)編目數(shù)據(jù)。要求數(shù)據(jù)符合國際標(biāo)準(zhǔn)和國家標(biāo)準(zhǔn)及本館的編目細(xì)則。(5)收與退貨的規(guī)范。(6)購書折扣百分比。上述指標(biāo)涉及采購流程全過程，關(guān)系到采購工作的質(zhì)量和效率，應(yīng)綜合考慮，而不應(yīng)僅依靠單項(xiàng)指標(biāo)來評(píng)議。

2.4經(jīng)常主動(dòng)與文獻(xiàn)供應(yīng)商聯(lián)系，做好監(jiān)督工作。采編加工服務(wù)是一個(gè)周期性的過程，流程長(zhǎng)，程序多，其間難免會(huì)有一些未能預(yù)計(jì)的新情況、新問題出現(xiàn)。這就需要文獻(xiàn)采訪人員主動(dòng)與中標(biāo)的文獻(xiàn)供應(yīng)商加強(qiáng)溝通，加強(qiáng)督促檢查的力度，隨時(shí)掌握情況，遇到問題，盡快拿出解決的辦法，以避免走彎路，造成不必要的損失。

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