高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)與實(shí)驗(yàn)室管理信息化研究

丁愛(ài)俠　鄭春龍

摘 要：高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)既是實(shí)驗(yàn)室管理的一項(xiàng)重要的常規(guī)性工作，也是一把衡量實(shí)驗(yàn)室管理水平的標(biāo)尺，本文結(jié)合寧波大學(xué)信息統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)踐，剖析了目前實(shí)驗(yàn)室管理中存在的問(wèn)題，并探討了如何通過(guò)實(shí)驗(yàn)室管理信息化提高實(shí)驗(yàn)室管理和信息統(tǒng)計(jì)水平。

關(guān)鍵詞：實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)實(shí)驗(yàn)室管理高校

中圖分類號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-8454（2009）09-0021-03

高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作是教育部統(tǒng)一部署的高校實(shí)驗(yàn)室管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，根據(jù)教育部辦公廳《關(guān)于報(bào)送高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的通知》(教高廳函〔2006〕45號(hào))，自2006年起新的“高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)”指標(biāo)體系有了較大的調(diào)整。[1] 新系統(tǒng)更加客觀全面，具有可操作性強(qiáng)、綜合分析性高、連續(xù)動(dòng)態(tài)性好等優(yōu)點(diǎn)，更能適應(yīng)新形勢(shì)下高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室管理工作的需要，更好地了解全國(guó)高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展，以及實(shí)驗(yàn)教學(xué)、儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍等多方面的情況?，F(xiàn)結(jié)合寧波大學(xué)兩年來(lái)實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)踐和體會(huì)，談?wù)勅绾卧诒ＷC統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提下，更為簡(jiǎn)便、迅速地完成統(tǒng)計(jì)工作，并探討了如何利用實(shí)驗(yàn)室信息化進(jìn)一步提高實(shí)驗(yàn)室管理和信息上報(bào)水平。

一、新的實(shí)驗(yàn)室信息上報(bào)工作的特點(diǎn)

1.采用新指標(biāo)體系

新的指標(biāo)體系包括七個(gè)基表和兩個(gè)綜表，和2006年前的指標(biāo)體系相比最大的特點(diǎn)就是新體系按照教育年度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，指標(biāo)更為系統(tǒng)，數(shù)據(jù)在上報(bào)期限結(jié)束后具有不可更改性，下學(xué)年上報(bào)系統(tǒng)將參照上學(xué)年數(shù)據(jù)做對(duì)比。此外，七個(gè)基表并不是各自獨(dú)立的，它們之間互有關(guān)聯(lián)，并且在學(xué)校上報(bào)前形成綜表，綜表中的數(shù)據(jù)更為直觀，能夠反映學(xué)校整體的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍和實(shí)驗(yàn)教學(xué)等情況，便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)主管部門(mén)決策。

2.數(shù)據(jù)報(bào)送依賴網(wǎng)絡(luò)

新的數(shù)據(jù)上報(bào)主要通過(guò)教育部實(shí)驗(yàn)室信息上報(bào)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的審核和修改也通過(guò)實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)檢測(cè)系統(tǒng)進(jìn)行。這樣既簡(jiǎn)化了上報(bào)手續(xù)，各級(jí)教育管理部門(mén)可在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控上報(bào)過(guò)程，采集、統(tǒng)計(jì)、分析數(shù)據(jù)更為準(zhǔn)確、方便、快捷。學(xué)校和各級(jí)教育主管部門(mén)之間通過(guò)信息上報(bào)網(wǎng)絡(luò)建立了一個(gè)良好的交流平臺(tái)。

二、信息上報(bào)職能分工和指標(biāo)分解

當(dāng)前，寧波大學(xué)各類實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)由學(xué)院負(fù)責(zé)填報(bào)，學(xué)校各職能部門(mén)歸口審核，設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處（以下簡(jiǎn)稱設(shè)備處）負(fù)責(zé)匯總上報(bào)。隨著校園信息化的發(fā)展和實(shí)驗(yàn)室管理水平的提高，逐步過(guò)渡到由學(xué)校歸口管理職能部門(mén)在管理系統(tǒng)形成報(bào)表并負(fù)責(zé)審核，以減少數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和傳遞過(guò)程中的誤差，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，并可以減少工作量。

為了規(guī)范我校的實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作，確保數(shù)據(jù)上報(bào)準(zhǔn)確、及時(shí)，設(shè)備處將要求上報(bào)的7個(gè)基礎(chǔ)報(bào)表，按工作需要和部門(mén)職能分解，分別由各學(xué)院及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)填報(bào)或?qū)徍?。具體如表1所示。

三、巧用實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)檢測(cè)軟件

高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)檢測(cè)系統(tǒng)是用于向國(guó)家教育部上報(bào)數(shù)據(jù)的單機(jī)檢測(cè)，以減少數(shù)據(jù)出錯(cuò)率。其實(shí)，檢測(cè)系統(tǒng)除了糾錯(cuò)外，還可提供一些很有用的功能，加以利用即可對(duì)信息上報(bào)工作大有裨益。比如，使用“系統(tǒng)維護(hù)”菜單中提供的“代碼庫(kù)維護(hù)”功能可以很方便地查找諸如實(shí)驗(yàn)室類型、成果獎(jiǎng)勵(lì)、專業(yè)職務(wù)、職稱、文化程度以及學(xué)科等表格中需要的代碼，不需要再?gòu)木W(wǎng)上下載和查找。再如，系統(tǒng)中提供精確的定位查找功能，可以迅速找到錯(cuò)誤信息，并在系統(tǒng)中立即進(jìn)行修改。

此外，系統(tǒng)還提供制表功能，除了接收txt空格純文本文件和dbf格式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件外，還可以直接制成上報(bào)txt文件。對(duì)于基表二、基表七等只有幾條數(shù)據(jù)的表格，只需要打開(kāi)系統(tǒng)中“數(shù)據(jù)修改”頁(yè)面，將數(shù)據(jù)填進(jìn)去保存后生成上報(bào)txt文件即可。對(duì)于某些數(shù)據(jù)比較少的學(xué)校，也可以采用這種方法，如果數(shù)據(jù)比較多，但不是從管理系統(tǒng)直接輸出的，而是手工、半手工匯總來(lái)的，打開(kāi)系統(tǒng)的“高級(jí)維護(hù)”菜單，選擇一個(gè)表格，便可以批量添加或批量修改。這種從檢測(cè)系統(tǒng)直接制表方法的優(yōu)點(diǎn)是格式正確，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)嚴(yán)謹(jǐn)，不需要再次調(diào)整，也不需要二次轉(zhuǎn)換，非常快捷、方便。如果想用excel格式保存，那么可以從生成的txt文件轉(zhuǎn)換即可。

四、信息上報(bào)工作是實(shí)驗(yàn)室管理水平的一次檢驗(yàn)

新的實(shí)驗(yàn)室信息指標(biāo)體系比較復(fù)雜，涉及學(xué)校的多個(gè)管理部門(mén)，數(shù)據(jù)信息收集、統(tǒng)計(jì)和審核的過(guò)程是對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室管理水平的一次檢驗(yàn)，數(shù)據(jù)的精確與否是實(shí)驗(yàn)室管理是否到位的體現(xiàn)。通過(guò)連續(xù)兩個(gè)年度的信息上報(bào)發(fā)現(xiàn)，我校在實(shí)驗(yàn)室管理和職能處室分工上存在一些問(wèn)題。

1.實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)有待完善

寧波大學(xué)作為一所綜合性大學(xué)，學(xué)科門(mén)類齊全，實(shí)驗(yàn)科目繁多，設(shè)備數(shù)量龐大，實(shí)驗(yàn)室數(shù)量較多，實(shí)驗(yàn)室規(guī)范管理的難度也較大。[2] 因?yàn)樾乱惠喌男@信息化剛剛啟動(dòng)，尚未建立一個(gè)集成的實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)。原有的管理系統(tǒng)存在以下問(wèn)題。

（１）系統(tǒng)獨(dú)立、數(shù)據(jù)共享困難

雖然，幾年來(lái)我校在實(shí)驗(yàn)室管理方面大大小小先后開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了好幾個(gè)獨(dú)立的管理系統(tǒng)，但由于缺少統(tǒng)一的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，分別開(kāi)發(fā)或購(gòu)買的系統(tǒng)由不同的單位設(shè)計(jì)，沒(méi)有考慮到數(shù)據(jù)共享的公共接口，相互之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)。對(duì)同一信息在不同系統(tǒng)中的定義、類型和名稱的不同造成數(shù)據(jù)交換困難，甚至無(wú)法交換。[3] 獨(dú)立的管理系統(tǒng)不能夠按照校外有關(guān)部門(mén)和校內(nèi)管理要求，生成各種綜合性實(shí)驗(yàn)室信息報(bào)表。一個(gè)系統(tǒng)只能生成一個(gè)基表或基表中的一個(gè)數(shù)據(jù)。

（２）模塊重復(fù)建設(shè)，導(dǎo)致資源浪費(fèi)

由于各個(gè)管理部門(mén)的管理職能分工不同，再加上各個(gè)管理系統(tǒng)間的信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，一些管理部門(mén)為了管理方便，盡可能掌握與本處室相關(guān)的信息，便在各自的系統(tǒng)中添加相關(guān)的管理模塊，盡管學(xué)校其他的管理部門(mén)的管理系統(tǒng)中已經(jīng)開(kāi)發(fā)了相關(guān)的數(shù)據(jù)模塊。這不僅給學(xué)院的數(shù)據(jù)維護(hù)增加了極大的工作量，也造成了設(shè)備、資金和人力的巨大浪費(fèi)。

2.各管理職能部門(mén)信息統(tǒng)計(jì)的時(shí)間口徑不一致

教育部信息統(tǒng)計(jì)要求以學(xué)年為統(tǒng)計(jì)年度，雖然設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處大型儀器設(shè)備考核已經(jīng)率先向教育年度管理靠攏，但由于歷史管理習(xí)慣等原因，其他管理部門(mén)大都仍然以自然年度為信息統(tǒng)計(jì)區(qū)間，這就給信息上報(bào)帶來(lái)了很大的困難。以科研論文為例，學(xué)校雖然開(kāi)發(fā)了教師論文錄入系統(tǒng)，但都是在年底計(jì)算工作量之前再督促老師上傳和統(tǒng)一審核。所以，論文數(shù)據(jù)只有半學(xué)年的，另外半學(xué)年的數(shù)據(jù)只是通過(guò)讓教師提供原始材料進(jìn)行人工審核，不僅費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，還容易造成數(shù)據(jù)不全，基表七中的經(jīng)費(fèi)情況也是一樣。

3.管理部門(mén)間職能分工不清晰

學(xué)校某些管理職能分工過(guò)細(xì)，如我校的教師申請(qǐng)獎(jiǎng)項(xiàng)由教務(wù)處、人事處、科技處、社科處和體育學(xué)院等負(fù)責(zé)，參與學(xué)生競(jìng)賽評(píng)獎(jiǎng)的部門(mén)有教務(wù)處、研究生學(xué)院、科學(xué)技術(shù)處、社會(huì)科學(xué)處、團(tuán)委、體育學(xué)院等。這給填報(bào)和審核基表三和基表六中獲獎(jiǎng)數(shù)據(jù)增加了難度，而且管理部門(mén)間條塊分割明顯，信息沒(méi)有互通，通常一個(gè)數(shù)據(jù)要跑好幾個(gè)部門(mén)才能搞清楚。

4.實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)管理沒(méi)到位

目前，我校各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理都是以“經(jīng)費(fèi)來(lái)源”為主要管理字段，而實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)信息上報(bào)字段是“經(jīng)費(fèi)用途”，所以，基表七中除了“儀器設(shè)備購(gòu)置經(jīng)費(fèi)”一塊可以從“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”中獲得外，其他諸如“設(shè)備維護(hù)經(jīng)費(fèi)”、“教學(xué)運(yùn)行經(jīng)費(fèi)”、“實(shí)驗(yàn)室建設(shè)經(jīng)費(fèi)”以及“教學(xué)研究與改革經(jīng)費(fèi)”等都沒(méi)有詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)，填報(bào)的數(shù)據(jù)都是東拼西湊來(lái)的，根本不能反映實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際投入情況。以“實(shí)驗(yàn)室建設(shè)經(jīng)費(fèi)”為例，大部分實(shí)驗(yàn)室土建、改建或裝修的經(jīng)費(fèi)來(lái)源比較多，除了國(guó)家撥下來(lái)和學(xué)校配套的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)以外，還有從學(xué)院經(jīng)費(fèi)、學(xué)科經(jīng)費(fèi)、辦公經(jīng)費(fèi)以及各種各樣的經(jīng)費(fèi)渠道。經(jīng)費(fèi)渠道多，經(jīng)手報(bào)銷的人也就比較多，學(xué)院根本無(wú)法統(tǒng)計(jì)，而從計(jì)財(cái)處則只能得到實(shí)驗(yàn)室建設(shè)專項(xiàng)資金的情況，尚不能確定同一使用方向的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支的項(xiàng)目數(shù)，更談不上統(tǒng)計(jì)具體的數(shù)字了。

五、結(jié)合校園信息化建設(shè)提高實(shí)驗(yàn)室管理和信息上報(bào)水平

新版實(shí)驗(yàn)室信息指標(biāo)體系的數(shù)據(jù)之間互有關(guān)聯(lián)，一般都借助于計(jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、整理和上報(bào)工作。[4] 所以，實(shí)驗(yàn)室信息上報(bào)的水平是由實(shí)驗(yàn)室管理的水平?jīng)Q定的，而實(shí)驗(yàn)室管理水平很大程度上依賴于實(shí)驗(yàn)室信息化的程度。信息化不是傳統(tǒng)手工工作的“自動(dòng)化”，信息系統(tǒng)的實(shí)施必須以優(yōu)化的管理流程為基礎(chǔ)，做簡(jiǎn)單、實(shí)用、人性化的系統(tǒng)。[5] 目前，高?；旧隙际褂昧俗约洪_(kāi)發(fā)或購(gòu)買的管理系統(tǒng)，但其中高質(zhì)量、適用的不多，大都或多或少地存在這樣或那樣的問(wèn)題。[6]

寧波大學(xué)2008年開(kāi)始啟動(dòng)信息化校園建設(shè)項(xiàng)目，按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺(tái)”的原則建立了統(tǒng)一的信息平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)用戶認(rèn)證中心。在學(xué)校信息化改革的背景下，設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處聯(lián)合教務(wù)處對(duì)原有的實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，新的實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)不僅執(zhí)行了學(xué)校的信息化建設(shè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，還采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和教育部對(duì)教育信息管理的規(guī)范，各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)都能有效地實(shí)現(xiàn)信息交換和資源共享，保證數(shù)據(jù)的一致性和完整性。另外，新系統(tǒng)最大限度地發(fā)揮信息統(tǒng)計(jì)和報(bào)表制作功能，可以直接生成教育部信息上報(bào)所要求的七個(gè)基表，并提供了完整的信息指標(biāo)體系。教師在網(wǎng)上填報(bào)或修改數(shù)據(jù)時(shí)，數(shù)據(jù)受到信息指標(biāo)體系中各種規(guī)定的限制，如果數(shù)據(jù)不合規(guī)范或在相互關(guān)聯(lián)中發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，系統(tǒng)會(huì)拒絕上傳，并給予錯(cuò)誤提示。該系統(tǒng)在完成高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)上報(bào)的基礎(chǔ)上，還可以適時(shí)向?qū)嶒?yàn)室管理部門(mén)傳遞基本信息，使其動(dòng)態(tài)了解實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的增減變動(dòng)及損耗情況，實(shí)驗(yàn)室教學(xué)任務(wù)完成情況，實(shí)驗(yàn)室材料的耗費(fèi)以及學(xué)生實(shí)驗(yàn)的開(kāi)支等情況，為學(xué)校全面了解現(xiàn)有實(shí)驗(yàn)室基本資源和運(yùn)行情況，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理以及開(kāi)展實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備使用效益評(píng)價(jià)等提供可靠的依據(jù)和保障。[7]

六、結(jié)束語(yǔ)

高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)既是實(shí)驗(yàn)室管理的一項(xiàng)重要的常規(guī)性工作，也是一把衡量實(shí)驗(yàn)室管理水平的標(biāo)尺，而實(shí)驗(yàn)室管理信息化無(wú)疑是一種促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)和管理水平提高的催化劑。?筅

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