信托公司信息系統(tǒng)的構(gòu)建及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

李月英

隨著信托公司信托品種不斷增加、信托業(yè)務(wù)創(chuàng)新的快速發(fā)展、行業(yè)監(jiān)管要求及法律法規(guī)建設(shè)的日益完善。信托公司的信托業(yè)務(wù)也具有了相當(dāng)?shù)囊?guī)模。但我們的信托業(yè)務(wù)的(軟件)系統(tǒng)建設(shè)。從整體上講，并沒有跟上信托業(yè)務(wù)的發(fā)展步伐。在會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)上，有效地提高防范和化解金融風(fēng)險(xiǎn)的能力，完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算電算化管理，顯得至關(guān)重要。那么如何將信托業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)與公司層面的業(yè)務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建有機(jī)結(jié)合，如何改善系統(tǒng)設(shè)計(jì)的各自奮戰(zhàn)局面，將系統(tǒng)的建設(shè)從各自獨(dú)立，規(guī)劃成系統(tǒng)化、統(tǒng)一的系統(tǒng)，使系統(tǒng)間達(dá)到數(shù)據(jù)的有效利用及資源共享，已經(jīng)成為促進(jìn)信托業(yè)務(wù)發(fā)展的重要課題。以下筆者就信托行業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)談?wù)剬?duì)系統(tǒng)構(gòu)建及會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的幾點(diǎn)想法。

1目前信托業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在的一般問題

(1)系統(tǒng)沒有統(tǒng)一規(guī)劃，多個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)同時(shí)存在、相互獨(dú)立，且各系統(tǒng)播建的基礎(chǔ)不同，系統(tǒng)間難以溝通，信息難以共享，制約著信托公司統(tǒng)一、高效的整體系統(tǒng)的建立。

(2)現(xiàn)有系統(tǒng)功能的擴(kuò)張性、業(yè)務(wù)處理靈活性，很難滿足信托業(yè)務(wù)的創(chuàng)新和發(fā)展的需要。

(3)系統(tǒng)在信托業(yè)務(wù)監(jiān)管方面缺少必要的量化，風(fēng)險(xiǎn)控制和預(yù)警能力薄弱，更不能有效地挖掘業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，輔助于決策。

2關(guān)于系統(tǒng)建設(shè)的一些設(shè)想

2.1系統(tǒng)的服務(wù)對(duì)象

系統(tǒng)的建設(shè)首先應(yīng)明確系統(tǒng)的使用者，即系統(tǒng)服務(wù)的對(duì)象，它決定著系統(tǒng)建設(shè)的整體范圍與需求。信托業(yè)務(wù)的系統(tǒng)服務(wù)對(duì)象應(yīng)包括內(nèi)部、外部?jī)刹糠帧?/p>

內(nèi)部主要包括：產(chǎn)品研發(fā)部門、信托業(yè)務(wù)(信托經(jīng)理)部門、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、稽核部門、信托財(cái)務(wù)(托管)部、公司決策層。

外部主要包括：業(yè)務(wù)客戶、合作伙伴、監(jiān)管機(jī)構(gòu)。

2.2系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

系統(tǒng)的建設(shè)首先應(yīng)滿足日常業(yè)務(wù)運(yùn)作的基本需求，做到標(biāo)準(zhǔn)化的信托產(chǎn)品與標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)相匹配，形成信托項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)的標(biāo)準(zhǔn)“流水線”，通過規(guī)范業(yè)務(wù)過程、完善內(nèi)控制度及風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系的建設(shè)，保證“流水線”對(duì)信托“產(chǎn)品”正常的“批量生產(chǎn)”與運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.3系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

系統(tǒng)建設(shè)初期，我們應(yīng)圍繞系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)及業(yè)務(wù)需求，確定系統(tǒng)開發(fā)的指導(dǎo)性原則，以保證系統(tǒng)整體合理、有序開發(fā)。

(1)統(tǒng)一籌劃系統(tǒng)藍(lán)圖

(2)整合資源、提高效率

(3)需求主導(dǎo)、突出重點(diǎn)、個(gè)性平臺(tái)

(4)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、保障安全

2.4系統(tǒng)建設(shè)設(shè)想

通過對(duì)信托業(yè)務(wù)流程的梳理，結(jié)臺(tái)監(jiān)管要求，按照工作流、信息流，資金流的不同特點(diǎn)。對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了總體規(guī)劃。建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中心、認(rèn)證中心及業(yè)務(wù)操作平臺(tái)、信息管理平臺(tái)。

3系統(tǒng)工程實(shí)施中的幾點(diǎn)建議

建立與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無縫鏈接的整合信托業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)施建議如下：

(1)建立系統(tǒng)中的“業(yè)務(wù)流”

在系統(tǒng)中建立業(yè)務(wù)流程模型，根據(jù)業(yè)務(wù)類型將標(biāo)準(zhǔn)的“業(yè)務(wù)流”設(shè)置其中，并明確每一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作要求、時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)。在業(yè)務(wù)進(jìn)行中，由系統(tǒng)自動(dòng)跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)程，并對(duì)下一環(huán)節(jié)所涉及的崗位、人員進(jìn)行實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)提示。保證業(yè)務(wù)操作的流暢與及時(shí)。

(2)權(quán)限分配中“以崗定權(quán)、以崗定人”，并配備“保險(xiǎn)”機(jī)制

在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置中，以崗位為基礎(chǔ)，將使用權(quán)限賦予崗位，同時(shí)將人員與崗位對(duì)接，使每個(gè)使用者的權(quán)限受到崗位的限定。

在因各種原因，原操作人員未能到崗的情況下，系統(tǒng)應(yīng)啟用“保險(xiǎn)”機(jī)制，將“權(quán)限”臨時(shí)賦予備用操作人，并將應(yīng)執(zhí)行的業(yè)務(wù)向該人提示再進(jìn)行操作。

(3)數(shù)據(jù)單純性與統(tǒng)計(jì)工具個(gè)性化

在系統(tǒng)中心數(shù)據(jù)庫中保存的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)是原始數(shù)據(jù)，未被加工處理的實(shí)際數(shù)據(jù)或標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的單純性可以讓使用者了解到數(shù)據(jù)的實(shí)質(zhì)，保證所采集數(shù)據(jù)是使用者所真正需要的，盡可能地避免基礎(chǔ)數(shù)據(jù)引用差錯(cuò)的發(fā)生。

同時(shí)，在數(shù)據(jù)使用方面，系統(tǒng)不僅要提供常用的標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算模型，還要對(duì)使用者開放模型編輯工具，使每個(gè)操作者可根據(jù)自身的需要、偏好建立屬于自己的操作模型。

(4)資金管理整體化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著信托計(jì)劃的成立，信托所管理的資金賬戶(信托專戶)與日俱增，系統(tǒng)中應(yīng)建立相對(duì)獨(dú)立的體系對(duì)資金與賬戶進(jìn)行整體管理，通過與商業(yè)銀行、證券經(jīng)紀(jì)商網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)連接，由系統(tǒng)隨時(shí)或定時(shí)提取對(duì)方數(shù)據(jù)，隨時(shí)提示新發(fā)生的資金變化情況，以達(dá)到對(duì)賬戶資金的監(jiān)管。同時(shí)，系統(tǒng)提供與銀行系統(tǒng)的對(duì)接接口，盡可能地做到資金電子調(diào)撥。保證資金的及時(shí)支付。

(5)業(yè)務(wù)處理的批量化、自動(dòng)化

在日常的信托業(yè)務(wù)中，不同的信托項(xiàng)目，存在著大量相同的業(yè)務(wù)，我們的系統(tǒng)應(yīng)提供批量處理的功能，在業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)、財(cái)務(wù)處理環(huán)節(jié)應(yīng)該一次性整體進(jìn)行處理；同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)建立業(yè)務(wù)預(yù)約時(shí)間列表，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)預(yù)先指定的時(shí)問及操作內(nèi)容，自動(dòng)運(yùn)行系統(tǒng)功能，并將執(zhí)行結(jié)果按時(shí)提供給使用者。

(6)與托管銀行系統(tǒng)資源共享

“集合信托商業(yè)銀行托管”的實(shí)施，將信托公司的信托業(yè)務(wù)與銀行捆綁在一起，相互的資源應(yīng)該可以互相利用。

(7)系統(tǒng)開發(fā)中應(yīng)先深入、后實(shí)施：急用先行、分段實(shí)施

開發(fā)人員在系統(tǒng)開發(fā)前期。應(yīng)全面學(xué)習(xí)、掌握信托公司信托業(yè)務(wù)操作過程及監(jiān)控要點(diǎn)，在條件允許的情況下，應(yīng)參與到信托業(yè)務(wù)的實(shí)際操作中去，做到對(duì)業(yè)務(wù)的真正理解，在頭腦中將業(yè)務(wù)操作初步轉(zhuǎn)化成技術(shù)語言后。再進(jìn)行具體的實(shí)施，則事半功倍，少走彎路。

系統(tǒng)整體的建設(shè)開發(fā)是需要時(shí)間的，在開發(fā)中我們應(yīng)將日常業(yè)務(wù)中急需解決的問題、容易解決的問題，先行解決，先行應(yīng)用。

4我們公司會(huì)計(jì)電算化操作

我們公司的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)包括自營(yíng)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)和信托業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。自營(yíng)業(yè)務(wù)與信托業(yè)務(wù)分別核算；對(duì)不同的信托業(yè)務(wù)，建立單獨(dú)的會(huì)計(jì)賬戶分別進(jìn)行核算。

在信托業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)核算上，我們公司從2004年1月開始啟用金蝶軟件財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，通過7個(gè)月電腦賬與手工賬的并行，認(rèn)為該軟件在賬套設(shè)置上支持多賬套核算功能，在科目設(shè)置上支持多核算設(shè)置，其強(qiáng)大的功能優(yōu)勢(shì)使我們公司通過對(duì)軟件功能的充分運(yùn)用，可以達(dá)到對(duì)信托業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)核算的單獨(dú)建賬、單獨(dú)核算的要求。自2004年8月，我們公司正式啟用該系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，完全擺脫了原有的手工賬核算，達(dá)到了對(duì)信托業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算電算化操作。

以下將介紹該軟件在信托的單獨(dú)建賬、單獨(dú)核算上的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。我們公司根據(jù)“～法兩規(guī)”要求對(duì)所管理的信托財(cái)產(chǎn)針對(duì)不同的信托項(xiàng)目進(jìn)行獨(dú)立的會(huì)計(jì)核算，以保證不同受益人之間在賬戶設(shè)置、信托收益的核算。分配等方面的相互獨(dú)立。我們公司根據(jù)《信托業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)核算辦法》的要求在賬套設(shè)置中通過金蝶軟件所支持的多賬套管理功能，對(duì)不同信托項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)單獨(dú)建賬、單獨(dú)核算的要求。同時(shí)，在報(bào)表編制、結(jié)息功能上，金蝶軟件公司

針對(duì)我們公司的二次開發(fā)需求，開發(fā)了自動(dòng)編制報(bào)表模塊、結(jié)息模塊等。從而實(shí)現(xiàn)了針對(duì)不同信托項(xiàng)目單獨(dú)編制會(huì)計(jì)報(bào)表、自動(dòng)結(jié)息等功能。

在系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性及加密設(shè)置等方面，金蝶K3財(cái)務(wù)管理解決方案系統(tǒng)采用了強(qiáng)大的MS SQL SERVER 2000系列數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)作為其數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案。在安全性設(shè)置方面，該軟件采用多種加密的安全措施，其三層架構(gòu)的應(yīng)用確保了系統(tǒng)的安全穩(wěn)定。同時(shí)K3系統(tǒng)為企業(yè)提供了系列的解決方案，各個(gè)模塊緊密關(guān)聯(lián)，不存在信息孤島。在加密設(shè)備上，該產(chǎn)品采用硬件加密卡加密方式。在產(chǎn)品升級(jí)服務(wù)上，該公司可以針對(duì)市場(chǎng)需求及時(shí)推出軟件升級(jí)版本，并為客戶提供及時(shí)的升級(jí)服務(wù)，可以確保軟件的平穩(wěn)升級(jí)。

以上軟件及硬件上的功能優(yōu)勢(shì)，確保了我公司在財(cái)務(wù)核算上可以實(shí)現(xiàn)完全的電算化操作及管理，且軟件運(yùn)行的穩(wěn)定性高，系統(tǒng)的統(tǒng)一性、安全性有保證，加密措施得當(dāng)，系統(tǒng)更新及時(shí)。為我們公司的會(huì)計(jì)核算管理水平的進(jìn)一步完善與提高提供了優(yōu)質(zhì)的平臺(tái)與契機(jī)。

在信息傳輸及備份情況上，我們公司財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)在搜集信息、傳輸、處理數(shù)據(jù)過程中可以達(dá)到準(zhǔn)確性、及時(shí)性要求；實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)備份的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)備份信息的異人、異地保存。

在風(fēng)險(xiǎn)控制及防范措施上，我們認(rèn)為，在會(huì)計(jì)電算化的操作工程中，通常會(huì)存在數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)與系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。我們公司在數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的防范上建立了較完善的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。在系統(tǒng)運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)控制上，從技術(shù)上與制度上為系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運(yùn)行提供了更為嚴(yán)格的保障。

在軟件使用情況及人才培訓(xùn)情況上，從軟件試用階段開始，我們公司積極組織相關(guān)部門進(jìn)行集中培訓(xùn)，并多次接受金蝶軟件公司實(shí)施人員的系統(tǒng)培訓(xùn)課程。

在財(cái)務(wù)核算軟件的管理上，培訓(xùn)了即懂計(jì)算機(jī)又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。

在會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)的監(jiān)控措施上，建立了行之有效的事前、事中、事后監(jiān)控措施。

總之，通過在財(cái)務(wù)核算的電算化管理工作中的工作與學(xué)習(xí)，我們認(rèn)為選擇一家正規(guī)、規(guī)模大、開發(fā)實(shí)力強(qiáng)的軟件供應(yīng)商是會(huì)計(jì)核算軟件啟用成功與否的基礎(chǔ)；同時(shí)，由于不同公司間核算上的特性差異。系統(tǒng)、全面地分析本公司財(cái)務(wù)核算上的具體需求是軟件啟用及功能開發(fā)過程中的關(guān)鍵；另一方面，軟件系統(tǒng)的后續(xù)實(shí)施服務(wù)也是成功啟用一套財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)所必不可少的重要條件。以上是筆者在財(cái)務(wù)核算電算化工作中的一些經(jīng)驗(yàn)與心得，也愿能與各家金融機(jī)構(gòu)共同交流與學(xué)習(xí)。