基于數(shù)據(jù)倉(cāng)庫的高校學(xué)籍管理系統(tǒng)

唐驕萍　尚海英

摘要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，學(xué)籍管理已發(fā)生了從紙制文檔管理向電子文檔管理的迅速轉(zhuǎn)化。在高校中，采用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍管理是一個(gè)可行的辦法。本文介紹了數(shù)據(jù)倉(cāng)庫、高校學(xué)籍管理現(xiàn)狀等相關(guān)內(nèi)容，指出了數(shù)據(jù)倉(cāng)庫建立過程中的關(guān)鍵技術(shù)，并且提出了將該技術(shù)與現(xiàn)代高校學(xué)籍管理相結(jié)合建立高校電子學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)倉(cāng)庫的思路和注意事項(xiàng)，有重要的實(shí)踐意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)倉(cāng)庫；學(xué)籍管理

引言

教育現(xiàn)代化要求教育信息化,教育信息化促進(jìn)教育現(xiàn)代化。信息技術(shù)的迅速發(fā)展已經(jīng)極大地改變了高校教學(xué)、管理的思想和手段。同時(shí)，信息共享的最大化和信息傳輸?shù)目旖莼忠蟾咝８鞑糠珠g有著統(tǒng)一高效的資源管理系統(tǒng)，這種需要對(duì)高校管理系統(tǒng)提出了新的課題和挑戰(zhàn)。對(duì)于高校學(xué)籍管理采用何種手段以達(dá)到有效的管理即為面臨的課題之一，本文主要論述利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫技術(shù)進(jìn)行高校文檔管理的相關(guān)問題。

1 數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(Data Warehouse)的概念

在信息處理過程中，相關(guān)數(shù)據(jù)會(huì)不停地上傳信息化系統(tǒng)，比如ERP、CRM、Call Center、OA或者計(jì)費(fèi)等，該操作后會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)。當(dāng)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢或報(bào)表時(shí)，經(jīng)常需要跨系統(tǒng)作業(yè)，這種情況不僅資源消耗大，而且可能影響各個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。簽于這種狀況，人們就提出專門建設(shè)一個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，把各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)拿到該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行準(zhǔn)確的查詢和報(bào)表制作，這樣既方便又準(zhǔn)確，而且不會(huì)影響業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)就是數(shù)據(jù)倉(cāng)庫，它是全數(shù)據(jù)的集合。一般說來，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫主要由下幾個(gè)部分組成。

（1）數(shù)據(jù)倉(cāng)庫數(shù)據(jù)庫它是整個(gè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫環(huán)境的核心，用于存放數(shù)據(jù)并提供對(duì)數(shù)據(jù)檢索的支持。

（2）數(shù)據(jù)抽取工具其功用為從不同的存儲(chǔ)方式中得到數(shù)據(jù)，經(jīng)必要的轉(zhuǎn)化、整理后再存放到數(shù)據(jù)倉(cāng)庫內(nèi)。對(duì)各種不同數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式的訪問能力是數(shù)據(jù)抽取工具的關(guān)鍵，否則造成數(shù)據(jù)倉(cāng)庫數(shù)據(jù)缺乏。

（3）元數(shù)據(jù)它是描述數(shù)據(jù)倉(cāng)庫內(nèi)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和建立方法的數(shù)據(jù)。按用途可分為技術(shù)元數(shù)據(jù)和商業(yè)元數(shù)據(jù)。前者是數(shù)據(jù)倉(cāng)庫的設(shè)計(jì)和管理人員用于開發(fā)和日常管理數(shù)據(jù)倉(cāng)庫時(shí)所用的數(shù)據(jù)。后者從商業(yè)業(yè)務(wù)的角度描述了數(shù)據(jù)倉(cāng)庫中的數(shù)據(jù)。

（4）訪問工具它為用戶訪問數(shù)據(jù)倉(cāng)庫提供手段。主要有數(shù)據(jù)查詢和報(bào)表工具、應(yīng)用開發(fā)工具、管理信息系統(tǒng)（EIS）工具、在線分析（OLAP）工具和數(shù)據(jù)挖掘工具。

（5）數(shù)據(jù)集市（DataMarts）它是為了滿足特定的需要，而從數(shù)據(jù)倉(cāng)庫中獨(dú)立出來的一部分?jǐn)?shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)倉(cāng)庫的實(shí)施過程中可以從一個(gè)部門的數(shù)據(jù)集市著手，再用幾個(gè)數(shù)據(jù)集市組成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫。

（6）信息發(fā)布系把數(shù)據(jù)倉(cāng)庫中的數(shù)據(jù)或其他相關(guān)的數(shù)據(jù)發(fā)送給不同的地點(diǎn)或用戶。其中，基于Web的信息發(fā)布系統(tǒng)是對(duì)付多用戶訪問的最有效方法。

數(shù)據(jù)倉(cāng)庫主要有以下特點(diǎn)：

（1）面向主題性 數(shù)據(jù)倉(cāng)庫中的數(shù)據(jù)是按照一定的主題域進(jìn)行組織。

（2）集成性數(shù)據(jù)倉(cāng)庫中的數(shù)據(jù)是在對(duì)原有分散的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)抽取、整理得到的，處理后的信息是關(guān)于整個(gè)單位的全局信息。

（3）相對(duì)穩(wěn)定性數(shù)據(jù)倉(cāng)庫所涉及的數(shù)據(jù)操作主要是數(shù)據(jù)查詢，并用于供決策分析，進(jìn)入數(shù)據(jù)倉(cāng)庫中的數(shù)據(jù)一般情況下被長(zhǎng)期保留，并且對(duì)其的修改和刪除操作很少，通常只會(huì)定期加載和刷新。

（4）歷史性數(shù)據(jù)倉(cāng)庫中的數(shù)據(jù)一般只加不減，是一個(gè)從過去到現(xiàn)在的歷史記錄，反映了一個(gè)單位各個(gè)階段的相關(guān)情況。

2 建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)

經(jīng)以上論述，建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)就解決以下關(guān)鍵技術(shù)。

（1）數(shù)據(jù)抽取

數(shù)據(jù)抽取是從不同的存儲(chǔ)方式中得到數(shù)據(jù)，經(jīng)轉(zhuǎn)換、整理后的數(shù)據(jù)再進(jìn)入數(shù)據(jù)倉(cāng)庫。由此可見要解決三個(gè)方面的問題。一是被抽取數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式可能不同，那么怎樣完整地得到不同存儲(chǔ)方式中的數(shù)據(jù)。二是從不同存儲(chǔ)方式中得到的數(shù)據(jù)的格式可能是不同的，那么采用怎樣的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)。三是得到的數(shù)據(jù)可能部分是不需要的，那么又如何進(jìn)行去除多余，保存精華。

（2）存儲(chǔ)和管理

由于進(jìn)入數(shù)據(jù)倉(cāng)庫中的數(shù)據(jù)一般情況下被長(zhǎng)期保留，并且對(duì)其的修改和刪除操作很少，這勢(shì)必造成數(shù)據(jù)的大量遞增，由此要解決海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)空間問題。

數(shù)據(jù)倉(cāng)庫中各數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)量往往極不均勻，由此影響決策支持查詢的優(yōu)化。利用普通查詢優(yōu)化器獲取查詢路徑時(shí)，都存在所獲得的最佳查詢路徑并非最優(yōu)的的路徑的情況，因此將普通關(guān)系數(shù)據(jù)庫改造成適合擔(dān)當(dāng)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫的服務(wù)器更存在查詢路徑并非最優(yōu)化的問題。

（3）數(shù)據(jù)呈現(xiàn)

數(shù)據(jù)倉(cāng)庫中的數(shù)據(jù)最終的目的是呈現(xiàn)給用戶，便于用戶決策。在這一過程中應(yīng)盡量以最直觀的、最簡(jiǎn)單的方式將數(shù)據(jù)呈現(xiàn)給用戶。在此，要主要解決多維分析、數(shù)理統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)挖掘方面方面的技術(shù)問題，以便使多維分析更好地體現(xiàn)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫，數(shù)理統(tǒng)計(jì)更好地驗(yàn)證對(duì)某些事物的假設(shè)并進(jìn)行決策，數(shù)據(jù)挖掘更主動(dòng)尋找出數(shù)據(jù)背后的規(guī)律。

3 高校學(xué)籍管理存在的一些不足

目前,各大學(xué)各職能部門的業(yè)務(wù)管理信息化已初具規(guī)模,但是仍存在以下不足。

（1）信息保存在單位內(nèi)部,其他部門獲取某些公共信息較為困難,不能快速、有效地共享相關(guān)信息，部門之間橫向信息流通不暢。

（2）學(xué)校每年都要完成相關(guān)教育信息的匯總工作,從基層部門經(jīng)層層填表整理,直到最終數(shù)據(jù)的收集統(tǒng)計(jì),需要耗費(fèi)很多的人力、物力、時(shí)間。

（3）很多高校的信息系統(tǒng)是面向事務(wù)的,而不具備決策支持能力,系統(tǒng)缺乏進(jìn)一步擴(kuò)展應(yīng)用的能力。

（4）學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不斷增加，機(jī)構(gòu)內(nèi)部可能存在的不同平臺(tái)和不同結(jié)構(gòu)會(huì)造成數(shù)據(jù)處理和查詢的難度不斷增大。

因此,在高校內(nèi)部建立一個(gè)統(tǒng)一的、高效的、充分信息共享的信息平臺(tái)很有必要。

4 數(shù)據(jù)倉(cāng)庫技術(shù)在高校學(xué)籍管理中的應(yīng)用

高校學(xué)籍管理系統(tǒng)存在缺乏整體統(tǒng)一規(guī)劃、橫向信息流通不暢、資源耗費(fèi)大、擴(kuò)展應(yīng)用能力差和數(shù)據(jù)處理、查詢難度不斷增大等不足。而數(shù)據(jù)倉(cāng)庫是一個(gè)面向主題的、集成的及隨 時(shí)間變化的，但信息本身又相對(duì)穩(wěn)定的歷史的數(shù)據(jù)集合，它用于對(duì)管理決策過程的支持。所以，可以將數(shù)據(jù)倉(cāng)庫和高校學(xué)籍管理結(jié)合起來，用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫具有的技術(shù)解決高校學(xué)籍管理中的不足。用它處理大量的數(shù)據(jù)資源，通過它的集成管理器將發(fā)展過程中離散的數(shù)據(jù)有效集中，以此不僅提高業(yè)務(wù)效率，而且保證機(jī)構(gòu)歷史的完整性，集中處理歷史數(shù)據(jù)，獲得對(duì)某一問題歷史的完整認(rèn)識(shí)。

5 如何建立高校學(xué)籍管理數(shù)據(jù)倉(cāng)庫

學(xué)籍信息數(shù)據(jù)倉(cāng)庫的建立過程是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要參與各方協(xié)同工作，其中包括倉(cāng)庫系統(tǒng)選型、模型設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等技術(shù)工作。一般說來，建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫的步驟如下：

收集和分析業(yè)務(wù)需求；建立數(shù)據(jù)模型和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫的物理設(shè)計(jì)；定義數(shù)據(jù)源；選擇數(shù)據(jù)倉(cāng)庫技術(shù)和平臺(tái)；從操作型數(shù)據(jù)庫中抽取、凈化、和轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)到數(shù)據(jù)倉(cāng)庫；選擇訪問和報(bào)表工具；選擇數(shù)據(jù)庫連接軟件；選擇數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)展示軟件；更新數(shù)據(jù)倉(cāng)庫。

在此，就有關(guān)高校學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫的以下幾個(gè)方面進(jìn)行敘述。

（1）文檔應(yīng)用需求分析

對(duì)于高校學(xué)籍而言，用戶多為教職員工及學(xué)生，主要涉及到學(xué)生的相關(guān)信息。所以，要對(duì)這些因素進(jìn)行綜合的分析和考量，并以此反映正確的用戶信息，為調(diào)整文檔開放時(shí)間、確定文檔編研產(chǎn)品等決策提供信息保證。

（2）文檔數(shù)據(jù)采集

通過數(shù)據(jù)采集技術(shù)將不同來源、不同格式、不同構(gòu)造的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，并經(jīng)過數(shù)據(jù)清理轉(zhuǎn)換后集成到統(tǒng)一的文檔數(shù)據(jù)倉(cāng)庫中，共同構(gòu)成原始信息來源。要著力破除文檔信息孤島的藩籬，溝通各數(shù)據(jù)單位，實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)共享，同時(shí)需要由良好的文檔質(zhì)量保證體系來維護(hù)數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（3）文檔數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

采集后的數(shù)據(jù)五花八門，必須對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，達(dá)到格式統(tǒng)一規(guī)范。在進(jìn)行數(shù)據(jù)源特別是學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)建立健全文檔數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系，主要包括制定數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)、校對(duì)制度、備份制度等，定期檢查，責(zé)任到人，盡量將質(zhì)量管理的要求嵌入軟件功能之中，以期最大限度地保障學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的質(zhì)量。對(duì)于文檔數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)，則應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)依賴于著錄標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以以著錄標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，建立一定范圍內(nèi)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并以此構(gòu)成元數(shù)據(jù)字典。該字典提供數(shù)據(jù)項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)化信息，包括數(shù)據(jù)字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、長(zhǎng)度、默認(rèn)格式等規(guī)范，并說明字段之間的聯(lián)系。在目前階段，元數(shù)據(jù)字典的建設(shè)以二次文獻(xiàn)信息項(xiàng)目為主，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)文檔全文和電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范研究，為文檔數(shù)據(jù)倉(cāng)庫的整合和文檔管理系統(tǒng)的深入設(shè)計(jì)提供規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

6 結(jié)論

建立基于數(shù)據(jù)倉(cāng)庫的高校學(xué)籍管理系統(tǒng)是以信息化推動(dòng)教育信息化的重要手段，高校通過建設(shè)基于數(shù)據(jù)倉(cāng)庫的高校學(xué)籍管理系統(tǒng), 可以充分共享各類資源,提高辦公效率，提升學(xué)校的管理與決策水平,促進(jìn)學(xué)校信息化的發(fā)展,推動(dòng)學(xué)校的現(xiàn)代化水平，有著巨大的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐意義。

參考文獻(xiàn)

[1]陳濤、鄧斌，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫技術(shù)在高等學(xué)校的應(yīng)用研究，山東農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)，第36卷（4）591-594.

[2]錢毅，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫在檔案信息管理中的應(yīng)用《北京檔案》2006年第4期 29-33.