房地產(chǎn)檔案的精確化管理之我見

陳麗宏

摘要：房地產(chǎn)檔案實(shí)行精確化管理，是提高檔案管理水平的有效措施。把檔案工作納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作日程、抓好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的規(guī)范化工作、房地產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理、明確服務(wù)方向為城市建設(shè)和管理服務(wù)和加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)是房地產(chǎn)檔案實(shí)行精確化管理工作的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案 精確化管理 方法

0 引言

房地產(chǎn)檔案是城市建設(shè)和管理的基礎(chǔ)，它是確認(rèn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，也是豐富的檔案信息源。房地產(chǎn)檔案館保管完整齊全的房地產(chǎn)檔案不僅是審查和確定產(chǎn)權(quán)、保障所有權(quán)人合法權(quán)益的重要依據(jù)，而且是進(jìn)行城市規(guī)劃和建設(shè)必不可少的基礎(chǔ)材料,是反映城市房屋和土地現(xiàn)狀的縮影，也是衡量一個城市管理和房地產(chǎn)管理水平的重要標(biāo)志之一。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，房地產(chǎn)二、三級市場的發(fā)展，城鎮(zhèn)住房制度改革的日益推進(jìn),逐漸形成了房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)多元化的格局。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易不斷增多,產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移日益頻繁，房地產(chǎn)檔案重要性也是日益受到人們的重視。房地產(chǎn)交易市場的活躍，房地產(chǎn)檔案的利用頻率日益加快，利用需求的不斷增長，對房地產(chǎn)檔案管理提出了更高的要求，對房地產(chǎn)檔案的管理水平提出了新的挑戰(zhàn)，必須實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的精確化管理管理，才能適應(yīng)新時期對房地產(chǎn)檔案信息資源的需要。

1 房地產(chǎn)檔案的作用

1.1 房地產(chǎn)檔案是關(guān)系民生的檔案，是解決民事糾紛有效的原始依據(jù) 隨著社會主義法制建設(shè)的不斷完善和群眾法制觀念的提高，人們運(yùn)用法律武器維護(hù)自己的合法權(quán)益，要求解決房產(chǎn)糾紛的民事訴訟和行政訴訟越來越多。某些特殊案件，由檢察機(jī)關(guān)、紀(jì)委立案，涉及干部貪污受賄，非法占有房產(chǎn)等方面的問題，也必須從產(chǎn)權(quán)歸屬方面取得證據(jù)才能定論。這都需要房管部門提供幫助，取得原始資料才能提供合法證據(jù)，而房產(chǎn)檔案是合法有效的證據(jù)來源渠道，初始登記時的原始資料就成為最具有權(quán)威性的依據(jù)。

1.2 房地產(chǎn)檔案資料是舊城改造、開發(fā)企業(yè)投資決策的基本依據(jù) 近些年，泉州地區(qū)大部分縣市級城市都進(jìn)行了大規(guī)模的城市改造，特別是一些老城市的老城區(qū)，急需拆除低矮破舊的舊樓房、平房，一方面改善市民的居住條件，另一方面是改變城市容貌。在這項工作中，政府投資力度并不是很大，而往往是由房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)進(jìn)行商業(yè)運(yùn)作。開發(fā)商在運(yùn)作每一個項目時，都必須進(jìn)行調(diào)查，摸清拆遷范圍內(nèi)的房產(chǎn)數(shù)量，以便進(jìn)行成本核算和方案初步設(shè)計。如果不查閱相關(guān)房產(chǎn)檔案資料，開發(fā)商也好，政府也好，根本無法進(jìn)行投資預(yù)算，舊城改造則舉步維艱。因此，充分利用房產(chǎn)檔案信息必然有利于城市建設(shè)，在城市建設(shè)中發(fā)揮著不可忽視的作用。

2 房地產(chǎn)檔案精確化管理的必要性

泉州房地產(chǎn)管理局為適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對房產(chǎn)檔案工作的新要求，按照“認(rèn)真做好房地產(chǎn)檔案工作，以檔案信息化建設(shè)為平臺，積極開展檔案利用”的管理理念，使房產(chǎn)檔案工作真正走進(jìn)社會、貼近群眾。雖然，泉州市房地產(chǎn)管理局的檔案管理幾年前通過省先進(jìn)級檔案管理考核，但制定的規(guī)章制度執(zhí)行力度不夠，檔案的收集與移交還不能做到規(guī)范化、制度化管理。當(dāng)前，應(yīng)以加強(qiáng)檔案目標(biāo)管理為手段，確立房地產(chǎn)檔案部門加強(qiáng)精確化管理的觀念，強(qiáng)化檔案工作的規(guī)范化，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理水平的提高。檔案管理人員不能只忙于打頁碼、裝訂等日常性、事務(wù)性的工作，滿足于低層次的“水來土掩，兵來將擋”的傳統(tǒng)管理方法。只有認(rèn)真落實(shí)精確化管理，才能體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案工作的職業(yè)化要求，檔案人員才能成為“專業(yè)化人才”。 精確化管理要求泉州市房地產(chǎn)管理局各信息源產(chǎn)生單位，應(yīng)本著以人為本、方便利用、服務(wù)社會、促進(jìn)和諧的宗旨，充分協(xié)調(diào)，有效溝通的原則開展檔案工作，正確處理房地產(chǎn)檔案管理保存與利用兩個方面的關(guān)系。保存好是檔案管理的基礎(chǔ)，利用好是檔案管理的目的。只保存不利用，檔案就是死的，如廢紙一張。齊全完整的館藏，將方便各層次人員查閱檔案，使利用者的合法權(quán)益得到有效地維護(hù)。

3 房地產(chǎn)檔案的精確化管理必須抓好的幾方面工作

3.1 把檔案工作納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作日程 房地產(chǎn)檔案是確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)的唯一依據(jù)。近幾年，泉州各縣（市）的房屋市場領(lǐng)域發(fā)展迅速，對房地產(chǎn)權(quán)屬和市場的管理要求也越來越高，作為政府的行政職能部門，領(lǐng)導(dǎo)班子必須重視產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理工作，始終把產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理納入工作日程。一是把產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理納入科室領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)中，主任對產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，突出強(qiáng)調(diào)職能部門專業(yè)檔案的重要地位。二是認(rèn)真落實(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案歸檔工作計劃。制定切實(shí)可行的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理長遠(yuǎn)目標(biāo)規(guī)劃，確保產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作每年都有新目標(biāo)，新起色。三是建立檔案工作管理目標(biāo)責(zé)任制。責(zé)任到人，層層負(fù)責(zé)，實(shí)行德能勤績?nèi)婵己耍瑢?shí)行百分制進(jìn)行表彰和獎勵。

3.2 抓好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范化 推行產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，其工作內(nèi)容有：產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案按自然區(qū)劃歸檔、編號和各類產(chǎn)籍資料保管期限的劃分，每幢房屋都應(yīng)建立了一個完整的產(chǎn)權(quán)卷，記載立檔房屋的變更情況。立卷、整理和編目等工作環(huán)節(jié)做到資料齊全、整理規(guī)范、編號科學(xué)、錄入數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確、檢索無盲區(qū)。文件材料的歸檔遵循房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件之間的歷史聯(lián)系。產(chǎn)權(quán)檔案的接收、錄入電腦、整理上架、提供利用等環(huán)節(jié)緊密銜接，以保證產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案各項工作有序進(jìn)行。狠抓移交案卷的立卷質(zhì)量，特別是房產(chǎn)檔案在移交數(shù)量較大的情況下，要做到專人檢查驗收，每卷驗收合格后才能入庫。完備檔案交接手續(xù)，收進(jìn)、移出登記及時、準(zhǔn)確。做好檔案借閱、保密和統(tǒng)計分析工作。以上基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作的扎實(shí)開展，為房地產(chǎn)檔案管理奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3 房地產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理 房地產(chǎn)檔案信息化是房地產(chǎn)檔案利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高檔案接收、管理、指導(dǎo)、決策、利用的效率和水平，進(jìn)而提高房地產(chǎn)檔案工作的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，在服務(wù)質(zhì)量、提供信息的廣度和深度等方面都比傳統(tǒng)檔案有了質(zhì)的提高?，F(xiàn)階段房地產(chǎn)檔案信息化的首要任務(wù)是：充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理的流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化管理，建立檔案信息與單位業(yè)務(wù)網(wǎng)連接的內(nèi)部數(shù)據(jù)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。要實(shí)現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的自動化、管理方式的網(wǎng)絡(luò)化、決策的智能化和檔案信息利用的電子化。目前，檔案信息化的應(yīng)用總體上處于迅速發(fā)展階段，檔案的存儲多以紙張為主，占據(jù)空間大，長期高頻繁的調(diào)用，紙質(zhì)記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，一些歷史性的檔案亟待搶救。傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)資料保存方式，即不便于大規(guī)模信息自動查詢檢索，信息資源快速傳遞和共享受到限制，更談不上信息的更新和維護(hù)，利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)對房屋檔案進(jìn)行管理已經(jīng)迫在眉睫。房產(chǎn)交易所目前采用紙質(zhì)載體檔案與電子檔案同步歸檔的方式進(jìn)行管理。在保證紙質(zhì)檔案安全完整的基礎(chǔ)上，探索出一套電子檔案與紙質(zhì)文件同步歸檔、著錄的方法。即根據(jù)檔案利用的具體要求，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔和圖紙，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，通過手工錄入、掃描、壓縮、圖像優(yōu)化等多種數(shù)字技術(shù)加工成電子化的信息數(shù)據(jù)，然后存入備份服務(wù)器、刻錄成光盤或大容量硬盤中形成“數(shù)字檔案”，并可隨時提供準(zhǔn)確高速的存取服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案與低質(zhì)檔案同步歸檔、同步著錄、即時整理、即時利用。

3.4 明確服務(wù)方向為城市建設(shè)和管理服務(wù) 作為房地產(chǎn)權(quán)屬管理部門，產(chǎn)權(quán)檔案利用工作就是通過多種方式為利用者實(shí)際需要提供產(chǎn)權(quán)檔案資料，進(jìn)行咨詢和服務(wù)工作。首先，我們要明確服務(wù)方向，努力為城市建設(shè)和管理服務(wù)，為保障房地產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益服務(wù)。我們對利用工作中出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)、新問題要不斷改進(jìn)利用方式和服務(wù)手段，以適應(yīng)新形勢的需求。一是了解用戶的需求，化被動為主動，提高利用者對信息服務(wù)的滿意率。二是利用產(chǎn)權(quán)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，對整個所有權(quán)登記情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，通過檔案分析工作，改進(jìn)各項業(yè)務(wù)工作，促進(jìn)產(chǎn)權(quán)檔案管理水平的提高。三是處理好利用和保密的關(guān)系，發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案的作用。2006年至2008年我館共為群眾查檔、借閱、提供利用計8000余卷（件）。

3.5 加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理人才的培養(yǎng) 實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理人員培養(yǎng)，著重抓好以下幾方面工作：一是房地產(chǎn)檔案管理人員，既要熟悉房地產(chǎn)權(quán)屬管理知識，更要全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識，包括掌握檔案應(yīng)用理論知識、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識和檔案保護(hù)技術(shù)知識等，不斷完善自身的知識結(jié)構(gòu)，才能更好地從事檔案收集、管理和開發(fā)利用工作。二是開展房地產(chǎn)檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。不能閉關(guān)自守，進(jìn)行各專業(yè)之間的業(yè)務(wù)交流，不斷提高檔案館人員的整體業(yè)務(wù)能力，探索新的管理方法，使房地產(chǎn)權(quán)檔案管理適應(yīng)新形勢的需要。三是掌握計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息資源管理技能，加快計算機(jī)在房地產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用水平的提高。