關(guān)于基建檔案收集與數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)想法

張　萍

1如何解決基建檔案收集不完整的問(wèn)題

實(shí)際工作中存在著基建檔案收集不全的問(wèn)題，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面去做：

1．1加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。對(duì)于轄區(qū)內(nèi)的單位定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，傳達(dá)有關(guān)文件精神，讓轄區(qū)相關(guān)業(yè)務(wù)部門了解到他們不僅僅要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督，還有檔案收集、整理、移交的職責(zé)。讓他們了解到轄區(qū)每一個(gè)基建項(xiàng)目都必須留下相關(guān)的檔案資料，以備若干年后能夠說(shuō)清基建項(xiàng)目的來(lái)龍去脈，不給以后的工作帶來(lái)麻煩。

1．2利用項(xiàng)目合同將工作做到前面，檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行好處多。每一個(gè)項(xiàng)目都要簽訂相關(guān)合同才可以施工。如果我們和油田相關(guān)部門達(dá)成協(xié)議，只要一簽訂基礎(chǔ)建設(shè)合同，就通知檔案部門介入，使檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，定期去收集。

在建設(shè)項(xiàng)目中比較突出的問(wèn)題就是有些建設(shè)單位不重視檔案管理，沒(méi)有做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，由于平時(shí)不重視文件的形成、積累、收集和整理，造成項(xiàng)目檔案不完整、不準(zhǔn)確。比如：竣工文件收集不全、竣工圖的編制不規(guī)范、圖物不符、簽字手續(xù)不完備、有些重要的前期文件丟失或收集不全等，而且往往是在預(yù)驗(yàn)收或正式驗(yàn)收之前突擊整理檔案，為今后的運(yùn)行、維修、管理帶來(lái)一定的困難，甚至造成較大損失。因此，做到事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸霉ぷ鳎瑥囊粋€(gè)工作環(huán)節(jié)擴(kuò)展為貫穿始終的全程控制。將檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)一起納入程序管理，與項(xiàng)目建設(shè)的各階段同步進(jìn)行，從項(xiàng)目籌劃、開工時(shí)就先期導(dǎo)入，直至竣工驗(yàn)收，形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系，不搞竣工驗(yàn)收時(shí)的“回憶錄”。

1．3發(fā)動(dòng)檔案人員多看、多轉(zhuǎn)、多發(fā)現(xiàn)。每一個(gè)基建項(xiàng)目都有一定的工期，檔案人員要多走出去多看施工的項(xiàng)目，并主動(dòng)對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行詢問(wèn)調(diào)查，要積極介入，及早收集項(xiàng)目文件資料，保證轄區(qū)基建檔案的完整性。

1．4多和監(jiān)理部門聯(lián)系，及時(shí)了解有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)展情況，保證及時(shí)準(zhǔn)確地收集相關(guān)項(xiàng)目竣工信息。利用監(jiān)理人員有效地完成檔案工作的收集整理工作?！秶?guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中規(guī)定了監(jiān)理單位對(duì)工程檔案負(fù)有兩方面的責(zé)任：一方面，是對(duì)項(xiàng)目文件特別是竣工圖和竣工文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、負(fù)有監(jiān)督、檢查、審核、簽認(rèn)的責(zé)任；另一方面，是項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理工作中形成的文件，進(jìn)行整理后向建設(shè)單位移交。

2關(guān)于基建檔案數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題

2．1基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作遇到的問(wèn)題，隨著油田改革的不斷深入，油田內(nèi)部單位的合并與拆分時(shí)?？梢?。這對(duì)油田基建檔案的管理產(chǎn)生很大難度，比如干城小區(qū)與皇甫小區(qū)合并后形成第十礦區(qū)，這其中產(chǎn)生的基建檔案在管理中就存在這樣的問(wèn)題，在編制檔案號(hào)和錄入數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)存在兩個(gè)小區(qū)住宅樓有可能有相同的檔案號(hào)，因?yàn)樗鼈円郧半`屬于不同的全宗，可以檔案號(hào)相同，在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)里除了單位代碼不同外，檔案號(hào)是相同的，打印目錄時(shí)無(wú)法分開打印，全部是混在一起排序的。

解決辦法只有將它們按不同的單位代碼分開錄入各自的基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，建立不同的案卷目錄，但這給統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)了麻煩。因此在我們以后的工作中要更宏觀考慮，統(tǒng)籌安排，盡量減少工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。

在工作中還發(fā)現(xiàn)基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在檢索數(shù)據(jù)時(shí)，一臺(tái)電腦只能打開一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，不可以同時(shí)打開兩個(gè)不同的基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣在基建檔案統(tǒng)計(jì)與檢索時(shí)非常麻煩，必須關(guān)了一個(gè)才能打開另一個(gè)，給工作帶來(lái)不便。因此我們的基建檔案數(shù)據(jù)管理工作還有很多工作要做。

2．2基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理容量太小。在我們的基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入了最基本的檔案信息，包括：文件材料名稱、編制單位、編制日期、期限、頁(yè)數(shù)等，但是查閱具體信息還要調(diào)閱紙質(zhì)檔案才可以看到檔案信息。因此，我們的基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息容量太小，如果我們能將部分圖紙掃描進(jìn)入電腦，借閱人員就可以在網(wǎng)上直接查閱圖紙，如果需要打印某一部分的圖紙，可以采用截圖的方式，只打印需要的部分，而不是將整張圖紙打印或者將原圖借出，這樣就節(jié)省了材料，同時(shí)也減少了原圖紙的磨損?？梢?，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)的容量，增加數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容是很有必要的。

2．3可建立各類基建檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)。2005年發(fā)布的《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》指出，要在城建檔案工作領(lǐng)域應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)建立現(xiàn)代化的城建檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)利用城建檔案信息資源，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供科學(xué)決策依據(jù)，為城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化發(fā)展提供有效的服務(wù)。由于油田基建項(xiàng)目已大部分完成，因此要想將大量的基建數(shù)據(jù)上網(wǎng)會(huì)有很大的工作量，這時(shí)我們需要搞一些專題性的數(shù)據(jù)庫(kù)，將一些檔案信息分類整理出來(lái)，然后建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，減少人力物力。